Аутсорсинг в работе с кадровыми документами банка (А. Рыков, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.)

Аутсорсинг в работе с кадровыми
документами банка

На современном этапе развития бизнеса передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой. Как обеспечить правильную обработку и хранение особо ценных документов? В настоящей статье проанализирована возможность передачи на внешнее управление (аутсорсинг) функции обработки, хранения и использования документов по личному составу кредитной организации.

Термин "аутсорсинг" (иногда, в определенном контексте, аутстаффинг или ауттаскинг) сейчас постоянно на слуху, и хотя для русского уха он пока еще непривычен, за ним не кроется ничего необычного. Аутсорсинг - это модная тенденция в мире современного бизнеса. Передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой: организация питания сотрудников, охрана офиса, обслуживание компьютерной сети, расчет заработной платы специализированными компаниями и так далее - все это примеры аутсорсинга, с которыми мы встречаемся каждый день и к которым мы уже привыкли.

Новая разновидность аутсорсинга, которая только набирает обороты в России, - это аутсорсинг документационного обеспечения управления, включающий в себя разработку номенклатуры дел и положений о подразделениях служб ДОУ и персонала, а также вывод архива (в том числе оперативного) организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения.

В большей степени все эти тезисы применимы к кредитным организациям, поскольку именно на них распространяются наиболее жесткие и структурированные требования по организации учета, хранения и использования всей совокупности документов.

Какой бы значимой не была сама деятельность кредитной организации (банка), в случае ее ликвидации или реорганизации только кадровые документы будут передаваться в ведомственный архив для последующего хранения и использования в целях выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате гражданам. К таким важным кадровым документам по личному составу с длительным сроком хранения (75 лет) относятся: приказы по личному составу, трудовые договора и договора подряда, личные дела уволенных сотрудников, лицевые счета по заработной плате. Таким образом, как это не парадоксально звучит, именно кадровые документы с нормативной точки зрения являются наиболее ценными, значимыми, важными документами коммерческой организации (табл. 1).

Таблица 1

Приложение
к письму Банка России
от 05.08.1998 N 169-Т
"О размещении архивов и порядке уничтожения документов
при ликвидации кредитных организаций"

Перечень документов кредитной организации, подлежащих
хранению после завершения ликвидационных процедур

N п/п	Наименование дел	Срок хранения
41.	[...] Лицевые счета работников кредитной организации	75 лет ЭПК
42.	Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии, выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении, установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных документов, характеристики, представления) сотрудников	75 лет ЭПК
43.	Личные карточки сотрудников (в том числе временных работников)	75 лет ЭПК
44.	Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов	75 лет ЭПК
45.	Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации и установлении квалификации	75 лет ЭПК
46.	Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и ведомственными наградами [...]	75 лет ЭПК

Соответственно возникает вопрос: как обеспечить грамотную и качественную обработку кадровых документов? Ведь дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: с проведением комплексного архивного переплета, нумерацией листов дел, составлением листов-заверителей дел, составлением внутренних описей документов, внесением необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). А это требует очень много времени.

Своими силами (силами штатных специалистов организации) проведение всех вышеуказанных процедур (научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу) выглядит чрезвычайно затруднительным. Кто будет производить соответствующую обработку? В соответствии с п. 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Однако на практике, ни на отдел кадров (служба персонала), ни на службу ДОУ (канцелярию, общий отдел, управление делами) никакими внутренними организационно-распорядительными документами (положениями о подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями и др.) не возложены соответствующие задачи.

Для выполнения всего комплекса соответствующих работ просто-напросто не хватает свободных человеческих ресурсов ни в одном из структурных подразделений организации. И вот именно тогда возникает вопрос о внешней помощи - об аутсорсинге. Что будет эффективнее: постоянно отвлекать от основных обязанностей специалистов службы персонала и службы ДОУ или же пригласить сторонних специалистов для выполнения всего комплекса работ по организации учета и обработки кадровых документов? Заключая договор, собственник документов гарантирует себе качество, скорость выполнения работ, а также возможность избежать последствий допущенных ошибок. Например, ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусматривает для должностных лиц санкции в виде штрафа в размере от 300 до 500 руб. С экономической точки зрения, любой аутсорсинг, а тем более аутсорсинг обработки кадровых документов (как наиболее сложный процесс), выглядит чрезвычайно привлекательным. По оценкам экспертов, компании экономят до 50% денежных средств в случае передачи на аутсорсинг функции хранения и обработки документов*(1).

Итак, с чего же начать? Первым этапом привлечения внешних специалистов должна стать разработка номенклатуры дел отдела кадров банка. Проектирование номенклатуры дел позволит осуществить функцию учета всех документов отдела кадров, определить сроки и условия хранения соответствующих документов (табл. 2)

Таблица 2

Примерная номенклатура дел отдела кадров кредитной организации

00-00-01	Нормативные документы (законы, уставы, постановле- ния, инструктивные письма и др.), регламентирующие деятельность отдела. Копии	ДМН ст. 1б, 10
00-00-02	Штатное расписание Банка. Приказы Председателя Правления о внесении изменений в штатное расписание	Постоянно ст. 6а, 32
00-00-03	Организационная инструкция Банка. Копия	ДМН ст. 32	Подлинник в юриди- ческой службе
00-00-04	Штатная расстановка работников Банка	75 лет ст. 34
00-00-05	Список работников Банка (штатно-списочный состав)	Постоянно ст. 349
00-00-06	Правила внутреннего трудового распорядка Банка, утвержденные Председателем Правления	1 год ст. 407	После замены новы- ми
00-00-07	Приказы Председателя Правления по личному составу	75 лет ЭК ст. 6б
00-00-08	Приказы об утверждении графика отпусков и предоставлении отпусков	5 лет ст. 6б
00-00-09	Приказы о направлении работников в командировки	5 лет ст. 6б
00-00-10	Приказы о нарушении трудовой дисциплины и трудового распорядка. Копии	ДМН ст. 6б	Подлинники в кан- целярии
00-00-11	Форма трудового договора, утвержденная руководством Банка	Постоянно ст. 207
00-00-12	Положения об оплате труда, об охране труда, о защите и обработке персональных данных работников Банка	Постоянно ст. 10
00-00-13	Договор с кадровым агентством и приложения к нему (акты выполненных работ, копии счетов, счетов-фак- тур и заявки о потребности в специалистах). Пере- писка по вопросам трудоустройства	5 лет ст. 186, 264, 335	После истечения срока действия до- говора
00-00-14	Договор с ФМС РФ о предоставлении данных о работниках и медицинскому страхованию работников - жителей Подмосковья и иногородних	5 лет ст. 313	После истечения сроков действия договора
00-00-15	Личные дела работников Банка	75 лет ЭК ст. 337
00-00-16	Личные дела уволенных работников Банка	75 лет ЭК ст. 337
00-00-17	Личные карточки (ф. Т-2) работников Банка	75 лет ЭК ст. 339
00-00-18	Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников Банка	75 лет ЭК ст. 339
00-00-19	Книга учета личных дел работников	75 лет ст. 358д	В электронном виде и на бумажном но- сителе
00-00-20	Книга регистрации приказов по личному составу	75 лет ст. 357	В электронном виде и на бумажном но- сителе
00-00-21	Книга регистрации отпусков	3 года ст. 358г	В электронном виде и на бумажном но- сителе
00-00-22	Книга учета командировочных удостоверений	5 лет ст.358з	В электронном виде и на бумажном но- сителе
00-00-23	Книга регистрации трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений	75 лет ст. 358д	В электронном виде и на бумажном но- сителе
00-00-24	Договоры гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг. Копии	ДМН ст. 338	Подлинники - в от- деле учета хозяй- ственных операций
00-00-25	Документы (анкеты, резюме, автобиографии, заявления, рекомендательные письма и др.) лиц, не принятых на работу	1 год ст. 341
00-00-26	Трудовые книжки работников банка	До востребования	Невостребованные - не менее 50 лет
00-00-27	Книга учета движения и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним	50 лет ст. 358е
00-00-28	Книга учета выдачи справок о стаже, заработной плате, месте работы	3 года ст. 358ж
00-00-29	Табели учета рабочего времени	1 год ст. 281	В электронном виде и на бумажном но- сителе

На следующем этапе разрабатывается положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.

Как правило, такое положение состоит из 4 разделов:

общие положения;

функции;

права;

организация работы.

К функциям ЭК относятся: организация и проведение отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения, контроль за организацией документов в делопроизводстве (в том числе кадровом), рассмотрение и одобрение номенклатуры дел, сводных описей дел и описей дел по личному составу. К полномочиям экспертной комиссии относится рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов. ЭК предоставляется право в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.

Следующим этапом может стать проведение научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу. На этом этапе сотрудники компании аутсорсера, как правило, архивисты формализуют и обрабатывают по всем правилам совокупность документов по личному составу (сроком хранения 75 лет). Результатом такой обработки должна стать опись документов по личному составу (табл. 3). Сформированные и обработанные дела собственник обязан хранить и в случае получения запросов от бывших сотрудников обязан выдавать справки установленного образца (рис. 1, 2).

Таблица 3

Образец описи дел по личному составу

 Наименование организации                        Утверждаю

 Фонд N __________________                       Председатель Правления

 Опись N 1 л/с 

 дел по личному составу                         _________________________

 за _______ - _______ годы

 Отдел кадров                                    "___" ________ 200__ г.

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов
1	2	3	4	5
		Отдел кадров
1.		Приказы президента фонда по личному составу за 1994-1997 гг.	29.04.1994 г. - 25.11.1997 г.	125
2.		Личные карточки сотрудников, уволенных в 1994-2003 гг.	1994-2003 гг.	100
3.		Личные дела сотрудников, уволенных в 1994 г. с "А" по "Ш"	1994 г.	110
4.		Договора подряда (агентские), заключенные с работ- никами, и акты выполненных работ за 1994-1995 гг с "А" по "П"	1994-1995 гг.	111
		Бухгалтерия
5.		Лицевые счета по заработной плате сотрудников за 1994-1995 гг. с "А" по "Э"	1994-1995 гг.	267

Примерная форма

Архивная справка

 В документах архива ____________ значится, что _________________________

                                                           (ФИО)

 Зачислен(а) в __________________________________________________________

                Структурное подразделение. Информация о приеме на работу

                            из Приказа N,/число/месяц/год

 Уволен(а) по ___________________________________________________________

                 Информация об увольнение из Приказа N,/число/месяц/год

 Основание: опись _____________, дело _____________, связка _____________

 Справка дана для подтверждения _________________________________________

                                             трудового стажа/

                                     восстановления трудового стажа

Рис. 1

Примерная форма

                             Архивная справка

Месяцы	Год	Год	Год

     Выдана ______________________________ в том, что его (ее) заработок,

учитываемый при исчислении пенсии составляет:

                       Фактическая сумма заработка

     С  включенных  в  справку  сумм  производились  отчисления  в   Фонд

государственного социального страхования.

     Со всех включенных в справку сумм произведены отчисления в ПФ РФ  по

установленным тарифам.

     С 01.01.2001 года производятся отчисления в  ЕСН  в  органы  МНС  по

установленным ставкам.

     Единовременные выплаты и  компенсации,  на  которые  не  начислялись

страховые взносы, в справку не включены.

     Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении) не включена.

     Суммы,  выплачиваемые  по  временной  нетрудоспособности  (отпуску),

указаны в том месяце, на который приходятся соответствующие периоды.

     Регистрационный номер плательщика ПФ РФ

                                               --------------------------

     Идентификационный номер налогоплательщика

                                               --------------------------

     Основание выдачи справки                        Лицевые счета

                                               --------------------------

                                                (Лицевые счета, платежные

                                                     ведомости и др.)

Рис. 2

Аутсорсинговые компании предлагают комплексное решение вопросов вывоза, хранения и выдачи справок заинтересованным лицам. Документы вывозятся на внеофисное (внешнее) хранение в специализированные архивные хранилища. Такие хранилища обязательно должны быть оборудованы в соответствии с основными принципами безопасности, а именно: круглосуточной охраной, системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ, а также системами, обеспечивающими поддержание необходимой влажности и температурного режима, рекомендуемого для длительного хранения документов. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер. В самых современных хранилищах используется система штрих-кодирования каждой единицы хранения, и эти данные заносятся в систему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый короб составляется описание вложенных документов.

В случае получения от клиента запроса на предоставление необходимой информации по заранее установленным каналам связи (факс, E: mail, web-интерфейс и др.) аутсорсинговой компанией подготавливается справка установленного образца. Готовая справка высылается клиенту. Остается лишь ее распечатать, заверить печатью и выдать лицу, сделавшему запрос.

Как показывает практика, аутсорсинг работы с кадровыми документами позволяет передавать часть функций управления персоналом сторонней организации. При четкой организации правовых отношений, в частности, заключение договора, собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу подсистемы управления.

А. Рыков,

руководитель Департамента ДОУ ООО "ОСГ Рекордз Менеджмент Центр"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2005, N 2; Рыков А.В. Задачи организации внеофисного хранения документов: Экономика. Управление. Культура. Выпуск 13 ч. 2: Сборник научных статей / под ред. Л.Д. Абрамовой. ГУУ. М. 2006. - С. 84-88.