Хранение и уничтожение документов в бюджетном учреждении (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров бюджетного учреждения", N 2, февраль 2011 г.)

Хранение и уничтожение документов в бюджетном учреждении

В процессе деятельности любой организации формируется достаточно много документов. Выкинуть их нельзя: их необходимо хранить, причем правильно. Для этого в учреждениях создаются архивы. Но через определенное время архив может разрастить до немыслимых размеров, и тогда часть документов уничтожается. Какие документы необходимо помещать в архив? Каков срок хранения бумаг? В каком случае документы можно уничтожить? Как это сделать? На поставленные и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Сроки хранения документации

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в организации создается архив (Правила работы архивов*(1)). В зависимости от объема документов он создается как самостоятельное структурное подразделение или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению, могут создаваться:

- архив управленческой документации;

- научно-технический архив;

- аудиовизуальный архив;

- архив документации на электронных носителях.

Основным нормативным актом, которым руководствуются при определении сроков хранения документов, является Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Для отдела кадров в Перечне важны разделы 7 "Трудовые отношения" (в него входит документация по организации труда и служебной деятельности, нормированию и тарификации труда, охране труда) и 8 "Кадровое обеспечение" (документы по приему, увольнению, переводу, поощрению сотрудников).

В соответствии с номенклатурой дел служба документационного обеспечения формирует документы в дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для последующей передачи в архив. Из этих дел и дел по личному составу комплектуется, собственно, архив организации.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

Примечание. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Кроме этого, в архив передаются документы организаций-предшественников, а также ликвидированных подчиненных организаций.

Зачем нужна ЭК?

Экспертная комиссия создается для организации и проведения работы по определению сроков хранения документов и их отбору для уничтожения. Состав комиссии утверждается приказом руководителя, обычно в нее входят лица из числа наиболее квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений.

Также в комиссию могут быть приглашены представители системы Росархива.

Как и любая другая, экспертная комиссия должна действовать на основании положения о ней, разработанного и утвержденного в конкретном учреждении. За основу можно взять Приказ Росархива от 19.01.1995 N 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".

Экспертная комиссия организует и проводит:

- экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

- экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению;

- отбор и подготовку документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Для выполнения своих функций комиссия может давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам по вопросам разработки номенклатуры и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

Кроме этого, ЭК на основании номенклатуры дел выделяет документы с истекшими сроками хранения для уничтожения и составляет на них акты, которые впоследствии представляет руководителю организации на утверждение. Документы, перечисленные в актах, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте до уничтожения.

Порядок формирования дел в организации

Оформляют дела работники службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

Отдел документоведения или служба документационного обеспечения помещает в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Правилами работы архивов установлены требования и к тому, как располагать документы внутри дела. В частности, в силу их п. 3.5.4 внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Обратите внимание! Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Особенности группирования отдельных видов документов представим в таблице.

Вид документа	Особенность группирования
Уставы, положения, инструкции	Если они являются приложением к распорядительному документу, то группируются вместе с последними. Если же утверждены в качестве самостоятельного документа, их группируют в отдельные дела
Приказы по основной деятельности	Группируются отдельно от приказов по личному составу
Приказы по личному составу	Группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Если объем документов велик, то целесообразно приказы по личному составу (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) группировать в отдельные дела
Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению	Группируются в дела по направлениям деятельности организации
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы	Группируются отдельно от их проектов
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате	Группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению	Группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам
Переписка	Группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил работы архивов).

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив на хранение

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Это значит, что допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

К сведению. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках (п. 3.6.5 Правил работы архивов).

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями тоже нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

Лист-заверитель составляется в деле по установленной форме (приложение 9 к Правилам работы архивов) на отдельном листе. В нем указывается количество пронумерованных листов дела и внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (например, наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10 к Правилам работы архивов), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.

Не менее важно оформить обложку дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Она составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

На обложке указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) его заведения и окончания. Если в дело включены документы, даты которых выходят за указанные на обложке, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)".

Например, если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или формирования первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Составление и оформление описей дел

Для обеспечения комплектования архива в учреждении на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Примечание. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

При составлении описи дел структурного подразделения необходимо соблюдать следующие правила:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за пять лет.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14 к правилам), к ней также необходимо составить оглавление и предисловие, указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Обратите внимание! Порядок составления номенклатуры и описей дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 36 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477).

Отметим, что заголовки дел в сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

- акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Порядок передачи документов в архив организации

Передача дел в архив осуществляется по составленному им графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Обратите внимание! Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Выбираем и уничтожаем документы с истекшими сроками хранения

Отбор документов на уничтожение и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

Примечание. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается (ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Отметим, что в различных ведомствах могут быть разработаны свои нормативные акты по хранению и уничтожению документов. В частности, к таким актам можно отнести приказы:

- Минюста РФ от 19.11.2009 N 403 "Об утверждении Правил нотариального делопроизводства";

- Судебного департамента при ВС РФ от 15.06.2007 N 76 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации".

Следует обратить внимание на некоторые особенности процедуры выделения к уничтожению документов:

- дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2009 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года);

- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего федерального органа исполнительной власти;

- отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период;

- согласованные ЦЭК учреждения акты утверждаются руководителем только после утверждения ЭК соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения;

- после утверждения руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию).

Уничтожение документов возможно несколькими способами. Например, их можно передать на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или уничтожить путем шредирования - разрезания специальным аппаратом на мелкие случайные части. На акте о выделении дел для уничтожения делается отметка о дате и способе уничтожения дел.

Дела сдаются по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Отметим, что на уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках", установлено, что испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (в произвольной форме, поскольку форма такого акта не утверждена).

Не будет лишним приложить к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей вырезанные номера этих бланков как доказательство, что указанные бланки были уничтожены.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения"

"Отдел кадров бюджетного учреждения", N 2, февраль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Росархива от 06.02.2002.