Отпуск за свой счет (О. Митрич, "Практический бухгалтерский учет", N 8, август 2008 г.)

Отпуск за свой счет

Одним из видов отпусков, предоставляемых работникам, является отпуск без сохранения заработной платы, или отпуск за свой счет, как его часто именуют в обиходе. Оформление такого отпуска регламентировано главным образом статьей 128 ТК РФ. Нормой же последнего абзаца этой статьи предусматривается возможность предоставления данного отпуска и в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Упомянутая статья 128 ТК РФ делит случаи предоставления работникам данных отпусков на две группы:

- когда работодатель вправе (но не обязан) предоставить отпуск работнику по его заявлению;

- когда работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению работника.

Обязательный отпуск

Группа случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы по заявлению работника, определена в статье 128 ТК РФ, в некоторых других его статьях, а также в ряде федеральных законов. Случаи обязательного предоставления отпуска за свой счет могут быть предусмотрены и коллективным договором.

В соответствии с частью 2 статьи 128 ТК РФ работодатель на основании письменного заявления работника обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней.

В большинстве из перечисленных случаев действия работодателя определены однозначно: при обращении к нему потенциального отпускника с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы работнику такой отпуск им оформляется.

О действиях же работодателя в последнем из приведенных случаев такого не скажешь. Поскольку законодателем четко не определено время предоставления данного отпуска.

С ежегодным отпуском отпуск за свой счет объединяет лишь то, что за работником сохраняется место работы (должность). Но в отличие от ежегодного отпуска отпуск без сохранения заработной платы предоставляется без учета трудового стажа и не оплачивается. Его нужно рассматривать как особую форму социальных гарантий для работников.

Так, отпуск за свой счет в случае рождения ребенка, очевидно, необходимо будет предоставлять работнику-отцу. Так как работающие матери в данный период времени, как правило, находятся в оплачиваемых отпусках по беременности и родам. А вот с периодом его предоставления - неопределенность. Так, неясно, когда же должен работодатель предоставить отпуск по заявлению работника, у которого родился ребенок: в день родов или в период, непосредственно следующий за днем родов, либо в период, когда работнику необходимо забирать жену из роддома. Не исключена вероятность возникновения осложнений у роженицы, и именно в этот момент новоявленному отцу и понадобятся те положенные ему пять календарных дней за свой счет. Полагаем, что в любом из перечисленных случаев работодатель не вправе отказать работающему отцу в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.

Аналогия прослеживается и при предоставлении отпуска за свой счет в двух оставшихся случаях.

Употребленное законодателем понятие "близкие родственники" несколько ограничивает права работников и соответственно расширяет права работодателя в части отказа при обращении о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в случае смерти таковых.

И все же возникает вопрос: в какой именно момент заканчивается обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработной платы работнику в случае рождения ребенка, а соответственно у сотрудника такое право переходит из категории "обязательности" в категорию "соглашения сторон"?

Трудовое законодательство не содержит определения понятия "близкие родственники". Следовательно, в таком случае необходимо обратиться к понятиям той отрасли законодательства, которая регулирует отношения между членами семьи, включая близких родственников, а именно к семейному праву. Понятие "близких родственников" в семейном праве раскрывается в статье 14 Семейного кодекса РФ. Согласно данной норме, семейное законодательство рассматривает в качестве близких родственников только родственников по прямой восходящей и нисходящей линии (родителей и детей, дедушек, бабушек и внуков), а также полнородных и неполнородных (имеющих общих отца или мать) братьев и сестер.

Для родных брата и сестры общими родителями являются отец и мать либо один из них. Если дети имеют общих родителей, они называются полнородными. Если общим является только один из родителей - неполнородными.

Упомянутая статья 14 СК РФ не относит супругов к близким родственникам. Согласно теории семейного права, родство - это кровная связь лиц, основанная на происхождении одного лица от другого или разных лиц от общего родителя. Супруги находятся в состоянии свойства, под которым понимается отношение определенной близости между людьми, возникающее не по непосредственному родству, а из брачного союза. "Свойственниками" для одного из супругов также являются: свекор и свекровь; тесть и теща. Не попадают под понятие близких родственников и сводные братья и сестры - дети каждого из супругов от предыдущих браков, зять, сноха, невестка, отчим, мачеха, пасынок, родственники супругов между собой.

Таким образом, в случае смерти перечисленных выше лиц работнику остается надеяться на благосклонность работодателя, поскольку обязательность предоставления отпуска переходит в категорию "соглашения" либо на незнание им основ семейного права.

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя предоставлять отпуска без сохранения заработной платы следующим работникам - учащимся (потенциальным учащимся):

- работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения высшего и среднего профессионального образования, продолжительностью соответственно - 15 и 10 календарных дней;

- работникам - слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений высшего профессионального образования для сдачи выпускных экзаменов - 15 календарных дней;

- работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования по очной форме обучения, совмещающим учебу с работой:

- для прохождения промежуточной аттестации - 15 и 10 календарных дней в учебном году;

- для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре и два месяца;

- для сдачи итоговых государственных и итоговых экзаменов - один месяц (ст. 173 и 174 ТК РФ).

В первом из приведенных случаев основанием для предоставления отпуска будет справка о допуске к вступительным испытаниям, выданная вузом или техникумом. Поскольку право на отпуск связывается с наличием государственной аккредитации учебного заведения, то работник должен представить подтверждающий это документ. Обязанность образовательного учреждения по ознакомлению поступающего (его родителей) в учебное заведение с лицензией на право ведения образовательной деятельности, а также со свидетельством о государственной аккредитации определена пунктом 2 статьи 16 Закона РФ от 10.07.92 N 3266-1 "Об образовании".

Воспользоваться правом на отпуск без сохранения заработной платы для прохождения вступительных испытаний работник может неограниченное число раз.

Во втором из приведенных случаев отпуск без сохранения заработной платы предоставляется всем слушателям подготовительных отделений независимо от формы обучения (очной, заочной, очно-заочной) на основании справки-вызова утвержденной формы.

Основанием для оформления отпуска за свой счет работникам - студентам очной формы обучения также является справка-вызов утвержденной формы. Форма такой справки-вызова для студентов средних специальных учебных заведений не установлена. В связи с этим могут использоваться формы справки-вызова, предназначенные для обучающихся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам, либо справки произвольной формы, подтверждающие факт обучения работника и сроки проведения промежуточной и итоговой аттестации.

Право на отпуск без сохранения заработной платы имеют все студенты очной формы обучения.

Законодатель обязал работодателей, у которых сотрудник работает по совместительству, в случае, если на этом месте работы продолжительность его ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, предоставлять по просьбе работника отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ). Для корректности оформления такого отпуска работодатель может настоятельно попросить у работника справку с места основной работы с указанием периода предоставляемого ежегодного оплачиваемого отпуска.

Работникам, обучающимся параллельно в двух и более образовательных учреждениях, гарантии и компенсации, связанные с совмещением работы с учебой, предоставляются только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника) (ч. 3 ст. 177 ТК РФ). Предоставление учебных отпусков для такой категории работников в части второго образовательного учреждения может быть предусмотрено в коллективном или трудовом договоре. Причем не исключена вероятность, что предоставляться такой отпуск будет без сохранения за работником заработной платы.

Сотрудникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, при полном или частичном соединении ежегодных оплачиваемых отпусков не более чем за два года должен быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на время, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно (ч. 3 ст. 322 ТК РФ). Такой отпуск должен оформляться один раз в два года начиная со второго года работы (12 месяцев непрерывной работы). В дальнейшем работник приобретает право на такой отпуск, начиная с четвертого, шестого и т.д. года работы, независимо от времени фактического использования отпуска (п. 38 и 40 Инструкции о порядке предоставления социальных гарантий и компенсаций лицам, работающим в районах Крайнего Севера и в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в соответствии с действующими нормативными актами, утв. приказом Минтруда РСФСР от 22.11.90 N 2).

Отпуск без сохранения заработной платы для проезда к месту использования отпуска и обратно является целевым. Потому он не накапливается, если работник им своевременно не воспользовался.

Помимо ТК РФ обязанность по предоставлению отпуска без сохранения заработной платы может быть закреплена федеральными законами.

Так, согласно статье 8 Закона РФ от 15.01.93 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы" и статье 6 Федерального закона от 09.01.97 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы" работникам - Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы предоставляется отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до трех недель в году.

Работникам - ветеранам боевых действий и военнослужащим, которые перечислены в статьях 16-19 Федерального закона от 12.01.95 N 5-ФЗ "О ветеранах", работодатель по их заявлению должен оформить отпуск без сохранения заработной платы сроком до 35 календарных дней в году.

Супругам военнослужащих работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы в случае, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска у них меньше продолжительностью отпуска военнослужащего (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих"). Причем отпуск им по их желанию оформляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Педагогические работники образовательного учреждения не реже чем через каждые 10 лет непрерывной преподавательской работы имеют право на длительный отпуск сроком до одного года, порядок и условия предоставления которого определяются учредителем и (или) уставом данного образовательного учреждения (ст. 335 ТК РФ). Предоставляется он в соответствии с Положением о порядке и условиях предоставления педагогическим работникам образовательных учреждений длительного отпуска до одного года (утв. приказом Минобразования России от 07.12.2000 N 3570).

Гражданскому служащему по его письменному заявлению в связи с семейными обстоятельствами и иными уважительными причинами решением представителя нанимателя может предоставляться отпуск без сохранения денежного содержания продолжительностью не более одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации").

Аналогичный отпуск такой же продолжительности предоставляется и муниципальным служащим в соответствии со статьей 21 Федерального закона от 02.03.07 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Существует еще ряд федеральных законов, нормами которых предусматривается предоставление работникам отпуска без сохранения заработной платы.

С 1 января 2005 года в связи с введением в действие общеизвестного Федерального закона от 22.11.04 N 122-ФЗ "О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации" и "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" меры социальной поддержки ветеранов труда, а также граждан, приравненных к ним по состоянию на 31 декабря 2004 года, стали определяться законами и иными нормативно-правовыми актами субъектов РФ. В некоторых регионах Российской Федерации сохранена ранее принятая законом "О ветеранах" (подп. 3 п. 2 ст. 22 закона N 5-ФЗ, в редакции до 01.01.05) норма по предоставлению работникам, имеющим звание "Ветеран труда", отпуска без сохранения заработной платы сроком до 30 рабочих дней в году.

Как говорилось выше, основания для обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы могут быть установлены и коллективным договором. Так, например:

- работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет;

- работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет;

- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет;

- отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до четырнадцати лет без матери, - коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней (ст. 263 ТК РФ).

Поскольку этот отпуск может быть использован в любое удобное для работника время, то потенциальный отпускник обязан лишь известить работодателя заблаговременно о своем намерении использовать данный отпуск. Поэтому, на наш взгляд, работнику было бы корректнее известить работодателя о времени его использования при составлении графика отпусков на следующий год. Это даст возможность последнему учесть пожелания сотрудника при определении времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков другим работникам.

Отпуск может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску либо использован отдельно как полностью, так и по частям. Минимальная продолжительность каждой части отпуска не установлена, поэтому он может быть использован и по одному дню.

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется для создания благоприятных условий для воспитания детей и обеспечения детям благоприятных условий для отдыха. Поэтому перенос его на следующий рабочий год не производится.

Право на отпуск без сохранения заработной платы у работника возникает с года рождения ребенка по год исполнения ему 14 или 18 лет включительно. Работникам же, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет, такой отпуск предоставляется начиная с года рождения второго ребенка и по год исполнения старшему (из двух детей) ребенку 14 лет включительно.

Если же коллективным договором указанный отпуск не предусмотрен, то упомянутым работникам отпуск за свой счет может быть предоставлен только на общих основаниях, т.е. в соответствии с частью 1 статьи 128 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем (подробнее - см. ниже).

Напомним, что до введения ТК РФ обязанность работодателя по предоставлению отпуска без сохранения заработной платы для упомянутых выше работников была закреплена на законодательном уровне - частью 2 статьи 76 Кодекса законов о труде РФ.

Отпуск по соглашению

У каждого работника в ходе выполнения трудовых обязанностей могут возникнуть обстоятельства, когда ему необходимо отсутствовать на работе день или несколько дней для решения неотложных личных вопросов. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Перечня уважительных причин Трудовой кодекс РФ не содержит. Поэтому причины предоставления отпуска без сохранения заработной платы могут быть разнообразными: от необходимости нахождения дома в связи с проводимыми ремонтными работами специалистами ЖЭКа до поездок к родственникам в связи с различными событиями.

Законодатель в упомянутой норме использовал фразеологический оборот: "...может быть предоставлен отпуск...". Тем самым он обязал работодателя только рассмотреть заявление сотрудника, оставив ему прерогативу в принятии решения: удовлетворять заявление работника или же отказать ему. На выносимое решение обычно влияют:

- причина, по которой работник просит предоставить ему такой отпуск;

- продолжительность предполагаемого отпуска;

- бесперебойность технологического процесса во время отсутствия работника.

Последнее обстоятельство и является главенствующим при принятии решения.

Как было показано выше, в случаях обязательного предоставления отпуска без сохранения заработной платы федеральные законы и коллективные договоры, как правило, устанавливают максимальную продолжительность отпуска, которую работодатель обязан предоставить. Конкретная продолжительность отпуска может быть и менее этих пределов. И указывается она самим работником в его письменном заявлении.

Если же работник обращается с заявлением о предоставлении отпуска большей продолжительности, чем установлено законом либо коллективным договором, то такое увеличение длительности отпуска может иметь место, как и в случае необязательного отпуска, только лишь по соглашению сторон.

Отдельные нюансы

Работник, находящийся в отпуске за свой счет, может в любое время прервать его и выйти на работу. О таком намерении сотрудник должен заранее сообщить работодателю. Возможен и обратный вариант. Работодателю по производственной необходимости понадобится присутствие на рабочем месте сотрудника, находящегося в отпуске без сохранения заработной платы.

Вопрос отзыва из отпуска регулируется статьей 125 ТК РФ. Однако речь в ней идет об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска. В облюбованной же нами статье 128 ТК РФ вопрос об отзыве из отпуска без сохранения заработной платы не затрагивается. И этому есть свои причины. В подавляющем большинстве случаев отпуск без сохранения заработной платы - это вынужденная необходимость для работника при наступлении определенных жизненных обстоятельств (например, рождение ребенка, смерть близкого родственника, вступительные экзамены в образовательном учреждении и др.). И отзывать работника из такого отпуска ни у одного работодателя рука не поднимется.

Продолжительность отпуска за свой счет законодательством не определена и не ограничена. Следовательно, работник может просить об оформлении ему отпуска за свой счет продолжительностью как один день, так и год. Конкретный срок определяется в той или иной ситуации в зависимости от приведенных выше обстоятельств, на взаимоприемлемой основе по договоренности между сторонами трудового договора, т.е. между работником и работодателем.

Продолжительность же отдельных обязательных отпусков, предоставляемых различным категориям работников, значительна. И вопрос об отзыве из отпуска без сохранения заработной платы должен решаться, на наш взгляд, в таком же порядке, что и при отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска. Иными словами, отзыв из отпуска возможен только с согласия работника.

Следовательно, для того, чтобы оформить отзыв из отпуска, работодатель должен подготовить соответствующее обоснование, а затем получить письменное согласие работника на отзыв. После получения согласия на отзыв можно подготовить приказ об отзыве. Также можно заручиться согласием работника на отзыв в устной форме (например, переговорив с ним по телефону), а затем выпустить приказ, на котором работник впоследствии распишется о своем согласии прервать отпуск. Поскольку на законодательном уровне процедура отзыва из отпуска не установлена, то допускаются различные варианты его оформления. Главное, чтобы были соблюдены требования законодательства о получении согласия работника на отзыв его из отпуска.

Еще одним приказом, выходящим несколько ранее - после рассмотрения заявления работника, оформляется ему отпуск без сохранения заработной платы. Для этого используется, как и случаях оформления ежегодного оплачиваемого отпуска и других отпусков, унифицированная форма N Т-6 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1). При этом заполняются разделы Б и В формы. И данные, вносимые в раздел В, повторят численные показатели раздела Б.

Если же отпуск за свой счет объединяется с ежегодным оплачиваемым, то в указанной форме заполнению подлежит также и раздел А.

Как было сказано выше, за работником, находящимся в отпуске без сохранения заработной платы, сохраняется место работы (должность). В этот момент работодатель не вправе по своей инициативе (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуального предпринимателя) уволить сотрудника (ст. 81 ТК РФ).

Время нахождения в таком отпуске:

- засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж работника и

- не учитывается при определении стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, если продолжительность пребывания работника в отпуске за свой счет превышает 14 календарных дней в течение рабочего года. Другими словами, если работник в течение рабочего года брал отпуск без сохранения заработной платы, превышающий 14 календарных дней, либо несколько кратковременных отпусков, суммарная продолжительность которых в рабочем году превысила упомянутый предел, то дата окончания соответствующего рабочего года, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, отодвинется на соответствующее количество дней такого отпуска.

Пример

Рабочий год у сотрудника начинается 28 июля. За период с 28 июля 2007 года по 27 июля 2008 года работник трижды находился в отпуске за свой счет: с 9 по 18 января, с 4 по 8 мая и с 16 по 20 июня.

В первом случае отпуск без сохранения заработной платы продолжался 10 календарных дней, во втором и третьем случаях - по 5 календарных дней. Таким образом, общая продолжительность такого отпуска в рабочем году работника составила 20 календарных дней (10 + 5 + 5).

На это количество дней увеличивается продолжительность рабочего года работника. Таким образом, его окончание приходится на 15 августа 2008 года.

Исходя из этого каждый предоставленный работнику отпуск без сохранения заработной платы желательно отражать в личной карточке работника (унифицированная форма N Т-2). При "накоплении" работником дней отдыха (в результате суммирования отпусков без сохранения заработной платы) свыше упомянутых 14 календарных дней на их совокупность следует увеличить продолжительность текущего рабочего года.

Для корректности, на наш взгляд, информацию о таком обязательном действии работодателя целесообразно доводить до всех сотрудников, пожелавших пойти в отпуск за свой счет.

Не часто, но все же случается, что работник увольняется после длительно периода его нахождения в отпуске без сохранения заработной платы. Поскольку весь период нахождения в таком отпуске исключается из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (он заведомо превышает упомянутые 14 календарных дней в течение рабочего года), то при увольнении работодатель должен будет выплатить сотруднику компенсацию только за те неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска, право на которые работник приобрел до ухода в отпуск за свой счет.

Нахождение работника в отпуске без сохранения заработной платы некоторым образом влияет на величину страхового стажа.

При исчислении величины страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам учитываются и дни нахождения работника в отпуске за свой счет, поскольку данное время относится к периоду работы по трудовому договору (п. 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.07 N 91).

Суммарное время пребывания работника в таком отпуске (в месяцах и днях) работодатель-страхователь должен указать в графе "Период работы" в форме СЗВ-4-2 "Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица, списочная форма", представляемой в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ по итогам года.

О. Митрич,

аудитор

"Практический бухгалтерский учет", N 8, август 2008 г.