Обмен электронными УПД в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)
Журнал "БУХ.1С", N 5, май 2017 г.
Нормативное правовое регулирование применения нового формата счета-фактуры
Формат электронного счета-фактуры с дополнительной информацией (по сути, формат УПД) утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@ (далее - Приказ N 155). Документ зарегистрирован в Минюсте России 21.04.2016 (N 41888), вступил в силу с 07.05.2016.
Формат универсального передаточного документа, может выполнять функции:
счета-фактуры;
счета-фактуры и первичного учетного документа (документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг);
первичного учетного документа.
Формат счета-фактуры с дополнительной информацией, который одновременно является счетом-фактурой, применяемым при расчетах по НДС, и документом об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг) (по сути, формат УПД со статусом "1"), включает в себя:
файл обмена информации продавца для представления информации продавца, который состоит из счета-фактуры и дополнительных сведений передающей стороны об оформляемой сделке;
файл обмена информации покупателя для представления дополнительной к счету-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны об оформляемой сделке.
Файл обмена информации покупателя может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации составление двустороннего документа, удостоверяющего передачу-приемку, не требуется.
Поскольку формат универсального передаточного документа является форматом счета-фактуры с дополнительной информацией, то обмен таким электронным документом производится в соответствии с положениями приказа Минфина России от 10.11.2015 N 174, вступившего в силу 01.04.2016.
Как выставить электронный УПД в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)
Договором аренды может быть предусмотрено ежемесячное оформление подтверждения факта аренды имущества путем составления двустороннего первичного документа. Согласно разъяснениям ФНС России, в этом случае стороны договора вправе использовать универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 24.11.2015 N ЕД-4-15/20487).
Применение электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа (утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@) должно быть согласовано сторонами договора.
Прежде всего коротко рассмотрим порядок выставления электронного УПД в "1С:Бухгалтерии 8" редакции 3.0.
Пример
Организация-арендодатель (ООО "Одежда и обувь") по согласованию с контрагентом-арендатором (ООО "Стиль") применяет электронный УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа, утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@. Услуга по аренде помещения фактически оказывалась в феврале 2017 года. Электронный счет-фактура N 2 от 28.02.2017 по услуге аренды помещения был выставлен ООО "Одежда и обувь" и получен ООО "Стиль" 07.03.2017.
Для того чтобы продавцу выставить электронный УПД с функцией счета-фактуры и документ об оказании длящейся услуги в программе, продавец (ООО "Одежда и обувь") должен выполнить следующие действия*(1):
1. Сформировать, подписать и отправить универсальный передаточный документ.
2. Обработать подтверждение оператора о получении УПД.
3. Получить от покупателя информацию об оформляемой сделке.
Перед формированием в программе "1С:Бухгалтерия 8" редакция 3.0 универсального передаточного документа в электронной форме необходимо создать и провести документ учетной системы Реализация (акт, накладная) с видом операции Услуги (акт), а также документ Счет-фактура выданный (раздел Продажи - подраздел Продажи).
Поскольку длящаяся услуга по аренде помещения оказывалась в феврале, то в учете она подлежит отражению последним днем того периода, к которому относится, вне зависимости от даты составления первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015); письмо Минфина России от 28.04.2016 N 03-03-06/1/24705; п. 5 и п. 12 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н).
Так как в документе Реализация (акт, накладная) присутствует только одна дата и в качестве даты отражения операции в учете, и в качестве даты формирования первичного учетного документа, то в строке с номером и датой документа в поле от целесообразно указать дату 28.02.2017.
Для того чтобы внести в электронный УПД необходимую информацию, относящуюся к первичному учетному документу, нужно перейти по гиперссылке Реквизиты продавца и покупателя и заполнить открывшуюся форму.
Получение и отражение в учете входящего УПД
Получение от продавца (арендодателя) электронного УПД с функцией счета-фактуры и первичного учетного документа об оказании длящейся услуги по аренде производится:
при выполнении команды Отправить и получить электронные документы из раздела Администрирование - Сервис или из раздела Руководителю - Сервис в зависимости от настроек панели навигации;
по команде Отправить и получить из формы списка документов Текущие дела ЭДО, открываемого по гиперссылка панели команд Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) (раздел Администрирование - Сервис или раздел Руководителю - Сервис, или раздел Покупки - Сервис).
В программе можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - гиперссылка Обмен электронными документами).
Полученный электронный УПД автоматически помещается в папку Утвердить формы списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1).
![РИС. 1 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)]( "РИС. 1 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)")
Кроме того, поступивший электронный УПД, как и все полученные и отправленные электронные документы, отражается в списке Архив ЭДО, открываемом по гиперссылке панели команд Архив ЭДО (раздел Администрирование - Сервис) или по гиперссылке Архив ЭДО внизу формы Текущие дела ЭДО.
Перейти в форму просмотра поступившего документа можно с помощью двойного щелчка по активной строке списка документов Текущие дела ЭДО (см. рис. 1) или Архив ЭДО.
На соответствующих закладках формы просмотра поступившего электронного универсального передаточного документа отражается информация о подписях и статусах электронного документа, а также текст сопроводительной записки при ее наличии.
Одновременно на основании полученного электронного УПД создаются два новых документа учетной системы Поступление (акт, накладная) и Счет-фактура полученный.
Открыть новый документ Поступление (акт, накладная) можно:
по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД, выбрав соответствующий документ из открывающегося списка;
из формы учета полученных документов Поступление (акты, накладные) (раздел Покупки - подраздел Покупки).
В новом документе Поступление (акт, накладная), сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о:
реквизитах полученного документа (номер и дата составления);
продавце (поле Контрагент);
стоимости услуги по аренде помещения за февраль 2017 года и сумме предъявленного входного НДС.
Перед проведением документа Поступление (акт, накладная) необходимо заполнить поле Договор.
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД отражается в информационной строке документа, где будет указано, что Требуется утверждение.
Обратите внимание, поскольку электронный документ поступил в организацию 07.03.2017, то и новый документ учетной системы Поступление (акт, накладная) будет автоматически сформирован датой 07.03.2017. В то же время, поскольку услуга по аренде помещения фактически оказывалась в феврале (о чем свидетельствует и содержание графы Номенклатура табличной части), то в учете арендатора такая услуга должна отражаться в периоде ее оказания независимо от даты выставления и получения соответствующего первичного учетного документа (Рекомендация Р-62/2015-КпР (принята 20.05.2015), письма Минфина России от 27.07.2015 N 03-03-05/42971, от 28.04.2016 N 03-03-06/1/24705). Поэтому необходимо в автоматически сформированном документе Поступление (акт, накладная) вручную заменить дату в поле от в строке с номером и датой регистрации документа в учетной системе на 28.02.2017 (рис. 2).
![РИС. 2 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)]( "РИС. 2 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)")
Также в учетной системе на основании поступившего электронного УПД будет автоматически сформирован документ Счет-фактура полученный, гиперссылка на который появится в строке документа Поступление (акт, накладная) после заполнения поля Договор.
Перейти в новый документ Счет-фактура полученный (рис. 3) можно:
по гиперссылке из документа Поступление (акт, накладная);
по гиперссылке в строке Документ учета из формы просмотра поступившего электронного УПД, выбрав соответствующий документ из открывающегося списка;
из формы учета полученных документов Счета-фактуры полученные (раздел Покупки - подраздел Покупки).
![РИС. 3 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)]( "РИС. 3 (К СТАТЬЕ quot;ОБМЕН ЭЛЕКТРОННЫМИ УПД В ...quot;)")
В новом документе Счет-фактура полученный, сформированном на основании полученного электронного УПД, будут автоматически заполнены сведения о:
продавце (поле Контрагент);
номере и дате составления входящего счета-фактуры (поля Счет-фактура N и от);
стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) и сумме предъявленного НДС.
В поле Получен будет проставлена дата фактического поступления в организацию файла электронного счета-фактуры (электронного УПД), т.е. 07.03.2017.
Дата получения файла электронного счета-фактуры (электронного УПД) регламентируется законодательством и определяется по подтверждению оператора ЭДО (п. 1.11 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 N 174н, далее - Порядок обмена). Поэтому в документ Счет-фактура полученный никакие изменения в поле Получен не вносятся, в отличие от ручной корректировке даты в поле от документа Поступление (акт, накладная) (см. рис. 2).
В строке Документы-основания будет размещена гиперссылка на соответствующий документ поступления, автоматически сформированный также на основании поступившего электронного УПД.
В строке Способ получения будет проставлена отметка для значения В электронном виде.
Текущее состояние обменного процесса в отношении полученного электронного УПД будет отражено в информационной строке документа Счет-фактура полученный, где будет указано, что Требуются действия с нашей стороны и со стороны других участников (рис. 3).
Счет-фактура N 2 от 28.02.2017 по услуге аренды помещения за февраль месяц, фактически полученный покупателем (арендатором) 07.03.2017, будет зарегистрирован в книге покупок за I квартал 2017 года.
Обратите внимание, согласно пункту 1.1 статьи 172 НК РФ при получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором эти товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до срока представления налоговой декларации по НДС, покупатель вправе принять к вычету сумму НДС в отношении таких товаров (работ, услуг), имущественных прав с того налогового периода, в котором указанные товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет.
В случае если счет-фактура по услуге аренды помещения, например, за март 2017 года, будет фактически получен покупателем (арендатором) с опозданием, т.е. в начале апреля (следующего налогового периода по НДС), то покупатель, отразив операцию по аренде помещения за март последним днем месяца (31.03.2017), будет вправе заявить на основании такого счета-фактуры налоговый вычет, начиная с I квартала 2017 года.
Подробную информацию о том, какие действия необходимо выполнить покупателю со своей стороны в отношении поступившего документа, а также о требуемых действиях со стороны других участников обмена, можно увидеть в форме Электронные документы (Таблице состояния), открываемой по гиперссылке информационной строки или по команде Открыть электронные документы из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, документа Поступление (акт, накладная) (рис. 2) или Счет-фактура полученный (рис. 3).
