Как сохранить документы общества при его ликвидации (А. Порохова, "Акционерный вестник", N 11, ноябрь 2008 г.)

Как сохранить документы общества при его ликвидации

Ликвидация юридического лица, процедура неприятная и довольно сложная. Основным принципом ликвидации общества является соблюдение всех формальных мероприятий в целях исключения конфликтных ситуаций, которые могут последовать после исключения ликвидируемого должника из реестра. Это могут быть спорные ситуации в отношении кредиторов общества, кадрового состава, акционеров, контрагентов и иных заинтересованных лиц. Во избежание подобных разногласий, при ликвидации общества также следует озаботиться вопросом сохранения архивных документов.

Так, статьей 89 ФЗ "Об акционерных обществах" предусмотрен перечень документов, подлежащих хранению обществом:

договор о создании общества;

устав общества, изменения и дополнения, внесенные в устав общества, зарегистрированные в установленном порядке, решение о создании общества, документ о государственной регистрации общества;

документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

внутренние документы общества;

положение о филиале или представительстве общества;

годовые отчеты;

документы бухгалтерского учета;

документы бухгалтерской отчетности;

протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);

бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;

отчеты независимых оценщиков;

списки аффилированных лиц общества;

списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;

заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами;

иные документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

Также законодатель обязал акционерное общество хранить все вышеназванные документы по месту нахождения единоличного исполнительного органа. Данный перечень документов может предотвратить конфликты в отношении существования общества как такового, законности полномочий исполнительных органов общества, дееспособности общества, сделок общества, в том числе по признакам крупности и заинтересованности, надлежащих полномочий лиц при заключении сделок, корпоративных конфликтов с акционерами общества и т.д.

Кроме того, существует обязанность всех юридических лиц, вне зависимости от организационно-правовой формы, хранить документы по кадровому составу. Подобные документы, а именно, трудовой договор, приказы о назначении, отпуске и административных отпусках, повышения, установление условий труда (допустим, вредное производство), а также прекращение трудового договора, требуются каждому гражданину, допустим, при оформлении пенсии.

Все перечисленные вопросы обостряются, когда появляется информация о ликвидации общества. Проблему можно выявить, посмотрев на нее со стороны человека, оформляющего досрочную пенсию, у которого ликвидирован бывший работодатель. Каким образом можно подтвердить какие-то факты? Кто ответственный за сохранность документов? Где можно найти документы ликвидированного общества? Можно ли привлечь ликвидированное общество к ответственности, в случае, если документы обнаружить не представляется возможности? Ответы на все эти вопросы будут получены при рассмотрении процедуры ликвидации юридического лица.

Согласно статье 61 Гражданского кодекса РФ, ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Рассмотрим именно такой случай, поскольку правопреемство, при котором вопрос о хранении и передаче документов решается в порядке, предусмотренным действующим законодательством.

Если говорить об акционерном обществе любого типа, также следует руководствоваться положениями статей 21, 22, 23 ФЗ " Об акционерных обществах". Но в данном случае, соблюдая указанные нормы закона, можно говорить только о соблюдении прав кредиторов и акционеров общества при ликвидации. Вопрос передачи документов общества на хранение данными нормами не регулируется.

Данный пробел закона устраняет Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ". Указанным Постановлением установлен порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. К документам, подлежащим хранению отнесены учредительные документы общества, бухгалтерские документы общества, документы, относящиеся к вопросам корпоративного управления, кадровые документы, документы на имущество общества. Каждому из видов документов установлен свой срок хранения, по истечении которого документ подлежит уничтожению. Уничтожение документа должно сопровождаться составлением акта уничтожения с описью документов.

Также п. 3.9 Постановления ФКЦБ "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" предусматривает, что в случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если же договорных отношений в архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение документы только по личному составу работников общества.

Обязанность хранения перечисленных в статье 89 ФЗ "Об акционерных обществах" документов содержится в статье 17 ФЗ "Об архивном деле в РФ", в которой указано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами. Порядок документооборота организаций устанавливается именно этим законом, так как к архивным документам, относящимся к частной собственности, также причислены документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными.

Также пунктом 10 статьи 23 ФЗ "Об архивном деле в РФ" предусмотрено положение, в соответствии с которым при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на хранение в соответственный государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Таким образом, закон предусматривает необходимость хранения всех документов общества при ликвидации. Также нормативными актами установлена возможность передачи архивных документов общества в государственный или муниципальный архивный фонд.

Если говорить о процедуре ликвидации общества и месте передачи на хранения документов общества, необходимо пояснить, что ликвидация общества может проходить в добровольном порядке по решению его учредителей, либо по решению суда. В первом случае, необходимо соблюсти процедуру ликвидации, предусмотренную вышеназванными положениями Гражданского кодекса и ФЗ "Об акционерном обществе", с учетом положений ФЗ "Об архивном деле в РФ". Результатом процедуры станут сданные в муниципальный или государственный архив документы общества, срок хранения которых не истек, после чего вносится запись о ликвидации общества в Единый государственный реестр юридических лиц. Таким образом, порядок добровольной ликвидации, хотя и имеет некоторые недостатки в упорядочении процедуры, предусматривает необходимое соблюдение передачи документов общества в архив.

Второй случай, а именно ликвидация общества по решению суда, несколько сложнее. В данном случае, наиболее широкое распространение получил способ банкротства юридического лица. Банкротство общества происходит в соответствии с положениями ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" N 127-ФЗ от 26.10.2002 г. Так, пунктом 3 статьи 129 данного закона установлены права конкурсного управляющего, проводящего заключительную процедуру банкротства организации - конкурсное производство, которые включают в себя права по передаче на хранение документов должника, подлежащих обязательному хранению.

В данном случае предусмотрено именно право конкурсного управляющего, а не его обязанность. Продиктовано подобное послабление конкурсному управляющему в довольно жестких нормах банкротства на основании сложившейся практики. Так, частой является ситуация, когда руководитель должника отказывает в передаче документов общества конкурсному управляющему, преступно укрывая их и создавая препятствия в проведении процедуры. Далеко не каждый подобный конфликт заканчивается возвратом документов, позволяя произвести расчет с кредиторами общества, передать документы в архив и ликвидировать должника.

Довольно распространенной ситуацией является и отсутствие документов должника, т.е. конкурный управляющий просто не может их выявить. К таким случаям можно отнести банкротство отсутствующего должника. Само понятие отсутствующего должника подразумевает под собой отсутствие руководителя должника, а также прекращение деятельности общества. Как правило, юридическое лицо, в данном случае существует лишь юридически. Обычно никаких признаков физического существования общества обнаружить не удается, тем более документов данного общества. Таким образом, передача документов должника на практике была мало применима и затрудняла процедуру проведения конкурсного производства общества.

Однако и в данном случае, при внесенных поправках в данную норму закона, возникают трудности, связанные с архивированием документов общества. Распространена судебная практика по возмещению расходов, понесенных конкурсным управляющим по передаче документов, подлежащих обязательному хранению в архив. Например, по делу N А05-6444/2006 конкурный управляющий, при завершении конкурсного производства должника, в соответствии со статьей 129 ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" понес расходы, связанные с передачей в государственный архив документов должника. Арбитражный суд первой инстанции удовлетворил ходатайство конкурсного управляющего о возмещении ему понесенных расходов. Но Постановлением апелляционной инстанции по данному делу, определение арбитражного суда первой инстанции было отменено в части возмещения расходов конкурсному управляющему на услуги архивариуса. Только кассационная инстанция данного федерального округа восстановила права конкурсного управляющего на возмещение расходов, понесенных за передачу документов должника в государственный архив. При этом, Федеральный арбитражный суд северо-западного округа, в Постановлении по делу N А05-6444/2006 указал, что реализация права конкурсного управляющего должника на передачу документов в архив связана, в силу закона, с необходимостью приведения передаваемых документов должника в определенное упорядоченное состояние. Следовательно, расходы по передаче в государственный архив на хранение документов должника, подлежат возмещению.

Случаи из практики свидетельствуют о наличии проблематики оплаты расходов конкурсного управляющего при передаче документов должника в архив.

Также данное дело является примером того, что далеко не все расходы конкурсного управляющего могут быть возмещены. В этой связи, необходимо упомянуть отдельный вид банкротства отсутствующих должников. Отсутствующий должник, исходя из определения, не ведет хозяйственной деятельности, в связи с чем отсутствует источник покрытия расходов на проведение процедуры банкротства. Этот вопрос регулируется не только ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)", но и Приказом ФНС РФ САЭ-3-19/80@, Минэкономразвития РФ N 53, Минфина РФ N 34н от 10.03.2005 г. "О реализации положений Постановления Правительства РФ от 21.10.2004 г. N 573 "О порядке и условиях финансирования процедур банкротства отсутствующих должников", в соответствии с которыми установлен перечень и предельный размер подлежащих компенсации расходов конкурсного управляющего, осуществляющего процедуру банкротства отсутствующего должника. Сюда относятся также расходы по передаче на хранение документов должника.

Учитывая сложившуюся практику, несмотря на некоторые трудности в возмещении расходов конкурсного управляющего, понесенных в результате передачи документов должника в архив, законодатель видит смысл в необходимости сохранения документов юридических лиц, подлежащих ликвидации.

В заключении, необходимо прояснить вопрос о дальнейшем участии общества в гражданском обороте. Например, можно ли привлечь ликвидатора при решении судебного спора с акционером общества, либо при решении вопроса о досрочном назначении пенсии бывшему работнику общества?

В данном случае Гражданский кодекс РФ, а также судебная практика дают однозначный ответ - ликвидация общества означает прекращение его правоспособности. Правоспособность - это способность лица иметь гражданские права и обязанности. При ликвидации общества, внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, прекращается правоспособность общества, что влечет невозможность привлечения данного общества к любым гражданским процессам. Например, в соответствии со ст. 150 Арбитражного процессуального кодекса РФ арбитражный суд прекращает производство по делу, если установит, что организация, являющаяся стороной в деле, ликвидирована.

Судебная практика также подтверждает невозможность привлечения ликвидированного общества. Так, например, Определением Высшего арбитражного суда РФ от 10.07.2008 г. N 8778/08 отказано в передаче дела на рассмотрение в Президиум. При этом судом установлено, что с заявлением обратилось физическое лицо, об истребовании у общества финансово-хозяйственной документации. Но ранее, в отношении общества была введена процедура конкурсного производства, и на момент обращения акционера в суд, общество было ликвидировано. Поскольку общество, являющееся стороной по делу ликвидировано, и на основании того, что заявитель не является акционером общества, в удовлетворении заявления судом было отказано.

Таким образом, судебные органы отрицательно относятся к подобному воскрешению обществ для разрешения каких-либо вопросов.

С другой стороны, существует возможность запросить документы ликвидированного общества из архива и иных мест хранения.

Так, ФЗ "Об архивном деле в РФ" статьей 3 ввел понятие "пользователь архивными документами", которое означает государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое либо физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации. В этой связи статья 24 того же закона предусмотрела свободный доступ к архивным документам общества пользователя архивных документов. Следовательно, если физическое лицо является акционером общества, то оно является пользователем архивных документов, связанных с корпоративными вопросами общества, например, проведения общих собраний или эмиссии ценных бумаг общества.

В отношении кадровых документов, документов по личному составу, законом также императивно предусмотрена обязанность предоставления пользователю архивными документами (бывшему работнику, пенсионному фонду и т.д.) из архива документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Кроме того, существует возможность получения копий уставных документов общества. Статьей 6 ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" предусмотрено, что содержащиеся в реестрах юридических лиц сведения являются общедоступными. Данные сведения и документы могут быть предоставлены по заявлению лица при условии оплаты государственной пошлины. К сведениям, содержащимся в Едином государственном реестре юридических лиц данные об учредителях, юридическом адресе, видах деятельности, о лицензиях юридического лица и т.д. К копиям документов, которые могут быть выданы по запросу обратившегося лица, относятся устав и учредительный договор общества.

Анализируя данный перечень, можно заключить, что все основные данные о юридическом лице можно получить из Единого государственного реестра юридических лиц, обратившись в соответствующий налоговый орган, проводящий государственную регистрацию юридических лиц, с заявлением и, уплатив установленную государственную пошлину.

Получается, что ликвидация юридического лица, в какой бы форме она не проводилась, предусматривает необходимость передачи на хранение документов общества в уполномоченный орган. Подобные архивные документы помогают в общем виде воссоздать структуру общества, ее примерную деятельность, взаимоотношения с иными лицами, определить место общества в структуре предпринимательской деятельности. В случае, если данная передача документов общества в архивные учреждения не произошла, также остается возможность получения данных документов из иных источников. Законодатель тем самым предусмотрел все возможности для фиксации юридических лиц и их деятельности на территории Российской Федерации во избежание дальнейших затруднений с выявлением последствий взаимодействия ликвидированного лица с иными участниками гражданского оборота.

А. Порохова,

старший юрисконсульт ООО

"СЮЦ "Бизнес и Право",

третейский судья

Третейского суда при Ассоциации

"Столичный центр поддержки бизнеса и права"

"Акционерный вестник", N 11, ноябрь 2008 г.