Составляем бухгалтерские справки (И.Ю. Колосова, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г.)

Составляем бухгалтерские справки

И.Ю. Колосова,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2017 г., с. 28-37.

Бухгалтеру расчетной группы регулярно приходится составлять бухгалтерские справки и справки-расчеты. В каких случаях, кем и как оформляются такие справки? Когда требуется оформление бухгалтерских справок по НДФЛ? Какая информация должна быть отражена в бухгалтерских справках-расчетах, оформляемых в связи с передачей работникам подарков? Какие показатели целесообразно включить в бухгалтерскую справку, прилагаемую к листку нетрудоспособности?

Бухгалтерская справка представляет собой учетный документ, содержащий сведения об операции (событии), которая должна быть отражена в бухгалтерском или налоговом учете (ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ*(1), ст. 313 НК РФ). Бухгалтерская справка-расчет является разновидностью бухгалтерской справки и содержит расчет показателей, которые нужно отразить в учете.

Бухгалтерская справка не заменяет первичные документы, а является подтверждением операций в случае необходимости обоснования показателей. К такому выводу пришел, в частности, Арбитражный суд Краснодарского края в Определении от 05.05.2015 N А32-4521/2010.

                        /-----------------------\

                        | Бухгалтерская справка |

                        |оформляется бухгалтером|

                        |    организации при    |

           /------------| выполнении одного из  |-----------\

           |            |   следующих условий   |           |

           |            \-----------------------/           |

/-----------------------\                       /-----------------------\

| Для учета какой-либо  |                       | Для учета какой-либо  |

| операции (события) не |                       | операции (события) на |

|     предусмотрено     |                       |  основании имеющихся  |

|  составление другого  |                       | первичных документов  |

| первичного документа  |                       | необходимо произвести |

|                       |                       |дополнительные расчеты |

|                       |                       |     (оформляется      |

|                       |                       |     бухгалтерская     |

|                       |                       |    справка-расчет)    |

\-----------------------/                       \-----------------------/

Бухгалтер составляет справки также в случае совершения технических ошибок (указания неверного счета, задвоения проводок в учете и др.), а также при отражении нормируемых расходов в налоговом учете.

Примечание. В бухгалтерской справке подробно описываются причины корректировок в учете.

Обратите внимание! Не предусмотрено составление бухгалтерских справок в ситуации, когда в оформлении документов кроме бухгалтера должны участвовать иные лица (например, специалисты других подразделений или контрагенты организации).

При исправлении ошибок и составлении сторнировочных записей в бухгалтерской справке надо описать, когда и какая операция была неверно отражена на счетах бухгалтерского учета, указать причины совершенной ошибки, а также способ ее исправления (содержание исправительной записи). Расчеты, которые приводятся бухгалтером в справке, должны быть основаны на информации, содержащейся в иных первичных документах.

Предусмотрена ли обязательная для применения форма бухгалтерской справки? Законодательством не установлена ни обязательная, ни унифицированная форма бухгалтерской справки, следовательно, организация должна разработать ее самостоятельно и утвердить приказом руководителя в составе учетной политики (ч. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 N 106н).

Обратите внимание! С учетом положений ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ бухгалтерская справка должна содержать все реквизиты, обязательные для первичного документа, а именно:

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- наименование документа и дату его составления;

- содержание факта хозяйственной жизни, а также величину натурального и денежного измерения такого факта с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события, его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Приведем примерную форму бухгалтерской справки (бухгалтерской справки-расчета).

Организация                                              Дата составления

Бухгалтерская справка

Содержание факта хозяйственной деятельности: ___________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

N п/п	Пояснения	Дебет	Кредит	Сумма, руб.

Документ составил:

                   ------------   -----------   ----------------------

                    (должность)    (подпись)    (расшифровка подписи

                                                 (фамилия и инициалы))

К сведению. В пункте 8.1 Информации Минфина РФ N ПЗ-11/2013 "Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности" бухгалтерская справка рассматривается как документ, предназначенный для оформления процедур внутреннего контроля.

Примечание. Бухгалтерская справка по НДФЛ нужна, когда необходимо пересчитать налог.

Составление бухгалтерских справок по НДФЛ

Налоговым законодательством не установлены обязательные случаи оформления бухгалтерских справок в отношении НДФЛ. Вместе с тем на практике часто возникают ситуации, когда составление соответствующих справок в дальнейшем освободит налогового агента от дополнительных вопросов и претензий со стороны налоговых органов в ходе проверок. Также данная справка может служить доказательством того, что ошибка (при ее наличии) первоначально была обнаружена налоговым агентом, а не проверяющим инспектором.

Наиболее распространенными являются следующие ситуации:

выявлена переплата удержанного с доходов физического лица налога;

необходимо исчислить НДФЛ с суммы полученной работником материальной выгоды при предоставлении ему займа организацией;

надо рассчитать НДФЛ с суммы командировочных средств, выданных сотруднику при загранкомандировке в иностранной валюте свыше установленной законодательством нормы суточных;

налог уменьшен на фиксированную сумму авансового платежа, который иностранный сотрудник внес за себя, основываясь в своих действиях на п. 6 ст. 227.1 НК РФ.

При утверждении и разработке формы справки следует учесть положения гл. 23 НК РФ, в частности, предусмотреть место для подписи работника в ситуации, когда в результате перерасчета ему будет доначислен НДФЛ.

Пример 1

Главный технолог ООО "Матрица" Н.А. Соколова была направлена в командировку в г. Берлин с 1 по 3 марта 2017 года, в связи с чем 28.02.2017 ей были выданы суточные в размере 11 027 руб. (60 евро х 3 дн. х 61,26 (по курсу на дату выдачи)). Предположим, что все остальные расходы (на покупку авиабилетов, проживание в гостинице и т.п.) были оплачены организацией в безналичной форме.

Дата утверждения отчета - 07.03.2017, дата получения дохода в целях НДФЛ - 31.03.2017.

Составим бухгалтерскую справку-расчет для определения НДФЛ с суточных по зарубежной командировке, превышающих установленный лимит.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ в доход работников, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли для целей исчисления НДФЛ по курсу, установленному ЦБ РФ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Организация                                              Дата составления

ООО "Матрица"                                            31.03.2017

Бухгалтерская справка-расчет

Определение НДФЛ с суточных по зарубежной командировке

Приказом директора О.С. Борисова от 15.02.2017 N 4К главный технолог Н.А. Соколова была направлена в командировку в Германию (г. Берлин) на 3 дня - с 1 по 3 марта 2017 года.

Показатель	Дни командировки
	За рубежом		По России
Количество дней командировки	3
Размер суточных, утвержденный Положением о командировках ООО "Матрица"	60 евро/сутки		1 000 руб./сутки
Выдано из кассы 28.02.2017	11 027 руб.
Дата утверждения авансового отчета	07.03.2017
Дата получения дохода для целей исчисления НДФЛ	31.03.2017
Курс иностранной валюты на дату получения дохода	61,30
Сумма суточных	11 034 руб. (60 евро х 61,3 х 3 дн.)
Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ	7 500 руб. (3 дн. х 2 500 руб.)
Сумма дохода, облагаемого НДФЛ	3 534 руб. (11 034 - 7 500)
Сумма НДФЛ, подлежащая удержанию	459 руб. (3 534 руб. х 13%)

Документ составил:  Бухгалтер      Потапов       В.П. Потапов

                   ------------   -----------   ----------------------

                    (должность)    (подпись)    (расшифровка подписи

                                                 (фамилия и инициалы))

Составление бухгалтерских справок при передаче подарков работникам

Хозяйственные операции по приобретению и выдаче подарков должны быть отражены в бухгалтерском учете на основании документов, подтверждающих затраты на приобретение, оплату и выдачу подарков. Такими документами являются:

- при приобретении подарков - договор, приказ руководителя, товарная накладная, акт приема-передачи;

- при оплате подарков - платежные документы (платежные поручения, кассовые и товарный чеки);

- при выдаче подарков - расходная накладная или ведомость выдачи подарков работникам.

Отметим, что подарки могут рассматриваться и как имущество, которое потенциально может быть использовано для целей, перечисленных в п. 7.2.1 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине РФ, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997), например, для перепродажи. В данном случае приобретенные подарки до их передачи работникам могут быть учтены в качестве активов, а расходы в виде стоимости подарков будут признаваться на дату их передачи работникам (п. 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 N 33н).

Однако, если изначально известно, что приобретенные объекты будут использоваться для передачи в качестве подарков, их стоимость надо отразить на забалансовом счете. Основанием для соответствующей записи будет служить бухгалтерская справка-расчет.

Также при списании подарков кроме соответствующего акта необходимо будет оформить бухгалтерскую справку-расчет.

Следует помнить, что передача подарков работникам организации является объектом обложения НДС (абз. 2 пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Так как физические лица не являются плательщиками НДС и, соответственно, этот налог к вычету не принимают, при безвозмездной реализации товаров физическим лицам (работникам, детям работников) счета-фактуры по указанным операциям в адрес каждого физического лица можно не выставлять. При этом для отражения указанных операций в книге продаж следует составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по названным операциям. К соответствующему выводу пришел Минфин в Письме от 08.02.2016 N 03-07-09/6171.

Стоимость переданных подарков и сумма НДС, начисленного в связи с такой передачей, в бухгалтерском учете включаются в состав прочих расходов, но не учитываются для целей налогообложения прибыли. В связи с этим в учете возникают постоянные разницы в указанных суммах и соответствующие им постоянные налоговые обязательства (ПНО) (п. 4, 7 ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций", утвержденного Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 N 114н). Расчет суммы ПНО осуществляется в справке.

Кроме того, в ситуации, когда стоимость подарка, вручаемого физическому лицу, превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ), с суммы превышения необходимо исчислить НДФЛ, что также фиксируется в бухгалтерской справке.

Бухгалтерские справки к листку нетрудоспособности

Согласно п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 N 624н, расчет пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам производится страхователем на отдельном листке, который прилагается к листку нетрудоспособности.

К сведению. Из приложения к больничному листу, составленному работодателем, сотрудники территориального отделения ФСС получают информацию о том, на основании каких данных фирма произвела расчет и выплату пособия.

По какой форме составлять приложение к больничному листу? Нормативными документами форма такого расчета не установлена. Ее нужно разработать самостоятельно и утвердить в составе учетной политики. Целесообразно оформлять расчет в виде бухгалтерской справки к листку нетрудоспособности.

В бухгалтерской справке к больничному листу должны быть указаны:

номер и дата ее составления;

реквизиты листка нетрудоспособности, к которому прилагается расчет; данные о сотруднике (Ф.И.О., должность и сведения о страховом стаже);

информация о заработной плате работника;

количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода (при начислении пособия по беременности и родам);

расчет пособия;

размеры пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя и средств ФСС.

Приведем пример заполнения справки к больничному листу.

Пример 2

А.Т. Маркова, работающая в ООО "Матрица" в должности менеджера по продаже строительных материалов, представила в бухгалтерию листок нетрудоспособности продолжительностью семь дней с 17 по 23 марта 2017 года (причина нетрудоспособности - заболевание, код "01"). Страховой стаж работницы - 10 лет и три месяца.

В расчетном периоде (2015 - 2016 годы) работнику были начислены выплаты в размере:

- в 2015 году - 625 000 руб. (сумма не превышает предельную величину базы для начисления взносов (670 000 руб.));

- в 2016 году - 725 000 руб. (сумма превышает предельную величину базы для начисления взносов (718 000 руб.)).

Бухгалтер составил справку, на основании которой заполняется соответствующий раздел листка нетрудоспособности.

Организация                                              Дата составления

ООО "Матрица"                                            28.03.2017

Бухгалтерская справка N 21
(приложение к листку нетрудоспособности N ххх ххх ххх ххх от 22.03.2017)

1. Данные сотрудника
Ф.И.О.	Маркова А.Т.
Должность	Менеджер по продаже строительных материалов
ИНН	526001234567
СНИЛС	019-111-111-11
Страховой стаж	10 лет и 3 месяца
2. Показатели, влияющие на расчет пособия
Причина временной нетрудоспособности (код)	Заболевание (01)
Период временной нетрудоспособности	17 - 23 марта 2017 года, 7 дней
Размер пособия в зависимости от стажа	100%
Основания для снижения размера пособия по временной нетрудоспособности
Расчетный период	01.01.2015 - 31.12.2016
Количество календарных дней, исключаемых из расчетного периода	-
3. Расчет среднего заработка
Выплаты за расчетный период:
- фактические	- за 2015 год - 625 000 руб.; - за 2016 год - 725 000 руб.
- учитываемые в целях начисления пособия	- за 2015 год - 625 000 руб.; - за 2016 год - 718 000 руб.
Количество календарных дней в расчетном периоде	730
Средний заработок	1 839,73 руб. ((625 000 руб. + 718 000 руб.) / 730 дн.)
4. Расчет пособия
Общая сумма пособия, в том числе:	12 878,11 руб. (1 839,73 руб. х 7 дн.)
- сумма пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя	5 519,19 руб. (1 839,73 руб. х 3 дн.)
- сумма пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС	7 358,92 руб. (12 878,11 - 5 519,19)
НДФЛ с суммы пособия	1 674 руб. (12 878,11 руб. х 13%)

Документ составил:  Бухгалтер      Потапов       В.П. Потапов

                   ------------   -----------   ----------------------

                    (должность)    (подпись)    (расшифровка подписи

                                                 (фамилия и инициалы))

Составляются бухгалтерские справки и в том случае, если допущены ошибки при оформлении раздела "Заполняется работодателем" листка нетрудоспособности. Причем бухгалтерскую справку надо оформлять только тогда, когда ошибок много (например, если неверно указаны данные другого работника). Во всех остальных случаях достаточно аккуратно зачеркнуть ошибочную запись, затем внести правильную запись взамен ошибочной на оборотную сторону бланка и подтвердить записью "Исправленному верить", подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, Письмо ФСС РФ от 18.10.2012 N 15-03-14/05-12954).

* * *

В заключение еще раз обратим ваше внимание на тот факт, что бухгалтерские справки не заменяют первичные документы, а являются подтверждением операций в случае необходимости обоснования показателей. Такие справки оформляются, если для учета какой-либо операции не предусмотрено составление другого первичного документа или для учета какой-либо операции на основании имеющихся первичных документов необходимо произвести дополнительные расчеты, а также когда нужно отразить информацию о допущенных в учете ошибках. Форму бухгалтерской справки (справки-расчета) организация должна разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя в составе учетной политики.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".