Арендуем личный автомобиль работника (А. Беляев, "Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2011 г.)

Арендуем личный автомобиль работника

В автономных учреждениях встречаются случаи использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях, например, если автотранспорта, находящегося на балансе учреждения, недостаточно. В интересах работника - получить возмещение за использование (износ) его личного имущества. В соответствии с законодательством РФ учреждение (по решению работодателя) может компенсировать такие расходы работника доплатами к зарплате или оплатой по договору аренды. В данной статье рассмотрим особенности заключения договора аренды и отдельные вопросы налогового учета.

Прежде чем учреждение начнет использовать личный автомобиль сотрудника в служебных целях руководитель должен принять соответствующее решение и заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. Такое решение оформляется приказом, в котором, помимо арендатора, арендодателя и объекта аренды, целесообразно указать, в каких целях арендуется автотранспортное средство, срок аренды и сумму ежемесячно вносимой арендной платы.

Договор аренды

На основании приказа руководителя составляется договор аренды автотранспортного средства. При этом необходимо руководствоваться нормами гражданского законодательства. Как показывает практика, в большинстве случаев такие отношения между работником и работодателем оформляются договором аренды транспортного средства без экипажа в соответствии со ст. 643 ГК РФ, который независимо от срока действия заключается только в письменной форме. Стоит отметить, что к данному договору не применяются правила о регистрации договоров аренды, предусмотренные ст. 609 ГК РФ.

Для справки. Если срок аренды в договоре не определен, он считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае каждая из сторон вправе согласно п. 2 ст. 610 ГК РФ в любое время отказаться от договора, предупредив об этом за месяц другую сторону.

Арендная плата. В договоре необходимо указать размер арендной платы и порядок расчетов. Также нужно учесть, что размер арендной платы может изменяться по соглашению сторон в сроки, предусмотренные договором, но не чаще одного раза в год (п. 3 ст. 614 ГК РФ).

При нарушении сроков уплаты арендодатель вправе взыскать с арендатора помимо задолженности по арендной плате неустойку (если это предусмотрено договором), а также расторгнуть договор аренды.

Примером тому может служить судебная практика. Так, в Постановлении ФАС ЗСО от 23.08.2010 N А03-13590/2009 рассмотрена кассационная жалоба ответчика на решение арбитражного суда и апелляционной инстанции о правомерности взыскания задолженности по арендной плате и неустойки. Рассмотрев материалы дела, ФАС ЗСО не нашел оснований для удовлетворения жалобы.

Суть дела: согласно положениям договора аренды арендатор обязан ежемесячно, до 5-го числе текущего месяца, уплачивать арендную плату. Кроме того, договором предусмотрена ответственность арендатора за просрочку внесения арендной платы в виде пени в размере 0,2% от суммы невнесенного платежа за каждый день просрочки.

Руководствуясь п. 1 ст. 64, ст. 71, 168 АПК РФ, суд установил, что ответчик не исполнил обязательства по внесению арендной платы по договору аренды за определенный период времени. При таких обстоятельствах, основываясь на положениях ст. 309, п. 1 ст. 614 ГК РФ, суд правомерно взыскал с ответчика в пользу истца задолженность по арендной плате, а также неустойку.

Права и обязанности арендатора. В договоре следует предусмотреть также обязанности арендатора по эксплуатации автотранспортного средства в соответствии со ст. 644-646 ГК РФ:

- арендатор в течение всего срока действия договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства и осуществлять его текущий и капитальный ремонт;

- арендатор своими силами управляет арендованным транспортным средством и осуществляет его эксплуатацию (коммерческую и техническую);

- если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства без экипажа (ст. 647 ГК РФ).

Ответственность арендатора. Как известно, никто не застрахован от ДТП, в которое может попасть арендованное транспортное средство. Пострадавшим, как правило, оказывается третье лицо. Согласно ст. 648 ГК РФ ответственность за вред, причиненный транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием третьим лицам, несет арендатор. При этом ущерб должен возмещаться в соответствии с положениями гл. 59 ГК РФ, в частности:

- вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред (ст. 1064);

- при причинении ущерба работником юридического лица ответственность по возмещению вреда возлагается на юридическое лицо (ст. 1068).

Ответственность арендодателя. Ответственность возлагается также и на арендодателя, в частности, за недостатки сданного в аренду имущества. Такая ответственность предусмотрена ст. 612 ГК РФ. Согласно п. 1 данной статьи при обнаружении недостатков арендатор вправе по своему выбору:

- потребовать от арендодателя либо безвозмездного устранения недостатков имущества, либо соразмерного уменьшения арендной платы, либо возмещения своих расходов на устранение недостатков имущества;

- непосредственно удержать сумму понесенных им расходов на устранение данных недостатков из арендной платы, предварительно уведомив об этом арендодателя;

- потребовать досрочного расторжения договора.

В то же время арендодатель не обязан отвечать за недостатки сданного в аренду имущества, если они были оговорены при заключении договора аренды, были заранее известны арендатору либо должны были быть обнаружены арендатором во время осмотра имущества или проверки его исправности при заключении договора или передаче имущества в аренду (п. 2 ст. 612 ГК РФ).

Приведем примерную форму договора аренды транспортного средства без экипажа.

Договор аренды

г. Москва                                           "17" января 2011 года

Иванов Иван Николаевич, именуемый в дальнейшем "Арендодатель", с одной стороны, и МУ "Солнышко", именуемое в дальнейшем "Арендатор", в лице руководителя учреждения Петрова Игоря Сергеевича, действующего на основании Устава, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - автомобиль) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

1.2. Автомобиль предназначен для использования Арендатором в своей хозяйственной деятельности.

1.3. Основные характеристики автомобиля:

- регистрационный знак Т108КС 177;

- идентификационный номер (VIN) X8938JYT9898533;

- марка, модель Форд Фокус;

- год выпуска 2007;

- двигатель N 3873535;

- цвет темно-серый;

- мощность двигателя (кВт/л. с. - 85 кВт/115 л.с.);

- паспорт ТС - 08ПА9348.

1.4. Передаваемый в аренду автомобиль является собственностью Арендодателя, что подтверждается Свидетельством о регистрации ТС серии 77ПА N 343934, выданным 14.08.2007.

1.5. На автомобиле установлена охранная система TOMAHAWK.

1.6. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора автомобиль в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременен другими правами третьих лиц.

1.7. Арендодатель передает по акту приема-передачи автомобиль, свидетельство о регистрации, копию ПТС, полис ОСАГО, КАСКО.

1.8. Возврат автомобиля осуществляется в течение трех дней с момента окончания срока действия договора аренды.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендатор обязан:

2.1.1. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором.

2.1.2. Поддерживать надлежащее состояние автомобиля, включая осуществление его текущего и капитального ремонта.

2.1.3. Использовать арендуемый автомобиль в соответствии с условиями, предусмотренными п. 1.2 настоящего Договора.

2.1.4. Не сдавать автомобиль в субаренду.

2.2. Арендодатель обязан:

2.1.1. Подготовить автомобиль к передаче, включая составление акта приемки-передачи, являющегося неотъемлемой частью Договора.

2.1.2. Передать Арендатору автомобиль вместе со всеми принадлежностями и документацией по акту приема-передачи в срок до 17.01.2011.

2.1.3. Нести расходы по страхованию.

2.3. Доходы, полученные Арендатором в результате использования автомобиля в соответствии с Договором, являются его собственностью.

3. Размер, сроки и порядок внесения арендной платы

3.1. Арендная плата за пользование автомобилем устанавливается в размере 20 000 руб. (в том числе НДС - 3 050,84 руб.) за месяц.

3.2. Арендатор обязан вносить арендную плату ежемесячно, не позднее 5-го числа каждого месяца, следующего за расчетным.

3.3. Арендная плата вносится в соответствии с Графиком платежей, являющимся неотъемлемой частью Договора (приложение 1).

3.4. Договор заключен на срок с 17.01.2011 по 25.05.2011.

4. Возврат имущества арендодателю

4.1. Арендатор обязан вернуть Арендодателю автомобиль в том состоянии, в котором он его получил, с учетом амортизации.

4.2. Арендатор обязан за свой счет подготовить автомобиль к возврату Арендодателю, включая составление акта приемки-передачи.

4.3. В случае несвоевременного возврата автомобиля Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. В случае, когда указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 5.3 Договора.

5. Ответственность сторон

5.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные убытки.

5.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пени) в размере 0,1% от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

5.3. За несвоевременную передачу автомобиля Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере 5 000 руб.

5.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре.

5.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

6. Разрешение споров

6.1. Стороны будут стремиться к разрешению всех возможных споров и разногласий, которые могут возникнуть по Договору или в связи с ним, путем переговоров.

6.2. Споры, не урегулированные путем переговоров, передаются на рассмотрение суда в порядке, предусмотренном действующим законодательством РФ.

7. Изменение и досрочное расторжение договора

7.1. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора.

7.2. Каждая из сторон вправе отказаться от исполнения договора, письменно уведомив об этом другую сторону не позднее, чем за один месяц.

8. Заключительные положения

8.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

Страхование автомобиля

Владельцы транспортных средств обязаны на условиях и в порядке, которые установлены Федеральным законом от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" (далее - Федеральный закон N 40-ФЗ) страховать риск своей гражданской ответственности, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при использовании транспортных средств (далее - ОСАГО).

Владельцы транспортных средств могут также дополнительно (в добровольной форме) осуществлять страхование на случай недостаточности страховой выплаты по обязательному страхованию для полного возмещения вреда, причиненного жизни, здоровью или имуществу потерпевших, а также на случай наступления ответственности, не относящейся к страховому риску по обязательному страхованию (далее - ДСАГО) (п. 5 ст. 4 Федерального закона N 40-ФЗ). Кроме того, автомобиль может быть добровольно застрахован от ущерба, хищений и угона (далее - КАСКО).

Расходы по ОСАГО могут осуществляться и арендодателем, и арендатором. Однако в страховой полис в обязательном порядке должны быть включены лица, допущенные к эксплуатации сданного в аренду автомобиля. Расходы по дополнительному страхованию автотранспортного средства (ДСАГО, КАСКО) также осуществляются по согласованию сторон. Целесообразно закрепить данную обязанность за тем или иным лицом официально. Например, такое условие можно оформить дополнительным соглашением к договору аренды или внести непосредственно в указанный договор.

Обратите внимание! Владельцы транспортных средств, риск ответственности которых не застрахован в форме обязательного и (или) добровольного страхования, возмещают вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу потерпевших, в соответствии с гражданским законодательством (п. 6 ст. 4 Федерального закона N 40-ФЗ).

Учет арендованного автомобиля в АУ

Учет арендованного автомобиля в автономном учреждении осуществляется на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" на основании акта приема-передачи (иного документа, подтверждающего получение имущества и права его пользования) по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником) (п. 33 Инструкции N 183н*(1)).

Отдельные вопросы налогового учета

Налог на прибыль. Автономные учреждения исчисляют и уплачивают налог на прибыль в установленном гл. 25 НК РФ порядке. При определении налоговой базы не учитываются доходы, перечисленные в ст. 251 НК РФ, и расходы, указанные в ст. 270 НК РФ. В частности, к ним относятся доходы в виде имущества, полученного налогоплательщиком в рамках целевого финансирования, и расходы, произведенные за счет этих средств. При этом налогоплательщики, получившие средства целевого финансирования, обязаны вести раздельный учет доходов (расходов), полученных (произведенных) в рамках целевого финансирования. При отсутствии такого учета указанные средства рассматриваются как подлежащие налогообложению с даты их получения. К средствам целевого финансирования, в частности, относится имущество, полученное в виде субсидий автономных учреждений.

Таким образом, расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, учитываются при исчислении налога на прибыль только в том случае, если они были произведены автономным учреждением за счет собственных средств. При этом произведенные расходы АУ должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Для справки. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами - затраты, в частности, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К таким расходам АУ при условии, что они соответствуют указанным критериям (произведены за счет собственных средств, документально подтверждены и обоснованны), относятся:

- арендная плата. Как определено пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией;

- оплата труда водителя арендуемого транспортного средства. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. Следовательно, заработная плата водителя за время использования арендуемого автомобиля относится к расходам на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль;

- расходы на ГСМ. Как определено пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, к материальным расходам относятся расходы на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, трансформацию и передачу энергии.

Соответственно, если договором аренды предусмотрено, что арендатор принимает на себя расходы по приобретению ГСМ и иных материальных затрат, он учитывает в составе материальных затрат для целей налогообложения прибыли указанные фактические расходы, потребленные в процессе осуществления деятельности, направленной на получение доходов. При этом данные расходы должны быть документально подтверждены, например, путевыми листами и талонами или контрольно-кассовыми чеками на приобретение ГСМ;

- расходы на страхование автомобиля. Признание расходов по страхованию зависит от применяемого в учреждении метода налогового учета.

При методе начисления, как определено п. 6 ст. 272 НК РФ, расходы по обязательному и добровольному страхованию признаются в качестве расходов в том отчетном (налоговом) периоде, в котором в соответствии с условиями договора налогоплательщиком были уплачены страховые взносы.

Если по условиям договора уплата страховых взносов производится разовым платежом, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы признаются равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.

Если уплата страховой премии осуществляется в рассрочку, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, расходы по каждому платежу признаются равномерно в течение срока, соответствующего периоду уплаты взносов (году, полугодию, кварталу, месяцу), пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде.

При применении кассового метода сумма страховой премии включается в расходы после ее фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Налог на доходы физических лиц. В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду имущества, облагаются НДФЛ. Налог начисляется на всю сумму арендной платы по ставке 13% (ст. 224 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ налоговые агенты, в результате отношений с которыми налогоплательщик (физическое лицо) получил доходы, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму налога в бюджет. Таким образом, удержание и перечисление в бюджет НДФЛ с доходов арендодателя осуществляются арендатором, так как в этом случае он является налоговым агентом.

А. Беляев,

эксперт журнала

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.