Заметки о копиях (С. Город, "Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2008 г.)

Заметки о копиях

Не так давно в процессе подготовки документов для подачи иска в суд возник интересный вопрос. Оказалось, что один из фактов, имеющих значение по делу, доказывает не подлинник документа, а его ксерокопия. Качество ее довольно плохое, но прочитать можно, тем не менее это копия, а не оригинал. А где же оригинал? А кто его знает, где он... Обычное дело, такое может случиться с любым документом, им вообще свойственно теряться или погибать не вовремя.

Что же теперь, отказываться от судебной защиты?

В принципе пока ничего страшного не произошло: при обращении в суд, как правило, к исковому заявлению всегда прикладывают копии (в судебных канцеляриях и на почтах документы теряются не меньше, чем у нас с вами). Копии заверяются соответствующими печатями и подписями. Однако впоследствии все равно понадобится представлять суду подлинники документов.

Так что же делать?

Поправимые беды

Прежде всего попробуем понять, можно ли получить еще один подлинник. Так, если документ был изъят в ходе проведения мероприятий уполномоченными государственными органами, то это поправимая беда. Как правило, орган, изъявший документы, оставляет владельцу оригинала документа акт об изъятии, который содержит перечень документов и их копии. Также поправимо, если утраченный документ подлежал государственной регистрации (например, свидетельство о праве собственности на недвижимость).

Если утраченный документ был изъят государственным органом, то его копия может быть представлена соответствующим органом в суд по судебному запросу. Если документ выдавался регистрирующим органом или был задействован, если можно так выразиться, в регистрационном процессе, то его дубликат может быть получен в соответствующем регистрационном органе. Для этого бывает достаточно запроса участника судебного процесса. В случае возникновения сложностей можно просить суд оказать содействие.

Утрачен безвозвратно

Пожалуй, никто не будет спорить с тем, что безвозвратно утраченным документом можно назвать, например, документ сгоревший, утонувший, съеденный дикими крысами, - короче говоря, утраченный или погибший при чрезвычайных обстоятельствах.

Плохи дела и с теми документами, которые никоим образом не регистрируются. И уж совсем неважно, если противоположная сторона кровно заинтересована в том, чтобы такой документ никогда не проявился.

Если, например, утрачен экземпляр договора, акта сдачи-приемки выполненных работ, протоколы согласований и другой подобный двусторонний документ, то второй экземпляр оригинала может оказаться у другой стороны. Для получения его может потребоваться содействие суда.

Не стоит опускать руки: утраченный документ скорее всего - это не единственное доказательство правомерности заявленных вами требований. Об этом свидетельствует пример из судебной практики. Суд установил, что неправомерно считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств. В то же время нельзя считать факт недоказанным только из-за отсутствия оригинала документа (см. постановление ФАС Московского округа от 03.03.04 N КГ-А41/884-04).

И все же лучше не терять

Документ, даже самый незначительный, в какой-то момент может стать доказательством жизненно важного факта. Поэтому стоит еще раз напомнить налогоплательщикам о необходимости строгого и упорядоченного учета и хранения подлинных документов, появляющихся в процессе хозяйственной деятельности организации. Нелишним будет разумное дублирование: например, вполне оправданным будет хранение копий документов у непосредственного исполнителя заказа или договора. А подлинники могут храниться и учитываться секретарем.

Как только выясняется, что подлинник документа утрачен, следует тотчас, не откладывая в долгий ящик, принять меры к его восстановлению. При выдаче и получении надлежащих копий документов в организациях внимательно изучите его, обратив особое внимание на наличие всех необходимых сведений и реквизитов.

Так, суд не принял в качестве доказательства факта наличия договорных отношений между сторонами копии договора, в которой сделаны исправления в окончании срока его действия при отсутствии подлинного экземпляра указанного договора в деле (см. постановление ФАС Дальневосточного округа от 05.03.05 N Ф03-А16/05-1/111).

Копия при отсутствии иных доказательств не является надлежащим доказательством необходимого факта (см. постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.06 N А19-1762/06-43-Ф02-3234/06-С1).

Заверяем правильно

До сих пор действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - указ). То, что этот документ еще жив, подтверждает факт внесения в него 1 января 2004 года изменений (к слову, ими был снят запрет на заверение копий паспорта, служебного удостоверения и т.д.). Законом, оформившим эти изменения (Федеральный закон от 08.12.03 N 169-ФЗ), подтверждено, что указ имеет силу закона (как и раньше, во времена СССР). Пусть вас не смущает и название указа - он распространяется не только на граждан, но и на организации. Почему? Да хотя бы по мнению Конституционного суда РФ, выраженному в постановлении от 24.10.96 N 17-П. Там говорится, что организации - это объединения граждан, создаваемые для совместной реализации таких конституционных прав, как право свободно использовать свои способности и имущество для предпринимательской и иной не запрещенной законом экономической деятельности и право иметь в собственности, владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом как единолично, так и совместно с другими лицами. В еще одном постановлении КС РФ - от 17.12.96 N 20-П - говорится о том, что коммерческие организации следует рассматривать как граждан, занятых предпринимательской деятельностью с образованием юридического лица.

Но мы немного отвлеклись. Гораздо полезнее знать некоторые правила заверения копий. (Понятно, что речь идет не о нотариальном удостоверении - нотариусы и без нас это знают.)

Заверенной копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие копии юридическую силу (подп. 2.1.29, 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28).

Надлежащим образом заверенной считается следующая копия, если она заверена организацией, от которой исходит документ.

Согласно пункту 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (в ред. Федерального закона от 08.12.03 N 169-ФЗ)), на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в соответствующей организации, ставятся подпись руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печать организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 упомянутого указа).

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись, содержащую следующие элементы:

- надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личную подпись;

- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

- дату заверения.

Это установлено пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст).

Таким образом, надлежащим образом заверенной является копия, содержащая:

- удостоверительную надпись;

- подпись уполномоченного лица;

- печать организации.

Когда без нотариуса не обойтись

Порядок, прописанный в указе, применяется только тогда, "если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке", т.е. нотариальное удостоверение копий необходимо в случаях, прямо предусмотренных законом. В других случаях удостоверение хотя и возможно, но необязательно.

Например, без нотариуса не обойтись, если налогоплательщик жаждет получить освобождение от НДС товаров (работ, услуг), реализуемых в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия). Согласно подпункту 19 пункта 2 статьи 149 НК РФ, в таком случае в налоговые органы необходимо представить нотариально заверенную копию удостоверения, выданного в установленном порядке и подтверждающего принадлежность поставляемых товаров (выполняемых работ, оказываемых услуг) к гуманитарной или технической помощи (содействию).

Других вариантов нет. В постановлении Президиума ВАС России от 21.01.03 N 6163/02 было разъяснено, что право на возмещение из бюджета НДС зависит от выполнения налогоплательщиком условий о представлении строго определенных документов, оформленных в установленном, т.е. в нотариально удостоверенном порядке. Поскольку в деле имелись только незаверенные ксерокопии ГТД, то нельзя признать, что в данном случае требования статьи 75 АПК РФ соблюдены.

Исчисление и удержание суммы налога с доходов, выплачиваемых иностранным организациям, производятся налоговым агентом по всем видам доходов (см. п. 1 ст. 309 НК РФ), во всех случаях выплаты таких доходов, за исключением случаев, когда налоговый агент уведомлен получателем дохода, что выплачиваемый доход относится к постоянному представительству получателя дохода в РФ и в распоряжении налогового агента находится нотариально заверенная копия свидетельства о постановке получателя дохода на учет в налоговых органах, оформленная не ранее чем в предшествующем налоговом периоде. Это установлено подпунктом 1 пункта 2 статьи 310 НК РФ.

А что же суд?

По каким правилам судья будет оценивать нашу копию? Документ имеет доказательственную силу в случае, если он обладает совокупностью следующих признаков (ч. 1 ст. 75 АПК РФ, ч. 1 ст. 71 ГПК РФ):

- содержит сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела;

- выполнен в форме цифровой, графической записи, а также получен способом, позволяющим установить его достоверность, в том числе посредством факсимильной и электронной связи.

Суд признает недоказанным факт, подтверждаемый копией, в случае наличия совокупности следующих обстоятельств (ч. 6 ст. 71 АПК РФ, ч. 7 ст. 67 ГПК РФ):

- оригинал документа отсутствует;

- копии документов, представленных сторонами в процессе, различны по содержанию;

- невозможно установить содержание оригинала документа, основываясь на иных доказательствах.

С. Город,

адвокат

"Практический бухгалтерский учет", N 7, июль 2008 г.