Оформление дел при передаче на архивное хранение (Л.А. Доронина, журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г.)

Оформление дел при передаче на архивное хранение

Л.А. Доронина,

канд. экон. наук, доцент ГУУ

Журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2017 г., с. 90-99.

- Группировка документов в дела.

- Составление внутренней описи, листа заверителя.

- Оформление обложки дела.

- Подшивка дел.

Оформление дел, передаваемых сотрудниками для хранения в архивный фонд организации, регламентировано в Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила), утверждённых приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526.

Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещённые в отдельную обложку. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

- временного хранения (до 10 лет включительно);

- временного срока хранения (свыше 10 лет);

- постоянного срока хранения.

В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, в том числе по личному составу от организаций - источников-комплектования государственных архивов. До передачи в государственный архив эти дела хранятся в архиве организации.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, передают дела постоянного срока хранения, свыше 10 лет, в том числе по личному составу, в архив своей организации. Документы до 10 лет срока хранения в архив организации и в государственный архив не передаются.

Для того чтобы передать документы в архив для постоянного или длительного хранения, необходимо:

1. Сформировать дело, переложить документы в твёрдую картонную папку и провести их обработку;

2. Пронумеровать листы дела;

3. Оформить внутреннюю опись;

4. Составить лист-заверитель дела;

5. Оформить обложку дела;

6. Прошить (переплести) дело (неформатные документы хранятся в закрытых твёрдых папках или в коробках).

Начнём с первого этапа. Важнейшее требование к формированию дел - это группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются по срокам хранения в разные дела.

Для дел свыше 10 лет срока хранения и постоянного необходимо провести пересистематизацию листов дела, то есть самый ранний документ должен оказаться первым - вверху стопки.

При обработке документов постоянного и длительного хранения (свыше 10 лет) все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки, вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. Если в деле отсутствуют подлинники, то необходимо найти и вложить в дело заверенные копии. Если поиски документа оказались тщетными, то про это необходимо сделать запись в листе-заверителе дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объём, их можно формировать в самостоятельные тома. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, поэтому черновики и копии в дело не подшиваются.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, это около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 50-75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Второй этап - нумерация листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются в развёрнутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу чёрным графитным карандашом или нумератором. Нумерация цветными карандашами запрещена. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Сложенный и подшитый за середину лист подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы, то они нумеруются отдельно.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации.

Если дело уже было пронумеровано до передачи в архив организации (дела передаются не ранее чем через год и не позднее чем через три после окончания их в делопроизводственном году) и были выявлены ошибки в нумерации листов, то к перенумерации листов следует прибегать в исключительных случаях, а изменения вносить по технологии, представленной ниже. Это требование объясняется тем, что дела уже могли быть использованы с конкретной ссылкой на листы дела.

В любом случае, если дело пронумеровано и при полистном пересчёте номер последнего листа не совпадает с фактическим количеством листов, то неточности в нумерации следует исправить следующим образом:

а) на непронумерованные листы проставляют номер предыдущего пронумерованного листа с прибавлением буквенного обозначения, то есть литерные номера. Например, 10а, 10б.

б) при повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах один из них, первый по порядку, остаётся с тем же номером, а к последующим добавляются буквенные обозначения в алфавитном порядке. Например, 5а, 5б.

в) если при нумерации листов были пропущены номера (например 4, затем 6), то это необходимо оговорить в листе-заверителе.

Третий этап - составление внутренней описи. В начале дела, перед собственно документами, подшиваются листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренняя опись похожа на оглавление в книге. Составляется для учёта документов определённых категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учёт которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.). Внутренние описи необходимы и в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например, "Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации".

Все особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) оговариваются в листе-заверителе дела.

Внутренняя опись
документов дела N 01-02

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	1	12.01.2016	Приказ генерального директора о прохождении курсов техники безопасности	1-2
2	2	26.01.2016	Приказ генерального директора о проведении выставки продовольственных товаров в г. Углич	3-4
3	3	01.03.2016	Приказ генерального директора о необходимости проведения капитального ремонта	5	Отсутствует подлинник. Заверенная копия
...	...
165	165	28.12.2016	Приказ генерального директора о подготовке отчетов за год	197

Итого 165 (сто шестьдесят пять) документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи 15 (пятнадцать).

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель -

Воронина

А.П. Воронина

12.01.2017

Например, последний номер листа дела - 208, но при этом в деле имеется три литерных номера листа: 5а, 121а, 121б и один пропущенный номер - 20. В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: "В деле подшито и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные номера листов - 5а, 121а, 121б; пропущенный номер листа - 20".

Внутренние описи целесообразно составлять и в том случае, если в архив организации не передаются регистрационные базы данных (журналы, картотеки, информационно-поисковые системы), так как в этом случае без внутренней описи трудно будет найти искомый документ.

Обратите внимание, что специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе "Примечание").

Унифицированная форма внутренней описи представлена в приложении N 27 Правил.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. В Таблице указан порядок заполнения внутренней описи.

Листы внутренней описи нумеруются. Они имеют самостоятельную нумерацию отдельно от листов в деле. То есть первый документ в деле будет иметь в правом верхнем углу цифру "1", а первый лист внутренней описи также будет иметь цифру "1" в правом верхнем углу. После этого к внутренней описи составляется итоговая запись об общем количестве включённых в неё документов и количестве листов самой внутренней описи: Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию, - эти изменения отражаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется, соответственно, и пересоставляется итоговая запись. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

Листы внутренней описи указываются через плюс в листе-заверителе дела. Например: всего в деле 180 листов + 15 листов внутренней описи.

Порядковый номер	Указывается порядковый номер документа в деле
Индекс документа	Индекс документа - это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
Дата документа	В графе проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован)
Заголовок документа	Заголовок документа включает в себя вид и краткое содержание документа
Номера листов	Нужно указать номера листов дела, на которых располагается документ
Примечание	В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты
Итоговая запись	В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи

Четвёртый этап - составление листа-заверителя дела. Он заверяет, что в данное дело подшито именно указанное количество листов. Подшивается он в конце дела, срок хранения которого свыше 10 лет или постоянный. Лист-заверитель имеет унифицированный специальный бланк формата А4 (приложение N 8 Правил). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если дело уже прошито, то лист с заверительной записью приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять лист-заверитель на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в папку с документами дела.

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

- литерные (5а, 5б) и пропущенные номера листов;

- номера листов с наклеенными документами;

- номера листов с конвертами и вложений в них;

- номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для пользования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4 (таблица должна занимать целый лист).

В дальнейшем при проведении экспертизы ценности документов дела, если потребуется его переформирование (например, изъятие части документов для уничтожения), то страницы необходимо будет перенумеровать. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, рядом ставится правильный номер страницы, а лист-заверитель пересоставляется.

Пятый этап - оформление обложки дела. Образец обложки дела представлен в Правилах (приложение N 28), в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также в ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования".

В соответствии с ГОСТом информация на обложку дел постоянного и свыше 10 лет срока хранения наносится светостойкими чернилами чётким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются.

Печатать обложку на отдельном листе формата А4 машинописным способом, а потом приклеивать на обложку папки нельзя, так как в процессе дальнейшего хранения лист может отклеиться, порваться и т.п.

На обложке каждого дела, подлежащего хранению постоянно или свыше 10 лет, указываются следующие сведения:

- наименование архива, куда будут передаваться документы на постоянное хранение (для организаций - источников комплектования)

- название организации;

- название структурного подразделения, где сформировалось дело;

- индекс дела;

- количество листов в деле;

- даты первого и последнего документов;

- срок хранения дела или запись "хранить постоянно";

- архивный шифр дела.

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нём указываются номер фонда, номер описи и номер дела. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утверждённых ЭПК соответствующего федерального архива (до этого он проставляется карандашом). То есть при оформлении дел в структурном подразделении не нужно указывать архивный шифр.

В соответствии с ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования", а также в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 N 76) архивный шифр проставляется в правом верхнем углу и дублируется в левом нижнем углу, чтобы при поиске дела в коробках не нужно было переворачивать дело.

Обратите внимание, что в соответствии с Правилами, утверждёнными приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526, архивный шифр проставляется только в левом нижнем углу обложки дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела. Наименование организации должно соответствовать наименованию, указанному в учредительных документах.

Наименование организации должно указываться в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название берётся в скобки, новое дописывается под ним.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации.

Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать. Если в течение года документы передавались из одного структурного подразделение в другое или изменилось название структурного подразделения, то старое наименование структурного подразделения берётся в скобки, а новое указывается сверху, чтобы показать, что в деле хранятся как документы, образованные в одном и в другом структурном подразделении.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре. Индекс дела состоит из двух элементов (частей). Например, Дело N 02-24, где 02 - индекс отдела кадров, 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

В п. 4.26 Правил указано, что заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

К заголовкам распорядительных документов добавляются их номера. Например: Приказы с N 1 по N 165 генерального директора по основной деятельности.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости - заголовок каждого тома (части). Например,

Дата дела - это реквизит, который указывается на обложке дела при передаче его в архив. Начальной датой дела является дата первого документа, подшитого в дело, конечной датой дела является дата последнего документа, подшитого в дело.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)".

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчёты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел. Например: Годовые отчёты по воспитательной работе институтов.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включённых в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.

Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом. Например: 10 января 2016 г. - 21 декабря 2016 г.

Если дата документа или отдельные её элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные её элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки. Например: 05 [марта] 2016 г. - 27 декабря 2016 г.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой "дата". Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела.

Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с номенклатурой дел организации; если номенклатура дел отсутствовала, то в соответствии с Перечнями хранения документов*(1).

Если дело имеет постоянный срок хранения, пишется "Хранить постоянно". В остальных случаях указывается: 3 г., 5 л., 10 л. и т.д.

На практике переплёт (прошивка) дела - завершающий этап оформления дел. При переплёте дела необходимо учитывать:

- максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплёта, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки;

- обеспечение учёта количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

- создание справочного аппарата к документам, включённым в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твёрдую обложку, установленную ГОСТом 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования". Картон, применяемый для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм, корешок обложки должен быть шириной 40 мм (так как толщина дела примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, то есть подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки листов, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, нитки для прошивки документов ЛШ-210 (Рис. 1).

Дела до 10 лет срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, но можно дело сшить. Рассмотрим технику архивного сшива дела. На дела до 10 лет срока хранения накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).

Затем пачка-дело зажимается под гнётом, или в струбцине, или в специальном устройстве.

Осуществляются проколы пачки-дела: нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки; средние два прокола - на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.

В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:

Первый способ (Рис. 3). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (то есть оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и её концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела.

Второй способ (Рис. 3). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведётся во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два её конца затягиваются и связываются.

Так получается "архивный сшив" документов дела на 4 прокола, который может быть оставлен без корешка, только с картонной обложкой. Рекомендуется также прошивать дела с первичными бухгалтерскими документами дня, книги покупок и книги продаж (со счетами-фактурами) и тому подобными документами, которые имеют в основном срок хранения до 10 лет включительно.

Дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет), которые передаются в архив организации или в государственный архив, сначала сшиваются по указанной выше технологии, а потом осуществляется переплёт дела по "типографской" технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения.

Типографская технология подразумевает переплёт с оформлением корешка дела (из коленкора или иных специальных материалов) (Рис. 4). Оформление корешков дел не входит в понятие "архивное оформление дел". Корешки можно оформлять в любой форме либо не оформлять вовсе. Так как дела, как правило, хранятся в стоячем положении, в большинстве случаев для облегчения поиска дела на корешок выносится номер фонда, номер описи и номер дела.

Можно дела постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) только прошивать в твёрдую обложку (с корешком), не переплетая типографским способом.

Из истории вопроса: В архивном деле ХХ века считалось, что в случае необходимости изъятия каких-то документов из дел не должно быть искусственно созданных препятствий для доступа к подлинникам. Поэтому дела не переплетались, а сшивались, что позволяло беспрепятственно изымать - подкладывать документы в состав дела. Данная практика не была лишена здравого смысла.

Выдержка из "Методических рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Приложение N 24 к п. 3.5.3.: "Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение".

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твёрдых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах (Рис. 5):

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они созданы - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатные), плёночных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

Иногда задают вопрос: "Что делать, если текст документа слишком близко расположен от края листа (ближе чем 1,5-2 см)"? К листу с обратной стороны (в случае отсутствия на ней текста) поливинилацетатной эмульсией (ПВА) подклеивается полоска прочной бумаги ("фальчик"). В случае расположения текста с двух сторон листа обойным клеем (КМЦ) подклеивается "фальчик" из микалентной бумаги, и только затем к нему, не закрывая текст на листе, "фальчик" из прочной бумаги (за который лист подшивается в дело). Категорически запрещается применение силикатного канцелярского клея.

Приём дел в архив производится в соответствии с графиком приёма дел, составленным сотрудниками архива.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения не передаются в архив организации и могут оформляться только частично. Они могут продолжать храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, листы-заверители дел и внутренние описи не составлять.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Перечень документов со сроками хранения - это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.