Вопрос: При направлении сотрудника аптечной организации в командировку издается приказ о направлении сотрудника в командировку и выписывается командировочное удостоверение. Должны ли оформляться оба эти документа, или при направлении сотрудника в командировку можно издать только приказ, ведь данные документы дублируют друг друга? ("Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2008 г.)

При направлении сотрудника аптечной организации в командировку издается приказ о направлении сотрудника в командировку и выписывается командировочное удостоверение. Должны ли оформляться оба эти документа, или при направлении сотрудника в командировку можно издать только приказ, ведь данные документы дублируют друг друга?

Прежде всего хотелось бы отметить, что актуальность данной проблемы обусловлена требованиями норм налогового законодательства к порядку признания расходов в целях исчисления налога на прибыль организаций. Так, согласно п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на командировки. Однако при признании тех или иных затрат при расчете налога на прибыль следует помнить и о ст. 252 НК РФ, согласно которой расходы организации должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Кроме того, требование о документальном подтверждении расходов организации содержат и нормы Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". В соответствии со ст. 9 данного закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время порядок направления работников в служебные командировки регулируется Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках" (далее - Инструкция N 62). Данный документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ (ст. 423 ТК РФ).

По вопросу документального оформления командировок, а именно необходимости оформления командировочного удостоверения, позиция Минфина и налоговых органов за последние несколько лет кардинально изменилась.

Так, давая разъяснения по данному вопросу в Письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158, чиновники Минфина указали, что параллельное составление двух документов (и приказа, и командировочного удостоверения) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. При этом было отмечено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Исходя из вышеизложенного, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения. Таким образом, Минфин допускал, что издание приказа о направлении сотрудника в командировку является необходимым и достаточным условием для признания данной командировки экономически обоснованной и документально подтвержденной.

Такая позиция находит отражение и в письмах Минфина РФ от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, от 28.10.2005 N 03-03-04/2/90, УФНС по г. Москве от 28.03.2006 N 20-12/25181.

Вместе с тем на протяжении 2005-2006 годов выходят и иные разъяснения Минфина и налоговых органов по вопросу необходимости составления командировочного удостоверения при направлении сотрудника в командировку.

Так, в Письме УФНС по г. Москве от 09.08.2005 N 20-12/56819 сказано, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. А документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены согласованные с Минфином России, Минэкономразвития России и Минтрудом России унифицированные формы, которыми следует оформлять командировку, в частности форма N Т-10 "Командировочное удостоверение".

В Письме Минфина РФ от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660 сказано, что к документам, которые требуется оформить до начала командировки, относятся приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение.

Затем на протяжении 2007 и 2008 годов Минфин и налоговые органы продолжали придерживаться позиции, выражающей необходимость оформления командировочного удостоверения при направлении сотрудника в командировку. При этом доводы в пользу составления командировочного удостоверения приводятся следующие. Ссылаясь на положения Инструкции N 62 (в частности, п. 2), устанавливающей, что направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1 к Инструкции N 62. Кроме того, в Инструкции N 62 отмечено, что по усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку может наряду с командировочным удостоверением оформляться и приказом.

На основании данных норм чиновники Минфина приходят к выводу, что оформление командировочного удостоверения при направлении сотрудника в командировку является обязательным и этот документ будет являться основанием для принятия расходов в целях налогообложения прибыли.

Данная позиция финансового ведомства находит отражение и в одном из последних его писем (Письмо от 24.04.2008 N 03-03-06/2/45).

Обратите внимание: Формы первичных документов, оформляемых при направлении работника в командировку (Командировочное удостоверение (ф. N Т-10), Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. N Т-9), Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. N Т-9а), Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. N Т-10а)), утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, а не приложениями к Инструкции N 62.

Анализируя все вышеизложенное, можно сделать следующие выводы. Конечно, нельзя не согласиться с тем, что командировочное удостоверение и приказ о направлении сотрудника в командировку в большинстве своем содержат одинаковые реквизиты, как, например:

- наименование организации;

- ФИО работника, его табельный номер;

- наименование структурного подразделения;

- место командировки;

- цель командировки;

- время нахождения работника в командировке.

И на первый взгляд, действительно, может показаться нецелесообразным составление документов, практически дублирующих друг друга. Однако если обратиться к разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты*(1), то становится ясно, что все три документа (приказ о направлении сотрудника в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание) служат для разных целей и заполнение каждого следующего документа происходит на основании предыдущего. То есть документы о направлении сотрудника в командировку не заполняются параллельно (в зависимости от организации документооборота, возможно, даже разными службами на предприятии), а один на основании другого. Так, первичным является оформление служебного задания. Затем на основании служебного задания работником кадровой службы заполняется приказ о направлении работника в командировку. Данный документ применяется для оформления и учета направления работников в командировки. Затем на основании приказа о направлении в командировку работником кадровой службы выписывается в одном экземпляре командировочное удостоверение. Данный документ удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них). Таким образом, все документы служат для разных целей. И, по нашему мнению, целесообразно составление каждого документа. Кроме того, на практике составление командировочного удостоверения не имеет препятствий ни технического, ни иного характера, а раз так, то иметь еще один документ, подтверждающий производственный характер расходов и документальное оформление хозяйственных операций, будет совсем не лишним для организации.

Обратите внимание: Согласно п. 2 Инструкции N 62 командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Специалисты Минфина в своих разъяснениях приходят к аналогичным выводам (Письмо от 26.05.2008 N 03-03-06/2/60).

А.К. Попов,

эксперт журнала "Аптека:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 сентября 2008 г.

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.