Актуальные вопросы при расчете среднего заработка для отпускных (Е.Л. Джабазян, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.)

Актуальные вопросы при расчете среднего заработка для отпускных

При расчете средней зарплаты следует руководствоваться Трудовым кодексом, а также Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы" (далее Положение N 922). Названное постановление вступило в силу с 1 января 2008 года, но до сих пор у бухгалтеров возникают вопросы в связи с его применением. Как следует учитывать при расчете среднего заработка премии и вознаграждения? Какие премии надо пересчитывать пропорционально отработанному времени? Как распределить премии пропорционально отработанному времени? Какие вознаграждения индексируются при повышении оклада для расчета отпускных? Каковы разъяснения по данным вопросам специалистов Роструда?

Учитываем премии при расчете отпускных

В связи с вступлением в силу Положения N 922 наибольшее количество вопросов вызывает вопрос учета премий при расчете отпускных.

Согласно п. 15 Положения N 922 при определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

- ежемесячные премии и вознаграждения - фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

- премии и вознаграждения за период работы, превышающий 1 месяц, - фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

- вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, - независимо от времени начисления вознаграждения.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения N 922, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчетном периоде (ежемесячные, ежеквартальные и др.).

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм в порядке, установленном настоящим пунктом.

В Письме Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 N 2337-17 чиновники уточнили, какие премии можно учесть целиком при расчете отпускных и как правильно распределить их пропорционально отработанному времени.

Какие премии надо пересчитывать пропорционально отработанному времени?

По разъяснениям специалистов Минздравсоцразвития, премию можно учесть целиком при расчете отпускных только в том случае, если она начислена за месяцы, которые попадают в расчетный период. Если премия выплачена и за месяцы, которые в расчетный период не вошли, ее надо будет распределять пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Как распределить премии пропорционально отработанному времени?

Для расчета надо брать рабочие, а не календарные дни: премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, путем деления фактически начисленной суммы премиальных выплат, подлежащих пересчету, на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели в расчетном периоде по норме и умножения на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отработанное время, а не пропорционально фактически отработанному времени в периоде, за который начислена премия.

Другими словами, сумму премии, которая подлежит распределению, надо разделить на количество рабочих дней в расчетном периоде (по пятидневке или шестидневке, в зависимости от рабочего графика организации), а затем умножить на количество фактически отработанных дней.

Ранее чиновники Минздравсоцразвития по вопросу учета премий указали: вознаграждение по итогам работы за год при полностью отработанном расчетном периоде учитывается в полном размере, поскольку период, за который начислено данное вознаграждение, не превышает продолжительности расчетного периода. Если расчетный период отработан не полностью и период, за который начислено вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, то данное вознаграждение учитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде (Письмо от 05.03.2008 N 535-17).

Пример 1.

Работнику ООО "Матрица" Пеньковой С.О. предоставлен отпуск на 14 календарных дней с 1 по 14 июня 2008 г. Расчетный период составляет с 1 июня 2007 г. по 31 мая 2008 г. Оклад Пеньковой С.О. - 12 500 руб. В августе 2007 г. (с 1 по 28) Пенькова находилась в очередном отпуске, а в апреле 2008 г. - на больничном с 7 по 20 число. В расчетном периоде ей выплачивалась премия в сумме 15 000 руб. Премию начислили в июле 2007 г. за I полугодие 2007 г.

Рассчитаем отпускные Пеньковой С.О. При этом следует учесть, что поскольку расчетный период отработан не полностью, премию придется распределять пропорционально отработанному времени.

Сначала определим количество рабочих дней в расчетном периоде (с 1 июня 2007 года по 31 мая 2008 года) - 249 дн. Из них фактически отработанных - 219 дн. (249 - 20 - 10), где 20 - количество рабочих дней, приходящихся на отпуск в августе 2007 года, 10 - количество рабочих дней, приходящихся на время нетрудоспособности в апреле 2008 года.

Сумма премии, которая берется для расчета отпускных, составит 13 192,77 руб. (15 000 руб. / 249 дн. х 219 дн.).

Сумма фактического заработка за расчетный период - 133 448,61 руб. (12 500 руб. х 10 мес. + 1 630,43 руб. + 6 818,18 руб.), где 1 630,43 - зарплата, начисленная за фактически отработанное время в августе 2007 года (12 500 руб. / 23 дн. х 3 дн.), а 6 818,18 - зарплата за апрель 2008 года (12 500 руб. / 22 дн. х 12 дн.).

Для расчета отпускных необходимо определить количество календарных дней, которое приходится на расчетный период. При этом за месяцы, которые отработаны полностью, берется по 29,4 дня (это месяцы расчетного периода, кроме августа 2007 года и апреля 2008 года).

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах составит:

- в августе 2007 года - 2,84 дн. (29,4 / 31 х 3);

- в апреле 2008 года - 15,68 дн. (29,4 / 30 х 16).

Среднедневной заработок для расчета отпускных - 427,01 руб. (133 448,61 руб. / (29,4 дн. х 10 мес. + 2,84 дн. + 15,68 дн.).

Сумма отпускных Пеньковой составит 5 978,14 руб. (427,01 руб. х 14 дн.).

Какие вознаграждения индексируются при повышении оклада для расчета отпускных?

В соответствии с ч. 2 п. 16 Постановления N 922 при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, установленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность). Таким образом, выплаты, установленные не по отношению к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению, не подлежат корректировке при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) в расчетном периоде тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения.

Согласно ч. 3 п. 16 Постановления N 922 при повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (то есть выплаты, установленные не по отношению к тарифной ставке, окладу), не повышаются.

Выплаты, установленные, например, к окладу в диапазоне значений (проценты, кратность), - это выплаты, установленные, например, в размере от 10 до 50% от должностного оклада, до 100% от оклада или до двух окладов.

Соответствующие разъяснения специалистов представлены в вышеназванном Письме Минздравсоцразвития N 2337-17.

Надо или нет индексировать отпускные, если увеличение окладов произошло после того, как работник ушел в отпуск, однако впоследствии из отпуска был отозван?

В соответствии со ст. 125 ТК РФ в случае необходимости допускается отзыв работника из отпуска. Отзыв из отпуска возможен только с согласия работника. При этом отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается (ст. 126 ТК РФ).

Неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Что делать с отпускными, которые были выплачены работнику до начала отпуска? Отпускные следует пересчитать. Здесь возможны варианты:

- из общей суммы вычитают отпускные, приходящиеся на те дни, которые работник уже отгулял, а оставшуюся сумму работник возвращает в кассу по ПКО, или бухгалтер удерживает ее из его зарплаты;

- по взаимному согласию между работодателем и сотрудником этот остаток можно не возвращать в кассу, а считать авансом по зарплате за те дни, которые были отработаны вместо отпуска.

Обратите внимание: Когда работник решит использовать оставшиеся дни отпуска, отпускные нужно будет рассчитать заново! В частности, другим будет и расчетный период.

Что касается ситуации, когда произошло повышение оплаты труда в период сохранения среднего заработка, то перерасчет отпускных необходим в соответствии с абз. 4 п. 16 Постановления N 922, независимо оттого, отзывают работника из отпуска или нет.

Пример 2.

Работнику предоставлен отпуск с 17.06.2008 по 14.07.2008. Оклад работника 10 000 руб. Расчетный период с 01.06.2007 по 31.05.2008 отработан полностью. В связи с производственной необходимостью работника отозвали из отпуска 1 июля 2008 г. С 1 июля 2008 г. в организации произошло увеличение окладов на 25%.

Среднедневной заработок - 340,14 руб. (10 000 руб. х 12 мес. / 29,4 х 12).

Сумма отпускных - 9 523,92 руб. (340,14 руб. х 28 дн.).

На руки работник получит 8 285,92 руб. (9 523,92 - 9 523,92 х 13%).

В случае отзыва работника из отпуска с 1 июля 2008 года работник должен вернуть неиспользованную часть отпускных в сумме 4 142,96 руб. (8 285,92 / 28 х 14).

Пример 3.

Дополним условие примера 2: оставшиеся 14 дней предоставлены работнику с 1 октября 2008 г.

В данном случае расчетный период - с 01.10.2007 по 30.09.2008.

При расчете отпускных следует иметь в виду, что из расчетного периода исключается время нахождения в очередном отпуске (с 17 по 30 июня 2008 года), а суммы выплаченных отпускных не учитываются в сумме фактического заработка за расчетный период.

Также следует учесть, что с 1 июля произошло повышение оклада (например, на 25%).

Рассчитаем отпускные в этом случае.

Фактически заработок за расчетный период - 143 750 руб. (10 000 руб. х 8 мес. + 5 000 руб. + 21 250 руб. + 12 500 руб. х 3 мес.), где 5 000 (10 000 руб. / 20 х 10) - зарплата за фактически отработанные рабочие дни в июне, 21 250 руб. ((10 000 руб. х 8 мес. + 5 000) х 25%) - сумма индексации заработка в связи с изменением окладов в организации.

Среднедневной заработок работника составит 423,99 руб. (143 750 руб. / 29,4 дн. х 11 мес. + 15,68 дн.), где 15,68 дн. (29,4 / 30 х 16) - количество календарных дней, приходящееся на отработанное в июне время.

Сумма отпускных за 14 дней составит 5 935,86 руб. (423,99 руб. х 14 дн.).

Е.Л. Джабазян,

главный редактор журнала

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2008 г.