Свои-чужие мобильники (А.В. Веселов, "Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.)

Свои-чужие мобильники

Многие организации договариваются с сотрудниками, чтобы те использовали для рабочих разговоров свои личные сотовые. Такой способ позволяет компании избежать определенных хлопот. Однако, прибегая к данному варианту, нужно учитывать ряд присущих ему особенностей. В том числе и налоговых. На вопрос, должна ли организация облагать ЕСН и пенсионными взносами компенсационные выплаты работникам за использование ими личных мобильников в служебных целях, не так давно ответили специалисты Минфина России*(1).

Итак, работник использует с согласия или ведома работодателя и в интересах последнего свое личное имущество (мобильный телефон). В такой ситуации фирма должна*(2):

- выплатить работнику компенсацию за использование аппарата (т.е. фактически компенсировать его износ);

- возместить сотруднику расходы, связанные с использованием сотового (в данном случае - затраты на рабочие разговоры).

Такие выплаты, их размер и порядок определения предусмотрите в трудовом договоре или в отдельном соглашении. Выдавать их желательно на основании приказа (распоряжения) директора, отражающего причины, по которым работник использует личный телефон для служебных разговоров, и отчета работника, утвержденного работодателем*(3). Также в организации должно быть утверждено положение или иной локальный документ с перечнем должностей сотрудников, которые обязаны использовать сотовую связь.

В недавнем письме специалисты финансового ведомства высказались по поводу обложения рассматриваемых выплат зарплатными налогами.

Письмо Минфина России от 11 марта 2008 г. N 03-04-06-02/28

"..." денежная компенсация за использование мобильного телефона, принадлежащего работнику, не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование в пределах установленных организацией размеров.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

Из текста письма можно сделать вывод, что речь в нем идет как о компенсациях за использование телефона, так и о суммах возмещения расходов за рабочие разговоры. И те и другие не облагаются единым социальным налогом и пенсионными взносами*(4). Кстати, то же самое касается и налога на доходы физлиц*(5).

Эти суммы не облагают зарплатными налогами в пределах установленных организацией размеров, говорят финансисты. Но данные размеры следует обосновать, совершенно справедливо подчеркивают они. Кстати, это нужно и для целей налогообложения прибыли*(6). Во-первых, на предприятии должны быть документы, подтверждающие право собственности работника на мобильный телефон. Во-вторых, компенсацию за использование аппарата следует выплачивать в пределах норм амортизационных отчислений. Это логично, ведь фирма компенсирует сотруднику именно износ его имущества. Тогда на такие выплаты компания вполне сможет уменьшить облагаемую прибыль*(7).

Что касается сумм возмещения за рабочие разговоры, то они должны быть подтверждены:

- копией договора работника с оператором связи на оказание услуг;

- счетами оператора связи с детализацией всех разговоров (с указанием номеров абонентов, даты, продолжительности и стоимости разговоров)*(8). В данном случае, на наш взгляд, детализация должна быть в обязательном порядке. Ведь понятно, что сотрудник будет вести по своему телефону не только рабочие, но и личные разговоры. И первые нужно обязательно отделить от вторых. Тогда данные затраты можно включить в налоговые расходы*(9). В противном случае будет считаться, что все звонки работника носят частный характер. А суммы возмещения подобных расходов не учитывают при налогообложении прибыли и облагают налогом на доходы физических лиц.

А.В. Веселов,

главный редактор, аудитор, к.э.н.

Экспертиза статьи:

С.В. Мягкова,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ,

профессиональный бухгалтер-эксперт

"Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) письмо Минфина России от 11.03.2008 N 03-04-06-02/28

*(2) ст. 188 ТК РФ

*(3) письма УФНС России по г. Москве от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@, Минфина России от 02.02.2005 N 03-03-02-05/7

*(4) подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ; п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ

*(5) п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43

*(6) п. 1 ст. 252 НК РФ

*(7) п. 25 ст. 255 НК РФ

*(8) письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 N 20-12/8153; Пост. ФАС УО от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2, ФАС ЗСО от 04.05.2005 N Ф04-2733/2005

*(9) подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ