Если документы для проверки не готовы... (Е.С. Казаков, журнал "Бухгалтер Крыма", N 6, июнь 2017 г.)

Если документы для проверки не готовы...

Е.С. Казаков,

эксперт журнала "Бухгалтер Крыма"

Журнал "Бухгалтер Крыма", N 6, июнь 2017 г., с. 64-70.

Может быть, не первое, что хотят увидеть налоговики при проверке, но для этой процедуры очень важное и необходимое - это документы налогоплательщика, которыми он подтверждает правильность налоговых расчетов.

Когда во время проверки приходит очередь налоговиков проанализировать именно документы налогоплательщика, последнему грозят серьезные хлопоты. Часто налоговиков по максимуму интересует документация налогоплательщика и тот тратит значительные усилия только для того, чтобы в полной мере выполнить запрос проверяющих. И далеко не всегда оказывается в состоянии и успевает это сделать. А ведь за непредставление документов во время проверки налогоплательщику грозят серьезные санкции.

Но налоговый кодекс предоставляет возможность увеличить срок для представления документов и избежать при этом санкций. Об этом данная статья.

Статья 93 НК РФ регламентирует, в каком порядке при проведении налоговой проверки налоговый орган истребует документы у налогоплательщика. Из данной статьи можно понять, что именно налоговый орган в конкретной ситуации определяет, какие документы необходимы ему для проверки.

Согласно п. 3 данной статьи в общем случае документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки у российской организации или индивидуального предпринимателя, представляются в течение 10 дней*(1) со дня получения соответствующего требования. Этот срок важен, так как если налогоплательщик предполагает, что он имеет затруднения с его соблюдением, это может стать причиной для обращения в налоговый орган с просьбой о его переносе.

Требование о представлении документов

Если проводится выездная проверка на территории налогоплательщика, то требование, как правило, вручается лично руководителю организации или индивидуальному предпринимателю (их законным или уполномоченным лицам) под расписку. И дата, указанная в этой расписке, будет точкой отсчета указанного 10-дневного срока.

Если таким способом передать требование невозможно, налоговый орган выбирает один из других способов, предусмотренных в п. 4 ст. 31 НК РФ:

по почте заказным письмом;

в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота;

в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика.

Только в электронной форме может быть направлено требование, если налогоплательщик в соответствии с НК РФ обязан сдавать декларацию (расчет) в электронной форме. Таковыми являются, например, все плательщики НДС. Наоборот, иным лицам, даже сдающим декларации в электронной форме добровольно, требование может быть направлено не обязательно в электронной форме.

В случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма.

В случае направления документа налоговым органом через личный кабинет налогоплательщика датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика.

А вот что касается электронного документа, направленного по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота, то в соответствии с п. 12 и 13 Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи*(2) (далее - Порядок) требование о представлении документов считается принятым налогоплательщиком, если налоговому органу поступила квитанция о приеме, подписанная ЭЦП налогоплательщика. Датой его получения считается дата, указанная в этой квитанции.

Электронное требование не дублируется бумажным (п. 5 Порядка).

Оформление представляемых документов

Согласно п. 6 Порядка при представлении истребуемого документа и получении от налогового органа квитанции о его приеме в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщик не представляет налоговому органу истребуемый документ на бумажном носителе, а только в электронной форме.

Представление документов, изначально составленных на бумажном носителе, производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Листы таких документов должны быть пронумерованы и прошиты.

К сведению. В Письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-P3/39142 сообщается, что согласно п. 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(3) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Допускается как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом (см. также Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-P3/62336 о сшивах документов). При прошивке многостраничного документа необходимо:

- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью листов" (количество листов указывается словами).

Кроме того, Минфин рекомендует представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Истребуемые документы, составленные на бумажном носителе, могут быть представлены в налоговый орган в электронной форме в виде электронных образов документов (документов на бумажном носителе, преобразованных в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов)*(4). Они заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или усиленной квалифицированной электронной подписью его представителя.

Конкретный способ представления истребуемых документов (информации) определяется налогоплательщиком самостоятельно (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

В то же время согласно абз. 7 п. 2 ст. 93 НК РФ в случае необходимости должностное лицо налогового органа вправе ознакомиться с подлинниками документов. Об этом оно направляет уведомление, составленное в соответствии с приложением 3 к Письму ФНС России от 16.07.2013 N АС-4-2/12705.

Обратите внимание! Согласно п. 9 ст. 89 НК РФ на период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика. Но налогоплательщик обязан представить налоговому органу те документы, которые были запрошены до момента приостановления проверки (п. 26 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57).

Иначе говоря, течение срока представления документов, предусмотренного п. 3 ст. 93 НК РФ, не приостанавливается (Письмо ФНС России от 22.08.2014 N СА-4-7/16692).

Можно продлить срок представления документов

Как видно, при достаточно серьезном масштабе проверки и объеме истребуемых документов налогоплательщик может и не справиться с их представлением в установленный срок. Правда, как ни странно, определиться с этим фактом он должен не позднее окончания дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение этого дня он письменно уведомляет проверяющих должностных лиц налогового органа о невозможности представления в установленные сроки документов с указанием причин, по которым они не могут быть представлены в эти сроки, и о сроках, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы.

К сведению. Такое же уведомление налогоплательщик должен направить налоговому органу и в случае получения требования о представлении в соответствии со ст. 93.1 НК РФ документов (информации) о контрагенте налогоплательщика, если эти документы отсутствуют у налогоплательщика или он не может их представить в установленный пятидневный срок. В этой ситуации на направление уведомления предоставляются те же пять дней.

Форма этого уведомления утверждена Приказом ФНС России от 25.01.2017 N ММВ-7-2/34@. Его можно представить в электронном виде через личный кабинет налогоплательщика или по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота. Почтой заказным письмом его вправе представить только лица, на которых в соответствии с п. 3 ст. 80 НК РФ не возложена обязанность по представлению налоговой декларации в электронной форме.

Названный приказ предусматривает, в частности, указание по каждому документу номера пунктов, наименования, реквизитов, иных индивидуализирующих признаков документов, указанных в требовании о представлении документов. Но при необходимости отражения всех документов (информации), названных в требовании о представлении документов (информации), указывается: "все документы (информация), указанные в требовании".

Форма данного уведомления предусматривает лишь две группы причин, по которым срок представления документов может быть перенесен:

- необходимо продление срока исполнения требования о представлении документов (информации) по объективным причинам (документы хранятся в удаленных хранилищах (архивах); существенные объемы истребованных документов (информации); другие причины);

- невозможно представление истребованных документов (информации) по причине их отсутствия (утрачены, не поступали (не составлялись)).

Текстуально эти причины в уведомлении не указываются, вместо этого в первом случае проставляется код 10, во втором - 20.

Соответственно, во втором случае не указывается срок, в течение которого документы будут представлены. То есть при этом уведомление фактически преобразуется в сообщение о невозможности представления запрашиваемых документов.

В поле "Достоверность сведений, указанных в настоящем уведомлении, подтверждаю" указываются следующие коды:

- 1 - физическое лицо;

- 2 - представитель физического лица;

- 3 - законный представитель организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков);

- 4 - уполномоченный представитель организации (ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков).

Налоговый кодекс не ограничивает налогоплательщиков в том, на какой период запросить продление срока представления документов. Однако он и налоговиков не обязывает соглашаться с таким запросом. Согласно абз. 5 п. 3 ст. 93 НК РФ руководитель (заместитель руководителя) налогового органа вправе на основании уведомления налогоплательщика продлить сроки представления документов, а может и отказать в продлении сроков.

То есть не вполне ясно, как столь формализованное уведомление может убедить налоговиков действительно продлить этот срок. Очевидной выглядит необходимость сопровождать его пояснительной запиской с обоснованием необходимости продления срока или даже личное общение с конкретными проверяющими лицами по этому поводу.

* * *

Напомним, что непредставление в установленный срок запрошенных во время проверки документов приведет к штрафу, предусмотренному ст. 126 НК РФ. То есть за каждый такой документ придется заплатить 200 руб.*(5). На это указывает п. 4 ст. 93 НК РФ.

Не говоря уже о том, что при отсутствии подтверждающих документов налоговики по результатам проверки могут вынести решение о существенных доплатах и штрафах для налогоплательщика. Но они не будут спешить с вынесением такого решения, если отсрочку представления документов с ними согласовать.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В соответствии с п. 6 ст. 6.1 НК РФ здесь имеются в виду рабочие дни.

*(2) Утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

*(3) Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

*(4) Но не все: см. об этом Письмо ФНС России от 03.11.2016 N ЕД-4-15/21002.

*(5) А еще есть административная ответственность за это же нарушение, предусмотренная ст. 15.6 КоАП РФ: от 300 до 500 руб. на должностное лицо.