Вопрос: На балансе нашего бюджетного учреждения находится несколько грузовых и легковых автомобилей. На основании каких документов списываются расходы на приобретение бензина и другие горючесмазочные материалы? Как часто списываются эти расходы, в каком порядке? ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 2, январь 2009 г.)

На балансе нашего бюджетного учреждения находится несколько грузовых и легковых автомобилей. На основании каких документов списываются расходы на приобретение бензина и другие горючесмазочные материалы? Как часто списываются эти расходы, в каком порядке?

При эксплуатации автотранспортных средств применяются горюче-смазочные материалы (ГСМ). Нормы расхода топлив и смазочных материалов утверждены распоряжением Министерства транспорта РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (далее - нормы расхода топлив) предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля и других, независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

В указанном документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлив при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.

Документом для списания ГСМ является путевой лист, оформленный в установленном порядке. Путевые листы не только служат основанием для списания расходов по ГСМ, но и подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Минфином России издан ряд писем, в которых даны разъяснения по вопросу использования форм путевых листов в деятельности учреждений. Так, в письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 и др. отмечается, что организации обязаны применять унифицированные формы первичной учетной документации. Единая форма путевого листа, обязательная к применению всеми учреждениями, не утверждена. Формы путевых листов для легкового, грузового и специального автотранспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте. Они используются юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных, специализированных и такси), и носят обязательный характер для автотранспортных организаций. Поэтому остальные организации могут либо использовать формы путевого листа, утвержденные постановлением N 78, либо разработать их самостоятельно, либо применять иной документ, подтверждающий расход ГСМ, содержащий все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

наименование документа;

дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

В случае если учреждение самостоятельно разработало форму путевого листа, ее следует утвердить в учетной политике. Бюджетные учреждения, как правило, используют формы путевых листов, утвержденные постановлением N 78, так как в них содержится вся необходимая информация, в том числе используемая для списания ГСМ.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм путевого листа по учету работы автотранспорта, утвержденным постановлением N 78, путевой лист действителен только в течение одного дня или смены. На более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Вместе с тем, Минфин России в письме от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23 разъяснил, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например расходов по ГСМ. Если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно оформлять раз в неделю, месяц.

Таким образом, учреждения могут оформлять путевые листы и на другие сроки, но, по мнению автора, контролировать обоснованность списания ГСМ по таким документам будет сложнее. Данные по расходу бензина суммируются по всем путевым листам за месяц, и бензин списывается на общую сумму

Г.М. Федина,

заведующая отделом методологии Управления бухгалтерского учета

и отчетности Министерства финансов Московской области

15 января 2009 г.

"Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", N 2, январь 2009 г.