Что должен знать кадровик при переходе на электронный документооборот (Е. Орлова, журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2017 г.)

Что должен знать кадровик при переходе на электронный документооборот

Е. Орлова,

начальник отдела аудита ООО "ПАРТИ"

Журнал "Налоговый вестник", N 4, апрель 2017 г., с. 25-37.

Сегодня электронный документооборот совершил качественный скачок в своем развитии и имеет максимальный приоритет. Это электронные услуги, электронные государственные и коммерческие торги, аукционы, электронная отчетность, электронное взаимодействие между компаниями и сотрудниками внутри компаний и т.д. Поскольку заниматься электронными документами стало уже настоятельной необходимостью для подавляющего большинства компаний, мы расскажем кадровикам об электронном документообороте и тех его особенностях, которые им нужно знать и учесть в своей работе, а также о возможностях оформления кадровых документов в электронном виде и уже существующей практике внедрения электронного документооборота при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками.

Правовая база электронного документооборота

Задачи массового внедрения электронного документооборота во всех сферах экономики и управления - между государственными органами, между компаниями и государственными органами, между самими компаниями и внутри них выдвинуты в качестве приоритетных, в частности, в следующих основных документах:

- Государственной программе РФ "Информационное общество (2011-2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313;

- Стратегии развития отрасли информационных технологий в РФ на 2014-2020 годы и на перспективу до 2025 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 01.11.2013 N 2036-р;

- Стратегии инновационного развития РФ на период до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства РФ от 08.12.2011 N 2227-р;

- Стратегии развития информационного общества в РФ, утвержденной Президентом РФ 07.02.2008 N Пр-212;

- Плане мероприятий ("дорожной карте") по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке, утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10;

- Решении Коллегии Евразийской экономической комиссии от 01.11.2016 N 138 "Об организации пилотного проекта по реализации электронного документооборота между государствами - членами Евразийского экономического союза и Евразийской экономической комиссией";

- Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 (ред. от 26.12.2016) "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

- Плане мероприятий ("дорожной карте") по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке", утвержденном Правительством РФ 18.05.2015 N 2984п-П10.

Информационные технологии дают возможность применения новых форм организации работы, включая распределение задач между группами и работу вне офиса, и управления предприятиями с использованием систем планирования ресурсов предприятия, электронной бухгалтерии и документооборота, а также систем поддержки принятия решений. При этом в числе основных задач по развитию отрасли информационных технологий России названо развитие электронного документооборота.

Отдельного федерального закона "Об электронном документе и электронном документообороте" в настоящее время еще нет, его разработка только запланирована (Приложение N 2 к Государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 N 313).

В настоящее время Минтрудом России разработан законопроект "О внесении изменений в Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в части нормативного закрепления использования информационных систем в кадровой работе на гражданской службе), предполагающий введение ЭДО для кадровой работы на гражданской службе. Документ размещен на Федеральном портале проектов нормативных правовых актов по адресу: http://regulation.gov.ru/ (ID проекта 01/05/02-17/00062007).

Законопроект предусматривает дополнение Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" новой статьей 44.1 "Информационное обеспечение кадровой работы на гражданской службе", согласно которой кадровая работа и оформление документов, регулирующих отношения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и прекращением, могут осуществляться в электронном виде с использованием электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", за исключением документов, требование о необходимости составления которых исключительно на бумажном носителе предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Нововведения планируется ввести с 01.01.2018.

На сегодняшний день Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) - основной документ, регулирующий отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами.

Понятия "электронный документ" и "электронный документооборот"

В соответствии с пунктами 10 и 74 раздела 3 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст:

- электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

- электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

Для организации и автоматизации документооборота (бухгалтерского, налогового, кадрового, управленческого и т.д.) в компании при применении понятий "электронный документ" и "электронный документооборот" акцент должен быть сделан на понятии "документ", в том числе документ, применяемый бухгалтерским сообществом в целях бухгалтерского учета в соответствии с частями 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно статье 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. И хотя в приведенном определении документ - это материальный носитель, но от того, что документ становится электронным, он не должен терять признаки документа.

При этом п. 7 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 определено, что документ - это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как видите, в этом определении уже нет слова "материальный".

Таким образом, самое главное, что электронный документ - это, прежде всего, документ, который должен иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Именно на это нужно ориентироваться, когда организации в своих взаимоотношениях используют внутренний и внешний электронный документооборот, в том числе путем обмена документами посредством электронной почты.

Электронная подпись и ее виды

Электронная подпись представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Она позволяет определить владельца подписи, а также определить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено, что электронная подпись делится на три вида (см. Таблицу 1):

- простая электронная подпись;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись;

- усиленная квалифицированная электронная подпись.

Их характеристики и возможности приведены в Таблице 1.

Таблица 1

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"
Виды электронной подписи (ЭП)		Характеристики ЭП	Необходимость защиты ЭП	Возможности
Простая электронная подпись (п. 2 ст. 5)		легитимна только в случаях, когда проставление такой подписи предусмотрено законодательными (нормативными правовыми) актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, а также согласованы правила определения подписанта электронного документа и меры, обеспечивающие конфиденциальность подписи (п. 2 ст. 6, п. 2 ст. 9)	требует дополнительной защиты - наличия соглашения сторон об электронном обмене документами, содержащего условие о том, как они будут идентифицировать подписантов, проверять ЭП, обеспечивать их конфиденциальность	- с помощью использования кодов, паролей или других средств подтверждает сам факт, что эта ЭП была создана определенным лицом; - с ее помощью нельзя проверить, был ли документ изменен с момента его подписания; - обычно такая ЭП используется при оформлении электронных сообщений, направляемых в органы госвласти, местного самоуправления или должностным лицам
		никогда не равноценна собственноручной подписи, заверенной печатью (п. 3 ст. 6)
		никогда не используется в обороте сведений, составляющих государственную тайну (п. 4 ст. 9)
Усиленная	неквалифицированная ЭП (п. 3 ст. 5)	легитимна только в случаях, когда проставление такой подписи предусмотрено законодательными (нормативными правовыми) актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, а также согласован порядок проверки такой подписи (п. 2 ст. 6)	требует дополнительной защиты - наличия соглашения сторон об электронном обмене документами, содержащего условие о том, как они будут проверять ЭП	- позволяет не только определить автора документа, но и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; - эта ЭП создается использованием средств электронной подписи
		равноценна собственноручной подписи, заверенной печатью (п. 3 ст. 6)
	квалифицированная ЭП (п. 4 ст. 5)	легитимна всегда, кроме случаев, когда законодательством предусмотрено составление документа исключительно на бумаге (п. 1 ст. 6)	наиболее надежный вид ЭП; не требует дополнительной защиты в силу закона	в дополнение к неквалифицированной подписи имеет следующие признаки: - ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате; - создается с использованием сертифицированных средств электронной подписи
		равноценная замена рукописной подписи и печати организации, проставляемых на бумажных документах (ч. 3 ст. 6); в подавляющем большинстве случаев заменяет собственноручную подпись уполномоченного лица и печать, т.к. имеет ту же юридическую силу, как и реквизиты бумажного документа
		порядок проверки ЭП однозначен и определен законодательно (ст. 11)

К сожалению, на сегодня нет универсальной электронной подписи, подходящей для любых целей ее использования, например и для участия в электронных торгах на всех электронных торговых площадках, и сдачи отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, и для сдачи сведений в Росалкогольрегулирование. Электронная подпись, которая принимается всеми электронными торговыми площадками и контролирующими органами, не существует. В будущем появится единый формат электронной подписи, его будет утверждать Минкомсвязь с согласия ФСБ (п. 5 ч. 4 ст. 8 Закона N 63-ФЗ).

Поэтому, если какому-то работнику поручено оформление электронных подписей для сотрудников компании, сначала нужно определиться с перечнем лиц, которые будут работать с использованием электронной подписи (к примеру, руководитель компании, ее главный бухгалтер и коммерческий директор), и областями применения электронной подписи (к примеру, отчетность в ФНС России, ПФР, ФСС России, электронные торги на определенной торговой площадке), затем зайти на сайт соответствующего ведомства и конкретной торговой площадки, на котором размещен перечень Удостоверяющих центров, сертификаты которых там принимаются, выбрать подходящий компании удостоверяющий центр и обратиться туда, а далее надо действовать в соответствии с правилами, установленными выбранным удостоверяющим центром.

Напомним, что удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные законом (п. 7 ст. 2 Закона N 63-ФЗ).

Перечень удостоверяющих центров, где можно приобрести квалифицированную электронную подпись, также размещен на сайте Минкомсвязи по адресу: http://minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/2/.

Требования к сотрудникам компании при работе с электронной подписью

При работе с электронной подписью самое главное - обеспечение информационной безопасности на рабочем месте каждого сотрудника, имеющего доступ к юридически значимым электронным документам и работающего с использованием электронной подписи, а также обеспечение каждым сотрудником - владельцем электронной подписи ее конфиденциальности.

Согласно п. 3 ст. 14 Закона N 63-ФЗ приказом (распоряжением) по организации должно быть определено физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе электронного документооборота в организации. В случае отсутствия такого приказа (распоряжения) таким ответственным лицом является руководитель юридического лица. При переходе компании на электронный документооборот целесообразно разработать Положение по электронному документообороту (по аналогии с Положением по "обычному" документообороту). Его разработка должна проводиться при взаимодействии кадровой службы, службы документационного обеспечения, бухгалтерии, IT-отдела, администратора электронных документов, других заинтересованных внутренних служб, а также, возможно, при непосредственном участии доверенного оператора электронного документооборота и специалистов фирмы, внедряющей в вашей компании электронный документооборот.

Реестр доверенных операторов электронного документооборота размещен на сайте ФНС по адресу: www.nalog.ru (Налогообложение в РФ - Представление налоговой и бухгалтерской отчетности - Электронные счета-фактуры - Перечень операторов электронного документооборота).

В Положении по электронному документообороту компании целесообразно установить:

1. цели использования электронной подписи в компании (сдача бухгалтерской и налоговой отчетности ФНС России, сдача отчетности в ПФР, ФСС России, участие в электронных торгах с указанием конкретной торговой площадки и т.д.);

2. перечень сотрудников, использующих в работе электронную подпись (например, в этот перечень могут быть включены только сотрудники, имеющие право подписи в первичных учетных документах);

Обратите внимание! Такие сотрудники должны ознакомиться с нормативно-правовыми актами по использованию электронной подписи (прежде всего, с Законом N 63-ФЗ), с документацией по конкретной информационной системе, специальной программой, инструкцией по установке сертификата ключа электронной подписи и регламентом, полученными от Удостоверяющего центра.

3. сотрудника, отвечающего за безопасность эксплуатации средств криптографической защиты информации, за работу в системе защищенного электронного документооборота организации, который занимается полным процессом сопровождения данных процессов, в том числе и оформлением должностных инструкций работников в части таких вопросов (ответственному за информационную безопасность нужно поручить обеспечить функционирование электронных подписей и следить за актуальностью сертификатов электронной подписи, их заменой, продлением, отзывом);

4. обязанности сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки ЭП, в частности:

- сохранять конфиденциальность сертификата ключа проверки электронной подписи и не использовать ключ в случае нарушения конфиденциальности;

- хранить токен с закрытым ключом в сейфе с соблюдением всех необходимых мер предосторожности;

- не передавать ключ электронной подписи другим сотрудникам компании ни при каких обстоятельствах;

- не использовать для электронной подписи скомпрометированный ключ, если владельцу известно, что ключ используется или использовался ранее другим человеком;

- немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа нарушена (компрометация ключа);

- при компрометации ключа электронной подписи, при подозрении на его компрометацию либо при возникновении подозрительных событий и несанкционированных операций с ключом электронной подписи немедленно сообщать об этом сотруднику, ответственному за информационную безопасность;

- в случае утери или кражи ключа электронной подписи немедленно сообщать об этом сотруднику, ответственному за информационную безопасность;

5. запреты для сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки электронной подписи, в частности:

5.1. снимать несанкционированные копии с ключевых носителей;

5.2. знакомить с содержанием ключевых носителей или передавать ключевые носители лицам, к ним не допущенным;

5.3. выводить секретные ключи на дисплей (монитор) компьютера или принтер;

5.4. устанавливать ключевой носитель в считывающее устройство (USB-порт) компьютера, не предусмотренного функционированием системы электронного документооборота, а также в компьютеры других сотрудников или третьих лиц;

5.5. записывать на ключевой носитель постороннюю информацию;

5.6. передавать посторонним лицам ключевой носитель, сертификат ключа электронной подписи, сообщать кому-либо ПИН-код для него, записывать ПИН-код к ключевому носителю в легкодоступных местах (компьютер, любые бумажные носители и т.д.);

6. ответственность сотрудников - владельцев сертификата ключа проверки электронной подписи за несоблюдение требований конфиденциальности электронной подписи и нарушение установленных запретов.

Документ бумажный и электронный в бухгалтерском законодательстве

Согласно части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Первичный учетный документ должен содержать 7 обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Именно наличие этих обязательных реквизитов позволит идентифицировать первичный учетный документ, составленный в том числе и в электронном виде.

В соответствии с п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета. В этой связи до принятия соответствующего федерального стандарта бухгалтерского учета организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой вид электронной подписи, предусмотренный Законом N 63-ФЗ (см. Таблицу 1).

Таким образом, хозяйствующие субъекты при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую, усиленную неквалифицированную и (или) усиленную квалифицированную электронные подписи, при условии соблюдения требований Закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

При этом электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи может быть организован хозяйствующими субъектами при наличии между ними юридически действительного соглашения.

В целях подтверждения расходов по налогу на прибыль аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей.

Налоговое законодательство предъявляет требование по применению квалифицированной электронной подписи для электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами, в том числе при сдаче налоговой отчетности (п. 1 ст. 5 Закона N 63-ФЗ, п. 6 ст. 169 НК РФ, письма Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259, от 11.01.2016 N 03-03-06/61, от 20.08.2015 N 03-03-06/2/48232, от 04.08.2015 N 03-03-06/44905, от 02.06.2015 N 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 N 07-01-06/25701, письма ФНС России от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Интерес представляет разъяснение, данное кредитным организациям: перевод в электронный вид для последующего хранения бухгалтерских документов, изначально сформированных на бумажном носителе, а также уничтожение бумажных документов после их записи в электронном виде организация осуществлять не вправе (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Данное разъяснение актуально для любых организаций.

Электронный документ электронный образ бумажного документа

Документ может быть создан:

- на бумажном носителе и подписан собственноручной росписью должностного или физического лица (пп. 48, 57, 58 разд. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Такой документ может быть отсканирован и сфотографирован (п. 30 ГОСТ Р 7.0.8-2013), то есть создан электронный образ (скан-образ) бумажного документа;

- в виде электронного образа бумажного документа (скан-копии как электронного носителя образа документа);

- в электронном виде (электронный документ). В случае создания такого документа в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ он приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Все это принципиально различные виды документа. Поэтому при организации электронного документооборота со своими контрагентами рекомендуем компании уточнять у своих деловых партнеров, что они понимают под электронными документами - электронные образы бумажных документов (скан-образы) или электронные документы, потому что работа с ними принципиально разная.

Электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (п. 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477).

Сканирование документа - получение электронного образа документа (п. 12 Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100).

При создании электронных образов документов их подлинники на бумажном носителе все равно придется хранить (в том числе для представления в суд в качестве доказательств) (постановление Одиннадцатого ААС от 13.07.2015 N 11АП-8087/2015 по делу N А55-26160/2014 (постановлением АС Поволжского округа от 20.10.2015 N Ф06-194/2015 данное постановление оставлено без изменения), постановление Девятого ААС от 25.09.2014 N 09АП-38731/2014-ГК по делу N А40-49556/13).

Электронные образы бумажных документов оформляются в виде файлов в формате PDF, XML-формате, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами РФ уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Согласно пункту 2.6 Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, утвержденных приказом Росархива от 29.04.2011 N 32, электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаются.

Что касается документов в электронном виде, то организация должна использовать такие процедуры работы с электронными документами, которые обеспечивают создание подлинных документов, отвечающих определенным требованиям (пп. 16-19 ГОСТ Р 7.0.8-2013, пп. 7.2.2-7.2.5 ГОСТ Р ИСО 154891-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст):

- аутентичность - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

- достоверность - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

- целостность - состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;

- пригодность для использования - свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

При этом некорректный электронный документ - это электронный документ, не прошедший процедуры проверки усиленной квалифицированной электронной подписи, имеющий искажения в тексте сообщения, не позволяющие понять его смысл, или содержащий реквизиты отправителя, не соответствующие реквизитам, закрепленным за владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи подписью которого заверен документ (п. 2 Временного регламента, утвержденного приказом ФНС России от 12.12.2006 N САЭ-3-13/848@, ст. 11, пп. 2, 3 ст. 19 Закона N 63-ФЗ).

С обеспечением вышеперечисленных требований к электронным документам связаны угрозы электронного документооборота, которые существуют на сегодня.

Кадровый электронный документооборот в компании

На сегодня самый массовый сегмент бумажного документооборота - это кадровые документы. Тем не менее пока возможность оформления и прекращения трудовых отношений путем обмена электронными документами предусмотрена только для дистанционных работников (ст.ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ). Представляется необоснованным разрешение осуществлять взаимодействие в электронном виде исключительно дистанционным работникам, ограничив в таком праве иных работников и работодателей.

Для подписания электронного трудового договора о дистанционной работе стороны должны использовать исключительно усиленную квалифицированную электронную подпись. Для подтверждения ознакомления с приказом о приеме на работу, правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами в электронном виде сотрудник также должен использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись. При этом документы, касающиеся трудовых отношений с дистанционным работником (приказ о приеме на работу, правила внутреннего трудового распорядка, приказы о прекращении трудового договора, о переводе, листок временной нетрудоспособности и т.д.), все равно оформляются в бумажном виде.

Пример

Компания организовала электронный документооборот для дистанционных работников с использованием электронной подписи. Численность сотрудников этой компании - 225 чел., в т.ч. офисные сотрудники - 65 чел, региональные сотрудники - 160 чел.

Перевод сотрудников на дистанционную работу осуществлялся так:

- издан приказ по компании об установлении дистанционной занятости, согласно которому каждый такой сотрудник был проинформирован об особенностях дистанционного труда и электронном документообороте, для каждого сотрудника подготовлено и подписано дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора, внесены изменения в личные карточки работников (в форму N Т-2);

- каждый дистанционный сотрудник компании заполнил заявление на получение электронной подписи и направил его в офис компании;

- ответственный сотрудник компании по доверенности передал пакет документов по дистанционным сотрудникам в удостоверяющем центре;

- удостоверяющий центр выпустил необходимое количество сертификатов проверки ключей электронной подписи и передал токены с записанными на них электронными ключами ответственному сотруднику компании;

- ответственный сотрудник лично или почтовой службой отправляет токены (usb-флешки) и сертификаты дистанционным сотрудникам;

- дистанционный сотрудник под подпись получает сертификат и токен.

Жизненный цикл документа (дополнительного соглашения к трудовому договору, приказа на отпуск, других приказов по личному составу) включает в себя следующие этапы: формирование документа, подпись документа руководителем с помощью usb-флешки (токена), отправка документа сотруднику через специальный сервис компании - спецоператора электронного документооборота, автоматическое уведомление сотрудника по почте, документ в личном кабинете сотрудника, сотрудник подписывает с помощью usb-флешки (токена) документ. Для этого используется криптопровайдер КриптоПро CSP, предназначенный для авторизации и обеспечения юридической значимости электронных документов при обмене ими между пользователями, посредством использования процедур формирования и проверки электронной подписи. Для взаимодействия между дистанционными работниками и работодателем используется сервис облачной криптографии, когда все подписи хранятся в удаленном облаке вместо usb-флешки. Сервис работает так: работник вводит логин и пароль от своего личного кабинета, получает от компании - спецоператора электронного документооборота код подтверждения по СМС и вбивает полученный код, чтобы войти в личный кабинет и получить нужный документ.

Проблема использования электронных документов в кадровом документообороте связана, прежде всего, с необходимостью длительного хранения кадровых документов. В частности, приказы, распоряжения, документы (справки, сводки, информации, доклады) по личному составу должны храниться 75 лет (п. "б" строки 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). При этом сертификат ключа проверки электронной подписи действует не больше одного года.

Поэтому наряду с совершенствованием трудового законодательства необходимо также закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока, утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа, упростить порядок представления электронных документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.

Применение электронной подписи на табеле учета рабочего времени

Закон N 402-ФЗ предъявляет требования исключительно к первичным учетным документам. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

При этом факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

Если оформляется операция, которая приводит к изменению финансового состояния организации, то в этом случае первичные учетные документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Закона N 402-ФЗ.

Табель учета рабочего времени - это главный документ для учета времени, отработанного каждым сотрудником, и его оплаты. Поэтому он относится к первичным учетным документам (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ).

К числу обязательных реквизитов первичного учетного документа относится подпись (подписи) лиц, совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Как уже отмечено выше, первичный учетный документ, составленный в виде электронного документа, подписывается электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Электронный табель учета рабочего времени в целях бухучета и налогообложения может быть подписан уполномоченным должностным лицом:

- или простой электронной подписью;

- или усиленной неквалифицированной электронной подписью;

- или усиленной квалифицированной электронной подписью.

При этом организация вправе электронный табель учета рабочего времени признавать равнозначным документу на бумажном носителе при его подписании:

- любым видом электронной подписи, предусмотренным Законом N 63-ФЗ, - во внутреннем документообороте компании при условии утверждения таких правил внутреннего электронного документооборота в бухгалтерской учетной политике (ст. 8 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н);

- любым видом электронной подписи, предусмотренным Законом N 63-ФЗ, - во внешнем документообороте компаний - деловых партнеров при заключении письменного соглашения между участниками электронного взаимодействия и наличии в нем порядка проверки электронных подписей;

Обратите внимание! Необходимость обмена электронными табелями учета рабочего времени между компаниями - деловыми партнерами может возникнуть при оказании консультационных, юридических, аудиторских услуг, услуг по ведению бухгалтерского учета в рамках заключенных договоров, в которых предусмотрена оплата за количество часов и/или дней работы.

- усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью - при электронном взаимодействии с налоговыми органами через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России - nalog.ru (п. 24 Порядка ведения личного кабинета налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 30.06.2015 N ММВ-7-17/260@, письмо ФНС России от 23.11.2015 N ЕД-4-2/20421);

- усиленной квалифицированной электронной подписью - при электронном взаимодействии с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи, в том числе с использованием сети Интернет (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание! Табель учета рабочего времени может быть истребован налоговыми органами в рамках камеральных и выездных налоговых проверок для проверки правильности исчисления налогов, а также при обнаружении в налоговых декларациях ошибок (подп. 6 п. 1 ст. 23, подп. 1 п. 1 ст. 31, п. 9 ст. 88, абз. 2 п. 12 ст. 89, пп. 1, 2 ст. 93 НК РФ).

Это связано с тем, что табель учета рабочего времени (помимо своего основного предназначения) нужен в налоговых целях, в частности:

- для подтверждения статуса налогового резидента РФ и персонификации дохода при организации питания по типу "шведского стола", а также при потреблении сотрудниками чая, кофе, сахара и др. для целей исчисления НДФЛ;

- расчета оплаты труда, компенсации и возмещения расходов по использованию работником личного имущества в служебных целях, подтверждения многосменной работы сотрудников, занятых на эксплуатации основных средств, работающих в условиях повышенной сменности, и обоснованности расходов в виде амортизации, начисленной с учетом повышенного коэффициента при налогообложении прибыли.

Срок хранения электронного табеля учета рабочего времени

Компании обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень N 558 (ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17, ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Первичные учетные документы должны храниться организацией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (чч. 1, 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ, письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273).

Поскольку табель учета рабочего времени необходим также в целях исчисления налогов и страховых взносов, для его хранения могут применяться более длительные сроки, чем указано выше:

- в течение шести лет для целей исчисления и уплаты страховых взносов (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ);

- в течение всего срока переноса убытка организации на будущее плюс еще четыре года после окончания года, в котором убыток был полностью списан (подп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 2, 2.1, 4 ст. 283 НК РФ).

По правилам архивного дела табели учета рабочего времени (кроме тяжелых, вредных и опасных условий труда) должны храниться в течение 5 лет, а при отражении в них периодов работы в тяжелых, вредных и опасных условиях труда:

- если созданы до 2003 года - 75 лет со дня создания;

- если созданы в 2003 году и позже - 50 лет со дня создания.

Основание - пункт 3 ст. 3, п. 3 ч. 1, п. 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ст. 586, п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Итак, разница в сроках хранения табелей учета рабочего времени обусловлена важностью этого документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов и страховых взносов, а также для целей архивного дела.

До утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета применяются (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-13/2015 "О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков", Приложение к письму Минфина России от 22.01.2016 N 07-04-09/2355):

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила N 526).

В перечисленных документах нет прямых указаний на сроки хранения именно электронных первичных учетных документов, а в пункте 2.2 Правил N 526 есть отсылка к части 3 статьи 6 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ и Перечню N 558.

Таким образом, сроки хранения электронных табелей учета рабочего времени по законодательству не отличаются от сроков их хранения на бумаге. Они регламентируются теми же нормативными правовыми актами, перечисленными выше.

При этом компании должны обеспечить хранение электронных табелей совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи, а также технических и программных средств, обеспечивающих воспроизведение, копирование, перезапись таких документов, контроля их физического и технического состояния, в течение сроков, установленных законом для хранения табелей.

Поэтому существенная проблема возникает с электронными табелями, которые придется хранить 50 или 75 лет, из-за быстрого изменения и устаревания информационных технологий (появления новых форматов текстовых документов, облачных технологий у операторов электронного документооборота и др.), постоянно обостряющихся проблем информационной безопасности. Как сказано выше, срок действия сертификата ключа проверки электронной подписи, как правило, составляет один год. Обеспечить юридическую значимость электронных табелей с таким длительным сроком хранения крайне сложно.

Поэтому на текущий момент рекомендуем коммерческим компаниям переводить в электронный вид табели учета рабочего времени, срок хранения по закону не превышает 5-6 лет. В этом случае их хранение и юридическая значимость будут гарантированы.

Перевод в электронный вид для последующего хранения табелей учета рабочего времени, изначально сформированных на бумажном носителе, а также уничтожение бумажных табелей после их записи в электронном виде организация осуществлять не вправе. Такие разъяснения даны в отношении кредитных организаций (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693), но они справедливы и для обычных коммерческих (некредитных) компаний.