Контрольно - кассовая техника в аптеке: работа над ошибками (Е.А. Дорохова, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.)

Контрольно - кассовая техника в аптеке: работа над ошибками

Размер штрафов за нарушение правил ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой техники существенен для всех организаций. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ максимальный штраф за неправильную работу с ККТ - 40 000 руб., а с денежной наличностью - 50 000 руб. Чтобы избежать таких санкций, главный бухгалтер должен знать, на что обращает внимание налоговый контролер при проверке. В статье разъясняется, какие требования согласно нормам действующего законодательства предъявляются к приобретению и использованию ККТ.

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Федеральный закон N 54-ФЗ) организации, в том числе бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники (ККТ).

Кто может не применять ККТ? ККТ вправе не применять аптечные учреждения, осуществляющие свою деятельность в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) по реализации лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах (п. 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ).

Также вправе осуществлять расчеты без применения кассовой техники организации, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта РФ.

В соответствии с нормами Федерального закона N 54-ФЗ возможность не использовать ККТ предусмотрена при расчетах с населением в случае выдачи бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам. Для определения перечня услуг, оказываемых населению, учреждению необходимо руководствоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 N 163 (п. 2, 3 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В остальных случаях применение ККТ обязательно для всех учреждений.

О чем говорит статистика выявляемых нарушений? Опыт налоговых проверок показывает, что нарушения, выявляемые инспекторами ФНС, встречаются в организациях всех форм собственности. Например, за 9 месяцев 2008 года УФНС по Ленинградской области было проведено 8 359 проверок использования ККТ. В результате каждой третьей проверки выявлены нарушения законодательства. По сравнению с аналогичным периодом прошлого года количество нарушений возросло на 67,4% и составило 2 831 нарушение. Игнорирующим нормы законодательства предъявлены штрафные санкции в сумме 13,6 млн. руб., из них более 11 млн. руб. уже взысканы в бюджет.

Каков перечень выявляемых нарушений? Останавливаясь на детализации выявляемых нарушений, обратимся к Постановлению ВАС РФ от 31.07.2003 N 16. В соответствии с п. 1 данного документа грубыми нарушениями кассовой дисциплины считаются:

- фактическое неиспользование контрольно-кассового аппарата (в том числе по причине его отсутствия);

- использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах (обязательность такой регистрации установлена ст. 4 и 5 Федерального закона N 54-ФЗ);

- использование контрольно-кассовой машины, не включенной в Государственный реестр (соответствующее требование установлено п. 1 ст. 3 Федерального закона N 54-ФЗ);

- использование контрольно-кассовой машины без фискальной (контрольной) памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти (соответствующее требование установлено ст. 4 Федерального закона N 54-ФЗ);

- использование контрольно-кассовой машины, у которой пломба отсутствует либо имеет повреждение, свидетельствующее о возможности доступа к фискальной памяти (наличие на контрольно-кассовой машине пломбы центра технического обслуживания в силу ст. 4 и 5 Федерального закона N 54-ФЗ является обязательным условием допуска контрольно-кассовой машины к применению);

- пробитие контрольно-кассовой машиной чека с указанием суммы, менее уплаченной покупателем (клиентом).

Для того чтобы избежать претензий налогового инспектора, организации нужно еще раз ознакомиться с пакетом документов, которые у нее должны быть.

При налоговой проверке контролером прежде всего будут проверены документы на приобретение ККТ и ее регистрацию, а также использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию, которые должны храниться в течение пяти лет начиная с даты окончания их использования (п. 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 (далее - Положение N 470)).

Приобретая ККТ, обратите внимание на технические характеристики!

Контрольно-кассовая техника, используемая аптечными организациями, применяется в соответствии с Положением N 470.

Согласно п. 3 данного документа ККТ, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:

- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;

- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;

- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- эксплуатироваться в фискальном режиме;

- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;

- быть исправной;

- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;

- соответствовать образцу, представленному в Минпромторг при внесении сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;

- иметь паспорт установленного образца;

- иметь идентификационный знак установленного образца;

- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;

- иметь знак "Государственный реестр" установленного образца;

- иметь знак "Сервисное обслуживание" установленного образца.

Заметим, что последние изменения в Государственный реестр были внесены приказами Роспрома от 08.05.2008 N 200 и 201. Со списком действующей техники можно ознакомиться у поставщиков ККТ. Информацию о включенной в Государственный реестр кассовой технике также можно найти на сайте Роспрома www.rosprom.gov.ru, в газете "Промышленный еженедельник" и журнале "Энергетика. Промышленность. Регионы" (п. 2 Приказа Роспрома от 06.03.2007 N 105).

Каковы действия организации, если используемая ККТ на момент
проверки исключена из Государственного реестра?

В случае исключения моделей ККТ из Государственного реестра их дальнейшая эксплуатация осуществляется до истечения нормативного срока их амортизации (п. 5 ст. 3 Федерального закона N 54-ФЗ). Причем указанная техника должна соответствовать требованиям, действовавшим при ее включении в Государственный реестр (п. 5 Положения N 470).

Обращаем внимание читателей на то, что срок полезного использования кассовых машин определяется налогоплательщиком самостоятельно с учетом Классификации основных средств, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1. Согласно Общероссийскому классификатору основных фондов, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 359, кассовые аппараты (средства механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда) отнесены к четвертой амортизационной группе. Таким образом, нормативный срок амортизации ККТ составляет от пяти до семи лет включительно (п. 2.2 Определения КС РФ от 17.10.2006 N 436-О).

Документы о регистрации и перерегистрации ККТ

Основным документом контрольно-кассовой машины является паспорт, который содержит сведения об этой технике, в том числе отметки о ее регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию, проверке исправности, ремонте, техническом обслуживании, замене программно-аппаратных средств, установке средств визуального контроля, наклеивании марок-пломб и выводе из эксплуатации данной техники.

Образец паспорта контрольно-кассовой техники утверждается Минпромторгом по согласованию с Минфином и Минэкономразвития (п. 8 Положения N 470).

Налоговый орган при регистрации контрольно-кассовой техники выдает пользователю карточку регистрации ККТ, поэтому при проверке по наличию данной карточки и отметке в паспорте инспектор определит, зарегистрирован кассовый аппарат в налоговом органе или нет.

Часто руководителей аптечных организаций волнует такой вопрос: в случае реорганизации юридического лица нужна ли перерегистрация ККТ (например, при изменении статуса учреждения)?

Да, нужна. Дело в том, что при изменении статуса юридического лица происходит его перерегистрация в налоговом органе (снятие с учета в качестве ООО и постановка как ОАО), поэтому перерегистрация ККТ необходима.

Согласно п. 16 Положения N 470 перерегистрация и снятие с регистрации контрольно-кассовой техники осуществляются по заявлению пользователя в течение пяти рабочих дней с даты представления заявления в налоговый орган, в котором ККТ зарегистрирована. К заявлению прилагаются паспорт контрольно-кассовой техники и карточка регистрации. О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации контрольно-кассовой техники делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью налогового органа.

Документы на обслуживание ККТ

В соответствии с п. 3 Положения N 470 техническую поддержку ККТ обеспечивают поставщик или центр технического обслуживания. На такую ККТ при ежегодном подтверждении осуществления поддержки поставщиком или центром технического обслуживания должен наноситься знак "Сервисное обслуживание" (на сторону корпуса, обращенную к покупателю, клиенту).

После технического обслуживания контрольно-кассовой техники поставщиком или центром технического обслуживания на нее должна быть наклеена марка-пломба, необратимо разрушающаяся или деформирующаяся при попытке ее удаления или при вскрытии или удалении корпуса кассовой машины (п. 10 Положения N 470).

Обратите внимание: В соответствии с п. 12 Положения N 470 техническая поддержка ККТ, нанесение на нее знака "Сервисное обслуживание" и наклеивание на нее марок-пломб, а также введение в фискальную память информации при регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники, замена накопителей фискальной памяти осуществляются только поставщиком или центром технического обслуживания (введение в фискальную память информации и замена накопителей производятся с участием представителей налоговых органов). При этом осуществление технической поддержки ККТ поставщиком или центром технического обслуживания, находящимся в ведении пользователя этой техники, не допускается.

Если в ходе проверки использования ККТ ревизоры обнаружат, что марка-пломба на ней повреждена или сдвинута, они решат, что доступ к фискальной памяти открыт. В этом случае проверяющие могут сделать вывод, что организацией скрывается часть выручки. Однако доказать это возможно только при проведении экспертизы кассового аппарата с привлечением сотрудников МВД.

Если пломба имеет нечеткий оттиск, налоговые контролеры также могут сделать вывод о вмешательстве в фискальную память ККТ.

Во избежание подобных конфликтов советуем проверить марки-пломбы на ККТ. Шанс выиграть спор в суде у организации, если она не совершала противозаконных действий, конечно, есть, но, заметьте, это очень длительная процедура. Примером разрешения похожей ситуации в пользу учреждения может служить Постановление ФАС ВСО от 04.07.2006 N А33-29876/05-Ф02-3190/06-С1.

Документы на проведение ремонта ККТ

В случае поломки кассовую технику передают в ремонт в тот центр технического обслуживания, с которым заключен соответствующий договор.

Ремонт контрольно-кассовой техники должен производиться с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти). Поэтому перед передачей ККТ в ремонт необходимо составить в одном экземпляре Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (ф. N КМ-2 *(1)). Он подписывается членами комиссии с обязательным участием представителя налоговой службы, руководителя, кассира и специалиста центра технического обслуживания ККТ. После этого не позднее следующего дня акт и накладная на передачу кассового аппарата в центр технического обслуживания для ремонта сдаются в бухгалтерию. При этом после записей за рабочий день в Журнале кассира-операциониста (ф. N КМ-4 *(2) должна быть сделана соответствующая отметка. После ремонта показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой машины пломбируется.

Если необходим ремонт денежных контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой техники, то делается соответствующая запись в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (ф. N КМ-8 *(3)). Этот журнал должен находиться у руководителя организации или его заместителя, а заполняет его специалист технического центра. Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации. Кроме отметок о проведенных работах, в журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

Проверка кассовых документов и денежной наличности

В ходе проверки налоговый инспектор может проверить ведение журнала кассира - операциониста. Данный журнал необходимо вести по утвержденной форме по каждой контрольно-кассовой машине. Согласно Постановлению Госкомстата РФ N 132 он должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя учреждения и главного (старшего) бухгалтера и печатью. Все записи в журнале обязан производить кассир-операционист ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал были внесены исправления, они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

В ходе налоговой проверки проверяющий также может снять показания счетчиков и проверить фактическое наличие имеющейся выручки.

Как проверяется работа кассира по сдаче выручки? С какими показаниями сверяет контролер поступившие суммы денежной наличности в кассу учреждения? Письмом Минфина РФ от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации ККТ при осуществлении денежных расчетов с населением (далее - Типовые правила), которые применяются в части, не противоречащей Федеральному закону N 54-ФЗ.

В пункте 6.1 Типовых правил предусмотрено, что по окончании работы кассир должен подготовить денежную выручку и другие платежные документы, составить кассовый отчет.

По показаниям секционных счетчиков (регистров) на начало и конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте с итоговым чеком ККТ. После снятия показаний счетчиков (регистров) либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста, которая скрепляется подписями кассира и представителя администрации. Если окажется, что данные контрольного отчета по ККТ не совпадают с суммой фактической наличности, то учреждение может быть привлечено к административной ответственности за нарушение кассовой дисциплины, причем даже если выявятся небольшие отклонения. Такая ситуация наиболее часто встречается на практике, притом что излишек и недостача денежных средств в кассе расцениваются одинаково. Поэтому главному бухгалтеру необходимо проследить, чтобы кассир-операционист не рассчитывался с клиентами личными деньгами и правильно выдавал сдачу. В этих целях следует чаще проводить внезапные внутренние проверки кассы.

Е.А. Дорохова,

эксперт журнала "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 2, февраль 2009 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Форма акта утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

*(2) Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

*(3) Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.