Подаем сведения в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ (С. Валова, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.)

Подаем сведения в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ

В состав годовой отчетности, которую следует представить в налоговые органы, входят сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, в отношении которых бюджетные учреждения выступают как налоговые агенты. Основные моменты, связанные с представлением данных сведений, прописаны в Налоговом кодексе, однако всегда возникают многочисленные вопросы: кто обязан заполнять и представлять в налоговый орган данную форму отчетности? Какой установлен срок для сдачи формы? Каким способом следует представить указанные сведения? На эти вопросы мы постараемся ответить в данной статье, а также уделим внимание заполнению отдельных разделов справки 2-НДФЛ.

В соответствии со ст. 207 НК РФ плательщиками налога на доходы физических лиц признаются физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации. Налоговым периодом признается календарный год (ст. 216 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых налогоплательщики получают доходы, считаются в отношении таких доходов налоговыми агентами и на них возлагается обязанность по исчислению и удержанию НДФЛ.

Налоговый агент обязан:

- вести учет доходов, полученных физическими лицами в налоговом периоде, персонально по каждому налогоплательщику. Учет доходов осуществляется в налоговой карточке по форме 1-НДФЛ, утвержденной Приказом МНС РФ от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год". При заполнении налоговой отчетности налоговые агенты указывают всю сумму доходов по каждому из оснований за налоговый период и сумму предоставленных налоговых вычетов;

- своевременно перечислять удержанные суммы налога в бюджет в соответствии со ст. 224 НК РФ. Уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается (п. 9 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 05.06.2007 N 03-11-04/1/16);

- представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за налоговый период и суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов;

- выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога.

В случае если удержать исчисленную сумму НДФЛ невозможно, налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ). Учтите, что сообщение в налоговый орган о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика не освобождает организацию от обязанностей налогового агента, которые сохраняются до окончания соответствующего налогового периода, в котором выплачивался доход физическому лицу (письма ФНС РФ от 29.10.2008 N 3-5-04/652@, Минфина РФ от 19.03.2007 N 03-04-06-01/74).

Шаг первый: определяем, что, когда, куда
и как следует представить

О форме подаваемых сведений

Справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС РФ от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@. Напомним, что Приказом ФНС РФ от 20.12.2007 N ММ-3-04/689@ были внесены изменения в форму 2-НДФЛ, которые коснулись справочников, на основании которых она заполняется. В частности, небольшие корректировки были внесены в "Коды доходов" и "Коды вычетов", сама же форма справки осталась прежней.

О сроках представления сведений в ФНС

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ справки по форме 2-НДФЛ налоговые агенты представляют в налоговый орган ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. В соответствии со ст. 216 НК РФ налоговым периодом по НДФЛ является календарный год. Заметим, что если 1 апреля выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем, когда налоговый агент может исполнить свои обязательства, не нарушая установленные нормы, будет первый рабочий день, следующий за 1 апреля (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В 2009 году 1 апреля выпадает на рабочий день (среда), следовательно, справки 2-НДФЛ за 2008 год необходимо направить в налоговый орган до 24 часов этого дня (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

О месте представления сведений

Пунктом 2 ст. 230 НК РФ установлено, что налоговые агенты представляют сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета.

При наличии обособленных подразделений организации возникает вопрос о том, куда следует представлять сведения о полученных сотрудниками обособленных подразделений доходах.

Согласно пп. 1, 2 и 4 ст. 83 НК РФ организация, в состав которой входят обособленные подразделения, расположенные на территории Российской Федерации, обязана встать на учет в налоговом органе по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения, если она не состоит на учете в налоговом органе по месту нахождения этого обособленного подразделения по основаниям, предусмотренным НК РФ. В случае если несколько обособленных подразделений организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым органам, постановка организации на учет может быть осуществлена налоговым органом по месту нахождения одного из ее обособленных подразделений, определяемому организацией самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 03.12.2008 N 03-04-07-01/244).

Обязанность налоговых агентов представлять сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту своего учета корреспондирует с обязанностью налоговых агентов уплачивать совокупную сумму налога, исчисленную и удержанную налоговым агентом у налогоплательщика, в отношении которого он признается источником дохода, по месту учета налогового агента в налоговом органе.

Налоговые агенты - российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. При этом сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Таким образом, сведения о доходах физических лиц могут представляться налоговым агентом - российской организацией, имеющей обособленные подразделения, в налоговые органы по месту своего нахождения, а обособленным подразделением организации - по месту нахождения обособленного подразделения, в котором работникам этого подразделения производится начисление и выплата дохода.

О способе представления сведений

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ справки по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами на магнитных носителях (дискетах, компакт-дисках и т.п.) или с использованием телекоммуникационных каналов (через Интернет по защищенным каналам связи).

Если численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превысила 10 человек, то налоговые агенты могут подавать сведения на бумажных носителях (Письмо УФНС по г. Москве от 14.03.2007 N 28-11/22934@).

Шаг второй: вспоминаем общие правила заполнения

При заполнении справки по форме 2-НДФЛ необходимо соблюсти следующие правила, указанные в Рекомендациях по заполнению сведений о доходах физических лиц, утвержденных Приказом ФНС РФ N САЭ-3-04/706@ (далее - Рекомендации по заполнению справки):

- на каждое физическое лицо, получившее доходы от определенного налогового агента, представляется отдельная справка;

- по каждой ставке НДФЛ представляется отдельная справка (если налоговый агент одному физическому лицу выплачивал в налоговом периоде доходы, облагаемые по разным ставкам - 9% и 13%, то необходимо представить две отдельные справки, ставка налога указывается в заголовке разд. 3);

- все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, кроме суммы НДФЛ - она исчисляется и указывается в полных рублях;

- все разделы и показатели должны быть заполнены, если иное не указано в разд. III Рекомендаций по заполнению справки;

- справка заполняется на лазерном, матричном, струйном принтере, на пишущей машинке либо от руки разборчивым почерком;

- нумерация разделов не изменяется даже в случае, если не все разделы заполнены, незаполненные разделы могут не печататься.

Шаг третий: заполняем форму 2-НДФЛ

Справка о доходах физических лиц состоит из пяти разделов:

- первый - "Данные о налоговом агенте";

- второй - "Данные о физическом лице - получателе доходов";

- третий - "Доходы, облагаемые по ставке ___ %";

- четвертый - "Стандартные и имущественные налоговые вычеты";

- пятый - "Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода".

Каждый из пяти разделов заполняется последовательно.

Раздел первый. Данные о налоговом агенте

Какие сведения указываем		Основания для заполнения
1.1	ИНН / КПП организации	В данной строке отражаются ИНН и КПП налогоплательщика. В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации
1.2	Наименование организа- ции	В данной строке указывается сокращенное наименование организации (в случае отсутствия - полное наименование) согласно его написанию в ЕГРН. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например "школа N 241") располагается в начале строки
1.3	Код ОКАТО	В данной строке указывается код ОКАТО, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется справка
1.4	Телефон	В данной строке указывается тот контактный телефон налогового агента, по которому в случае необходимости может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогоплательщика контактного телефона данный реквизит не заполняется

Раздел второй. Данные о физическом лице - получателе доходов

Какие сведения указываем		Основания для заполнения
2.1	ИНН физического лица (получателя доходов)	В данной строке указывается ИНН физического лица, который вписан в документ, подтверждающий его постановку на налоговый учет в налоговом органе РФ. При его отсутствии данный реквизит не заполняется
2.2	Фамилия, имя, отчество	Фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика указываются без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика
2.3	Статус (1 - резидент или 2 - нерезидент)	Резидентами признаются физические лица, находящиеся на территории России не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд (то есть в расчет принимаются и месяцы проживания, предшествующие текущему календарному году) (п. 2 ст. 207 НК РФ). Этот период не прерывается на время выезда за пределы РФ для краткосрочного (менее 6 месяцев) лечения или обучения
2.4	Дата рождения	Дата рождения (число, месяц, год) указываются путем последовательной записи данных арабскими цифрами
2.5	Гражданство (код стра- ны)	В данной строке указывается код страны, гражданином которой является физическое лицо. Код страны выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Код России - 643. При отсутствии у физического лица гражданства указывается код 999
2.6	Код документа, удосто- веряющего личность	Указывается код документа, удостоверяющего личность физического лица. Например: - код 03 - свидетельство о рождении - для лиц, не достигших 14 лет; - код 07 - военный билет - для солдат, матросов, сержантов, старшин; - код 10 - паспорт иностранного гражданина; - код 21 - паспорт гражданина РФ; - код 91 - иные документы
2.7	Серия, номер документа	В данной строке указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак "N не проставляется
2.8	Адрес места жительства в РФ	В данной строке указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется и в справке может отсутствовать
2.9	Адрес в стране прожи- вания	Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания

Раздел третий. Доходы, облагаемые по ставке ___ %

В этом разделе справки отражается информация о доходах налогоплательщика, облагаемых НДФЛ по одной и той же ставке.

В заголовке разд. 3 справки указывается ставка НДФЛ, применительно к которой заполняется справка (13%, 30%, 9%, 35% или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения). Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу по месяцам в хронологическом порядке.

Группировка основных видов доходов физических лиц - налоговых резидентов, облагаемых по ставке НДФЛ 13%, приведена в таблице.

Вид дохода	Код дохода
Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей; денежное содержание и иные налогооблагаемые выплаты военнослужащим и приравненным к ним категориям физических лиц (кроме выплат по договорам гражданско-правового характера и авторских вознаграждений)	2000
Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)	2010
Суммы отпускных выплат	2012
Авторские вознаграждения (вознаграждения) за создание музыкальных произведений: музыкально-сценических произведений (опер, балетов, музыкальных комедий), симфонических, хоровых, камерных произведений, произведений для духового оркестра, оригинальной музыки для кино-, теле- и видеофильмов и театральных постановок	2205
Пособия по временной нетрудоспособности	2300
Стоимость подарков	2720
Материальная помощь, оказываемая работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту	2760

По доходам физического лица, не являющегося налоговым резидентом Российской Федерации, представляется одна справка, так как все доходы этой категории налогоплательщиков облагаются НДФЛ по одной ставке - 30%.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты, или доходов, которые подлежат налогообложению не в полном размере согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, приводятся код соответствующего вычета и сумма этого вычета.

*

Стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 НК РФ, а также имущественный налоговый вычет, предусмотренный пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются (разд. III Рекомендаций по заполнению справки).

*

Раздел четвертый. Стандартные и имущественные налоговые вычеты

Данный раздел заполняется в том случае, если налогоплательщику - физическому лицу предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты. Напомним, что право на их получение возникает при соблюдении условий, установленных ст. 218 и 220 НК РФ. Основные виды вычетов представлены в таблице.

Вид стандартного налогового вычета, установленный ст. 218 НК РФ	Код вычета
600 руб. на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителям, супругам родителей	101
1 200 руб. на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет вдове (вдовцу), одинокому родителю, опекуну или попечителю, приемным родителям	102
400 руб. на налогоплательщика, не относящегося к категориям, перечисленным в пп. 1-2 п. 1 ст. 218	103
1 200 руб. на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, родителям	106
2 400 руб. на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, вдове (вдовцу), одинокому родителю, опекуну или попечителю, приемным родителям	107
Вид имущественного налогового вычета, установленный ст. 220 НК РФ	Код вычета
Сумма, израсходованная налогоплательщиком на новое строительство либо приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них (кроме сумм, направленных на погашение процентов по целевым займам (кредитам) и фактически израсходованных на новое строительство или приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них), в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов в пределах 1 млн руб.	311
Сумма, направленная на погашение процентов по целевым займам (кредитам), полученным от кредитных и иных организаций Российской Федерации, и фактически израсходованная налогоплательщиком на новое строительство или приобретение на территории Российской Федерации жилого дома, квартиры или доли (долей) в них	312

Раздел пятый. Общие суммы дохода
и налога по итогам налогового периода

В данном разделе отражаются общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода, при этом пункты с 5.5 по 5.10 заполняются только при наличии соответствующих данных.

Какие сведения указываем		Основания для заполнения
5.1	Общая сумма дохода	В данной строке указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. Данный пункт заполняется путем суммирования доходов, отраженных в разд. 3 справки
5.2	Облагаемая сумма дохода	Указывается облагаемая сумма дохода
5.3	Сумма налога исчисленная	Указывается общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разд. 3 справки, по итогам налогового периода
5.4	Сумма налога удержанная	Указывается общая сумма удержанного налога за налоговый период
5.5	Сумма возврата налога по пересчету с доходов прошлых лет	Указывается сумма произведенного возврата налога по пересчету с доходов прошлых лет
5.6	Сумма, зачтенная при уп- лате налога по пересчету с доходов прошлых лет	Указываются суммы, зачтенные либо удержанные при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет
5.7	Сумма, удержанная при уп- лате налога по пересчету с доходов прошлых лет
5.8	Задолженность по налогу за налогоплательщиком	Указывается сумма данной задолженности
5.9	Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом	Указывается сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом
5.10	Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган	Указывается сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган в соответствии с п. 5 ст. 226 Налогового кодекса

Ответственность за непредставление сведений по форме 2-НДФЛ

За непредставление справок по форме 2-НДФЛ в установленный срок бюджетное учреждение могут привлечь к налоговой ответственности, определенной п. 1 ст. 126 НК РФ. Напомним, данная норма предусматривает штрафные санкции в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

С. Валова,

редактор журнала "Бюджетные учреждения: ревизии

и проверки финансово-хозяйственной деятельности"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.