Путевой лист легкового автомобиля. Для нетранспортной компании (А. Степанова, "Бухгалтерия и кадры", N 7, июль 2008 г.)

Путевой лист легкового автомобиля.
Для нетранспортной компании

Оформление путевых листов - удел не только автотранспортных организаций. Заполнять этот документ нужно любой фирме, которая использует в своей деятельности автомобиль. Если компания хочет отнести на расходы затраты на покупку ГСМ, без путевого листа ей не обойтись. Его оформление - процесс весьма трудоемкий. Но если организация не является транспортной, его можно немного упростить. Главное - знать меру!

Для чего нужен путевой лист?

Путевой лист для большинства организаций - это, прежде всего, первичный документ по учету расходования автомобилем топлива. Так, если чеки подтверждают факт приобретения бензина, то путевой лист позволяет понять, сколько именно топлива было израсходовано конкретным автомобилем. Кроме того, путевой лист - это еще и основание для расчета зарплаты водителю. Если, конечно, фирма начисляет ее по сдельным или повременным расценкам. Когда водителю установлен оклад или сотрудник, управляющий машиной, вообще занимает другую должность (в нетранспортных организациях, как правило, так и бывает), путевой лист для начисления зарплаты не пригодится. Впрочем, путевой лист необходим не только для документального подтверждения расходов. Он позволяет судить еще и об экономической оправданности затрат. Причем как в плане использования автомобиля для деятельности, направленной на получение дохода, так и в части обоснованности расходования ГСМ.

Кстати, чиновники считают, что путевой лист необходим еще и для того, чтобы оправдать выплату компенсации сотрудникам, использующим личные автомобили на благо компании. По мнению налоговиков и финансистов, именно этот документ позволяет подтвердить служебный характер поездок. В данной статье мы не будем касаться вопросов выплаты компенсации. Этой теме будет посвящена отдельная статья в следующем номере журнала.

Типовая форма...

Как известно, к бухгалтерскому учету можно принимать те первичные документы, которые составлены по унифицированной форме. Если же типового бланка для оформления какой-либо операции не существует, организация может разработать необходимый документ сама. Такие правила установлены статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". А поскольку статья 252 НК РФ позволяет включать в налоговую себестоимость расходы, "подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации", данные правила влияют и на налоговый учет.

Что касается путевого листа, то у этого документа унифицированная форма есть. Причем для разных типов автомобилей предусмотрены свои бланки. Утверждены они постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". В частности, для легковых автомобилей предусмотрен путевой лист по типовой межотраслевой форме N 3. В этом документе необходимо отражать сведения о работе автомобиля в течение дня или смены. На более длительный срок путевой лист выписывают, только если работник едет на автомобиле в командировку. Бланк должен содержать наименование организации, марку и номер автомобиля. Здесь нужно также указывать, кто управляет автомобилем, и приводить реквизиты водительского удостоверения данного сотрудника. В путевом листе нужно фиксировать время выезда и возвращения и данные, которые показывал при этом спидометр. Эти сведения должны заверять своей подписью диспетчер-нарядчик и механик.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. Тут нужно указать, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Помимо этих фактических данных в бланке предусмотрены строки для отражения норматива потребления топлива и количества сэкономленного или перерасходованного горючего. Пример заполнения лицевой стороны типовой формы путевого листа приведен на стр. 54.

 Место для                                Типовая межотраслевая форма N 3

   штампа                    Утверждена постановлением Госкомстата России

организации                                              от 28.11.97 N 78

        Путевой лист легкового автомобиля    АВ    N    020103

                                          --------   ------------

                                           (серия)

               "14" июля  2008  г.

                -- ------ -----                               /---------\

                                                              |  Код    |

                                                              |---------|

                                                Форма по ОКУД | 0345001 |

                                                              |---------|

Организация           ООО "Полет", г. Иваново,        по ОКПО | 3365594 |

            ------------------------------------------        |         |

              наименование, адрес, номер телефона             \---------/

             ул. Станкостроителей, д. 2, Тел. (4932) 23-65-08

            --------------------------------------------------

                                                              /---------\

Марка автомобиля                 ВАЗ-2112                     |         |

                 -------------------------------------------- |         |

                                                              |---------|

Государственный номерной знак     С656РМ37     Гаражный номер |         |

                              ----------------                |---------|

Водитель      Семенов Игорь Михайлович        Табельный номер |   0125  |

         ----------------------------------                   \---------/

               фамилия, имя, отчество

Удостоверение N         37 МТ N 128535            Класс    В

                 -------------------------              -------

Лицензионная карточка стандартная, ограниченная

                      -------------------------

                        ненужное зачеркнуть

Регистрационный N                           Серия         N

                 ------------                    --------- ------

             Задание водителю             |Автомобиль технически исправен

                                          |                         /-----\

В распоряжение                            |Показания спидометра, км |66573|

               -------------------------- |                         \-----/

                     наименование         |Выезд разрешен

                                          |Механик Гусев     Гусев В.П.

                              /----------\|       ------- --------------

       ООО "Полет"            |          ||       подпись    расшифровка

----------------------------  \----------/|                   подписи

       организация                        |

                                          |Автомобиль в технически

                                          |исправном состоянии принял

Адрес подачи   ул. Станкостроителей, д. 2 |Водитель Семенов  Семенов И.М.

            ------------------------------|        -------- -------------

------------------------------------------|        подпись    расшифровка

------------------------------------------|                   подписи

                                          |         /-------------------\

                                 /-------\|         | марка  |   код    |

Время выезда из гаража, ч, мин   |  9:15 ||Горючее  |--------+----------|

                                 \-------/|         | А-95   |          |

                                          |         \-------------------/

Диспетчер-нарядчик Кирова     Кирова О.С. |      Движение горючего

                  -------- -------------- |

                  подпись    расшифровка  |                    /--------\

                               подписи    |                    |количес-|

                                          |                    |тво, л  |

                                          |                    |--------|

                                 /-------\|Выдано:             |        |

Время возвращения в гараж, ч, мин| 16:50 ||по заправочному     |        |

                                 \-------/|листу N             |   -    |

                                          |       -------------|--------|

Диспетчер-нарядчик Кирова     Кирова О.С. |Остаток: при выезде |   36   |

                  --------   ------------ |                    |--------|

                   подпись    расшифровка |         при возвра-|   15   |

                               подписи    |         щении      |--------|

                                          |Расход:  по норме   |   22,1 |

                                          |                    |--------|

                                          |         фактический|   21   |

                                          |                    |--------|

                                          |Экономия            |   1,1  |

Опоздания, ожидания, простои в пути, заез-|                    |--------|

ды в гараж и прочие отметки               |Перерасход          |   -    |

                           ---------------|                    |        |

------------------------------------------|                    \--------/

------------------------------------------|Автомобиль принял.   Показания

------------------------------------------|спидометра при  возвращении  в

Автомобиль сдал  Семенов     Семенов И.М. |гараж, км /------------------\

   водитель     ---------- ---------------|          |       66823      |

                 подпись    расшифровка   |          \------------------/

                              подписи     |Механик  Гусев    Гусев В.П.

                                          |        -------- -------------

 М.П.                                     |        подпись   расшифровка

                                          |                    подписи

Сразу оговоримся: в Налоговом кодексе речь о каком-либо лимитировании затрат на топливо не идет. Но организациям лучше все же использовать некие нормативы. И уж если не утвержденные Минтрансом России (на чем настаивает Минфин России), так хотя бы разработанные самостоятельно.*(1) Для налоговиков это будет свидетельством того, что компания действительно контролирует расход топлива, и, возможно, позволит организации избежать лишних вопросов при проверке.

На оборотной стороне бланка путевого листа следует подробно расписывать маршрут движения машины, приводя время и километраж каждой поездки. Кроме того, здесь есть раздел, предназначенный для расчета заработной платы водителю за пройденные километры или отработанное время.

...Или самостоятельная?

Должны ли компании использовать именно унифицированный бланк путевого листа? Некогда специалисты Росстата разъяснили в письме от 3 февраля 2005 г. N ИУ-09-22/257, что типовая межотраслевая форма N 3 обязательна для всех компаний, использующих в работе легковые автомобили. Причем то, что фирма транспортной организацией не является, по их мнению, не давало ей никаких поблажек при заполнении путевого листа. Все реквизиты должны быть заполнены (в том числе и маршрут следования). Периодичность составления - на один день или смену (за исключением командировок) - должна соблюдаться. Заметим, что налоговики и финансисты придерживались в то время аналогичной позиции (см., например, письма Минфина России от 15 июля 2005 г. N 03-03-04/1/75, УФНС России по г. Москве от 25 июля 2005 г. N 20-12/53147). Они также настаивали на том, что только путевые листы, составленные по унифицированной форме, могут подтверждать расходы организации.

Росстат с тех пор не выпускал писем, опровергающих или подтверждающих позицию, озвученную более трех лет назад. А вот налоговики вслед за финансистами уже успели поменять свою точку зрения. Теперь представители этих ведомств считают, что унифицированная форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" обязательна только для автотранспортных организаций, а остальные компании могут разработать свой бланк. Этот вывод следует из текста самого постановления Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78. Подобные разъяснения приведены, например, в письмах Минфина России от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77 и УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253.

Разрабатываем свой путевой лист

Итак, на данный момент ни финансисты, ни налоговики уже не возражают против разработки нетранспортными компаниями своей формы путевого листа. Правда, такой самодельный документ должен отвечать определенным требованиям.

Обязательные реквизиты

При разработке бланка путевого листа нужно помнить, что он обязательно должен содержать следующие реквизиты:

- наименование и дата составления документа;

- название организации;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозоперации в натуральном и денежном выражении;

- должности работников, ответственных за совершение хозоперации и правильность ее оформления;

- личные подписи этих сотрудников.

Собственную форму путевого листа должен утвердить своим приказом руководитель организации. Ее образец нужно привести в учетной политике компании. Обычно все самостоятельно разработанные бланки оформляют в виде приложений к этому документу.

Как правило, компании берут за основу типовую форму. Причем в реквизитах лицевой стороны изменения обычно бывают минимальны. Что, в общем-то, и неудивительно, ведь здесь приведены именно обязательные реквизиты.

Маршрут следования

Наиболее трудоемкий процесс при заполнении типовой формы путевого листа - это указание подробного маршрута следования автомобиля. Особенно учитывая, что формулировка "по городу" и другие ей подобные, по мнению специалистов Росстата, недопустимы. Чиновники хотят видеть в документе данные о затраченном времени и пройденном километраже по всем пунктам следования автомобиля. Поэтому при разработке собственной формы путевого листа у организаций возникает соблазн в первую очередь отказаться от подробного отражения маршрута.

Однако делать этого не стоит. Подобное усовершенствование путевого листа чиновники не одобряют. Да и у судей оно не всегда находит понимание.

Как разъяснил Минфин России в письме от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129, в бланке путевого листа обязательно должны быть указаны данные о конкретном пути следования автомобиля, ведь именно эти сведения отражают содержание хозяйственной операции. А как мы уже сказали, содержание хозяйственной операции - это один из тех обязательных реквизитов, которые должны быть в форме первичного документа, разработанной организацией. Если маршрут движения не указан, то такой путевой лист просто не позволяет судить о том, что автомобиль действительно использовался в служебных целях, подчеркивают финансисты. Кстати, аналогичный взгляд на проблему и у инспекторов (письмо УФНС России по г. Москве от 14 ноября 2006 г. N 20-12/100253). А вот судьи различных округов не столь единодушны. Так, например, ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 23 апреля 2007 г. N А28-7048/2006-250/21 не признал расходы на ГСМ документально подтвержденными. По той причине, что путевые листы, составленные фирмой, не содержали данных о пути следования транспорта. Однако ФАС Уральского округа в постановлении от 5 марта 2008 г. N Ф09-1053/08-С3, напротив, поддержал организацию, которая включила в расходы затраты на покупку ГСМ, несмотря на то что в путевых листах не был конкретизирован маршрут автомобиля. Свою позицию арбитры аргументировали тем, что "что отражение пути следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов".

Периодичность составления

Еще одним поводом для недовольства унифицированной формой путевого листа является то, что составлять этот документ необходимо ежедневно. Поэтому свой бланк путевого листа организации обычно разрабатывают с тем расчетом, чтобы его можно было выдавать сразу на несколько дней, неделю, месяц. Ведь это позволит существенно сократить документооборот.

Минфин России не против такой оптимизации. Но с одной оговоркой: путевые листы "должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода" (см., например, письмо Минфина России от 3 февраля 2006 г. N 03-03-04/2/23). Для финансистов главное, чтобы путевые листы, оформленные, скажем, на неделю или месяц, позволяли организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ не хуже ежедневных.

Если зарплату водителю компания начисляет, исходя из оклада, то составление путевых листов не за каждый день или смену, а за месяц ничему не повредит. Раздел, касающийся расчета заработка, в таком случае можно вообще не предусматривать. Нет необходимости и в указании времени выезда и возвращения применительно к каждой поездке. С организацией учета ГСМ немного сложнее. Во-первых, нужны ли данные о расходе горючего с разбивкой по дням, финансисты не поясняют. На наш взгляд, место для указания такой информации лучше предусмотреть. Хотя бы для того, чтобы облегчить процесс заполнения раздела о движении горючего в целом за период, на который выдан путевой лист. Ведь, согласитесь, без каких-то промежуточных записей хотя бы о количестве заправленного бензина тут не обойтись. Так почему бы их не делать в самом бланке? А во-вторых, учитывая, что наличие подробного описания маршрута, по мнению чиновников, в путевом листе необходимо, даже в бланке на месяц придется приводить данные о поездках за каждый день. Если, конечно, организация не согласна доказывать проверяющим, что и без этих сведений путевой лист может служить подтверждением затрат на ГСМ. При наличии большого числа поездок уместить всю информацию на оборотной стороне формы не получится. Можно разработать форму путевого листа с приложениями. А можно просто оформлять документ на срок меньше месяца, скажем на неделю. Оборотная сторона разработанной компанией формы путевого листа, на основе которого не нужно рассчитывать зарплату водителю, может выглядеть, например, так:

Оборотная сторона формы N ПЛ-1

Дата	N п/п	Место		Пройдено, км	Движение горючего, л		Подпись лица, пользовавшего- ся автомобилем
		отправления	назначения		расход	заправлено
07.07.08	1	Офис, ул. Строите- лей, 15	Вокзал, ул. Желез- нодорожная, 1	45	5	-	Иванов
	2	Вокзал, ул. Желез- нодорожная, 1	Гостиница "Мечта", Сиреневый б-р, 25	47	4,5	-	Иванов
	3	Гостиница "Мечта", Сиреневый б-р, 25	Офис, ул. Строите- лей, 15	13	1,4	-	Иванов
08.07.08	1	Офис, ул. Строите- лей, 15	ООО "Стрела", ул. Почтовая, 7	30	3,3	-	Иванов
	2	ООО "Стрела", ул. Почтовая, 7	Офис, ул. Строите- лей, 15	33	3,6	30	Иванов
10.07.08	1	Офис, ул. Строите- лей, 15	Филиал 1, пос. Ок- тябрьский	122	11,7	-	Иванов
	2	Филиал 1, пос. Ок- тябрьский	Офис, ул. Строите- лей, 15	122	12	-	Иванов
11.07.08	1	Офис, ул. Строите- лей, 15	Гостиница "Мечта", Сиреневый б-р, 25	15	1,6	40	Иванов
	2	Гостиница "Мечта", Сиреневый б-р, 25	Вокзал, ул. Желез- нодорожная, 1	47	4,5	-	Иванов
	3	Вокзал, ул. Желез- нодорожная, 1	Офис, ул. Строите- лей, 15	45	4,9	-	Иванов
Итого за неделю:				514	52,5	70

А. Степанова,

аудитор

"Бухгалтерия и кадры", N 7, июль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее об этом читайте в статье "Учет расходов на ГСМ. По нормам или по факту?" N 6, июнь 2008.