Отчетность для персонифицированного учета (О. Егоркина, "Налоговый учет для бухгалтера", N 12, декабрь 2010 г.)

Отчетность для персонифицированного учета

Представление сведений работодателями

Все страхователи до 01.02.2010 г. должны представить в соответствующий орган Пенсионного фонда сведения для персонифицированного учета за 2010 г. о лицах, за которых они уплачивают страховые взносы (п. 12 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 213-ФЗ).

К сведению. Напомним, что в 2010 году применялись следующие основные тарифы страховых взносов (ст. 57 Федерального закона от 24.07.2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) и ст. 33 Федерального закона от 15.12.2001 г. N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Закон N 167-ФЗ)):

- ПФ - 20% (для лиц 1966 г.р. и старше: страховая часть - 20%; для лиц 1967 г.р. и моложе: страховая часть - 14%, накопительная часть - 6%);

- ФСС - 2,9%

- ФФОМС - 1,1%;

- ТФОМС - 2%.

При этом законодательством были выделены отдельные категории работодателей, для которых в 2010 году применялись пониженные тарифы страховых взносов (ст. 57 Закона N 212-ФЗ, ст. 33 Закона N 167-ФЗ). Например, лица, применяющие УСН и ЕНВД, в 2010 году уплачивают только взносы в Пенсионный фонд в размере 14% (для лиц 1966 г.р. и старше: страховая часть - 14%; для лиц 1967 г.р. и моложе: страховая часть - 8%, накопительная часть - 6%).

Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах утверждена приказом Минздравсоцразвития от 14.12.2009 г. N 987н (далее - Инструкция N 987н). В свою очередь формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования можно посмотреть в постановлении Правления ПФР от 31.07.2006 г. N 192п (далее - Инструкция N 192п).

Индивидуальные сведения могут представляться как в бумажной, так и в электронной форме (на магнитных носителях с электронной цифровой подписью, в т.ч. по каналам связи). С 2011 года, если численность сотрудников превышает 50 человек, то организация обязана представлять сведения в электронном виде с электронно-цифровой подписью (п. 58 Инструкции N 987н).

Для подготовки отчетности вы вправе воспользоваться любой программой, предназначенной для этого. Между тем протестировать файлы со сведениями о застрахованных лицах, подаваемых страхователями в электронном виде, можно с помощью программы CheckXML. Кстати, на сайте Пенсионного фонда (http://pfrf.ru) размещены бесплатные программы для подготовки и проверки документов персонифицированного учета в электронной форме. Вместе с тем не забудьте обновить классификатор адресов России (КЛАДР)*(1).

Страхователю необходимо копии представляемых в ПФР сведений хранить по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 47 Инструкции N 987н).

Также работодатель обязан передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому договору или заключившему договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного фонда. Указанное правило прописано в ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ). При увольнении сотрудника копию его индивидуальных сведений, которые не были представлены в территориальный орган фонда, следует под расписку передать работнику в день его увольнения (в день прекращения договора гражданско-правового характера) (подп. г п. 67 Инструкции N 987н).

Представление индивидуальных сведений о застрахованных лицах

Предоставляемые в Пенсионный фонд сведения персонифицированного учета включают в себя следующие документы (см. Таблицу 1):

Таблица 1

Документы, необходимые для предоставления сведений в ПФР

Форма	Наименование формы
СЗВ-6-1	Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (персональная форма)
СЗВ-6-2	Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (списочная форма)
АДВ-6-2	Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР
АДВ-6-3	Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР

Также у вас могут попросить список застрахованных лиц.

К сведению. Пенсионный фонд в письме от 27.07.2010 г. N 08-24/7933 напомнил, что страхователями в 2010 году помимо текущих платежей уплачиваются страховые взносы в счет погашения задолженности за 2002-2009 годы. Указанные платежи отражаются в разделе 5 формы РСВ-1.

Поэтому для учета на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц сумм страховых взносов за 2002-2009 годы, уплаченных в 2010 году, по истечении 2010 года страхователями должна быть представлена форма АДВ-11. Форма АДВ-11 может быть передана и ранее, в случае полного погашения страхователем задолженности за предыдущие годы.

По итогам 2010 года форма АДВ-11 должна быть представлена также страхователями, у которых по состоянию на 01.01.2010 имеется долг перед ПФР. Форма представляется в случае проведения в 2010 году налоговыми органами зачета (возврата) сумм страховых взносов за 2002-2009 годы. Суммы зачета (возврата) отражаются в форме АДВ-11 за 2010 год в графе "Уплачено" с отрицательным значением.

Отметим порядок формирования некоторых реквизитов, общих для всех форм персонифицированного учета:

- отчетный период - символом "Х" отмечается год;

- фамилия, имя, отчество застрахованного лица указываются в именительном падеже;

- коды категорий застрахованных лиц показаны в Таблице 2.

Таблица 2

Коды категорий застрахованных лиц

Код	Наименование
НР	Наемный работник
СХ	Работники сельхозтоваропроизводителей (в соответствии с критериями ст. 346 НК РФ), организаций народных художественных промыслов и семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, применяющих пониженный тариф
ОЗОИ	Работники работодателей, имеющих статус резидентов технико-внедренческих ОЭЗ и производящих выплаты физлицам, работающим на территории технико-внедренческой ОЭЗ; работники-инвалиды 1, 2, 3 групп и т. д., применяющих пониженный тариф
ЕСХН	Работники организаций и индивидуальных предпринимателей на ЕСХН, применяющих пониженный тариф
УСЕН	Работники организаций и индивидуальных предпринимателей на УСНО и ЕНВД, применяющих пониженный тариф
ФЛ	Плательщики страховых взносов, не производящие выплат физическим лицам (индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой)

Индивидуальные сведения

Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже отражают в следующих формах:

- СЗВ-6-1 - эта персональная форма представляется, если в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения содержания или получение пособия по временной нетрудоспособности или работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов "территориальные условия труда (код)", "особые условия труда (код)", "исчисление страхового стажа", "условия для досрочного назначения трудовой пенсии";

- СЗВ-6-2 - эта списочная форма представляет собой реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (заполняется на тех лиц, на которых не представляется форма СЗВ-6-1).

При заполнении индивидуальных сведений нужно учитывать следующие моменты (пункты 71 и 72 Инструкции N 192п):

- "тип сведений" - символом "Х" отмечается одно из следующих значений: "исходные" - если сведения подаются первый раз; "корректирующие" - если сведения подаются с целью изменения ранее поданных сведений; "отменяющие" - если сведения подаются с целью полной отмены ранее поданных сведений;

- "начислено" - сумма начисленных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода;

- "уплачено" - сумма уплаченных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода (сумма излишне уплаченных взносов здесь не учитывается);

- суммы начисленных и уплаченных страховых взносов указываются в рублях с копейками; "С (дд. мм. гггг) По (дд. мм. гггг)" - даты должны находиться в пределах отчетного периода.

Территориальные условия заполняют для работников Крайнего Севера и работающих в зонах отселения и отчуждения (можно посмотреть в Приложении N 1 к Инструкции N 192п).

Период отпуска без сохранения содержания обозначается с использованием кода "администр", период временной нетрудоспособности - кодом "врнетруд". Стаж работника в целях выделения указанных периодов разбивается на необходимое количество записей с указанием данных кодов. При этом проставление в форме СЗВ-6-1 суммарных значений месяцев и дней нахождения на больничном листе либо в административном отпуске не предусмотрено. Например, первый период - с начала отчетного периода и до начала административного отпуска или больничного; второй период - время, когда сотрудник находился в административном отпуске или на больничном; третий период - время продолжения работы.

Периоды работы сотрудника, который неоднократно увольнялся и принимался на работу вновь, отражаются посредством внесения соответствующего количества записей о стаже.

В некоторых случая на одного и того же работника следует оформить две формы СЗВ-6 с различными кодами категории плательщика и совпадающими периодами стажа. К примеру, если сотрудник одновременно занят в двух видах деятельности, находящихся на общей системе налогообложения и едином налоге на вмененный доход (НР и УСЕН). Может получиться и так, что вначале сотрудник работал по основному тарифу, а в течение отчетного периода получил инвалидность (когда сотрудник работал по основному тарифу, указывается код "НР", и за период инвалидности - код "ОЗОИ").

Страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В пачке допускается наличие не более 200 документов (п. 6 Инструкции N 192п). Между тем на форму СЗВ-6-2 действует ограничение на количество записей: 32 000. При представлении корректирующих сведений в СЗВ-6-2 указываются сведения в полном объеме в корректируемом отчетном периоде (п. 72 Инструкции N 192п).

Кстати, в настоящее время законодательно не определено, каким образом следует распределять сумму уплаченных страховых взносов по каждому работнику. Поэтому формирование показателей в форме СЗВ-6 об уплаченных страховых взносах по застрахованным лицам страхователь осуществляет самостоятельно. Чаще всего используется принцип пропорционального распределения.

К сведению. Пенсионный фонд в письме от 27.07.2010 г. N 08-24/7933 ответил на вопросы, связанные с заполнением в формах СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1 сумм уплаченных страховых взносов.

Итак, если во втором полугодии 2010 года страхователь уплатил взносы в счет погашения задолженности за первое полугодие 2010 года, то в формах СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1 за отчетный период, 2010 год, значение в графе "Уплачено" может превышать значение графы "Начислено".

Если во втором полугодии 2010 года производилось погашение задолженности по взносам за застрахованное лицо, уволенное в первом полугодии, то перечисленные суммы отражаются за отчетный период, в котором они были уплачены, т.е. в индивидуальных сведениях за 2010 год.

В случае необходимости корректировка данных об уплаченных страховых взносах производится представлением страхователем корректирующих форм индивидуальных сведений (формы СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1, тип формы "корректирующая").

Что касается вопросов расчета сумм уплаченных страховых взносов по застрахованным лицам для заполнения форм СЗВ-6-2 и СЗВ-6-1, то следует иметь в виду, что такой расчет производится страхователем самостоятельно.

Также специалисты фонда разъяснили, как заполнять индивидуальные сведения на застрахованных лиц, у которых в 1 полугодии 2010 года сумма выплат превысила 415 000 руб. В данном случае представляются индивидуальные сведения за отчетный период 2010 года, содержащие только данные о страховом стаже работника.

Опись документов

Опись документов, передаваемых в ПФР (АДВ-6-3), представляется работодателем в составе пачки входящих исходных (корректирующих, отменяющих) документов, содержащих сведения о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица (п. 70 Инструкции N 192п).

При формировании описи нужно учитывать следующие моменты:

- символом "Х" отмечаются соответствующий тип сведений (исходные или корректирующие или отменяющие);

- суммы начисленных и уплаченных страховых взносов - указываются суммарные значения в рублях по всей пачке документов.

Как правило, опись по форме АДВ-6-3 формируется только для пачек документов, заполненных по форме СЗВ-6-1. При этом реестр СЗВ-6-2 описью АДВ-6-3 не сопровождается. Тем не менее некоторые отделения ПФР требуют заполнять АДВ-6-3 и на форму СЗВ-6-2.

Опись сведений

Опись сведений (форма АДВ-6-2) содержит данные в целом по страхователю и сопровождает пачки документов и реестров АДВ-6-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 (п. 68 Инструкции N 192п).

При формировании описи нужно учитывать следующие моменты (п. 69 Инструкции N 192п):

- "начислено" - сумма начисленных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода, в рублях;

- "уплачено" - сумма уплаченных страховых взносов за 6 месяцев отчетного периода, в рублях (сумма излишне уплаченных взносов здесь не учитывается);

- сумма доначисленных страховых взносов - указывается сумма доначисленных страховых взносов за отчетный период, в рублях.

К сведению. Пенсионный фонд в письме от 27.07.2010 г. N 08-24/7933 сказал, что при сверке данных по начисленным и уплаченным страховым взносам, указанным страхователями в отчетности по страховым взносам и в индивидуальных сведениях (формы РСВ-1 и АДВ-6-2), допустимая сумма расхождений, возникающих из-за округлений, составляет величину, равную количеству пачек документов индивидуальных сведений по формам АДВ-6-3 и СЗВ-6-2.

Порядок исправления сведений

Территориальный орган ПФР при обнаружении несоответствий в представленных сведениях обязан уведомить предприятие об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения. Далее в двухнедельный срок после получения уведомления работодатель должен внести исправления и представить в фонд уточненные данные. Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, то территориальный орган фонда принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц. При этом ПФР не позднее 7 дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам (п. 41 Инструкции N 987н).

Ответственность

За непредставление в установленные сроки сведений персонифицированного учета либо представления неполных или недостоверных сведений к работодателям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за истекший календарный год платежей в ПФР. Причем удержание указанной суммы производится фондом исключительно в судебном порядке (п. 17 Закона N 27-ФЗ).

Размер подлежащего взысканию штрафа следует определять от суммы взносов только в отношении тех застрахованных лиц, за которых вовремя не были представлены либо представлены неполные или недостоверные сведения. Указанная позиция отражена в письме Пенсионного фонда от 28.06.2006 г. N КА-09-26/6784 и п. 16 Информационного письма ВАС от 11.08.2004 г. N 79.

Особенности представления сведений физическими лицами

В данном разделе мы рассмотрим страхователей, уплачивающих страховые взносы в виде фиксированного платежа (индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой).

Данные лица перечисляют страховые взносы в Пенсионный фонд и фонды обязательного медицинского страхования в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года (п. 1 ст. 14 Закона N 212-ФЗ). При этом стоимость страхового года определяется как произведение минимального размера оплаты труда, установленного на начало финансового года (в настоящее время - 4330 руб.) и тарифа страховых взносов в соответствующий фонд, увеличенное в 12 раз (п. 2 ст. 13 Закона N 212-ФЗ):

Стоимость страхового года = МРОТ х тариф страхового взноса х 12.

В результате за 2010 год для индивидуальных предпринимателей, адвокатов и частных нотариусов размеры страховых взносов составили:

- ПФ - 10 392 руб. (4330 руб. х 20% х 12), в т.ч. для лиц 1966 гр. и старше: страховая часть - 10 392 руб. (20%), для лиц 1967 гр. и моложе: страховая часть - 7274 руб. 40 коп. (14%), накопительная часть - 3117 руб. 60 коп. (6%);

- ФФОМС - 571,56 руб. (4330 руб. х 1,1% х 12);

- ТФОМС - 1 039,20 руб. (4330 руб. х 2% х 12).

Страховые взносы за расчетный период следует уплатить не позднее 31 декабря текущего календарного года (п. 2 ст. 16 Закона N 212-ФЗ).

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам представляется в ПФР до 1 марта 2011 года (п. 5 ст. 16 Закона N 212-ФЗ). Речь здесь идет о форме РСВ-2 ПФР, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 12.11.2009 г. N 895н. Рекомендации по поводу заполнения формы РСВ-2 ПФР можно посмотреть на сайте Пенсионного фонда (www.pfrf.ru).

Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы в размере, определяемом исходя из стоимости страхового года, один раз в год, но не позднее 1 марта года, следующего за истекшим календарным годом, представляет следующие сведения (п. 5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ):

- страховой номер индивидуального лицевого счета;

- фамилию, имя и отчество;

- сумму уплаченных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

- другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии.

При этом физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, следует отчитаться по форме СЗВ-6-1 (п. 71 Инструкции 192п). Указанное лицо представляет в территориальный орган фонда сведения об уплаченных страховых взносах за отчетный период вместе с копией платежного документа и расчетом по начисленным и уплаченным страховым взносам (п. 42 Инструкции N 987н).

К сведению. Пенсионный фонд в письме от 27.07.2010 г. N 08-24/7933 отметил, что индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, занимающиеся частной практикой, главы и члены крестьянских (фермерских) хозяйств не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, должны представить в ПФР индивидуальные сведения по форме СЗВ-6-1. Указанные лица при заполнении формы СЗВ-6-1 используют код категории застрахованного лица "ФЛ".

Учитывая большое количество нерешенных вопросов в сфере персонифицированного учета, надеемся, что в ближайшее время последуют дополнительные разъяснения специалистов Пенсионного фонда, которые помогут избежать ошибок при формировании индивидуальных сведений. А мы в свою очередь постараемся получить ответы от специалистов ПФР на наиболее интересные вопросы по сдаче индивидуальных сведений.

О. Егоркина,

бухгалтер-консультант аудиторской компании "Визавис"

"Налоговый учет для бухгалтера", N 12, декабрь 2010 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) КЛАДР можно скачать с сайта ГНИВЦ (http://www.gnivc.ru) или сайта ФНС (http://www.nalog.ru).