Приказ Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 8 июня 2011 г. N 1438 "Об утверждении Положения о Центральном архиве Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и на основании Положения о Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 300, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о Центральном архиве Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки, согласованное с Федеральным архивным агентством.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя И.А. Муравьева.

Руководитель

Л.Н. Глебова

Положение
о Центральном архиве Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки
(утв. приказом Федеральной службы по надзору в сфере
образования и науки от 08.06.2011 г. N 1438)

I. Общие положения

1.1. Документы Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (далее - Рособрнадзор), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Российской Федерации и подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

1.2. До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных законодательством Российской Федерации по архивному делу, хранятся в Рособрнадзоре.

Работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Рособрнадзора.

1.3. В целях хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся в деятельности Рособрнадзора, в Рособрнадзоре создается Центральный архив (далее - архив).

1.4. Функции по обеспечению деятельности архива возлагаются на Управление делами.

1.5. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник Управления делами.

1.6. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностные лица Рособрнадзора несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.7. В своей работе архив руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела, иными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

II. Состав документов архива

2.1. Архив хранит:

2.1.1. законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения Рособрнадзора;

2.1.2. документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности Рособрнадзора;

2.1.3. документы по личному составу Рособрнадзора и руководителей подведомственных ему организаций;

2.1.4. научно-справочный аппарат к документам архива.

III. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата к документам архива;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов архива на постоянное хранение в соответствии с установленными требованиями;

3.1.4. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве структурных подразделений Рособрнадзора.

3.2. В соответствии с возложенными задачами архив выполняет следующие функции:

3.2.1. в соответствии с утвержденным графиком принимает документы от структурных подразделений Рособрнадзора, оформленные в соответствии с установленными требованиями, не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве;

3.2.2. осуществляет учет и обеспечивает сохранность принятых на хранение дел; проводит проверку наличия и состояния документов (не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение);

3.2.3. создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам архива;

3.2.4. разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации и передачи архивных документов на постоянное хранение;

3.2.5. составляет и представляет не позднее чем через 4 года после завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел постоянного срока хранения на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Рособрнадзора и Экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации;

3.2.6. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации;

3.2.7. ежегодно представляет в Государственный архив Российской Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.8. в установленном порядке осуществляет выдачу копий документов, выписок из документов, справок по документам, хранящимся в архиве; исполняет запросы граждан и организаций социально-правового характера;

3.2.9. проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, и представляет на рассмотрение Центральной экспертной комиссии Рособрнадзора описи на дела, подлежащие хранению, акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

3.2.10. внедряет в практику работы новые архивных технологии с применением средств электронно-вычислительной техники;

3.2.11. оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Рособрнадзора и подведомственных ему организациях;

3.2.12. оказывает структурным подразделениям Рособрнадзора методическую помощь в составлении номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве и хранения их в структурных подразделениях Рособрнадзора;

3.2.13. участвует в разработке нормативно-методических документов по архивному делу в Рособрнадзоре;

3.2.14. участвует в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Рособрнадзора и подведомственных ему организациях.

IV. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач архив имеет право:

4.1.1. представлять руководству Рособрнадзора предложения к планам мероприятий по совершенствованию архивного дела в Рособрнадзоре;

4.1.2. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Рособрнадзора;

4.1.3. запрашивать от структурных подразделений Рособрнадзора сведения, необходимые для работы архива;

4.1.4. рассматривать и согласовывать нормативные документы по вопросам организации архивного дела в Рособрнадзоре.

V. Штат архива

5.1. Штат архива утверждается руководством Рособрнадзора с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив задач и функций.

VI. Ответственность

6.1. Обязанности и ответственность работников архива определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.