Штатное расписание и налог на прибыль (И.А. Киселева, "Консультант бухгалтера", N 6, июнь 2008 г.)

Штатное расписание и налог на прибыль

Чаще всего о штатном расписании вспоминают, когда речь идет о зарплатных налогах. Однако его наличие, а также содержание порою очень важны и при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.

Общие сведения

Штатное расписание представляет собой кадровый документ и утверждается локальным нормативным актом предприятия. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит исключительно на работодателе.

Если в трудовом договоре определены должность, специальность или профессия, но не описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник, то на предприятии обязательно должно быть штатное расписание. Этот вывод основан на положении статьи 57 ТК РФ.

В общем случае невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. N 1. Поэтому, с одной стороны, применение этой унифицированной формы для всех предприятий обязательно. С другой стороны, неприменение унифицированной формы штатного расписания (N Т-3) не является нарушением законодательства о бухгалтерском (или налоговом) учете, т.к. в целях бухгалтерского (налогового) учета первичным документом признается документ, с помощью которого оформляется какая-либо хозяйственная операция организации, подлежащая отражению в бухгалтерском (налоговом) учете. А штатное расписание используется как промежуточный документ распорядительного характера и с помощью него не оформляются никакие хозяйственные операции организации, не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки, не формируются расходы в налоговом учете.

В штатном расписании раскрывается следующая информация: количество штатных единиц по той или и ной профессии, заработная плата работника в рублях или в процентах, коэффициентах, а также ссылка на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно.

По определенным должностям, специальностям или профессиям может быть связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений. В этом случае эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Пример заполнения унифицированной формы штатного расписания рассмотрен в Приложении 1.

Штатное расписание утверждается приказом руководителя в соответствии с уставом организации. При необходимости содержание штатного расписания можно изменить. Поправки в этот документ вносятся в соответствии с приказом руководителя.

Количество и частота внесения поправок законодательно не установлена.

Оплата труда

На практике довольно часто в трудовом договоре размер должностного оклада устанавливается "согласно штатному расписанию". В НК РФ нет прямой связи между обоснованностью затрат на оплату труда и наличием у предприятия штатного расписания. Это вносит некоторую неопределенность: некоторые налоговики и аудиторы при рассмотрении вопроса о подтверждении начисленных расходов на оплату труда соглашаются с такой формулировкой, некоторые - нет.

Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Из положений статьи 255 НК РФ следует, что в расходы на оплату труда включаются начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах (в том числе стимулирующие, компенсационные, поощрительные), премии, а также связанные с содержанием этих работников расходы, если они предусмотрены нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно статье 57 ТК РФ условие об оплате труда (размер оклада, тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) является одним из существенных положений трудового договора.

Кто хочет снизить свои налоговые риски до минимума, должен вспомнить и положения пункта 21 статьи 270 НК РФ, где установлено, что расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов), не учитываются в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, можно сделать вывод, что начисления, в том числе и предусмотренные только штатным расписанием, не могут учитываться в составе расходов на оплату труда для исчисления налога на прибыль. В отдельных разъяснениях арбитражной практики и Минфина России вопрос о правомерности использования штатного расписания в качестве доказательной документальной базы по расходам на оплату труда рассматривается в аналогичном контексте.

В то же время согласно пункту 1 статьи 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у предприятия формами и системами оплаты труда. В соответствии со статьей 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается в трудовом договоре на основании действующих у данного работодателя систем оплаты труда.

Система оплаты труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. При этом главным требованием является то, чтобы условия оплаты труда, определенные трудовым договором, не были ухудшены по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Штатное расписание, представляющее собой утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты, является, по сути, составной частью системы оплаты труда. Поэтому варианты оплаты труда, отраженные в штатном расписании, но не зафиксированные в трудовом договоре, могут быть приняты при исчислении налога на прибыль.

Пример 1

В компании помимо окладов работники получали премии за производственные показатели по итогам отчетного периода и надбавки за вахтовый метод работы.

При проверке было установлено, что надбавка к должностному окладу работников установлена только в штатном расписании. Компания представила доказательства, указывающие на установление такой надбавки с учетом мнения представительного органа работников, а также на основании действующего трудового законодательства (статья 302 ТК РФ).

Размер оклада, премий установлен в трудовых договорах, заключенных с работниками. Претензий по оформлению трудовых договоров у проверяющих не было.

Налоговая инспекция согласилась с доводами компании и учла расходы в виде надбавок в налоговой базе по налогу на прибыль.

Возможность применения системы оплаты труда в качестве обоснования включения расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли подтверждается и разъяснениями финансовых органов (см., например, письмо Минфина России от 5 сентября 2006 г. N 03-03-04/1/647).

Однако риск возникновения претензий налоговых органов в связи с отнесением в состав расходов на оплату труда заработной платы, установленной только штатным расписанием, достаточно высок. Поэтому желательно в трудовых договорах делать отсылку на систему индексации и штатное расписание или в штатном расписании устанавливать "вилку" окладов (надбавок).

Расходы по гражданско-правовым договорам

На практике могут возникнуть ситуации, когда в компании возникла необходимость поручить разовые краткосрочные работы лицам на основании гражданско-правового договора.

Расходы на оплату труда штатным сотрудникам по гражданско-правовому договору, в соответствии с пунктом 21 статьи 255 НК РФ в налоговую базу в целях главы 25 НК РФ не относятся.

Например, такая ситуация может встретиться в редакции журнала или газеты, когда штатным сотрудникам выплачиваются гонорар за статью, заметку и т.п.

Пример 2

В редакции журнала штатным работникам осуществляются выплаты гонораров за написание статей в свободное от основной работы время.

Написание статей штатными работниками предусмотрено в случае, если:

1) на данную тему нет авторов, имеющих достаточную квалификацию;

2) материал имеет особую актуальность, а времени на запрос к сторонним авторам нет;

3) другие причины.

В виду того, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются:

а) выплаты по договорам гражданско-правового характера штатным работникам в соответствии с пунктом 21 статьи 255 НК РФ;

б) любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов) согласно пункту 21 статьи 270 НК РФ

компания включила в трудовые договоры с сотрудниками, выполняющими дополнительные объемы работ, пункт об оплате работ по совместительству.

В результате выплаченные гонорары были включены в расходную базу.

При принятии решения об оплате труда таких работников по совместительству следует учитывать положения статьи 284 ТК РФ.

Таким образом, заработная плата при работе по совместительству не может превышать 0,4 ставки (оклада) соответствующей занимаемой должности. Если же ваши расходы будут начислены в нарушение норм трудового законодательства, то они подлежат включению в состав расходов, не учитываемых в целях налогового учета. Однако, по последним разъяснениям финансового ведомства, данным в Письме Минфина России от 27 марта 2008 г. N 03-03-06/3/7, выплаты по гражданско-правовым договорам, заключенным со штатными работниками можно будет признать расходами, в случае подтверждения их экономической обоснованности. Но не лишним будет напомнить, что письма Минфина России не являются нормативно правовыми актами, а носят разъяснительный характер.

Расходы на имущество

Косвенное подтверждение необходимости или суммы расходов того или иного имущества в виде канцтоваров, калькуляторов, персональной компьютерной и множительной техники можно рассчитать исходя из штатного расписания. Например, если в компании 10 офисных работников и 50 производственных рабочих, то персональных компьютеров должно быть 10 или плюс 1-2 в запасе, но никак не 60 штук.

К количеству вышеупомянутого имущества соответственно привязываются и расходы на их обслуживание и ремонт.

Пример 3

При налоговой проверке инспектор обратил внимание на то, что юридическая компания регулярно несет достаточно большие расходы на смену картриджей в копировальной технике.

Визуальное наблюдение показало, что компания оказывает услуги по копированию документов не только своим клиентам, для которых, кстати, копировальные услуги оказывались за отдельную плату, но и соседним сторонним организациям.

И в том и другом случае доходы не учитывались в целях налогообложения.

В результате проверки были доначислены налог на прибыль и штрафные санкции.

Обособленные подразделения

Те компании, которые имеют в своем составе обособленные подразделения, зачастую допускают ошибки в оформлении штатного расписания. Например, головное предприятие имеет свое штатное расписание, а обособленное подразделение выпускает свое.

Следует помнить, что заключение трудовых договоров с работниками, принимаемыми на работу в филиал или обособленное подразделение, не допускается действующим законодательством. Ведь трудовой договор является соглашением между физическим и юридическим лицом. Юридическим лицом согласно статье 55 ГК РФ подразделения компании не являются, и все его сотрудники считаются работниками головной компании.

Поэтому оформлять собственное штатное расписание филиал может, но в составе одного общего штатного расписания.

Пример 4

На одном из предприятий, входящих в группу компаний, имеется несколько обособленных подразделений, в том числе столовая и оздоровительный лагерь. Штатное расписание обособленных подразделений составлялось отдельно от головного предприятия. В результате при формировании налоговой базы по налогу на прибыль были допущены ошибки. Это связано с тем, что в соответствии со статьей 275.1 НК РФ предприятия-налогоплательщики, в состав которых входят подразделения, осуществляющие деятельность, связанную с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств, определяют налоговую базу по указанной деятельности отдельно от налоговой базы по иным видам деятельности.

Ошибки состояли в следующем:

1) в обязанности менеджеров, которые были закреплены за подразделением головного предприятия, входила реализация путевок в оздоровительный лагерь, а, значит, часть их оплаты труда должна была быть учтена отдельно;

2) расходы на оплату труда работников столовой (и другие расходы, связанные с содержанием столовой) были включены в налоговую базу, рассчитываемую в соответствии с требованиями статьи 275.1 НК РФ, хотя в нее, по сути положений этой статьи, должны были войти лишь расходы на оплату труда работников (другие расходы) столовой оздоровительного лагеря, как объекта жилищно-коммунального хозяйства.

Столовая, которая обслуживает как работников организации, так и сторонних лиц, буквально не поименована в статье 275.1 НК РФ. По сути, она может входить в перечень объектов обслуживающих хозяйств, поименованных в этой статье, как составная часть, например, оздоровительных лагерей, спортивных комплексов, общежитий и т.д. Следовательно, расходы, связанные с содержанием помещения объекта общественного питания (столовой), подлежат включению в состав расходов в соответствии с порядком, предусмотренном пунктом 1 статьи 264 НК РФ.

Расходы на обучение

Расходы на обучение можно обосновать не только на основании ученического договора, заключаемого между работодателем и работником. Это документ второй очереди. В начале должен быть составлен план по обучению сотрудников, который, в свою очередь, легко будет сформировать на основании Постановления Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" (далее - Постановление). Этот документ используется и при разработке и утверждении штатного расписания.

Согласно Постановлению квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов:

1. "Должностные обязанности", содержащий перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему определенную должность.

2. "Должен знать", содержащий основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

3. "Требования к квалификации", определяющий уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в этом разделе, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

Для составления плана на обучение тех или иных работников можно добавить еще одну графу "Необходимость обучения" в унифицированную форму N Т-3 или же составить отдельный документ со следующими графами:

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Необходимость обучения
наименование	код			количество часов	сроки
1	2	3	4	5	6

В результате у вас будет сформирован не только план по бюджету предприятия в части расходов на обучение, но и обосновательно-распорядительный документ на расходы по обучению для целей налогового учета по налогу на прибыль.

Расходы на подбор кадров

В любой компании рано или поздно появляется необходимость поиска новых сотрудников, требующая немало расходов.

Когда организации необходимо найти новых сотрудников, она может подобрать их самостоятельно или обратиться за помощью в специализированное кадровое агентство. Независимо от того, какой вариант будет выбран, прежде чем начать поиск, понадобится проверить штатное расписание, которое в этом случае как раз и выступит первичным оправдательным документом для расходов на подбор кадров.

Расходы, связанные с поиском требуемых сотрудников, могут быть признаны в налоговой базе только при наличии вакантных штатных единиц.

Для этих целей в унифицированную форму опять же можно добавить соответствующую графу или вносить информацию о наличии (отсутствии) вакантных мест на предприятии в графу 10 "Примечание". Этот вопрос надо проработать совместно с кадровой службой предприятия.

Если в структуру вводятся новые штатные единицы, в штатное расписание просто вносятся соответствующие изменения.

Пример 5

Компания занимается производством продукции. В штатном расписании числятся 30 штатных единиц с общим фондом заработной платы 500 000 руб. В связи с расширением деятельности компания открыла вакансию специалиста по связям с общественностью с окладом 55 000 руб.

Для поиска специалиста в компании был издан приказ о внесении изменений, на основании которого составляется новое штатное расписание.

В результате в штатном расписании числятся 31 штатная единица с общим фондом заработной платы 555 000 руб.

По окончании отчетного периода в налоговую базу были обоснованно включены расходы на подбор специалиста в виде стоимости публикации объявления в средствах массовой информации.

При этом следует иметь в виду, что опубликованная информация не является гарантией того, что на нее обязательно найдется подходящий кандидат. Поэтому, факт публикации объявления и выход на работу нового сотрудника не должны быть связаны.

Когда организация обращается с вопросом подбора персонала в специализированное кадровое агентство, с затратами складывается другая ситуация. В данном случае кадровое агентство обязуется оказать услуги в соответствии с заключенным договором, результатом исполнения которого может быть только прием на работу нового сотрудника.

Расходы на подбор кадров вряд ли можно учесть при расчете налога на прибыль:

а) если услуги оплачены, но кандидат не был принят на работу (письмо Минфина России от 01 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497);

б) если организация самостоятельно подобрала работника на вакантную должность, но при этом продолжала оплачивать услуги кадрового агентства уже после приема на работу сотрудника (ФАС Северо-Западного округа от 13 апреля 2007 г. N 56-4088/2006).

Расходы по сокращению работников

В соответствии с пунктом 9 статьи 255 НК РФ в расходы на оплату труда включаются начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией предприятия, сокращением численности или штата работников.

Первый вид компенсаций будет связан с расторжением трудового договора (реорганизация или ликвидация предприятия), второй вид компенсаций - с изменением штатного расписания (сокращение численности или штата работников).

Согласно статье 178 ТК РФ при расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников организации увольняемому сотруднику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).

Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Пример 6

В феврале 2008 г. в виду переориентации бизнеса компания решила сократить количество штатных единиц: в бухгалтерии - на 2 человека, водителей - на 3 человека, охранников - на 4 человека. Их фонд оплаты труда составляет 230 000 руб.

Расходы по компенсации были включены в налоговую базу по налогу на прибыль I квартала 2008 г.

При аудиторской проверке было указано на неправомерность включения этих сумм в уменьшение налоговой базы в виду отсутствия штатного расписания на 2008 год.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Виды деятельности

Обслуживающие хозяйства

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета для целей налогообложения прибыли расходов, связанных с содержанием помещения объекта общественного питания (столовой), и сообщает следующее.

В соответствии с подпунктом 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика, связанные с содержанием помещений объектов общественного питания, обслуживающих трудовые коллективы (включая суммы начисленной амортизации, расходы на проведение ремонта помещений, расходы на освещение, отопление, водоснабжение, электроснабжение, а также на топливо для приготовления пищи), если подобные расходы не учитываются в соответствии со статьей 275.1 НК РФ.

Услуги сторонних организаций

Пример 7

Предприятие вынуждено привлекать к участию в судебном процессе адвоката, так как:

Во-первых, несмотря на то, что расходы на адвоката непосредственно связаны с разбирательствами предприятия в суде, тем не менее, в перечне арбитражных и судебных расходов они не предусмотрены;

Во-вторых, юрист, работающий на предприятии, не имеет навыков ведения арбитражных и судебных дел.

Расходы на адвоката предприятие относит в состав расходов на основании подпункта 14 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Оплату услуг адвоката можно отнести в налоговую базу и в том случае, когда предусмотренная штатным расписанием должность юриста является вакантной. Во всех остальных случаях расходы на адвоката предприятие относит в состав расходов, не учитываемых в налоговой базе.

Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 08 октября 2003 г. N 04-02-05/3/78, от 05 апреля 2005 г. N 03-03-01-04/1/167 и др. Такую же позицию занимают и судебные органы (постановления ФАС ЗСО от 07 сентября 2005 г. N Ф04-5839/2005(14601-А46-26), ФАС ВВО от 19 января 2004 г. N А11-4426/2003-К2-Е-1961, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 09 апреля 2007 г. по делу N А05-5024/2006-12).

В другом случае налогоплательщики смогли документально доказать, что не происходит дублирования функций штатных работников (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 15 июня 2005 г. N А40-9344/05-80-41).

Однако есть и положительная судебная практика, к которой, в частности, можно отнести постановление ФАС Центрального округа от 23 июня 2006 г. N А64-10456/05-13, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 августа 2006 г. N Ф04-3446/2006 (25284-А27-33), постановление ФАС Московского округа от 02 февраля 2005 г. N КА-А40/13341-04).

Согласно последнему разъяснению Минфина России, данному в Письме от 10 апреля 2008 г. N 03-03-06/1/267 налогоплательщик вправе сам определить состав прямых расходов, связанных с производством, закрепив их перечень в учетной политике. Прямые расходы относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены.

Приложение 1

Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301017
ООО "Чистый лист"		По ОКПО	456789012
наименование организации

                    /------------------------------------\

                    | Номер документа | Дата составления |

                    |-----------------+------------------|

 Штатное расписание |        1        |    23.12.2007    |

                    \------------------------------------/             Утверждено

                                                    Приказом организации от "23"  12   07  г. N 545

                                                                                 ----          ----

   на период 1 квартал с "01" января  20 08 г.                    Штат в количестве    9,5    единиц

             ---------        ------                                               -----------

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6	Примечание
наименование	код				Премия (мес.)			х гр. 4)
Управление	1	Генеральный директор	1	100 000	100%			200 000
Бухгалтерия	2	Главный бухгалтер	1	80 000	80%			144 000
Управление	1	Секретарь	1	25 000	30%			32 500
Управление	1	Юрисконсульт	0,5	100 000	30%			65 000
Сбыт	3	Начальник отдела сбыта	1	60 000	100%			120 000
Сбыт	3	Менеджер	3	45 000	30%			175 500
Бухгалтерия	2	Бухгалтер	1	40 000	40%			56 000
Управление	1	Менеджер по персоналу	1	30 000	30%			39 000
Итого			9,5	520 000	х			832 000

   Руководитель кадровой службы    менеджер по персоналу        Соколов            Соколов  И.Г.

                                  ----------------------    ---------------   ----------------------

                                         должность           личная подпись     расшифровка подписи

        Главный бухгалтер          Жалевич            Жалевич  Н.Е.

                               ---------------   ----------------------

                                личная подпись     расшифровка подписи

И.А. Киселева,

эксперт журнала "КБ"

"Консультант бухгалтера", N 6, июнь 2008 г.