Что взять за основу учета расхода топлив и смазочных материалов? (Е.В. Строкова, "Советник в сфере образования", N 3, май-июнь 2008 г.)

Что взять за основу учета расхода топлив и
смазочных материалов?

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (N Р 3112194-0366-03) утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 года. Указанные Нормы введены в действие с 1 июля 2003 года и действовали вплоть до 1 января 2008 года. Нормы предназначены для автотранспортных предприятий и организаций (в том числе бюджетных учреждений), предпринимателей и других лиц, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации. Также данные Нормы могли быть использованы в качестве основы для расчета ведомственных норм при эксплуатации специальных и технологических автомобилей.

Поскольку вышеназванные Нормы утратили свою силу, то в соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.07.2004 N 395 "Об утверждении Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации" и в целях реализации приказа Минтранса России от 24.06.2003 N 153 "Об утверждении Инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте" вышло новое Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - Нормы).

В данном документе приведены:

- значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения;

- значения норм расхода топлив на работу специальных автомобилей;

- порядок применения норм;

- формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации;

- справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов;

- значения зимних надбавок;

- другие нормы.

Нормы предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.

При нормировании расхода топлив различают базовое значение расхода топлив, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлив, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

Нормы расхода топлив, установленные для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей, соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлив, необходимый для осуществления транспортного процесса. Внимание! Расход топлив на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм (в таблицы) не включен и устанавливается отдельно.

Нужно четко представлять, что такое базовая, транспортная и эксплуатационные нормы.

Базовая норма расхода топлив зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемых топлив, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах "Правил дорожного движения".

Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза.

Эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации автотранспортного средства (далее - АТС) на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в Методических рекомендациях.

Кроме того, учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются приказом или распоряжением руководства предприятия, эксплуатирующего автотранспортное средство, или местной администрации).

Нормы расхода топлив повышаются при следующих условиях работы АТС:

в зимнее время года - от 5 до 20%;

на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:

от 300 до 800 м - до 5% (нижнегорье);

от 801 до 2 000 м - до 10% (среднегорье);

от 2 001 до 3 000 м - до 15% (высокогорье);

свыше 3 000 м - до 20% (высокогорье);

на дорогах общего пользования I, II и III категорий со сложным планом (вне пределов городов и пригородных зон), где в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (или из расчета на 100 км пути - около 500) - до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий - до 30%;

в городах с населением (например, свыше 3 млн. человек) - до 25%;

требующие частых технологических остановок - до 10%;

при обкатке новых автомобилей и вышедших из капитального ремонта (пробег определяется производителем техники) - до 10%;

для автомобилей, находящихся в эксплуатации более 5 лет с общим пробегом более 100 тыс. км, - до 5%; более 8 лет с общим пробегом более 150 тыс. км - до 10%.

На основании приказа руководителя предприятия (или распоряжения руководства местной администрации) допускается:

- увеличивать нормативный расход топлива до 1% - на внутригаражные разъезды и технические надобности автотранспортных предприятий (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и других агрегатов автомобилей после ремонта и т.п.);

- устанавливать базовую норму расхода топлив в тех же размерах, что и для базовой модели - для марок и модификаций автомобилей, не имеющих существенных конструктивных изменений по сравнению с базовой моделью (с одинаковыми техническими характеристиками двигателя, коробки передач, главной передачи, шин, колесной формулы, кузова) и не отличающихся от базовой модели собственной массой.

В документе приводятся случаи, по причине которых возможно снижение расхода топлив.

В Методических рекомендациях приведены формулы расчета нормативного значения расхода топлив для:

1. Легковых автомобилей

     Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D),

где Qн - нормативный расход топлив, л;

Hs - базовая норма расхода топлив на пробег автомобиля, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме,

Приведем некоторые значения расхода топлив, актуальные для бюджетных образовательных учреждений.

Модель, марка, модификация автомобиля	Базовая норма, л/100 км	Топлива
1	2	3
Легковые российские автомобили:
ВАЗ-2105, -21051, -21053	8,5	Б
Москвич-2136, -2140, -2141 (все модификации)	10,0	Б
Легковые автомобили зарубежные:
Audi 80 1.6 (4L-1,595-75-5M)	8,5	Б
BMW 316i (4L-1,596-102-5M)	7,7	Б

2. Автобусов

     Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) + Hот x T,

где Qн - нормативный расход топлив, л;

Hs - транспортная норма расхода топлив на пробег автобуса, л/100 км (с учетом нормируемой по классу и назначению автобуса загрузкой пассажиров);

S - пробег автобуса, км;

Hот - норма расхода топлив при использовании штатных независимых отопителей на работу отопителя (отопителей), л/ч;

T - время работы автомобиля с включенным отопителем, ч;

D - поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Приведем некоторые значения расхода топлив, актуальные для бюджетных образовательных учреждений.

Модель, марка, модификация автомобиля	Транспортная норма, л/100 км	Топлива
1	2	3
ГАЗ-221400 "Газель" (14 мест) (ЗМЗ-4026.10-4L-2,445-100-5M)	17,0	Б
ПАЗ-3201, -3201С, -320101	36,0	Б
РАФ-2203, -220301, -2231, -22031-01, -22032, -22035-01	15,0	Б

Кроме приведенных формул и примеров расчета нормативного значения расхода топлив в Методических рекомендациях нормированы грузовые, бортовые автомобили, тягачи, самосвалы, фургоны, медицинские и другие АТС.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) установлены из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для конкретного автомобиля. Нормы расхода масел установлены в литрах на 100 л расхода топлив, нормы расхода смазок - в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход смазочных материалов при капитальном ремонте агрегатов автомобилей устанавливается в количестве, равном одной заправочной емкости системы смазки данного агрегата.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т.п.

Например, для легковых автомобилей марки "москвич" норма эксплуатационного расхода смазочных материалов приведена в таблице:

Марка, модель автомобиля	Моторные масла	Трансмиссионные и гидравлические масла	Специальные масла и жидкости	Пластичные смазки
Москвич-412, -427, -433, -434, -2136, -2137, -2140, -2141 всех модификаций	1,8	0,15	0,05	0,1

Кроме легковых автомобилей эксплуатационные расходы смазочных материалов нормированы также для автобусов, грузовых, бортовых автомобилей, тягачей, самосвалов, фургонов, медицинских и других АТС.

Для автомобилей и их модификаций, на которые отсутствуют индивидуальные нормы расхода масел и смазок, установлены временные нормы расхода масел и смазок, которые приведены ниже в таблице:

Виды и сорта масел (смазок)	Временная норма расхода масел и смазок на 100 л общего нормируе- мого расхода топлив не более:
	легковые и грузовые автомобили, автобусы, работающие		внедорожные автомобили-самосвалы, работающие на дизельном топливе
	на бензине, сжатом и сжиженном газе	на дизельном топливе
Моторные масла, л	2,4	3,2	4,5
Трансмиссионные и гидравличес- кие масла, л	0,3	0,4	0,5
Специальные масла и жидкости, л	0,1	0,1	1,0
Пластичные (консистентные), кг	0,2	0,3	0,2

В Приложении N 2 к Методическим рекомендациям приводится значение зимних надбавок к нормам расхода топлив по регионам России в зависимости от климатических районов. Некоторые из них представлены в таблице:

N п/п	Регионы России (по федеральным округам)	Количество месяцев и и срок действия зимних надбавок	Предельная величина зимних надбавок не более, %
1	I. Центральный Москва	5.0 01.XI...31.III	10
2	Калужская обл.	5.0 01.XI...31.III	10
3	Мурманская обл.	6.0 01.XI...30.IV	15
4	Кабардино-Балкарская Республика	3.0 01.XII...1.III	5

Автомобильные транспортные средства подразделяются на пассажирские, грузовые и специальные.

К пассажирскому транспорту относятся легковые автомобили и автобусы. К грузовому - грузовые бортовые автомобили, фургоны, самосвалы, тягачи, прицепы и полуприцепы, включая специализированные АТС, предназначенные для перевозки конкретного вида специальных грузов.

К специальному транспорту относится подвижной состав, оборудованный и предназначенный для выполнения особых, преимущественно нетранспортных работ, не связанных с перевозкой грузов общего характера (в том числе пожарные, коммунальные, мастерские, краны, топливозаправщики, эвакуаторы и т.д.).

В настоящее время для автотранспорта введены новая международная классификация и обозначения, принятые в международных правилах, разрабатываемых Комитетом по внутреннему транспорту Европейской экономической комиссии ООН (Сводная резолюция о конструкции транспортных средств. Правила ЕЭК ООН и др.).

Классификация автотранспортных средств, принятая ЕЭК ООН, представлена в Приложении N 3 к Методическим рекомендациям. Ниже представлен типичный для вуза пример.

Категория АТС	Тип и общее назначение АТС	Максимальная масса, т	Класс и эксплуатационное назначение АТС
1	2	3	4
М 1	АТС, используемые для перевозки пассажи- ров и имеющие не более 8 мест для сидения (кроме места водителя)	Не регламентируется	Легковые автомобили, в том числе повышенной проходимости

Вместе с новой международной классификацией в нашей стране также используется отраслевая нормаль ОН 025270-66, регламентирующая классификацию и систему обозначения АТС. Подвижному составу присваивались обозначения в соответствии с заводскими реестрами, включающими как буквенные обозначения завода-изготовителя, так и порядковый номер модели подвижного состава. Заводские обозначения подвижного состава практикуются до настоящего времени для ряда моделей, включая АТС специализированного и специального назначения.

Кроме перечисленных в статье нормативов в Методических рекомендациях представлены также:

примеры расчета нормативного расхода топлив (Приложение N 5);

рекомендации по сезонному применению автомобильных бензинов для регионов Российской Федерации по классам испаряемости (Приложение N 6);

рекомендации по сезонному применению дизельных топлив для регионов Российской Федерации (Приложение N 7).

Подводя итог, можно сказать следующее. Любая организация (отрасль) имеет право самостоятельно установить нормы расхода ГСМ исходя из особенностей эксплуатации транспортных средств или воспользоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными Минтрансом России.

Бюджетные учреждения, как и любой налогоплательщик, при расчете налогооблагаемой прибыли может учесть расходы на приобретение ГСМ в составе материальных (ст. 254 НК РФ), а также прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (ст. 264 НК РФ). При этом в общем случае требование об их нормировании Налоговым кодексом РФ не установлено.

Нужно только нормировать расходы локальным актом (например, положением или приказом о расходовании..., утвержденным руководителем). Но при этом все поправочные коэффициенты также должны войти в локальный нормативный акт на основании технической документации или иной информации, которую может предоставить завод-изготовитель (письмо Минфина России от 04.05.2005 N 03-03-01-04/1/223).

Бухгалтерский учет нужно подтверждать (оформлять) оправдательными документами согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Применяемые организацией нормы расходования топлив, а также поправочные коэффициенты устанавливаются приказом по предприятию. Если на предприятии используется импортная спецтехника, для которой Минтрансом России не предусмотрены нормы расходования топлива, то их можно установить самостоятельно.

Все хозяйственные операции, производимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, выступающими в роли первичных учетных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист. Расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или по другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега (письма Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 и ФНС России от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257).

В путевых листах фиксируются пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего.

Формы путевых листов для автотранспортных организаций утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Остальные организации могут либо применять формы путевых листов, утвержденные вышеуказанным постановлением, либо разработать свою форму путевого листа или иного документа, который подтверждал бы произведенные расходы в виде ГСМ (письма Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 и от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). В самостоятельно разработанной форме путевого листа должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о месте следования автомобиля (письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129), что позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Обратите внимание! Путевые листы, обязательные для применения автотранспортными организациями, действительны только на один день или на одну смену (см. Указания по применению и заполнению форм, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

В отношении частоты составления путевых листов нетранспортными организациями Минфин России высказался в письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. Согласно письму первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода ГСМ. Путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Документальное подтверждение затрат является необходимым условием и для признания их в качестве расходов для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Е.В. Строкова,

Главный бухгалтер МГТУ им. Н.Э. Баумана,

к.э.н., консультант-эксперт Издательского Дома "Советник бухгалтера"

"Советник в сфере образования", N 3, май-июнь 2008 г.