Форма 6-НДФЛ: инструкция по заполнению (М. Мишанина, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2017 г.)

Форма 6-НДФЛ: инструкция по заполнению

М. Мишанина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2017 г., с. 55-63.

Расчет по форме 6-НДФЛ (далее - расчет, форма 6-НДФЛ) введен в действие с 2016 года, однако порядок его заполнения до сих пор вызывает немало вопросов. В помощь бухгалтерам мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению этого бланка отчетности и рассмотрели особенности формирования его показателей в различных ситуациях.

Вкратце о форме 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ представляет собой свод обобщенных данных по всем физическим лицам, получившим доходы от учреждения - налогового агента (его обособленного подразделения), о суммах начисленных и выплаченных им доходов, предоставленных налоговых вычетах, об исчисленных и удержанных суммах налога, а также других данных, служащих основанием для исчисления налога (п. 1 ст. 80 НК РФ).

Бланк формы, порядок составления и подачи, а также формат представления расчета в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок N ММВ-7-11/450@).

Формируется этот отчет ежеквартально и подается в налоговую инспекцию (ст. 230 НК РФ):

- за I квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным кварталом;

- за год - не позднее 1 апреля следующего года.

Сроки представления формы 6-НДФЛ в 2017 году такие:

Расчетный период	Крайний срок сдачи расчета
За I квартал 2017 года	02.05.2017*
За полугодие 2017 года	31.07.2017
За девять месяцев 2017 года	31.10.2017
За 2017 год	03.04.2018*
* Если срок сдачи отчетности выпадает на выходной день или праздник, то этот срок переносится на ближайший следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Обратите внимание! За просрочку представления расчета предусмотрен штраф в размере 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц нарушения установленного срока его подачи (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Кроме того, если отчет не сдан в течение 10 дней после крайнего срока его представления, налоговики могут заморозить счет учреждения (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Форму 6-НДФЛ можно подать как на бумаге, так и в электронном виде. Причем выбирать могут учреждения, у которых численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Остальные должны отправить расчет в электронном виде (с применением усиленной квалифицированной электронной подписи) посредством оператора электронного документооборота.

Как заполнить форму расчета?

Форма 6-НДФЛ включает в себя:

- титульный лист;

- разд. 1 "Обобщенные показатели";

- разд. 2 "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц".

Раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом с начала года, а в разд. 2 отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца соответствующего отчетного периода (Письмо ФНС РФ от 08.06.2016 N БС-4-11/10170@).

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению указанной формы.

Строка	Что указывать
Титульный лист
ИНН	ИНН и КПП учреждения в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. При составлении расчета учреждением, имеющим обособленные подразделения, после ИНН указывается КПП по месту учета учреждения по месту нахождения его обособленного подразделения
КПП
Номер корректировки	В первичном расчете проставляется 000, при подаче уточненного расчета - 001, 002 и т.д.
Период представления (код)	Код периода представления расчета согласно приложению 1 к Порядку N ММВ-7-11/450@. Например, 21 - I квартал, 31 - полугодие, 33 - девять месяцев, 34 - год
Налоговый период (год)	Год за отчетный период, в котором подается расчет (например, 2017 год)
Представляется в налоговый орган (код)	Код налоговой инспекции, в которую представляется расчет, согласно свидетельству о постановке на учет в налоговом органе
По месту нахождения (учета) (код)	Код места представления расчета согласно приложению 2 к Порядку N ММВ-7-11/450@. К примеру, 212 - по месту учета российской организации, 220 - по месту нахождения обособленного подразделения
Налоговый агент	Сокращенное наименование учреждения согласно учредительным документам
Код по ОКТМО	ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится учреждение или его обособленное подразделение
Номер контактного телефона	Телефонный код города и номер контактного телефона учреждения, чтобы инспекция могла уточнить сведения, указанные в расчете
На ____ страницах с приложением подтверждающих документов или их копий на ____ листах	Количество страниц расчета и количество листов документа, подтверждающего полномочия представителя, если он представляет или подписывает расчет
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю	Если достоверность и полноту сведений в расчете подтверждает налоговый агент, проставляется 1, а если его представитель - 2, а также указываются Ф.И.О. лица, наименование организации - представителя налогового агента
Подпись _______ Дата	Подпись руководителя учреждения или его представителя и текущая дата
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя	Вид документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента
Раздел 1 *
Если доходы облагаются по разным ставкам, строки 010-050 разд. 1 заполняются для каждой из ставок налога
010	Ставка, с применением которой исчислены суммы НДФЛ
020 **	Сумма начисленного по всем физическим лицам дохода
025 **	Сумма начисленного дохода по всем физическим лицам в виде дивидендов
030 **	Сумма налоговых вычетов по всем физическим лицам, уменьшающих доход, подлежащий обложению
040 **	Сумма исчисленного по всем физическим лицам налога
045 **	Сумма исчисленного по всем физическим лицам налога на доходы в виде дивидендов
050	Сумма фиксированных авансовых платежей по всем физическим лицам, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода
В случае, когда разд. 1 занимает несколько страниц, строки 060-090 заполняются только на первой странице, на других листах ставятся прочерки
060	Общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется
070 **	Общая сумма удержанного налога
080 **	Общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом
090 **	Общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со ст. 231 НК РФ
Раздел 2 *
100	Дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ
110	Дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, указанных по строке 130. Отражается в соответствии с п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ
120	Дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога в бюджет. Проставляется согласно нормам п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ
130	Обобщенная сумма фактически полученных доходов (включая НДФЛ) в указанную в строке 100 дату
140	Обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату
* Эти разделы заполняются на основании данных, содержащихся в регистре налогового учета по НДФЛ, разработанном налоговым агентом самостоятельно (п. 1.1 Порядка N ММВ-7-11/450@, п. 1 ст. 230 НК РФ). ** Суммы по указанным строкам отражаются нарастающим итогом с начала налогового периода.

К сведению. Проверить правильность заполнения расчета можно с помощью контрольных соотношений, подготовленных ФНС для внутреннего пользования (Письмо ФНС РФ от 10.03.2016 N БС-4-11/3852@).

Формирование показателей расчета в различных ситуациях

С учетом требований законодательства и разъяснений чиновников рассмотрим особенности формирования показателей формы 6-НДФЛ в различных ситуациях.

Ситуация	Порядок заполнения расчета		Основание
Начисление и выплата заработной платы в одном отчетном периоде, а перечисление НДФЛ в другом	Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в том периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. То есть если заработная плата выплачена в одном отчетном периоде, а срок перечисления НДФЛ с нее выпадает на другой отчетный период, то доход в разд. 2 не отражается. Такой доход и удержанный с него НДФЛ указываются в разд. 2 расчета за период, в котором налог должен быть перечислен в бюджет. В рассматриваемом случае сумма начисленного дохода в виде заработной платы, исчисленного и удержанного налога будет отражаться в строках 020, 040 и 070 разд. 1 расчета за один отчетный период. А в разд. 2 расчета за другой период будут указываться: - по строке 100 - последний день месяца, за который начислили зарплату; - по строке 110 - день фактической выплаты зарплаты; - по строке 120 - следующий рабочий день после даты, указанной по строке 110; - по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели		Письма ФНС РФ от 02.11.2016 N БС-4-11/20829@, от 24.10.2016 N БС-4-11/20126@, от 15.12.2016 N БС-4-11/24063@
Выплата заработной платы за последний месяц квартала в следующем отчетном периоде		В случае когда заработная плата за последний месяц квартала выплачивается в следующем отчетном периоде, НДФЛ удерживается также в данном периоде. Поэтому в разд. 1 расчета следует указать по строке 040 сумму исчисленного налога, а в строках 070 и 080 разд. 1 поставить 0	Письмо ФНС РФ от 16.05.2016 N БС-4-11/8609
Выплата премии за производственные результаты, по итогам года, квартала		Данная операция отражается в расчете так: 1) в разд. 1 указываются: - по строкам 020, 040, 070 - соответствующие суммовые показатели; - по строке 060 - количество физических лиц, получивших доход; 2) в разд. 2 проставляются: - по строке 100 - последний день месяца, которым датирован приказ о выплате премии; - по строке 110 - день фактической выплаты премии; - по строке 120 - следующий рабочий день после даты, указанной по строке 110; - по строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели дохода и удержанного налога	Письма ФНС РФ от 24.01.2017 N БС-4-11/1139@, от 19.04.2017 N БС-4-11/7510@
Выплата непроизводственной премии		При выплате работнику непроизводственной премии (к юбилею, празднику и т.д.) разд. 2 заполняется следующим образом: - по строке 100 указывается дата выплаты премии; - по строке 110 - дата, отраженная по строке 100; - по строке 120 - первый рабочий день, следующий за днем удержания налога (указан по строке 110); - по строкам 130, 140 - соответствующие суммовые показатели дохода и удержанного налога	Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@
Начисление пособия по временной нетрудоспособности в одном отчетном периоде, а выплата в другом		Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности, начисленный работнику в одном отчетном периоде, непосредственно перечисленный на счет налогоплательщика в другом периоде, подлежит отражению в разд. 1 и 2 расчета за тот период, в котором доход считается полученным. В разделе 2 такого расчета данная операция отражается так: - по строке 100 указывается дата выплаты пособия; - по строке 110 - дата, отраженная по строке 100; - по строке 120 - последнее число месяца, в котором выплачивали пособие; - по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели дохода и удержанного налога	Письмо ФНС РФ от 25.01.2017 N БС-4-11/1249@
Начисление выплат по гражданско-правовому договору в одном отчетном периоде, а их перечисление в другом		В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода в виде вознаграждения за оказание услуг по договору гражданско-правового характера считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. Например, если заработная плата работникам за декабрь 2016 года, начисленная в декабре 2016 года, выплачена в январе 2017 года, то эта операция в расчете за первый квартал 2017 года отразится по строке 070 разд. 1, а также по строкам 100-140 разд. 2. Раздел 2 будет заполнен следующим образом: - в строке 100 указывается день выплаты вознаграждения по гражданско-правовому договору; - в строке 110 - дата, отраженная по строке 100; - в строке 120 - следующий рабочий день после даты, указанной по строке 110; - в строках 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели	Письмо ФНС РФ от 05.12.2016 N БС-4-11/23138@
Выплата отпускных и начало отпуска приходятся на разные отчетные периоды		В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. Отпускные показываются в расчете за период, в котором они выплачены. Например, если работнику сумма оплаты отпуска за июль 2017 года выплачена 29.06.2017, то данная операция отразится в разд. 1 и 2 расчета за полугодие 2017 года. В разделе 1 будут заполнены строки 020, 040 и 070, а в соответствующих строках разд. 2 будут указаны: - в строке 100 - дата выплаты отпускных; - в строке 110 - та же дата, что и по строке 100; - в строке 120 - последний день месяца, в котором выплачены отпускные; - в строках 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели (сумма отпускных с НДФЛ и удержанный с них налог)	Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 N БС-3-11/3504@
Возврат излишне удержанного НДФЛ за прошлый год		Операция по возврату излишне удержанного НДФЛ за прошлый год: - указывается в разд. 1 по строке 090 за период текущего года, в котором возвращен налог; - не отражается в разд. 2 в текущем году. При этом подавать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период прошедшего года не нужно. А вот корректирующие сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за данный период представляются	Письма ФНС РФ от 14.11.2016 N БС-4-11/21536@, от 26.10.2016 N БС-4-11/20366@
Ошибки в сданном расчете		Согласно п. 6 ст. 81 НК РФ, если налоговый агент в поданном им в налоговый орган расчете обнаружит факт неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, он обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет в порядке, установленном этой статьей. При представлении такого расчета на титульном листе указывается номер корректировки (001, 002 и т.д.). "Уточненку" следует подавать за период, в котором была допущена ошибка, а также за все последующие отчетные периоды. Например, если налоговый агент после представления отчетности за девять месяцев обнаружил ошибку в расчете за I квартал, в инспекцию подается сразу три уточненных расчета: за первый квартал, полугодие и девять месяцев. При выявлении ошибок в 2017 году за отчетный период 2016 года достаточно представления одного уточненного расчета за год	Письма ФНС РФ от 21.09.2016 N БС-4-11/17756@, от 15.12.2016 N БС-4-11/24062@
Ошибки в КПП, ОКТМО		Если в расчете неверно указан КПП или ОКТМО, в налоговую инспекцию нужно подать два расчета: - уточненный (с номером корректировки 001) с неправильными КПП или ОКТМО и нулями по всем прочим показателям; - первичный (с номером корректировки 000) с верными КПП или ОКТМО	Письмо ФНС РФ от 12.08.2016 N ГД-4-11/14772
Перерасчет суммы НДФЛ за прошлый отчетный период		Если в связи с выявлением арифметических ошибок в текущем отчетном периоде осуществляется перерасчет НДФЛ с доходов, полученных в прошлом отчетном периоде, итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета следует отразить в разд. 1 за прошлый отчетный период и разд. 2 расчета за текущий отчетный период. Например, если в январе 2017 года учреждение пересчитывает суммы НДФЛ с заработной платы за декабрь 2016 года, то пересчитанный налог указывается в разд. 1 расчета за 2016 год и разд. 2 расчета за I квартал 2017 года	Письмо ФНС РФ от 27.01.2017 N БС-4-11/1373@
Получение дохода в натуральной форме (при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме)		Операция по получению дохода в натуральной форме отражается в строках 020, 040, 080 разд. 1 и строках 100-140 разд. 2 расчета. При этом в разд. 2 указываются: - по строке 100 - дата выплаты дохода; - по строкам 110, 120 - 00.00.0000; - по строке 130 - сумма дохода; - по строке 140 - 0	Письма ФНС РФ от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, от 09.08.2016 N ГД-3-11/3605@
Выплата доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения)		Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете. К ним, например, относятся доходы работника в виде единовременной материальной помощи при рождении ребенка в сумме, не превышающей 50 000 руб. (п. 8 ст. 217 НК РФ)	Письма ФНС РФ от 23.03.2016 N БС-4-11/4901, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@, от 15.12.2016 N БС-4-11/24064@

* * *

В статье рассмотрены общие правила заполнения формы 6-НДФЛ, а также рассказано, как применять их на практике с учетом мнения контролирующих органов. Надеемся, что приведенные в статье рекомендации помогут избежать ошибок при формировании отчетности.