Вход
Доработанный текст проекта Приказа Министра обороны России "Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации" (подготовлен Минобороны России 10.06.2015)
|
МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ |
С.Шойгу |
Приложение
к приказу Министра обороны
Российской Федерации
от_____ 2015 г. N _____
НАСТАВЛЕНИЕ
по архивному делу в Вооруженных Силах
Российской Федерации
Глава I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящее Наставление определяет основные правила организации и ведения архивного дела в Вооруженных Силах Российской Федерации,*(1) работы с архивными документами в архивах, обязанности их работников по приему, комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, а также обязанности работников делопроизводств по подготовке документов для их сдачи в архивы.
2. Архивное дело в Вооруженных Силах организуется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; 2010, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации, директивами начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первого заместителя Министра обороны Российской Федерации, указаниями и рекомендациями Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации, а также настоящим Наставлением.
Настоящее Наставление согласуется с основными положениями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 января 2007 г. N 19.
3. Документы, образовавшиеся в процессе деятельности воинских частей и организаций, имеющие историческое, военное, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являются неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации.
3а. Работа по экспертизе ценности документов возлагается на постоянно действующие экспертные комиссии органов военного управления.
3б. Органом, согласующим нормативные документы Министерства обороны в части, касающейся архивного дела, является Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (далее - Росархив).
4. Общее руководство архивным делом в Вооруженных Силах осуществляет Генеральный штаб через структурное подразделение Генерального штаба - Архивную службу.
5. Организация архивного дела в Вооруженных Силах включает в себя комплекс плановых мероприятий, направленных на формирование архивных фондов из законченных делопроизводством дел (документов), их учету, комплектованию, хранению и использованию, осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в данной области.
6. Организация архивного дела возлагается: в видах Вооруженных Сил - на начальников главных штабов, в родах войск Вооруженных Сил - на начальников их штабов, в департаментах Министерства обороны - на руководителей (директоров) этих департаментов, в главных управлениях и управлениях Министерства обороны - на начальников этих главных управлений
и управлений, в военных округах, на флотах, в командованиях, армиях и на флотилиях, в российских и воинских формированиях, находящихся за границей Российской Федерации - на начальников соответствующих штабов.
7. Руководители центральных органов военного управления, начальники штабов объединений, соединений и воинских частей,
начальники военных образовательных учреждений, военных комиссариатов и других организаций Вооруженных Сил отвечают за состояние и сохранность законченных делопроизводством дел, качественную подготовку и своевременную сдачу в архивы всех документов (дел), подлежащих хранению*.
В целях реализации вышеуказанного положения командирами (начальниками) воинских частей и организаций ежегодно издаются приказы об организации архивной работы, с определением ответственных за ее планирование и осуществление контроля исполнения.
8. Архивные документы, находящиеся на хранении в архивах Вооруженных Сил, в соответствии с Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6079; 2009, N 29, ст. 3617; 2010, N 47, ст. 6033; 2011, N 30 (ч. I), ст. ст. 4590, 4596) сохраняют установленные для них грифы секретности до истечения 30 лет со времени их создания.
Продление этого срока или рассекречивание (снижение грифов секретности) архивных документов производится в установленном порядке.
9. Порядок сдачи, комплектования, учета, хранения и использования в архивах документов, имеющих гриф секретности "Особой важности", документов особорежимных объектов Российской Федерации, особо важных воинских частей и организаций, шифртелеграмм, кинофотодокументов, звукозаписей и видеозаписей, определяется отдельными нормативными правовыми актами Министерства обороны.
10. Комплектование, учет, хранение и использование электронных документов, создаваемых в процессе деятельности воинских частей и организаций, осуществляется в соответствии с нормативными актами Российской Федерации, приказами и директивами Министра обороны по данному вопросу.
11. В Наставлении используются следующие основные термины и определения:
архивное дело в Вооруженных Силах - деятельность воинских частей и организаций в сфере организации подготовки, сдачи, комплектования, учета, хранения и использования архивных документов;
архив - учреждение или структурное подразделение Министерства обороны, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному);
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
запросы социально-правового характера - запросы, связанные
с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
дело - совокупность архивных документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в одну обложку, сохраняемые или подлежащие сохранению в силу их значимости для граждан, общества и государства;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган военного управления, юридическое или физическое лицо, обращающееся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;
архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена;
архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием его поисковых данных, заверенная в установленном порядке;
архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа;
фондообразователи - воинские части и организации, которые создали архивные документы и передали их на хранение в архив;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
объединенный архивный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи (однородность функций, подчиненность, преемственность или общность делопроизводства);
фондирование - распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;
классификация документов в пределах архива - группировка по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам и архивным коллекциям;
классификация документов в пределах архивного фонда - их группировка и расположение в фонде;
систематизация документов - практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда;
опись дел - архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение вышеуказанных документов в архивах Вооруженных Сил в течение сроков и на условиях, определенных договором между Министерством обороны и Росархивом;
постоянное хранение архивных документов - хранение документов без определения срока (бессрочное);
временное хранение архивных документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Глава II. АРХИВЫ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ И ИХ ЗАДАЧИ
12. Прием, комплектование, учет, хранение законченных делопроизводством дел и использование архивных документов обеспечивает Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации (Московская область, г. Подольск) с входящими в его состав филиалами:*
13. Центральный архив подчиняется начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первому заместителю Министра обороны Российской Федерации. Непосредственное руководство деятельностью ЦА МО осуществляет по решению начальника Генерального штаба
Вооруженных Сил Российской Федерации один из его заместителей через Архивную службу.
14. Все виды обеспечения (кроме финансового) ЦА МО и его филиалов распоряжениями начальников штабов соответствующих военных округов возлагаются на подчиненные воинские части, на территории которых дислоцируется ЦА МО и его филиалы.
Финансовое обеспечение архивов решением заместителя Министра обороны Российской Федерации, отвечающего за организацию финансово-экономического обеспечения войск сил
возлагается на один из органов финансового обеспечения Министерства обороны в соответствующем субъекте Российской Федерации либо на иную организацию Министерства обороны, являющуюся получателем бюджетных средств.
В вопросах материально-технического и финансового обеспечения ЦА МО и его филиалы (по действующим нормам, штатам и табелям к ним в соответствии с утвержденными сметами
расходов) взаимодействуют с органами военного управления соответствующих видов и родов войск, военных округов и флотов, командований, в интересах которых функционируют Центральный архив, его филиалы, архивные отделы на флотах, а также с соответствующими территориальными организациями Министерства обороны, являющимися получателями бюджетных средств.
15. ЦА МО, его филиалы, архивные отделы на флотах имеют угловые штампы и гербовые печати с действительными наименованиями.
16. На архивы возлагаются:
комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
фондирование принятых в архив дел и документов;
научно-техническая обработка принятых на хранение документов;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата (далее - НСА), обеспечивающего быстрый поиск архивных документов;
выдача архивных справок, копий и выписок из документов;
обеспечение работы пользователей;
изготовление копий документов;
отправка архивных дел (документов) во временное или постоянное пользование;
проведение экспертизы ценности архивных документов и уничтожение в установленном порядке документов с истекшими сроками хранения, подготовка материалов для снижения грифов секретности архивных документов;
контроль за состоянием, сохранностью и экспертизой ценности документов, за подготовкой и сдачей документов в архивы воинскими частями и организациями - источниками комплектования этих архивов;
консультация лиц, ответственных за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях, участие в проведении занятий (сборов) с ними (по вопросам составления номенклатур, формирования и оформления дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и сдачи документов в архивы);
химобработка, реставрация и переплет дел и документов;
подготовка и передача документов на дальнейшее хранение в государственные архивы;
обеспечение защиты государственной тайны при ведении архивной работы;
подготовка предложений по совершенствованию уровня архивной работы в Вооруженных Силах и доклад их в Архивную службу.
17. На ЦА МО, кроме указанного в пункте 16 настоящего Наставления, дополнительно возлагаются:
подготовка по указаниям Министра обороны Российской Федерации, начальника Генерального штаба - первого заместителя Министра обороны Российской Федерации, начальника Архивной службы обобщенных справочных материалов на основе архивных документов, в том числе в интересах Главных командований видов Вооруженных Сил и командований родов войск Вооруженных Сил;
участие в разработке нормативных правовых актов и методических рекомендаций по архивному делу;
организация использования документов в интересах военно-научной и исторической работы, оперативной и боевой подготовки штабов и войск (сил), информирование заинтересованных воинских частей и организаций о составе документов, публикация документов, организация выставок и др.;
проведение работ по автоматизации процессов учета, хранения и использования архивных документов;
микрофильмирование и создание копий на других материальных носителях уникальных и особо ценных документов в целях получения страхового фонда и фонда пользования, обеспечения сохранности подлинников документов;
выявление, прием и хранение документов из личных архивов военачальников;
участие в мероприятиях по осуществлению контроля деятельности воинских частей и организаций (в части ведения делопроизводства и подготовки дел к сдаче на архивное хранение);
обобщение опыта работы и выработка предложений по улучшению деятельности архивов и доклад их начальнику Архивной службы.
18. Размещение заказов на изготовление полиграфической продукции архивов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и в порядке, установленном в Министерстве обороны.
Изготовление отдельных видов бланков документов, книг и журналов, штампов, предусмотренных приложением к настоящему Наставлению, осуществляется ЦА МО.
Глава III. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
19. Комплектование архивными документами -систематическое пополнение архивов документами в соответствии с их предназначением.
Комплектование архивов включает:
определение источников комплектования архивов;
определение состава документов, подлежащих приему в архивы;
прием-передачу документов в архивы.
Источниками комплектования архивов являются воинские части и организации Вооруженных Сил, военные суды, военные прокуратуры и военные следственные органы, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче на хранение в архивы в обязательном порядке.
А. Документальный состав архивов Вооруженных Сил, сроки хранения документов в воинских частях, организациях и военных архивах
20. В архивах Вооруженных Сил хранятся законченные делопроизводством документы воинских частей и организаций.
Кроме того, в архивах хранятся документы:
политических органов, партийных и комсомольских организаций Красной (Советской) Армии и Военно-Морского Флота за 1941-1991 годы;
военных трибуналов и военных прокуратур Народного комиссариата внутренних дел СССР и Министерства внутренних дел СССР за 1941-1953 годы;
военных судов, военных прокуратур и военных следственных органов;
военно-строительных частей и организаций, переданных в другие министерства и ведомства;
профсоюзных и других общественных организаций Вооруженных Сил;
персонального учета безвозвратных потерь офицеров Красной Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов;
персонального учета безвозвратных потерь солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов Вооруженных Сил за 1941-1945, 1946-1991 годы;
персонального учета офицеров Вооруженных Сил, снятых с воинского учета, а также утративших связь с Министерством обороны;
персонального учета военнослужащих Красной (Советской) Армии и Военно-Морского Флота, награжденных орденами и медалями за 1940-1992 годы;
личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу в Вооруженных Силах по контракту, офицеров, проходивших военную службу в Вооруженных Силах по призыву, а также федеральных государственных гражданских служащих Министерства обороны;
личные дела военнослужащих сверхсрочной службы и военнослужащих женского пола;
пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации, Героев Советского Союза, Героев Труда Российской Федерации, Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, награжденных орденами
"За службу Родине в Вооруженных Силах" трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий, офицеров - участников Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, старших офицеров, младших офицеров, прапорщиков, мичманов, солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу в Вооруженных Силах по контракту, - участников боевых действий на территории других государств, а также, в соответствии с решениями органов государственной власти Российской Федерации, в боевых действиях на территории Российской Федерации, в которых содержатся личные дела.
Архивные документы органов военной контрразведки, входивших в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 годов в состав Народного Комиссариата обороны, находятся в архивных фондах Федеральной службы безопасности.
Воинские части и организации, преобразованные в акционерные общества, свои дела, сформированные начиная с даты акционирования, сдают на хранение в государственные архивы.
21. Военные комиссариаты субъектов Российской Федерации и их территориальные отделы документы, за исключением личных дел, а также документов с постоянными сроками хранения, хранят до истечения сроков их хранения, после чего уничтожают в установленном порядке.
Личные дела (за исключением пенсионных), а также документы с постоянными сроками хранения по истечение предельных сроков хранения, передаются на хранение в архивы военных округов по территориальному принципу, а документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и других боевых действий по защите государственных интересов, а также документы, имеющие научную, историческую и практическую ценность, - в Центральный архив.
22. Военные комиссариаты субъектов Российской Федерации и их территориальные отделы, имеющие документы, находящиеся на секретном хранении и представляющие научную, историческую и практическую ценность, по истечению сроков хранения проводят работу на предмет возможного рассекречивания указанных документов, рассекречивают их в установленном порядке с последующей передачей их на временное хранение в архивы военных округов по территориальному принципу, а документы за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, иных боевых действий по защите государственных интересов - в Центральный архив.
Документы содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также информацию ограниченного распространения, не представляющие научную, историческую и практическую ценность, хранятся до истечения установленных сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке.
23. Документы хранятся в воинских частях, организациях и архивах в течение сроков, установленных соответствующими перечнями и пунктами 24 -30 настоящего Наставления.
24. В воинских частях и организациях, дислоцирующихся на территории Российской Федерации, дела со сроками хранения до 10 лет включительно хранятся до истечения сроков хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке. Дела со сроками хранения более 10 лет хранятся в воинских частях и организациях 5 лет, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы.
Дела воинских частей, организаций и их структурных подразделений при условии сохранения места дислокации сдаются в одни и те же архивы.
В департаментах, главных управлениях, управлениях Министерства обороны, главных командованиях видов и командованиях родов войск Вооруженных Сил в необходимых случаях разрешается хранить дела до 15 лет.
Гарнизонными военными судами дела со сроками хранения более 10 лет по истечение 3 лет передаются на хранение в окружные (флотские) военные суды. В окружных (флотских) военных судах дела со сроками хранения более 10 лет хранятся 5 лет, включая предшествующий срок их хранения в гарнизонных военных судах, после чего передаются на дальнейшее хранение в соответствующие архивы Вооруженных Сил.
25. По истечение указанных в пункте 24 настоящего Наставления сроков хранения документов в воинских частях и организациях дела на дальнейшее хранение передаются:
воинскими частями и организациями окружного подчинения, а также управлениями и отделами военных округов, окружными
военными судами, военными прокуратурами, военными следственными органами, воинскими частями (организациями) центрального подчинения и Военно-воздушных сил, дислоцирующимися на территориях данных округов (кроме Западного военного округа, далее - ЗВО), - в филиалы ЦА МО в соответствующих военных округах по месту дислокации;
воинскими частями и организациями окружного подчинения ЗВО, а также управлениями и отделами ЗВО, окружными военными судами, военными прокуратурами и военными следственными органами, воинскими частями (организациями) Военно-воздушных сил, дислоцирующимися на территории Центрального федерального округа, - в ЦА МО, а на территории Северо-Западного федерального округа - в филиал ЦА МО (архив ЗВО, г. Санкт-Петербург);
воинскими частями и организациями, находящимися за границей Российской Федерации и не входящими в состав военного округа, - в ЦА МО;
воинскими частями, кораблями и организациями, входящими в состав флотов, флотилий, в том числе базирующимися за границей, управлениями и отделами флотов, флотилий, флотскими военными судами, военными прокуратурами и военными следственными органами, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, дислоцирующимися в местах базирования флота, - в филиал ЦА МО (архив ВМФ) и его архивные отделы на флотах;
Главными штабами и управлениями видов Вооруженных Сил (кроме Главного штаба и управлений Военно-Морского Флота), штабами и управлениями родов войск Вооруженных Сил (кроме штабов и управлений Ракетных войск стратегического назначения и Войск воздушно-космической обороны), департаментами, главными управлениями и управлениями Министерства обороны, воинскими частями и организациями, дислоцирующимися на территории Центрального федерального округа, - в ЦА МО;
Главным штабом и управлениями Военно-Морского Флота, воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота, дислоцирующимися в гг. Санкт-Петербурге и Москве, а также воинскими частями и организациями Военно-Морского Флота центрального подчинения, не дислоцирующимися в операционных зонах флотов и флотилий, - в филиал ЦА МО (архив ВМФ);
штабами и управлениями Ракетных войск стратегического назначения и Войск воздушно-космической обороны, воинскими
частями и организациями Ракетных войск стратегического назначения и Войск воздушно-космической обороны, в том числе
дислоцирующимися за границей, - в соответствующие филиалы ЦА МО в Западном и Центральном военных округах;
военно-медицинскими частями и организациями, - в ЦА МО, филиал ЦА МО (военно-медицинских документов, г. Санкт-Петербург);
профсоюзом гражданского персонала Вооруженных Сил и общественными организациями центральных органов военного управления Министерства обороны - в ЦА МО;
профсоюзными и другими общественными органами воинских частей и организаций вместе с документами этих воинских частей и организаций - в соответствующие филиалы ЦА МО в военных округах и архивные отделы на флотах филиала ЦА МО (Архив ВМФ).
26. Военными комиссариатами субъектов Российской Федерации личные (пенсионные) дела по окончании установленных сроков хранения передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО (на лиц, проходивших военную службу в Военно-Морском Флоте, - в филиал ЦА МО (архив ВМФ).
Пенсионные дела высших офицеров, военнослужащих - Героев Российской Федерации, Героев Советского Союза, Героев Труда Российской Федерации, Героев Социалистического Труда, кавалеров ордена Славы трех степеней, награжденных орденами "За службу Родине в Вооруженных Силах" трех степеней, лауреатов Государственной и Ленинской премий, старших офицеров, младших офицеров, прапорщиков, мичманов, солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу в Вооруженных Силах по контракту, являвшихся участниками Великой Отечественной войны 1941-1945 годов или боевых действий на территориях других государств, а также принимавших участие в соответствии с решениями органов государственной власти Российской Федерации в боевых действиях на территории Российской Федерации, не ранее чем через 10 лет после прекращения выплаты пенсий передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО (на лиц, проходивших военную службу в Военно-Морском Флоте, - в филиал ЦА МО (архив ВМФ).
27. В воинских частях и организациях, находящихся за границей и входящих в состав военных округов, а также участвовавших в контртеррористических операциях, на кораблях, в штабах отдельных соединений кораблей, не имеющих береговых
и плавучих баз, дела, законченные делопроизводством, хранятся один год, после чего передаются в ЦА МО, его соответствующие
филиалы в военных округах, филиал ЦА МО (архив ВМФ) и его архивные отделы на флотах.
28. Воинские части и организации, находящиеся за границей и не входящие в состав военных округов, все дела со сроками хранения 5 лет и более ежегодно сдают в ЦА МО.
29. В филиалах ЦА МО в военных округах, архивных отделах на флотах дела со сроками хранения более 10 лет хранятся в течение 10 лет, включая предшествующий срок их хранения в воинских частях и организациях, после чего указанные дела передаются на дальнейшее хранение в ЦА МО и его филиал (архив ВМФ) соответственно.
30. В ЦА МО и его филиалах документы постоянного хранения хранятся в течение 100 лет со времени их образования на условиях, предусмотренных для депозитарного хранения в соответствии с:
пунктом 2 статьи 18 Федерального закона от 22 октября 2004 г. года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. N 808 "Об утверждении перечня федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности" (в ред. постановлений Правительства Российской Федерации от 6.10.2007 г. N 652, от 10.10.2008 г. N 746, от 22.04.2009 г. N 344, от 16.12.2009 г. N 1029, от 11.08.2012 г N 818, от 8.05.2014 г. N 417, от 16.07.2014 г. N 664);
договором о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использовании указанных документов, находящихся в федеральной собственности, образовавшихся и образующихся в процессе деятельности Министерства обороны, а также в деятельности подчиненных и подведомственных ему органов военного управления, воинских частей и организаций, заключенным 28 июня 2007 года Министерством обороны и Росархивом и дополнительным соглашением к нему;
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19;
настоящим Наставлением.
Б. Подготовка дел, книг, журналов, картотек к сдаче в архивы
31. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к сдаче в архив подлежат оформлению в соответствии с нормативными правовыми
актами Министерства обороны по ведению секретного и несекретного делопроизводств в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.
Оформление дел в воинских частях и организациях производится соответствующими работниками строевых отделов
(отделений, частей) и делопроизводств при методической помощи ЦА МО и его филиалов, под контролем начальников штабов воинских частей и руководителей организаций.
32. Оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет;
нумерацию листов;
составление заверительной надписи;
составление внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение названия воинской части, организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, его даты, срока хранения и др.).
В последующем дела упаковываются в соответствующую тару.
33. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре-пять проколов прочными нитками или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
В делах с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела.
При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки и т.п.) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела (в необходимых случаях) - бланки формы для внутренней описи документов дела.
Карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах*, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
Толщина дел со сроками хранения до 5 лет включительно не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более 5 лет - не больше 4 см.
Дела, книги, журналы и т.п., имеющие грифы секретности, прошнуровываются прочными нитками (шнуром) на расстоянии 1 - 2 см от корешка с таким расчетом, чтобы не был поврежден текст документов и их можно было свободно перелистывать при пользовании делом. Выходные концы ниток (шнура) пломбируются или опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" на листе бумаги, приклеенном к листу с заверительной надписью.
Дела, имеющие листы по размерам менее стандартных, прошнуровываются двумя разделительными нитками (шнуром) так, чтобы все листы дела были захвачены шнуром и опечатаны. В случае подшивки документов одним цельным шнуром дело опечатывается или пломбируется за выходные концы подшивочного шнура.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применяется, как правило, клей ПВА. Применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры запрещается.
34. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело:
все листы его, кроме чистых листов и листов ознакомления с секретными распорядительными документами*, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в возрастающем порядке, начиная с первого, в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором
(употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается);
листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно римскими цифрами;
листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, начиная с N 1;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один
край, нумеруется как один лист, а сложенный и подшитый за середину подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 8 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа". Заверительная надпись подписывается
лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист; на таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 5 - карта-склейка из 10 листов". Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов";
если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (переводы, вставки текста, справки и т.п.), то каждый документ должен быть пронумерован отдельным очередным порядковым номером;
подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных номеров листов.
35. При изъятии из дела документа на его место подшивается справка-заместитель, в которой указываются номер изъятого документа, количество и номера листов, куда и при каком номере направлен или в какое дело подшит документ. Справка-заместитель подписывается начальником строевого (секретного) отдела (отделения, части) или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и заверяется мастичной печатью "Для пакетов". Во внутренней описи в графе "Примечание" и в заверительной надписи в конце дела делается отметка о местонахождении изъятого документа. Например: "Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3" или "Документ, вх. N 073, на 2 листах (листы 63 - 64) выслан в войсковую часть 00000 16 августа 1990 г. за исх. N 018". Записи удостоверяются подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и проставлением мастичной печати "Для пакетов".
Справка-заместитель на изъятые документы считается за такое количество листов, какое она замещает, поэтому перенумерация листов в деле не производится.
36. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния документов составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на специально вшитом в конце дела бланке или на чистом листе, в книгах и журналах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка формы заверительной надписи, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов дела и отдельно количество листов внутренней описи (при ее наличии).
Лист с заверительной надписью входит в общее количество листов дела, книги, журнала.
В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;
номера листов с наклеенными фотографиями, документами;
номера крупноформатных листов;
номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
номера листов с неустранимыми дефектами;
номера листов, изъятых из дела по справкам-заместителям;
количество и наименования имеющихся к делу приложений.
Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.
Примеры заверительных надписей: "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 152 (сто пятьдесят два) листа"; "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 314 (триста четырнадцать) листов. Приложение к делу - схема постов на 1 листе. Кроме того, внутренняя опись на 5 листах"; "В деле пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 210 (двести десять) листов, нумерация листов 96 и 97 повторяется. Нижний угол 97 листа частично оторван, верхний угол 153 листа залит чернилами. Документ, вх. N 072, на 3 листах (листы 63 - 65) подшит в дело за 1990 год N 22, л. 1 - 3".
37. Для учета документов дел постоянного и временного хранения составляется внутренняя опись документов дела (форма N 1)*.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах (исходящих, входящих) документов дела, от кого поступал, кому адресован документ или наименование документа, номера листов в деле, на которых расположен каждый документ.
Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов. Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Листы внутренней описи подшиваются (но не пронумеровываются) в начале дела. Их количество указывается в заверительной записи после общего количества листов дела.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Отметка об изъятии документа из дела и его местонахождении" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись.
38. На обложках (титульных листах) дел, книг, журналов и т.п. (формы NN 2, 2-1) указываются:
а) срок хранения дела и номер статьи перечня (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные);
б) инвентарный номер (указывается только на делах, учтенных в инвентарных книгах);
в) гриф секретности (на обложках несекретных дел эта графа не заполняется);
г) наименование воинской части (организации). На делах с грифами секретности пишется полное (без сокращения) действительное наименование воинской части (организации). Если
воинская часть (организация) имеет и условное наименование, то под действительным наименованием в скобках пишется условное наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк (войсковая часть 00000)".
В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, воинская часть (организация) была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под
старым ее наименованием должно быть написано и новое наименование. Например: "2 гвардейский механизированный полк. С 14 мая 1993 г. - 2 гвардейский мотострелковый полк (войсковая часть 00000)".
На несекретных делах воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименование, указывается только условное наименование (войсковая часть 00000);
д) присвоенный делу номер. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
е) наименование (заголовок) дела, книги, журнала. Наименование (заголовок) должно быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В наименовании (заголовке) указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Например: "Приказы командира полка по строевой части NN 1 - 20", "Штатно-должностная книга учета офицерского состава управления дивизии". Если наименование (заголовок) дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется
новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
ж) число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела. Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку (приказы, директивы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Для дел с постановлениями военных советов, с протоколами заседаний датой начала дела является дата самого раннего постановления (протокола), а датой окончания - дата самого позднего постановления (протокола).
Для книг учета личного состава датой начала дела является самая ранняя дата записи о зачислении в списки воинской части,
а датой окончания - самая поздняя дата исключения из списков воинской части.
Для дел с раздаточными ведомостями на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала датой начала дела является первое число, а датой окончания - последнее число месяцев, за которые в деле подшиты ведомости, то есть если в дело подшиты ведомости за январь, февраль и март, то датой начала дела будет 1 января, а окончания - 31 марта.
Для личных карточек лиц гражданского персонала датой начала является самая ранняя дата записи о приеме на работу, датой окончания - самая поздняя дата записи об увольнении с работы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле;
з) количество пронумерованных в деле листов. На обложках дел, имеющих грифы секретности, помимо этого должно быть указано количество листов внутренней описи и количество приложений к делу.
Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов".
Надписи на обложках дел, книг и журналов должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на пишущей машинке или с применением компьютера*.
39. В делах, сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть
подлинных личных документов военнослужащих, лиц гражданского персонала (свидетельств о рождении и браке, документов об образовании и т.д.). При необходимости вместо подлинных личных документов в дела подшиваются их копии.
В книгах учета личного состава должны быть заполнены все графы.
40. Документы большого формата (карты, схемы, планы, фотоснимки, чертежи и т.п.), изготовленные на бумажном носителе, сдаются в архив в сложенном виде, неподшитыми, в прочных папках с клапанами и завязками с трех сторон. Все листы в папке должны быть пронумерованы. На документы, уложенные в папку, составляется внутренняя опись, в которую вносятся документы в порядке их расположения. В описи указываются номер по порядку, инвентарный номер документа, наименование документа и порядковые номера его листов в папке. В конце описи составляется заверительная надпись, которая подписывается лицом, ответственным за ведение таких документов, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Опись хранится под верхней обложкой папки.
Документы большого формата, изготовленные на твердой основе (картон, фанера и т.п.), которые невозможно хранить в сложенном виде, сдаются в архив в специально изготовленных закрывающихся ящиках (коробках) высотой 18 - 20 см. Ширина и длина ящиков (коробок) должны соответствовать размерам документов.
41. Личные карточки на уволенных лиц гражданского персонала (при наличии в воинской части, организации до 500 карточек) систематизируются в алфавитном порядке фамилий, имен, отчеств, подшиваются (переплетаются) в твердые обложки по размерам этих карточек и нумеруются. На каждое дело составляется внутренняя опись. Лица, изменившие в период работы фамилию, в опись вносятся по новой фамилии, старая пишется рядом в скобках. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы. В заголовке дела указывается, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в него карточки. Например: "Личные карточки лиц гражданского персонала (форма N Т-2), уволенных в 1990-1994 годах, на буквы А - К".
При наличии в воинской части (организации) свыше 500 таких карточек они сдаются в архив в прочных деревянных (фанерных) закрывающихся ящиках длиной не более 30 см. Высота и ширина ящиков должны соответствовать размерам карточек с таким расчетом, чтобы ими было удобно пользоваться. Карточки в ящике
должны быть разложены в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и пронумерованы. В конце ящика должна быть сделана заверительная надпись на отдельном чистом листе формата карточки. На лицевую сторону каждого ящика наклеивается титульный лист, соответствующий размеру лицевой стороны ящика. В таком же порядке готовятся к сдаче алфавитно-послужные и другие картотеки на личный состав.
Послужные карточки военнослужащих, проходивших военную службу по призыву в Военно-Морском Флоте, независимо от их количества, сдаются в архивные отделы филиала ЦА МО (архив ВМФ) без ящиков.
42. Карточки лицевых счетов на выплату денежного довольствия офицерам, прапорщикам и мичманам, а также солдатам, матросам, сержантам и старшинам, проходившим военную службу по контракту в Вооруженных Силах, заработной платы лицам гражданского персонала при подготовке их к сдаче в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются (переплетаются) в обложки по размерам этих карточек, причем карточки на военнослужащих оформляются в одни дела, а на лиц гражданского персонала - в другие. Карточки нумеруются в установленном порядке. В начале каждого такого дела должна быть внутренняя опись.
В конце дела на специально вшитом чистом листе составляется заверительная надпись. На обложку дела наклеивается титульный лист. В заголовке дела указывается, на какую категорию личного состава, за какие годы и на какие буквы алфавита подшиты в дело карточки. Например: "Карточки лицевых счетов на выплату заработной платы лицам гражданского персонала за 1989-1994 годы на буквы А - К".
43. При подготовке к сдаче в архив служебных изданий обязательно проверяется наличие и физическое состояние листов, а также приложений к этим изданиям.
44. Газеты при подготовке их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - по восходящим номерам (датам), переплетаются в твердые обложки по размерам газет. Толщина дел с газетами не должна превышать 3 см.
45. Истории болезней в период подготовки их для сдачи в архив систематизируются по годам, а внутри года - в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств и подшиваются в дела.
Истории болезней, начатые в одном году, а законченные в другом, подшиваются в дела того года, в котором они закончены.
На каждое дело составляется внутренняя опись, в которую фамилии больных заносятся в порядке подшитых историй болезней.
Внутренняя опись подписывается лицом, ответственным за формирование дел, скрепляется мастичной печатью "Для пакетов" и подшивается в начале дела. В конце дела составляется заверительная надпись.
На обложке дела (титульном листе) указывается, на какие буквы алфавита подшиты истории болезней. Например: "Истории болезней на буквы А - Б".
В. Подготовка личных дел офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу по контракту, офицеров проходивших военную службу по призыву, и пенсионных дел лиц, проходивших военную службу
46. Личные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также солдат, матросов, сержантов и старшин, проходивших военную службу в Вооруженных Силах по контракту, офицеров, проходивших военную службу по призыву, и пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела, должны быть оформлены в установленном порядке. Все документы дела (послужной список, аттестации, характеристики, выписки из приказов, фотокарточки и т.п.), в том числе и внутренние описи, должны быть подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Имеющиеся в личных и пенсионных делах фотокарточки должны быть уложены в специальные карманы, а при отсутствии их - в конверты, которые приклеиваются на внутренней стороне верхней (лицевой) обложки дела. Фотокарточки на оборотной стороне должны иметь заверительную надпись. Например: "Иванов Иван Иванович, личный номер Г-000000, должность, подпись удостоверяющего лица, дата".
В личном деле осужденного должна быть копия приговора, а умершего - выписка из приказа об исключении из списков воинской части (организации).
В конце дела составляется заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество подшитых и пронумерованных листов, количество фотокарточек. Заверительная надпись подписывается лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Пример заверительной надписи: "В деле подшито и пронумеровано 45 (сорок пять) листов. В деле две фотокарточки".
На каждое личное и пенсионное дело, сдаваемое в архив, составляется алфавитная карточка (форма N 3).
Г. Подготовка судебных дел
47. Судебные дела (уголовные, административные, гражданские, дела об административных правонарушениях, материалы о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих, апелляционные, кассационные, надзорные дела) оформляются в установленном порядке.
На обложках судебных дел указываются: наименование суда (без сокращений); фамилия, имя, отчество осужденного лица и номер статьи Уголовного Кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца (заявителя), ответчика (должностного лица, наименование организации), суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; индекс, номер производства по делу; количество листов в деле; срок хранения дела, производства и номер статьи действующего перечня.
Все документы, подшитые в судебные дела, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности.
Во внутренней описи и в конце дела составляются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел, и скрепляются мастичной печатью "Для пакетов".
В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.
Дела, имеющие грифы секретности, прошнуровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке.
48. Аудио- и видеозаписи на электронных носителях информации и других запоминающих устройствах, приобщенные к судебным делам, должны быть опечатаны и уложены в коробки либо запечатаны в конверты. На конверте, крышке коробки должно быть указано наименование военного суда, тип и количество носителей информации, к какому судебному делу и к какому году относятся записи, наименование записей.
49. Из подлежащих уничтожению судебных дел изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные решения, приговоры и последующие постановления и определения, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам (заявлениям), оставленных без рассмотрения, изымаются и оставляются на хранение подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска (заявления) без рассмотрения. Указанные документы скрепляются (каждый в отдельности сшивается нитками в верхнем левом углу), укладываются в алфавитном порядке в папки с клапанами и завязками.
Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется внутренняя опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки.
В одной папке помещаются документы только одного военного суда.
Датой начала таких дел будет дата самого раннего решения, приговора, постановления и определения, датой окончания - дата самого позднего решения, приговора, постановления и определения, независимо от места нахождения их в папке.
50. На всех лиц (обвиняемых, осужденных, гражданских истцов, заявителей и ответчиков), проходивших по уголовным и гражданским делам, в том числе и по делам, сформированным в порядке, указанном в пункте 49 настоящего Наставления, наблюдательным, апелляционным, кассационным и надзорным производствам, составляется алфавитная карточка (форма N 4, 4-1).
Д. Подготовка выписок из исторических формуляров (журналов) или исторических справок воинских частей (организаций)
51. Одновременно с подготовкой дел для сдачи в архив готовится выписка из исторического формуляра (журнала) воинской части (организации), а воинской частью (организацией), в которой он не ведется, - из исторической справки.
В выписке отражаются следующие сведения:
на основании какого приказа (директивы) сформирована воинская часть (организация), какие воинские части (организации) или кадры явились основой формирования, по каким штатам формировалась, когда и на какие новые штаты была переведена;
переформирование, преобразование, переименование;
расформирование или слияние с другой воинской частью (организацией), куда переданы Боевое знамя, ордена, личный состав и материальная часть;
подчиненность воинской части (организации), в состав какого соединения (объединения) входила;
места дислокации и в какие периоды;
при какой воинской части (организации) и в какой период личный состав получал денежное довольствие (при отсутствии своей финансовой службы);
входили ли в состав воинской части (организации) и в какие периоды учреждения социального профиля (детские дошкольные учреждения, общеобразовательные школы и т.п.);
воинские звания, фамилии, имена и отчества командира (начальника), начальника штаба;
награждение государственными наградами, орденами и почетными наименованиями, медалями и знаками отличия Министерства обороны;
наименование архивов, в которые сдавались документы, за какие годы сданы документы, случаи гибели (порчи) или утраты (хищения) документов в воинской части (организации), а также передачи документов правопреемнику в связи с реорганизацией воинской части (организации).
Выписка подписывается командиром воинской части (начальником организации) и заверяется гербовой печатью. На титульном листе указывается, за какой период отражена история
воинской части (организации). Например: "Выписка из исторического формуляра 1 гвардейского мотострелкового полка с мая 1945 г. по декабрь 1993 г.".
52. Каждый экземпляр выписки из исторического формуляра (журнала), исторической справки оформляется как самостоятельное дело и передается на хранение в архив вместе с другими документами воинской части (организации) только при первой сдаче документов. При последующих передачах документов в архив предоставляются только выписки об изменениях, происшедших в воинской части (организации) с момента последней сдачи документов.
53. При сдаче документов непосредственно в ЦА МО и филиал ЦА МО (архив ВМФ) выписка из исторического формуляра (журнала), исторической справки или дополнение к ним составляются в одном экземпляре, а при сдаче документов в филиалы ЦА МО в военных округах и в архивные отделы на флотах - в двух экземплярах. Первый экземпляр вместе с другими документами указанные архивы передают в ЦА МО и филиал ЦА МО (архив ВМФ) при очередной сдаче документов, второй экземпляр постоянно хранится в указанных архивах.
Е. Составление описей на сдаваемые в архив дела
54. На все сдаваемые в архив дела, книги, журналы, картотеки и т.п. каждой воинской частью (организацией), военным судом, военной прокуратурой, военными следственными органами составляются описи дел (формы NN 5, 6, 7, 7-1).
Опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
55. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование той воинской части (организации), которая фактически вела дела и закончила их делопроизводством. Если воинская часть имеет и условное наименование, то под действительным наименованием пишется ее условное наименование.
В случаях, когда воинская часть (организация) в течение периода, за который вносятся дела в опись, была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под прежним наименованием пишется ее новое
наименование. Например: "Опись несекретных дел 2 гвардейского механизированного полка, с 14 мая 1993 г. - 2 гвардейского мотострелкового полка (войсковая часть 00000)".
56. В описях дел военных представительств на предприятиях промышленности указывается подчиненность представительства.
В описях дел воинских частей (организаций), не имеющих своей финансовой службы, указывается наименование воинской части (организации), в которой личный состав получал денежное довольствие.
57. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел.
При просмотре дел проверяются:
соответствие заголовка дела содержанию документов;
правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
качество подшивки или переплета;
правильность нумерации листов;
наличие внутренней описи и правильность ее составления;
правильность оформления обложки;
наличие и правильность заверительной надписи.
В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть оперативно устранены.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером, по годам. Дела внутри года располагаются по предметно-тематическому признаку или видам документов в хронологической последовательности.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
58. Служебные издания, имеющие грифы секретности, вносятся в одну опись, а несекретные - в другую опись. В описи издания располагаются по годам их выпуска. Опись составляется по следующей форме: номер по порядку, инвентарный номер, номер экземпляра, фамилия и инициалы автора (авторов),
наименование издания, год издания, количество страниц, отметка о месте хранения (выбытии).
59. Дела военно-медицинских организаций (военные госпитали, медико-санитарные батальоны и т.п.) с лечебными документами (протоколы медицинских комиссий, медицинские отчеты, книги учета больных) вносятся в отдельные описи.
60. В зависимости от сроков хранения и грифов секретности дела в самостоятельные описи вносятся:
с постоянным сроком хранения: совершенно секретные - в одну опись, секретные - в другую опись, несекретные - в третью опись. В случае применения различных грифов секретности в томах одного дела разрабатывается самостоятельная опись, в которую вносятся все тома дела независимо от грифа секретности;
с временными сроками хранения (75, 50, 25, 20, 15, 10, 5 лет) - по степени секретности и срокам хранения за каждый год отдельно. Например: в штабе воинской части за 2013 год имеется 37 несекретных дел с временными сроками хранения, из них: 5 дел со сроком хранения 75 лет вносятся в одну опись, 7 дел со сроком хранения 50 лет вносятся в другую опись, 8 дел со сроком хранения 25 лет вносятся в третью опись, 6 дел со сроком хранения 10 лет вносятся в четвертую опись, 11 дел со сроком хранения 5 лет - в пятую. В таком же порядке в описи вносятся совершенно секретные (секретные) дела.
На дела с грифом секретности "Особой важности" и с шифртелеграммами составляются самостоятельные описи.
61. Отдельные описи (форма N 5) с учетом указанного в пункте 60 настоящего Наставления составляются на следующие категории дел:
а) дела, книги, журналы, картотеки воинской части (организации);
б) выписки из исторического формуляра, исторической справки (на каждый экземпляр составляется отдельная опись);
в) документы по учету личного состава (приказы по личному составу, приказы по строевой части, книги учета личного состава);
г) книги учета личных дел;
д) личные карточки лиц гражданского персонала;
е) штатно-должностные книги или книги штатно-должностного учета;
ж) раздаточные ведомости и карточки лицевых счетов на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала;
з) ликвидационные акты.
62. Отдельные описи (форма N 6) составляются на следующие категории дел:
а) на личные дела офицеров Вооруженных Сил (кроме Военно-Морского Флота);
б) на личные дела офицеров Военно-Морского Флота;
в) на личные дела прапорщиков, сержантов, старшин и солдат, проходивших службу по контракту в Вооруженных Силах (кроме Военно-Морского Флота);
г) на личные дела прапорщиков, мичманов, сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту на Военно-Морском Флоте;
д) на пенсионные дела лиц, проходивших военную службу, в которых содержатся личные дела.
В каждую опись дел вносятся в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества лиц, проходивших по делам. Фамилия, имя и отчество в описи пишутся в именительном падеже.
63. Отдельные описи (форма N 7, 7-1) составляются на следующие категории дел:
а) на уголовные, административные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях и материалы о грубых дисциплинарных проступках военнослужащих;
б) на апелляционные, кассационные (надзорные) производства по уголовным, административным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях;
в) на прекращенные (приостановленные) уголовные дела военной прокуратуры;
г) на наблюдательные и надзорные производства по уголовным делам военных прокуратур.
Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения в военном суде (прокуратуре). На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам их хранения в порядке, указанном в пункте 60 настоящего Наставления.
Уголовные дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к уголовным
делам (аудиозаписи и т.п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.
64. Описи дел подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждаются начальником штаба воинской части (руководителем организации), подпись скрепляется гербовой мастичной печатью по действительному наименованию воинской части (организации).
Описи дел до их утверждения должны быть рассмотрены и одобрены экспертной комиссией, назначенной приказом командира воинской части (руководителя организации).
65. Воинские части (организации), военные суды, военные прокуратуры и военные следственные органы описи дел (формы N 5, 6, 7, 7-1) при сдаче непосредственно в ЦА МО составляют в двух экземплярах независимо от сроков хранения дел. Воинские части (организации), военные суды, военные прокуратуры и военные следственные органы описи дел (формы N 5, 6, 7, 7-1) при сдаче в филиалы ЦА МО и архивные отделы филиала ЦА МО (Архива ВМФ) составляют в трёх экземплярах независимо от сроков хранения дел.
66. В главных штабах видов Вооруженных Сил, штабах и управлениях родов войск Вооруженных Сил, главных управлениях, департаментах, управлениях Министерства обороны, штабах военных округов, флотов, командованиях, управлениях армий, флотилий, других объединений, в военных образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования Министерства обороны, научно-исследовательских и проектных
организациях, описи составляются отдельно на дела каждого управления (отдела, службы).
67. Бланки описей дел изготавливаются типографским способом либо с использованием средств компьютерной техники на белой бумаге первого сорта формата A4 (210 x 297 мм). С левой стороны описи оставляется чистое поле не менее 2 см для подшивки. Текст печатается без помарок и исправлений только на одной стороне листа.
68. На описи дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, устанавливается гриф секретности исходя из степени секретности содержащихся в них сведений, в соответствии с действующим в Министерстве обороны Перечнем сведений, подлежащих засекречиванию. На описи дел без грифа секретности, в том числе воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, гриф секретности не присваивается.
69. Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в настоящем Наставлении, в архивы Вооруженных Сил не принимаются.
За сохранность дел, законченных делопроизводством, правильность их оформления и подготовке к передаче (в соответствии с настоящим Наставлением) на дальнейшее хранение, а также полноту заполнения исторического формуляра (исторической справки) ответственность несет начальник штаба воинской части (руководитель организации).
Ж. Сдача документов в архивы
70. Сдача документов воинскими частями и организациями в ЦА МО и его филиалы производится в сроки, устанавливаемые годовыми планами ЦА МО и его филиалов по согласованию с соответствующими начальниками штабов воинских частей и руководителями организаций.
Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году воинские части (организации) представляют в ЦА МО и соответствующие его филиалы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (особой важности, совершенно секретные, секретные, несекретные), кому подчинена воинская часть (организация). Выписки из плана сдачи (приема) документов доводятся до начальников штабов соответствующих объединений, соединений и отдельных воинских частей (руководителями организаций).
Ответственность за своевременную подготовку и сдачу документов в архив несет начальник штаба воинской части (руководитель организации).
71. Документы воинской части (организации) сдаются в архив в полном объеме. При этом особое внимание обращается на обязательное наличие:
приказов по личному составу;
книг учета личного состава;
финансовых ведомостей (карточек лицевых счетов) на выплату денежного довольствия военнослужащим и заработной платы лицам гражданского персонала (по годам за весь сдаваемый период);
инвентарного журнала учета дел, находящихся на архивном хранении.
В случае утраты документов (дел) принимаются меры по их розыску и восстановлению. Если положительные результаты этой работы не достигнуты (невозможно найти или восстановить документы) в архив представляется акт, в котором указываются обстоятельства, объясняющие их утрату, и меры, принятые по их розыску или восстановлению. Акт утверждается командиром воинской части (руководителем организации), проводившей расследование.
Документы, подлежащие сдаче в архив, упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью "Для пакетов" или пломбируются.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно. В сопроводительных письмах должно быть указано
количество дел и описей (по степени секретности), направляемых для сдачи в архив.
72. Документы в ЦА МО и его филиалы доставляются транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны, а из филиалов в ЦА МО, или из архивных отделов на флотах в филиал ЦА МО (архив ВМФ) - транспортом и в сопровождении вооруженной охраны, выделяемыми по заявкам филиалов ЦА МО, архивных отделов на флотах и решению начальников штабов соответствующих военных округов, флотов. Дата доставки согласовывается воинскими частями (организациями) с ЦА МО и соответствующими его филиалами, архивными отделами на флотах.
Если документы доставляются железнодорожным, воздушным или водным транспортом, то для перевозки их от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива транспорт выделяет архив, принимающий документы (по заявке архива и в
соответствии с решением начальника штаба соответствующего военного округа (флота). Перевозка документов от железнодорожной станции (аэродрома, порта, пристани) до архива
производится в крытых автомашинах в сопровождении лиц, прибывших для сдачи документов.
Ответственность за сохранность документов в пути следования и до сдачи их в архив несет сдатчик.
73. При большом удалении воинской части (организации) от архива с разрешения начальника архива документы и описи на них могут быть отправлены к установленному сроку в адрес архива посылками с соответствующим вложению грифом секретности, а несекретные документы - посылками с пометкой "Для служебного пользования" через узлы (станции) фельдъегерско-почтовой связи Вооруженных Сил, а там, где указанные узлы
(станции) отсутствуют, - по каналам Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации или по каналам федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи". На бирках к таким посылкам делается предупредительная надпись: "Без представителя воинской части (организации) не вскрывать". Прибывающие в архив представители воинской части (организации) должны иметь при себе доверенность на право сдачи ранее пересланных (направленных) документов.
74. Для сдачи документов в архив назначаются должностные лица, ответственные за делопроизводство и допущенные к работе с такими документами, а также знающие состав сдаваемых документов.
Все лица, прибывающие в архивы для сдачи документов, регистрируются работниками архивов.
75. Обеспечение сдатчика помещением для хранения документов и охрана их на период сдачи возлагаются на архив.
После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах воинской части (организации) делается отметка о сдаче дел в архив. Например: "Сдано в филиал ЦА МО (ЗВО, г.Санкт-Петербург) по описи N 52120".
76. Описи на сданные в архив документы подшиваются (помещаются) в отдельное дело на бумажном носителе, которое установленным порядком постоянно хранится в воинской части (организации).
77. Порядок сдачи документов филиалов ЦА МО в ЦА МО определяется инструкциями, утверждаемыми начальником ЦА МО.
78. При расформировании воинской части (организации) все дела с неистекшими сроками хранения передаются на хранение в соответствующий архив. Завершает сдачу документов расформированной части представление в архив ликвидационного акта. Порядок составления ликвидационного акта определен Руководством по войсковому (корабельному) хозяйству в Вооруженных Силах Российской Федерации*. Вместе с делами в архив сдается полностью оформленный исторический формуляр (историческая справка) воинской части (организации).
Командирами воинских частей (руководителями организаций) увольнение и перемещение подчиненных им должностных лиц, ответственных за подготовку документации для ее сдачи в архивы при расформировании воинской части (организации), а также при плановой ротации указанных должностных лиц осуществляются только после сдачи документов на архивное хранение.
Передача дел и документов расформированных воинских частей (организаций) другим воинским частям (организациям) запрещается.
Описи на дела, книги, журналы, переданные на хранение в архив при расформировании воинской части (организации), подшиваются в ликвидационный акт.
79. При сдаче дел воинской частью (организацией) в период ее расформирования архив проверяет по инвентарным книгам (журналам) учёта особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, книг, журналов, находящихся на архивном хранении в воинской части (организации) и описям дел все ли дела, подлежащие сдаче в архив, сданы.
По результатам сдачи дел архив выдает справку. Если будет выявлено, что не все дела сданы и нет актов об утрате дел, в справке указывается на необходимость проведения расследования по фактам недостачи дел.
Результаты расследования оформляются актом, который вместе со справкой архива включается в ликвидационный акт. Второй экземпляр справки включается в дело фонда воинской части (организации).
На ликвидационный акт оформляется отдельная опись, которая вместе с ликвидационным актом передаётся на хранение в архив.
80. Воинские части (организации) при передислокации за границу, а также при убытии в состав действующей армии все документы, за исключением необходимых для повседневной деятельности, сдают в соответствующие архивы. Документы со сроками хранения до 3 лет включительно по разрешению начальника штаба воинской части (руководителя организации) уничтожаются в установленном порядке.
81. В особых (экстренных) случаях, когда по условиям обстановки нет возможности для передачи документов в установленном порядке, по решению начальника штаба военного
округа документы могут быть сданы в военные комиссариаты субъектов Российской Федерации по месту дислокации воинской части (организации).
Документы передаются упакованными в мешки, которые опечатываются сургучом на бирки металлической печатью воинской части (организации) "Для пакетов" или пломбируются. На бирке указываются количество наименований документов, условное наименование воинской части (организации), которой принадлежат архивные документы, фамилия и подпись лица, ответственного за упаковку документов, и номер мешка. В первый мешок укладываются заранее подготовленные описи дел и сопроводительное письмо на имя начальника архива.
Передача мешков с документами производится по приемо-сдаточному акту, в котором указываются количество наименований документов согласно данным, указанным на бирках, количество мешков, кому принадлежат документы и какой печатью опечатаны. Акт составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры акта передаются военному комиссариату, принявшему документы на хранение, третий экземпляр с распиской работника этого
военного комиссариата подшивается в дело воинской части (организации).
Военный комиссариат субъекта Российской Федерации принятые документы и первый экземпляр акта обязан в месячный срок передать в близлежащий филиал ЦА МО или непосредственно в ЦА МО. Второй экземпляр акта подшивается в дело военного комиссариата.
Архив, приняв по акту в опечатанных мешках документы, вскрывает мешки и специально созданной комиссией (не менее трех человек) производит проверку наличия всех документов по описям. В двухмесячный срок со дня получения архив обязан специальным письмом подтвердить штабу военного округа и в копии - воинской части (организации), а также военному комиссариату получение документов с перечислением номеров описей, по которым документы приняты на хранение.
82. Воинские части (организации) при передислокации из-за границы на территорию Российской Федерации транспортируют все документы и производят передачу их на хранение в архивы в соответствии с пунктами 24 - 30 настоящего Наставления.
83. Воинские части и организации действующей армии не должны накапливать у себя ненужные для практической работы документы. Дела, законченные делопроизводством, независимо от сроков хранения передаются воинскими частями (организациями), военными судами, военными прокуратурами и военными следственными органами в ЦА МО или в ближайший филиал ЦА МО (архивный отдел филиала ЦА МО (Архива ВМФ) на флоте).
Порядок и сроки сдачи документов в архивы в военное время определяются указаниями Генерального штаба.
З. Прием документов в архивах
84. При приеме дел и описей в архиве производится проверка правильности их оформления в соответствии с требованиями приказов и директив по ведению делопроизводства в Вооруженных Силах и настоящего Наставления.
Дела с истекшими сроками хранения архивами не принимаются.
Прием дел в архивах производится в специально отведенных комнатах, которые на период временного прекращения приема дел и по окончании рабочего дня запираются сдатчиком на замок и опечатываются на бирку его металлической печатью. Сдача под охрану и вскрытие этой комнаты производятся сдатчиком в установленном порядке.
85. Дела на бумажном носителе от воинских частей и организаций в ЦА МО и его филиалы принимаются:
с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;
с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;
несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи, с просчетом листов.
Кроме того, во всех делах на бумажном носителе проверяются правильность определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел, соответствие наименования (заголовка) дела содержанию подшитых в дело документов, правильность определения сроков хранения по существующим перечням, наличие надписей и печатей в документах, заполнение всех граф в книгах учета личного состава, а также физическое состояние каждого дела (прочность подшивки листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и др.).
Вскрытые недостатки устраняются представителями воинских частей (организаций).
86. Дела от филиалов ЦА МО в ЦА МО принимаются:
с грифом "особой важности" и с шифртелеграммами - с полистной проверкой путем сличения принимаемых документов с записями во внутренних описях;
с грифами "совершенно секретно" и "секретно" - с полистным просчетом и сверкой данных в описи и заверительных надписях на внутренней описи и в конце дела;
несекретные - путем сверки данных в описи с данными на обложке дела и в заверительной надписи и выборочно с полистным просчетом (по усмотрению начальника ЦА МО).
Вскрытые недостатки устраняются представителями филиалов ЦА МО.
87. Выявленные при приеме дел в архиве (но не устраненные в ходе приема) дефекты (повторяется нумерация листов, лист залит чернилами и др.) отмечаются в штампе (форма N 8), который проставляется на листе с заверительной надписью.
88. На выявленные в ходе сдачи и приема недостающие дела, а также документы и отдельные листы составляются акты в двух экземплярах, которые подписываются приемщиком и сдатчиком и утверждаются начальником архива.
Акты составляются в произвольной форме и подшиваются: на недостающие дела - в дела фондов, на недостающие документы и листы - в дела, в которых обнаружена недостача документов (листов). Вторые экземпляры актов высылаются в адрес соответствующих начальников для принятия мер.
В конце описи лицом, ответственным за сдачу документов, делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел, литерные номера, номера не поступивших на хранение или выбывших на законном основании дел, а также недостающие в делах документы (листы) и другие особенности. Новая итоговая запись скрепляется гербовой печатью или печатью "Для пакетов".
Напротив недостающих дел (документов, листов) в описи делается отметка о причине отсутствия их, проставляются номер и дата акта о недостаче.
Если из дела изъят документ и на его место вшита надлежащим образом оформленная справка-заместитель, то количество листов в деле и описи не исправляется.
89. На дела, пораженные плесневым грибком, насекомыми или имеющие другие дефекты, составляется акт в двух экземплярах за подписью приемщика и сдатчика с указанием количества и степени поражения дел. Один экземпляр акта остается в архиве и подшивается в дело фонда, а другой высылается в адрес соответствующего начальника штаба (руководителя организации) или (при сдаче дел из филиала ЦА МО в ЦА МО) - в филиал ЦА МО для принятия мер.
Пораженные дела подвергаются дезинфекции и дезинсекции, а затем укладываются отдельно от других дел в целях карантинизации на срок до трех месяцев, после чего вновь подвергаются осмотру.
В последующем принимается решение о порядке дальнейшего хранения указанных дел.
90. На обложке каждого принятого дела на бумажном носителе ставится и заполняется оттиск соответствующего штампа (формы NN 9, 10).
В описи напротив наименований дел указывается номер коробки (пачки, связки), в которую(ые) они уложены.
91. По окончании приема дел лицо, принимающее дела, расписывается в проставляемых на описях специальных штампах (формы NN 11, 12, 13), указывая цифрами и прописью количество принятых дел и описей. На описях, из которых вычеркнуты недостающие дела, кроме приемщика в штампах расписывается и сдатчик.
Один экземпляр описей на принятые дела, заверенный гербовой печатью архива-приемщика, высылается в адрес сдатчика (воинской части, организации, а при сдаче дел из филиала ЦА МО в ЦА МО - в филиал ЦА МО).
92. Прием и передача документов внутри ЦА МО и его филиалов производятся на основании инструкций, утверждаемых начальником ЦА МО.
93. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений. Перевозка документов производится в крытых автомашинах в сопровождении сотрудников архива.
При многодневных перевозках на большие расстояния документы упаковываются в водозащитный материал и помещаются в ящики (контейнеры).
Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства.
Глава IV. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
А. Классификация документов в пределах архива
94. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов,
формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, фондов личного происхождения, архивных коллекций).
Весь комплекс документов, образующийся в деятельности одного фондообразователя (воинской части и организации), составляет его документальный фонд.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, военное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, составляет Архивный фонд Российской Федерации и подлежит государственному хранению.
95. Основными признаками, присущими фондообразователю, являются:
наличие приказа (директивы) на формирование (переформирование) данной воинской части (организации) с указанием номера штата;
наличие у воинской части (организации) наименования (действительного или условного);
организационная и хозяйственная самостоятельность, наличие собственного делопроизводства, гербовой печати и углового штампа, а также права издания собственных приказов.
96. Фондообразователями в некоторых случаях могут являться воинские части и организации, не имеющие какого-либо или нескольких из указанных в пункте 94 настоящего Наставления признаков (например, управления авиационных дивизий и авиационные полки, которые состояли на всех видах довольствия в частях авиационного обеспечения).
97. Документы воинских частей и организаций, сформированные с признаками, указанными в пунктах 94 и 95 настоящего Наставления, составляют самостоятельные архивные фонды.
98. Документы воинской части (соединения), сформированной под номером или названием, под которым раньше существовала другая воинская часть (соединение), образуют новый архивный фонд. Например, документы управления 5 мотострелковой дивизии первого формирования составляют один архивный фонд, а документы управления 5 мотострелковой дивизии второго формирования составляют другой архивный фонд.
99. Переформирование воинской части (соединения) в более крупную или более мелкую воинскую часть (соединение) является причиной создания из ее документов новых архивных фондов.
Например, документы управления 12 мотострелковой дивизии и документы 7 мотострелкового полка, на базе которого сформировано управление этой дивизии, составляют самостоятельные архивные фонды.
100. Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в воинскую часть (соединение) другого
рода войск с переменой или без перемены действительного (условного) наименования, а также документы воинской части (соединения), сформированной на базе ранее существовавших воинских частей (соединений), составляют новые архивные фонды.
Например, документы 25 мотострелковой дивизии, преобразованной из 13 танковой дивизии, составляют самостоятельный архивный фонд.
101. Переименование или преобразование воинской части (соединения) в одном и том же роде войск без смены общевойскового номера или со сменой его, введение новой структуры, не вызвавшей изменения первоначальных функций воинской части (соединения), не являются основаниями для
разделения ее документов на разные фонды. Например, переименование 5 мотострелковой дивизии в 17 мотострелковую дивизию, преобразование 32 мотострелковой дивизии в 29 гвардейскую мотострелковую дивизию.
102. Расширение или сужение масштаба деятельности и объема прав в результате преобразования (переименования, переформирования), не вызвавшего изменения положения воинской части (соединения), органа военного управления с изменением или без изменения выполняемых функций, не является причиной создания новых архивных фондов. Например, документы авиационной воинской части (соединения) одного рода авиации, преобразованной в авиационную воинскую часть (соединение) другого рода авиации, составляют один архивный фонд.
103. Награждение объединений, соединений, воинских частей и организаций орденами и присвоение им почетных наименований не является основанием возникновения нового фондообразователя.
104. Работа по фондированию документов осуществляется:
в делопроизводстве воинской части (организации) - в процессе формирования дел на основе номенклатуры и отбора документов для передачи на хранение в архивы;
в филиалах ЦА МО - при отборе документов для передачи в ЦА МО;
в архивных отделах на флотах - при отборе документов для передачи в филиал ЦА МО (архив ВМФ);
в ЦА МО - при описании документов, переработке описей, исправлении ошибок фондирования и при отборе документов для передачи на хранение в федеральные государственные архивы.
105. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующей воинской части (организации) и проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документов того или иного фондообразователя.
106. При определении фондовой принадлежности документов необходимо учитывать следующее:
входящие документы относятся к фонду той воинской части (организации), которой они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности воинской части (организации), по резолюциям и пометкам о направлении документов на исполнение;
копии исходящих документов относятся к фонду той воинской части (организации), которая является создателем документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометкам и по содержанию документов;
документы внутреннего обращения относятся к фонду той воинской части (организации), которой они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию воинской части (организации), которое указано в документе, по подписям авторов.
107. Документы воинской части (организации) и созданных в них общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.
108. Дела, которые велись последовательно в двух и более воинских частях (организациях), включаются в состав архивного фонда той воинской части (организации), в которой они были закончены делопроизводством.
109. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.
110. Каждому архивному фонду воинской части (организации) присваиваются официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности и номер.
Архивный фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.
111. Хронологическими границами архивного фонда являются:
воинской части (организации) - официальные даты образования и ликвидации воинской части (организации);
объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее ранней и наиболее поздней по времени деятельности воинской части (организации), документы которой вошли в состав фонда;
архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документов.
Крайними датами документов фонда являются даты самого раннего и самого позднего документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального и завершающего этапов деятельности воинской части (организации) или если в фонд воинской части (организации) были переданы не завершенные делопроизводством дела воинской части (организации) - предшественника и т.д.
Б. Классификация документов в пределах архивного фонда
112. В пределах архивного фонда за учетно-классификационную единицу принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ, или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.
113. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда составляет их систематизацию.
Систематизация дел в пределах архивного фонда осуществляется на основе разработанной в ЦА МО схемы систематизации фонда.
114. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:
структурного (в соответствии со структурными подразделениями);
хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;
номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);
корреспондентского (по воинским частям, организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
географического;
авторского (по названиям воинских частей, организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.
115. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, в его пределах располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, в алфавитном порядке названий и т.д. В пределах каждого архивного фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности конкретной воинской части (организации), составом и объемом ее документов, при этом для фондов однородных воинских частей (организаций) используются одинаковые схемы систематизации.
Дела каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, включаются в отдельную опись или составляют самостоятельный раздел описи дел объединенного архивного фонда.
Объединенному архивному фонду присваивается типовое название, общее для всех фондообразователей, документы которых вошли в его состав. Например: "Отдельные строительные батальоны".
116. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:
дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную воинскую часть (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;
планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;
в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.
Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.
Глава V. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
117. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, значимости и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания,
внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение воинской части (организации) в составе Вооруженных Сил, значимость событий (явления, предмета), отраженных в документах, время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюций, виз, пометок на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, графические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).
А. Организация экспертизы ценности документов
118. Экспертиза ценности документов проводится:
в делопроизводстве воинских частей (организаций) - при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению;
в филиалах ЦА МО - как самостоятельный вид работы, а также в процессе подготовки дел к передаче в ЦА МО;
в ЦА МО - как самостоятельный вид работы, а также в ходе упорядочения документов, поступивших в неупорядоченном виде.
119. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и их рассекречиванию ежегодно приказами соответствующих начальников (руководителей) создаются следующие постоянно действующие экспертные комиссии:
а) Центральная экспертная комиссия Министерства обороны Российской Федерации (далее - ЦЭК МО);
б) экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций;
в) экспертно-проверочные комиссии ЦА МО и филиалов ЦА МО (далее - ЭПК ЦА МО);
г) экспертные комиссии отделов (отделений, архиво-хранилищ) ЦА МО;
120. ЦЭК МО создается из представителей главных штабов видов Вооруженных Сил, штабов родов войск Вооруженных Сил, центральных органов военного управления, архивов Вооруженных Сил.
В состав комиссии на правах ее члена включается начальник ЦА МО.
Председателем ЦЭК МО является начальник Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации.
ЦЭК МО в своей работе руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативными правовыми актами Министерства обороны, определяющими порядок архивной работы в Вооруженных Силах, Положением о
Центральной экспертной комиссии Министерства обороны Российской Федерации*.
ЦЭК МО организует и проводит методическую и практическую работу по экспертизе и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в архивах Вооруженных Сил, или их уничтожению; рассматривает и выносит общие рекомендации по организации и проведению оценки степени секретности архивных документов, снятию (снижению) грифов секретности с архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну; осуществляет методическое руководство деятельностью экспертных комиссий органов военного управления и ЭПК ЦА МО.
По результатам работы ЦЭК МО по рассекречиванию архивных дел (документов) составляется акт, утверждаемый начальником Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - заместителем Министра обороны Российской Федерации (форма N 49).
121. ЭПК ЦА МО, филиалов ЦА МО (архивов ВМФ, военно-медицинских документов и др.) создаются приказами начальника ЦА МО и начальников филиалов ЦА МО (архивов ВМФ, военно-медицинских документов и др.) для решения общих для филиалов, отделов (отделений, архивохранилищ) ЦА МО (архивохранилищ, архивных отделов на флотах) методических и практических вопросов экспертизы архивных документов, комплектования Центрального архива, филиалов ЦА МО (архивов ВМФ, военно-медицинских документов и др.) документами, проверки деятельности экспертных комиссий филиалов, отделов, архивных отделов на флотах (отделений, архивохранилищ) и снятия (снижения) грифов секретности с архивных документов.
Экспертные комиссии филиалов, отделов (отделений, архивохранилищ) ЦА МО являются основными рабочими комиссиями по экспертизе ценности хранящихся в ЦА МО и его филиалах документов.
Экспертно-проверочная комиссия ЦА МО и экспертные комиссии его филиалов, отделов (отделений, архивохранилищ) создаются, в основном, из сотрудников ЦА МО и его филиалов. В состав экспертно-проверочной комиссии ЦА МО и экспертной комиссии филиала ЦА МО (архив ВМФ) на правах их членов могут включаться представители Российского государственного военного архива и Российского государственного архива Военно-Морского Флота соответственно.
К работе экспертно-проверочной комиссии ЦА МО привлекаются представители главных штабов видов Вооруженных
Сил, департаментов, главных управлений, управлений Министерства обороны, штабов родов войск Вооруженных Сил для
рассмотрения архивных материалов их структурных подразделений.
По результатам работы ЭПК по рассекречиванию архивных дел (документов) составляется акт, утверждаемый начальником Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации (форма N 49)
122. Основными функциями экспертных комиссий органов военного управления, воинских частей и организаций являются:
отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в органе военного управления, воинской части (организации);
выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли;
рассмотрение описей дел и актов на дела, отобранные для уничтожения;
рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии ЦА МО предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
рассмотрение архивных дел (документов) фондов, принадлежащих соответствующим органам военного управления, находящихся на секретном хранении на предмет их возможного рассекречивания (по результатам работы составляется акт, утверждаемый начальником органа военного управления) (форма N 49);
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отборе их на хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.).
По результатам работы экспертных комиссий органов военного управления по рассекречиванию архивных дел (документов) их фондов составляются акты, утверждаемые начальниками данных органов военного управления.
На экспертные комиссии штабов военных округов, флотов, командований, управлений армий и флотилий, кроме того, возлагаются экспертиза ценности и проверка полноты состава документов, направляемых на дальнейшее хранение в филиалы ЦА МО, архивные отделы на флотах. Данная функция возлагается на штаб ЗВО и в отношении документов, направляемых на дальнейшее хранение непосредственно в ЦА МО из воинских частей и организаций, дислоцирующихся на территории Центрального федерального округа. В состав комиссий на правах их членов назначаются сотрудники архивов.
123. Экспертные комиссии органов военного управления, воинских частей и организаций создаются приказами соответствующих командиров (начальников) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
124. Деятельность экспертно-проверочных и экспертных комиссий определяется положениями о них, оформляется протоколами и решениями. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются: в ЦА МО - начальником ЦА МО, в филиалах ЦА МО, архивных отделах на флотах - начальниками филиалов и архивных отделов на флотах, а экспертных комиссий органов военного управления, воинских частей и организаций - руководителями соответствующих органов военного управления, начальниками штабов соответствующих воинских частей (начальниками соответствующих организаций).
Б. Методика проведения экспертизы ценности документов
125. В воинских частях и организациях экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно экспертной комиссией при методической помощи сотрудников архивов.
Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов.
Перед экспертизой ценности документов больших и сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция, в которой определяются особенности работы применительно к специфике профильных для фонда документов. В инструкции определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами.
126. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящей воинской части (организации), затем изучаются документы фондов подчиненных воинских частей и организаций, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно ("пофайлово"). Не допускается определение научной и практической ценности документов, а также их отбор для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков в описях и на обложках дел.
127. При проведении экспертизы ценности документов учитываются характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение), вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение.
128. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются (сканируются, оцифровываются).
129. При решении вопроса о целесообразности дальнейшего хранения отдельных категорий документов необходимо учитывать следующее:
приказы, директивы и другие документы, отражающие формирование, преобразование, деятельность и расформирование данной воинской части (организации), остаются в ее делах на постоянное хранение независимо от установленных для них сроков хранения;
копии или выписки из документов, подлинники которых подлежат хранению, могут быть отобраны для уничтожения только при наличии самих подлинников;
количество экземпляров одного документа, оставляемых на постоянное хранение, устанавливается экспертной комиссией, исходя из степени научной и практической ценности этого документа, интенсивности его использования, а также физического состояния подлинника и копий;
газеты, листовки, обращения, брошюры и информационные документы (обзоры, бюллетени, сводки и т.п.) могут храниться в фонде их издателя в двух и более экземплярах;
копии оперативных и боевых документов (оперативные директивы, боевые приказы и распоряжения, боевые донесения, оперативные сводки, журналы боевых действий, отчеты о боевых действиях и т.п.), а также копии организационно-распорядительной документации за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и за время участия войск в боевых действиях, в вооруженных конфликтах, в условиях чрезвычайного положения уничтожению не подлежат независимо от количества экземпляров этого документа, имеющихся в фонде воинской части (организации);
сводные документы планово-отчетного характера с истекшими сроками хранения, содержание которых не вошло в другие сводные документы за более длительный период, уничтожению не подлежат. Например, при отсутствии годовых отчетов, подлежащих постоянному хранению, оставляются на хранение квартальные отчеты, а при отсутствии и квартальных - месячные отчеты;
документы справочного характера по учету личного состава могут быть уничтожены только при наличии в фонде воинской части (организации) основных документов, предусмотренных приказами Министра обороны Российской Федерации.
Документы с истекшими сроками хранения не подлежат уничтожению, если:
резолюции и пометки на них имеют историческую, научную или практическую ценность;
документы использованы в научных целях или в исторических трудах (исследованиях), о чем имеется отметка в листе использования.
Если в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов временного хранения определяются по перечням документов со сроками их хранения.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. При отборе дел, книг и журналов для уничтожения необходимо руководствоваться перечнями документов со сроками их хранения*.
130. Приговоры, решения, определения и постановления, изымаемые из подлежащих уничтожению судебных дел, оформляются в порядке, указанном в пункте 49 настоящего Наставления.
Судебные дела, ранее оставленные на постоянное хранение в архивах Вооруженных Сил, не подлежат уничтожению.
131. При проведении экспертизы ценности документов используются перечни документов с указанием сроков их хранения,
номенклатуры дел, нормативные правовые акты, изданные по данному вопросу Росархивом, настоящее Наставление, а также методические рекомендации и указания Архивной службы и ЦА МО.
В. Оформление результатов экспертизы ценности документов
132. По результатам экспертизы ценности документов в воинских частях и организациях составляются описи в соответствии с требованиями пунктов 53 - 68 настоящего Наставления и акты на уничтожение дел (форма N 14).
133. Акты на уничтожение дел, имеющих гриф секретности, составляются по действительному наименованию воинской части (организации) с присвоением им грифа "Секретно". Акты на уничтожение несекретных дел могут составляться по условному наименованию воинской части (организации) без грифа секретности.
При включении в акты дел на бумажном носителе, из которых изъяты документы по справкам-заместителям, в актах указываются номера и наименования изъятых документов и места их нахождения.
134. Акты в архивах составляются по каждому фонду отдельно, а дела однородных групп фондов от соединения и ниже могут вноситься в один акт. При включении в акт дел нескольких воинских частей и организаций в начале указывается их групповое наименование (механизированные полки, отдельные полки связи, отдельные артиллерийские дивизионы и т.п.), а номера и наименования воинских частей и организаций помещаются в возрастающем порядке перед перечислением в акте их дел.
Когда уничтожению подлежат не все дела, включенные в описи, акт (форма N 15) составляется с перечислением наименований уничтожаемых дел.
Если уничтожению подлежат все дела, включенные в описи, акт (форма N 16) составляется без перечисления наименований уничтожаемых дел. В этих случаях к акту прикладываются описи, дела по которым подлежат уничтожению. В описях в соответствующих графах должны быть проставлены сроки хранения и номера статей действующего перечня.
Акты в архивах составляются по действительному наименованию воинских частей и организаций или по номеру фонда.
Акты на уничтожение дел воинских частей и организаций, расформированных в послевоенный период воинских частей и организаций, а также воинских частей и организаций, не
имеющих условных наименований, составляются без грифа секретности. В несекретном порядке составляются акты по номеру фонда без указания действительных наименований воинских частей и организаций.
Актам на дела, отобранные для уничтожения, в которых наименования дел составляют государственную тайну, присваивается соответствующий гриф секретности.
Акты, в которые включаются дела существующих воинских частей и организаций, имеющих действительное и условное наименования, сведения о которых составляют государственную тайну, а также акты, к которым прикладываются секретные описи, составляются с соответствующим грифом секретности.
Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.
135. На архивные дела, подлежащие уничтожению в связи с наличием неустранимых повреждений, составляется акт (форма N 17) по каждому фонду в отдельности.
136. Наименования (заголовки) дел в акте должны соответствовать их наименованиям (заголовкам) в описи.
Если наименование (заголовок) дела по описи не соответствует характеру подшитых в него документов, в акте помимо наименования дела по описи ниже в скобках пишется новое наименование, соответствующее содержанию подшитых в дело документов.
Однородные по содержанию дела в акт вносятся под общим для этих дел заголовком. Помещаемые ниже повторяющиеся одинаковые наименования (заголовки) дел обозначаются словами "То же".
В графу акта "Основание к уничтожению" кроме номеров соответствующих статей по перечням могут вноситься уточнения экспертной комиссии, поясняющие дополнительные мотивы отбора
дел на уничтожение (копийность, наличие данных в других документах и т.п.).
В конце акта делается запись о том, что из судебных дел, производств изъяты подлинники судебных решений.
137. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2014 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2016 года.
138. Акт на уничтожение дел составляется, как правило, на дела всей воинской части (организации). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
139. ЦА МО, его филиалы, архивные отделы на флотах в плановом порядке проверяют в воинских частях (организациях) правильность отбора дел на хранение и, при необходимости, имеют право потребовать включить в описи дела, отобранные к уничтожению.
140. Акты на архивные дела, отобранные к уничтожению, утверждаются:
на дела воинской части (организации) - начальником штаба воинской части (руководителем организации);
на дела, хранящиеся в филиалах ЦА МО, архивных отделах на флотах - начальниками филиалов, архивных отделов, в самом ЦА МО - начальником ЦА МО.
141. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.
142. Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих и других предприятиях, имеющих лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну.
Дела с документами на бумажном носителе, имеющими гриф "особой важности", или с шифртелеграммами уничтожаются только путем сожжения на территории воинской части (организации) или архива.
Уничтожать архивные дела на бумажном носителе другими способами, а также использовать документы из этих дел для черновиков или хозяйственных нужд запрещается.
Архивные дела уничтожаются вместе с приложениями к ним и внутренними описями документов.
143. Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны.
Механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии всех членов комиссии.
Оставлять дела без охраны, а также перерабатывать (сжигать) их в присутствии посторонних лиц запрещается.
Закончив переработку (сжигание) дел, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении дел.
144. После уничтожения архивных дел на основании актов в инвентарных книгах (номенклатурах дел, книг и журналов), а в штатных архивах - в описях, алфавитных карточках (формы NN 3, 4. 4-1 и в книгах учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18), производится отметка об уничтожении дел, а общее количество уничтоженных дел списывается по книге учета поступления и выбытия дел (форма N 19).
145. В архивах учет актов на уничтоженные дела ведется по книге учета актов на уничтоженные архивные дела (форма N 20).
146. Акты на уничтоженные архивные дела подшиваются:
в архивах - в отдельные дела или дела фондов;
в воинских частях и организациях - в специальные дела с актами на уничтоженные архивные дела.
147. Приемо-сдаточные накладные, по которым дела передаются на переработку на бумагоперерабатывающую фабрику, другие предприятия, имеющие лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну, подшиваются в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива.
Глава VI. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ В АРХИВАХ
148. Учет документов в архивах является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.
Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения (дело на бумажном носителе).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе копии документов страхового фонда и копии фонда пользования, а также описи дел.
149. Учет документов в архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве воинских частей и организаций, в филиалах ЦА МО, непосредственно в ЦА МО,
в государственных архивах). Это достигается строгой регламентацией системы учетной документации и требований к ее заполнению, единым методическим руководством.
150. Учет документов в филиалах ЦА МО осуществляется централизованно начальником филиала, начальником отдела (если предусмотрено штатом) или специально выделенным сотрудником (сотрудниками), в ЦА МО и филиалах ЦА МО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов) - специальным подразделением. Кроме централизованного учета, в ЦА МО и его филиалах ведется учет документов в каждом архивохранилище начальниками архивохранилищ и хранителями фондов (при наличии в штате). Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передача соответствующих учетных документов из
архивохранилищ в подразделение централизованного учета устанавливаются приказами начальника ЦА МО.
Учетные документы хранятся в архивохранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.
151. Учет документов в архивах ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого архива. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются в каждом архиве руководством архива.
152. Основными учетными документами в архивах являются:
книга учета поступления и выбытия дел (форма N 19) для учета в архиве каждого поступления и выбытия дел;
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
книга учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22) для учета и нумерации описей дел фондов в архиве*;
книга учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18);
список фондов (форма N 23) для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;
лист фонда (форма N 24) для фиксации изменений в наименовании фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;
опись дел (формы NN 5, 6, 7, 7-1) для поединичного и суммарного учета дел;
суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;
паспорт архива (форма N 26) для отражения состояния архива
на 1 декабря отчетного года.
153. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда:
историческая справка и дополнения к ней, копия характеристики фонда, составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после пересоставления, акты выделении к уничтожению документов и дел фонда, акты о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, материалы проверок наличия и состояния дел и другие документы.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе
и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения дела фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их поисковых данных.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.
154. В книгу учета поступления и выбытия дел (форма N 19) записываются последовательно все первичные и повторные поступления и выбытия дел. Каждое поступление или выбытие получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (названия фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
Ежегодно в книге учета поступления и выбытия дел подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.
155. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.
Учет копий страхового фонда ведется по книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) и описям страхового фонда (форма N 25).
Запись в книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления дел на бумажном носителе, а также микрофильмов, электронных и иных материальных носителей информации вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в страховую копию дел или документов, количества страховых
копий. По книге учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Шифр проставляется на делах на бумажном носителе, контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки.
156. Список фондов (форма N 23) ведется в архиве, хранящем документы двух и более фондов.
Фонд (объединенный фонд), коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив. Каждому вновь поступающему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.
Название фондообразователя в списке фондов указывается полностью, без сокращения, в виде официально принятого названия воинской части (организации), которое определяется в соответствии с требованиями, изложенными в главе V настоящего Наставления.
Если название фондообразователя в период его существования менялось, то в списке фондов указываются все его названия в хронологической последовательности.
К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. Для удобства пользования списком фондов при необходимости составляется указатель, по которому можно определить номер фонда, присвоенный документам того или иного фондообразователя.
При передаче из архива документов всего фонда в списке фондов делается запись, в которой указывается, куда, когда и на основании каких документов передан фонд. Номер выбывшего архивного фонда другому фонду не присваивается.
157. Лист фонда (форма N 24) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований:
в строке "Дата первого поступления фонда в архив" указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив, для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве;
в строке "Местонахождение фонда" указывается наименование архива, в котором хранится фонд;
в графе "Крайние даты наименования фонда" указываются начальная и конечная даты существования воинской части (организации) под каждым наименованием независимо от наличия в фонде документов за этот период;
если воинская часть (организация) продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица фондообразователя;
в графе "Наименование фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования воинской части (организации) фондообразователя с момента их возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период;
в листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Основанием для записи поступления и выбытия являются: акт приема-передачи дел в архив, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о технических ошибках в учете, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимом повреждении дел, акт проверки наличия и состояния дел, описи дел фонда. По листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. Количество дел приводится по каждой описи отдельно, а также по всему фонду в целом;
если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист продолжения, вверху которого указывается: "Продолжение, ф. N 25, лист 2". На первом листе делается ссылка: "См. продолжение листа 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основным листом;
лист фонда пересоставляется в исключительных случаях, если он неисправимо поврежден;
в случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата пересоставления листа, должность, ставится подпись лица, пересоставившего лист фонда;
листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке.
158. Описи на принятые дела в филиалах ЦА МО, архивных отделах на флотах, других архивах, где не ведутся листы фондов, учитываются (регистрируются) в книге учета поступления и выбытия описей дел (форма N 22).
В ЦА МО, филиалах ЦА МО (архив ВМФ, военно-медицинских документов и др.) описи на принятые дела учитываются в листе фонда (форма N 24).
Порядковый номер, за которым учтена опись по книге учета поступления и выбытия описей дел (листу фонда), является ее номером. В описях на совершенно секретные и секретные дела к номеру описи добавляются соответственно буквы "сс" и "с".
Номер выбывшей описи другой описи не присваивается.
В ЦА МО, филиалах ЦА МО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов и др.) описи после регистрации передаются в архивохранилища по накладной (форма N 27).
В филиалах ЦА МО, архивных отделах на флотах, а в самом ЦА МО - непосредственно в архивохранилищах, описи, кроме того, учитываются в фондах по перечню описей, который ведется по следующей форме: номер по порядку, номера описей, гриф секретности описи, количество листов в описи, количество дел по описи, номера листов, отметка о выбытии описи.
159. Опись страхового фонда (форма N 25) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми
копиями в специальное архивохранилище, второй - остается в архиве.
Графы описи заполняются на основании книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования.
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов.
Описи нумеруются в валовом порядке.
Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером.
Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.
В конце описи делается итоговая запись о количестве включенных в опись единиц хранения страхового фонда.
160. В целях раскрытия состава и содержания документов архива, для обеспечения поиска документов и их использования, а также для выполнения других видов работ (комплектование, фондирование и т.п.) создается комплекс архивных справочников и учетных документов, составляющих систему научно-справочного аппарата архивов Вооруженных Сил.
В ЦА МО и его филиалах систему НСА составляют: описи дел, исторические справки, списки и листы фондов, каталоги документов, картотеки и другие справочники информационного порядка.
Глава VII. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
161. Для обеспечения сохранности архивных документов, в архивах Вооруженных Сил проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:
создание оптимальных условий хранения документов;
размещение документов в архивохранилищах и их топографирование;
соблюдение порядка выдачи дел из архивов (архивохранилищ);
учет документов, проверка их наличия и состояния;
определение состава уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда и фонда пользования;
обеспечение физико-химической сохранности документов.
162. Обеспечение сохранности документов в архивах возлагается на начальника ЦА МО, начальников филиалов,
архивных отделов (отделений), заведующих архивохранилищами и хранителей фондов (при наличии в штате).
163. При смене начальника архива (филиала, отдела, отделения), заведующего архивохранилища прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива (отдела, отделения, архивохранилища), инвентаря и оборудования производится по акту.
Для приема-передачи дел назначается комиссия в составе не менее 3 человек.
164. Меры режима секретности, охрана и пропускной режим в ЦА МО и его филиалах определяются начальником ЦА МО (по согласованию с начальниками штабов военных округов, начальниками воинских гарнизонов, на территории которых находятся ЦА МО и его филиалы, и штабов соответствующих воинских частей) и осуществляются в соответствии с требованиями
законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации по этим вопросам.
А. Создание оптимальных условий хранения документов
165. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
оборудованием архивохранилищ охранной сигнализацией; оборудованием зданий архивов средствами автоматических
систем противопожарной защиты (автоматической пожарной сигнализации, стационарной автоматической установки пожаротушения, системы дымоудаления, системы оповещения и управления эвакуацией);
применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.);
применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного и светового режимов, проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях архивохранилищ.
Требования к помещениям архива (архивохранилища)
166. В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляются отдельные здания (или часть здания), специально построенные и оборудованные или приспособленные для хранения документов.
Строительство специальных зданий архива проводится по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.
167. Здания архивов должны быть удалены:
от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;
от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.
168. В целях обеспечения оптимальных условий хранения документов и работы с ними в архиве оборудуются следующие помещения:
хранилища для хранения документов;
помещения для приема, временного хранения и подготовки документов к сдаче в архив, их акклиматизации;
помещения для работы пользователей (читальные залы);
рабочие комнаты для сотрудников архива.
Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы пользователей (читальные залы) должны быть изолированы от хранилищ для хранения документов.
В ЦА МО и его филиалах, кроме того, должны быть помещения:
для размещения учетных документов;
для размещения справочно-информационного фонда, научно-справочной библиотеки и методического кабинета;
для микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);
для размещения множительной техники;
для обеспыливания, реставрации, дезинфекции и переплета архивных документов;
для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;
вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).
169. Архивохранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.
170. Архивохранилища архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.
В помещениях архивохранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в архивохранилище.
Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается. Не допускается размещение архивохранилищ в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.
Здания архивов и помещения архивохранилищ оборудуются охранной и пожарной сигнализациями.
171. Архивохранилища, в которых хранятся документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, должны отвечать требованиям, предъявляемым к режимным помещениям.
Входные двери в архивохранилища должны быть обиты железом и иметь прочные запоры. По окончании работы двери архивохранилищ запираются и опечатываются.
Порядок опечатывания и вскрытия архивохранилищ, а также других помещений, где временно размещаются документы (читальные, выставочные залы, лаборатории и т.п.), и допуска
сотрудников архива в архивохранилища устанавливается начальником Центрального архива (архива).
На окна, через которые возможно проникновение извне, устанавливаются металлические решетки.
Для эвакуации личных дел, документов и имущества через окна часть решеток на них навешивается на петли. Решетки всегда должны быть заперты на замки и опечатаны на бирку металлической печатью. Доступ для открывания замков должен быть как с наружной, так и с внутренней стороны. Окна, оборудованные открывающимися решетками, нумеруются. К ключам от замков таких окон прикрепляются бирки с указанием номеров окон.
172. Помещения архива (архивохранилища) до размещения в них документов принимаются комиссией, которая назначается начальником ЦА МО.
Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в архивохранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается начальником, назначившим комиссию. Осмотр состояния помещения архива (архивохранилища) проводится в дальнейшем по требованию начальника архива (архивохранилища), но не реже одного раза в 5 лет.
Электрооборудование, противопожарное оборудование
173. В помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка, допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения.
174. Архивохранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне архивохранилищ.
Все электрооборудование обеспечивается заземлением.
175. Пожарная охрана архивов осуществляется в соответствии
с Правилами пожарной безопасности* и Требованиями пожарной
безопасности**.
176. Ответственность за организацию пожарной охраны, постоянную готовность пожарного оборудования и обучение личного состава правилам пожарной безопасности несут начальники архивов.
177. В архивах в каждом архивохранилище на видном месте вывешиваются инструкции по мерам пожарной безопасности, пожарный расчет личного состава и план эвакуации людей, документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включается весь личный состав архива (архивохранилища), с которым периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам противопожарной безопасности и практическим действиям личного состава во время пожара.
В расчете указываются обязанности и действия личного состава по предупреждению пожара и во время пожара. В плане эвакуации указываются пути эвакуации и место сосредоточения документов и имущества, фамилии лиц, выделяемых для охраны. Планы и расчеты утверждаются начальниками филиалов ЦА МО, архивных отделов на флотах, а в самом ЦА МО - начальниками отделов.
178. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.
Запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием, все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания, подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы, в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "Выходить здесь", "Открытая дверь" и др.
179. Архивохранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.
180. В архивохранилищах категорически запрещается:
курить;
хранить легковоспламеняющиеся и взрывоопасные предметы,
спички, зажигалки и т.п.;
пользоваться керосиновыми лампами, свечами;
применять временную электропроводку;
самостоятельно (без электромонтера) производить какие либо изменения или исправления в электропроводке и электрооборудовании;
использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.
Температурно-влажностный и световой режимы
181. Температурно-влажностный режим хранения документов должен соответствовать следующим показателям:
|
Виды документов |
Помещения с регулируемым климатом |
Помещения с нерегулируемым климатом |
||
|
Температура (в градусах по С) |
Влажность (в %) |
Температура (в градусах по С) |
Влажность (в %) |
|
|
Документы на бумажной основе |
+17 - +19 |
50 - 55 |
+20 - +25 |
50 - 55 |
|
Документы на пленочной основе (черно-белые) |
+15 |
40 - 55 |
|
|
|
Документы на пленочной основе (цветные) |
+5 |
40 - 55 |
|
|
|
Документы на магнитных лентах и дисковых носителях |
+15 - +20 |
50 - 65 |
|
|
|
Документы на оптических дисках |
+25 |
20 - 50 |
|
|
|
Фотодокументы: черно-белые цветные |
+15 - +20 +2 - +4 |
40 - 55 40 - 55 |
+15 - +20 |
40 - +55 |
Документы на пленочной (черно-белой и цветной) основе, а также документы на магнитных лентах подлежат хранению только в хранилищах с регулируемым климатом.
182. В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.
В период технологической обработки архивных документов допускается их временное хранение (до 2 месяцев) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре +20 градусов (+/- 20 %) и относительной влажности воздуха 50 процентов (+/- 20 %).
183. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю,
в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - не реже двух раз в неделю, при нарушениях режима - один раз в сутки в одно и то же время.
Показания контрольных измерительных приборов (термометра, гигрометра, психрометра, термографа) фиксируются в журналах наблюдений за температурой и относительной влажностью воздуха.
184. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,3 - 1,5 м от пола монтируются на одном контрольном щитке. На приборы не должны падать прямые солнечные лучи.
Контрольные измерительные приборы устанавливаются в каждом архивохранилище.
Поверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в три месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.
185. Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами. Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.
186. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках, переплетах, пачках (связках), футлярах, контейнерах, шкафах, сейфах.
Освещение в архивохранилищах может быть естественным и искусственным.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
В целях защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей архивохранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.
Защита документов от действия света обеспечивается:
применением в окнах светорассеивающих стекол;
покраской обычных стекол белой краской;
хранением документов в коробках, папках, переплетах, пачках (связках), а также в шкафах, сейфах, на стеллажах закрытого типа;
применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров.
187. В качестве источников искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.
Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 люкс (лк), на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк.
188. Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ с документами.
Санитарно-гигиенический режим
189. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.
190. Для защиты документов от пыли необходимо:
обеспечить максимально возможную герметичность помещений архивохранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
периодически, не реже одного раза в год, проводить обеспыливание коробок с документами на бумажном носителе, стеллажей и помещений архивохранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором тимола;
следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
нижнюю часть архивохранилищ (2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю - клеевой;
на окна устанавливать мелкоячеистые сетки, на двери - пружины или доводчики;
периодически проветривать помещения архивохранилищ. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.
191. В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов.
192. При обнаружении в архивохранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры по их уничтожению.
Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции. Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются дезинфицирующими средствами, разрешенными на территории Российской Федерации в соответствии с инструкциями по их применению, а затем просушиваются. Дезинфекции подвергаются коробки, папки и другие средства упаковки архивных документов.
Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять препараты, разрешенные к использованию на территории Российской Федерации в соответствии с инструкциями по их применению для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. - необходима дезинсекция всего архивохранилища. Такую дезинсекцию проводят специализированные организации санитарно-эпидемиологического контроля города (района).
Архивные дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до трех месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
Для организации и проведения профилактической и истребительной дезинсекции и дератизации, а также профилактической и очаговой дезинфекции заключаются договоры со специализированными организациями, владеющими методами аэрозольной дезинфекции (дезинсекции) и имеющими необходимые разрешения, действующие в рамках законодательства.
При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию.
О каждом случае повреждения документов насекомыми или грызунами - вредителями бумаг докладывается начальнику архива.
193. Для проведения санитарно-гигиенических работ (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в архивохранилище в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).
За работниками архивохранилищ устанавливается медицинский контроль состояния здоровья, в том числе включающий обязательную ежегодную рентгенографию органов грудной клетки в соответствующих военно-медицинских учреждениях.
Оборудование архивов (архивохранилищ)
194. Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения, но не менее размеров, указанных ниже:
ширина главных проходов (между рядами стеллажей) - не менее 120 см;
расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - не менее 75 см;
расстояние между стеной и торцом стеллажа - не менее 45 см;
ширина проходов между стеллажами - не менее 75 см;
расстояние от стеллажей до отопительной системы - не менее 1 м;
расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см, а в цокольных этажах - не менее 30 см;
расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см.
Допускается оборудование архивохранилищ деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.
195. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При
высоте помещений свыше 4 м и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.
196. Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.
197. Для хранения особо ценных дел в архиве используются сейфы или металлические шкафы.
Для размещения справочных картотек к документам в архивохранилище устанавливаются картотечные шкафы.
198. Для перемещения документов в архивохранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (БТ-1), легкие устойчивые стремянки.
199. При наличии в архиве фонда пользования в читальном зале устанавливаются аппараты для чтения микрофильмов.
200. Внутри каждого архивохранилища (комнаты) вывешивается опись имущества (инвентаря, мебели и оборудования) с указанием фамилии ответственного за правильную их эксплуатацию.
Б. Размещение документов архивохранилищах. Топографирование
201. Принятые архивные документы с постоянными и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архивах в специальных коробках. Дела на бумажной основе со сроками хранения до 25 лет включительно могут храниться в пачках (связках), обернутых в бумагу. Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (пачки, связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
202. Архивные дела укладываются в коробки в соответствии с их шифром в пределах описи, фонда, при этом дела должны вкладываться в коробки и извлекаться из них без усилий. При хранении в пачках (связках) архивные дела на бумажном носителе укладываются высотой 18 - 20 см и обвязываются шпагатом с картонными прокладками под ним.
203. Документы одного и того же фонда за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов и последующие годы хранятся в ЦА МО и его филиалах, как правило, раздельно.
204. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах Вооруженных Сил хранятся вместе.
205. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в других не предназначенных для этих целей местах.
206. Порядок размещения фондов архивных документов в архивохранилищах определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым начальником ЦА МО, начальниками его филиалов, архивных отделов на флотах. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в архивохранилищах.
207. В целях закрепления места хранения и поиска документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (формы NN 28, 29). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров; один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем архивохранилище.
Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.
208. Описи на принятые дела на бумажном носителе в филиалах ЦА МО в округах, архивных отделах на флотах хранятся в папках с клапанами и завязками. Описи группируются по фондам и хранятся в папках неподшитыми.
Описи на принятые дела в ЦА МО, его филиалах группируются в хронологической последовательности по годам и подшиваются в папки отдельно по каждому фонду. Описи дел департаментов, главных управлений, управлений Министерства обороны, главных командований видов Вооруженных Сил, командований родов войск Вооруженных Сил, военных округов, флотов, армий и флотилий, а также военных образовательных учреждений высшего и среднего профессионального образования
Министерства обороны, научно-исследовательских и проектных институтов группируются и подшиваются отдельно по каждому управлению (отделу), отделению (службе).
Описи в архивах хранятся в помещениях для хранения документов или в специально выделенных для этих целей комнатах в закрывающихся на замки и опечатываемых на бирки шкафах.
209. Все помещения архивохранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо.
Номера должны быть проставлены четкими выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.
Бирка с номером и табличка, в которой указывается назначение архивохранилища (комнаты), прикрепляются на наружной стороне входной двери.
210. На коробках (пачках, связках, футлярах, контейнерах) с архивными делами проставляются порядковые номера, в соответствии с которыми они укладываются на стеллажи. Кроме того, указывается и количество архивных дел в них. Там, где это удобно и целесообразно, самостоятельная нумерация коробок (пачек, связок, футляров, контейнеров) может производиться по следующим группам документов:
архивные дела с постоянным сроком хранения;
архивные дела по учету личного состава;
архивные дела с временными сроками хранения (по срокам их уничтожения).
На коробках (пачках, связках) с архивными документами временного срока хранения указывается год уничтожения документов.
В. Проверка наличия и состояния дел и описей
211. Проверка наличия и состояния дел и описей проводится в целях установления фактического наличия их и выявления дел
и описей, требующих консервационно-профилактической и реставрационной обработки.
212. Проверке могут быть подвергнуты дела и описи всего архива (архивохранилища), группы фондов, отдельного фонда или его части.
213. Проверка наличия и состояния дел и описей является постоянной плановой работой каждого архива.
Проверка наличия и состояния дел постоянного хранения на бумажном носителе проводится один раз в 10 лет.
Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения (на бумажном носителе) проводится один раз в 15 лет.
В архивах с интенсивным использованием дел проверки наличия и состояния выданных для использования в течение предшествующего года дел проводятся ежегодно.
Единовременные проверки наличия и состояния дел и описей всех или части фондов архива (архивохранилища) проводятся также:
а) каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов и при этом есть основания предполагать их порчу или утрату;
б) при передаче документов из архива (архивохранилища);
в) при приеме дел хранителями фондов на хранение;
г) при смене начальников филиалов ЦА МО и архивных отделов на флотах, а также заведующих архивами, хранителей фондов в ЦА МО и его филиалах (при наличии в штате).
214. Проверка наличия и состояния документов и описей проводится комиссиями, назначаемыми в ЦА МО начальником ЦА МО, его филиалах - начальниками филиалов ЦА МО и архивных отделов на флотах. В состав комиссий должны входить лица, имеющие соответствующий допуск к работе с документами.
215. Перед проверкой наличия и состояния документов и описей комиссия должна ознакомиться с документами предыдущих проверок, делом фонда, и с основными учетно-справочными материалами, относящимися к проверяемому фонду, включая акты по рассекречиванию дел фонда в течение последних двух лет. Проверка наличия описей производится по книгам учета поступления и выбытия описей дел (листам фондов). Наличие
документов проверяется путем сверки наименования (заголовка) архивного дела и архивных шифров, имеющихся на обложке каждого дела, с записями в описи. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел.
Делать какие-либо пометки или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документов категорически запрещается. Проверкой устанавливаются:
а) наличие описей;
б) количество архивных дел, числящихся по описям;
в) количество архивных дел, оказавшихся в наличии;
г) номера и наименования архивных дел, не обнаруженных при проверке;
д) количество архивных дел, не включенных в описи;
е) количество архивных дел, не относящихся к данному фонду;
ж) количество архивных дел, не оговоренных в итоговой записи (литерных);
з) пропущенные номера, не учтенные в итоговой записи;
и) номера и наименования архивных дел с неустранимыми повреждениями, пораженных плесневым грибком или насекомыми, "вирусом", а также архивные дела, требующие реставрации и переплета;
к) условия хранения документов.
Результаты проверки вносятся в книгу учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18), или лист проверки наличия и состояния документов и описей фонда (форма N 30). Листы проверки включаются в дело фонда.
216. При проверке наличия и состояния дел необходимо:
сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках, пачках, связках, футлярах, контейнерах;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;
изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов;
размещать в конце фонда обнаруженные при проверке дела фонда, не внесенные в опись, для последующей обработки и описания;
изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом начальнику архива;
217. По окончании проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись: "Проверено", проставляется дата проверки, запись заверяется подписью проводившего проверку сотрудника с указанием его должности.
В случае обнаружения в описи неучтенных литерных, свободных и пропущенных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки наличия и состояния документов и описей фонда делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31).
218. При приеме архивных дел хранителями фондов на хранение результаты проверки наличия документов записываются только в книгу учета описей и архивных дел, принятых на хранение (форма N 18).
При последующих проверках наличие архивных дел и описей устанавливается на основе записей, сделанных в этой книге, а также на основании накладных на архивные дела и описи, принятые и переданные после предыдущей проверки.
Порядок проведения проверок наличия и состояния документов и описей, а также проверок при смене хранителей фондов определяет начальник ЦА МО.
219. Архивные дела, находящиеся на день проверки во временном пользовании внутри архива, проверяются на общих основаниях с делами, находящимися в архивохранилище.
Архивные дела, находящиеся в период проверки во временном пользовании за пределами архива, считаются имеющимися в наличии.
220. Если в ходе проверки будет выявлено отсутствие дел и описей, то организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
изучить все учетные документы по выдаче дел из архивохранилища;
проверить дела фондов, находящихся рядом;
изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты на документы, отобранные для уничтожения, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния документов и описей фонда.
В случае, когда недостающие архивные дела и описи обнаружить не удалось, они вносятся в книгу учета недостающих архивных дел и описей (форма N 32). Для принятия окончательного решения назначается административное расследование. О результатах расследования докладывается по команде (с последующим принятием соответствующими должностными лицами решения - либо о продолжении поиска недостающих архивных дел, либо о снятии их с учета, если дальнейшие пути поиска исчерпаны). Основанием для снятия с учета архивных дел является акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.
Архивные дела, не включенные в описи, учитываются и присоединяются к соответствующему фонду в установленном порядке.
221. По окончании проверки наличия и состояния документов на основании записей в книге учета описей и архивных дел, принятых на хранение, или листов проверки наличия и состояния документов и описей фонда составляется акт проверки наличия и состояния документов и описей (форма N 31), который с приложенными к нему документами (списками, заключениями, справками и др.) представляется на рассмотрение и утверждается начальниками ЦА МО, его филиалов, архивных отделов на флотах соответственно.
Акты проверки наличия и состояния документов и описей служат основанием для передачи документов на хранение вновь назначенным хранителям фондов.
Проверка наличия и состояния дел и описей считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда.
Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.
Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
222. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создаётся в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.
Страховой фонд создаётся на документы периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, на фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии и наиболее интенсивно используемые.
223. Одновременно со страховым фондом в обязательном комплекте изготовляется фонд пользования.
Фонд пользования представляет собой совокупность копий документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.
Фонд пользования создаётся так же целевым порядком на наиболее используемые документы.
Организация работы по созданию страхового фонда
и фонда пользования
224. Очерёдность страхового копирования определяется ценностью и информационной значимостью документов, физическим состоянием и интенсивностью обращения к ним и осуществляется согласно планам работы ЦА МО и его филиалов.
Для создания страхового фонда производится микрофильмирование.
Организация микрофильмирования (выявление, отбор, подготовка оригиналов к съёмке, изготовление, учёт, хранение, использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяется инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти и утверждаемыми начальником ЦА МО.
Страховое копирование проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед ними. Страховому копированию подлежат все документы единицы хранения.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится при полной невозможности копировать переплетённое дело. По окончании работы дело переплетается заново.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативный микрофильм 1-го поколения (негатив микрофильма), изготовленный на фотографической галогенидосеребряной плёнке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Изготовление, учёт и хранение микрофильмов страхового фонда производится в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.
225. В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
Включение в фонд пользования копий документов, созданных в процессе других видов работ, определяется архивом.
Фонд пользования состоит из двух позитивных микрофильмов, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения и электрографических копий с документов для использования в читальных залах.
Комплект фонда пользования хранится в читальном зале архива.
Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.
226. Обеспечение ЦА МО и его филиалов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из ЦА МО, филиалов, поданных в установленном порядке.
Учёт страхового фонда и фонда пользования
227. За единицу учёта и единицу хранения и учёта страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нём фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.
Учёт ведётся по книгам учёта поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (форма N 21) и описям страхового фонда (форма N 25).
Запись в книге учёта поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объёма включённых в страховую копию дел или
документов, количества страховых копий.
По книге учёта поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера.
Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".
Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.
По мере копирования и передачи страховых копий на специальное хранение в книге учёта поступлений ежегодно пересоставляется итоговая запись о количестве поступивших и выбывших в течение года страховых копий.
228. Описи страхового фонда составляются в 2-х экземплярах. Первый экземпляр передаётся вместе со страховыми копиями в специальное хранилище, второй экземпляр остаётся в архиве.
Графы описи заполняются на основании книги учёта поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования.
В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов.
Описи нумеруются в валовом порядке.
Страховая копия в опись записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является её постоянным номером.
Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.
В конце описи делается итоговая запись о количестве включённых в опись единиц хранения страхового фонда.
229. Позитивы микрофильмов в читальном зале учитываются в книге учёта позитивов микрофильмов (форма N 48), которая ведётся хранителем фондов. Номера, присвоенные по книге учёта позитивов микрофильмов, проставляются в описях хранителями фондов напротив соответствующих дел.
Проверка наличия и состояния, технический контроль
страхового фонда и фонда пользования
230. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу, как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
Все страховые копии проходят обязательный технический контроль в лаборатории, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копии страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).
В процессе хранения страховые копии подлежат:
проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учётных документов;
техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.
Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.
Результаты технического контроля фиксируются в акте технического состояния страховой копии, где даётся заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.
Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий документов и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.
Объём и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учётом его общего объёма, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Проверка фонда пользования проводится не реже одного раза в 10 лет.
Передача страхового фонда на специальное хранение
231. Хранение страховых копий осуществляется в специальном хранилище Министерства обороны Российской Федерации.
Прием-передача страхового фонда осуществляется на основании приказа начальника ЦА МО по акту (форма N 47), к которому прилагаются:
- описи передаваемого страхового фонда;
- акты технического состояния копий страхового фонда;
- сопроводительные документы на транспортную тару.
Страховые копии в порядке расположения их в описи помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в специальное хранилище в опломбированных контейнерах. В сопроводительном документе на транспортную тару указывается ее количество и число страховых копий в ней, ставятся подписи должностных лиц, ответственных за передачу.
Акты приема-передачи с приложениями помещаются в отдельную упаковку, на которой делается пометка "Сопроводительные документы".
После отправки контейнеров архив извещает руководство спецхранилища о количестве отправленных контейнеров и дате отправки.
Д. Обеспечение физико-химической сохранности документов
232. Комплекс работ по специальной технической обработке документов (обеспыливание, физическая и химическая реставрация, дезинфекция, дезинсекция, реставрация и другие виды работ, обеспечивающих сохранность документов), а также создание страхового фонда, проводит лаборатория, являющаяся структурным подразделением ЦА МО.
233. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должны быть подвергнуты документы (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и др.), и намечаются конкретные меры по организации этой обработки документов.
234. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекцию, дезинсекцию) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лаборатории.
Учет дел, передаваемых в лабораторию, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата передачи, номер и названии фонда, номер описи, ном дела по описи, количество
листов в деле, расписка ответственного лица лаборатории в приеме дела, дата возвращения дела в архивохранилище, расписка хранителя фонда в приеме дела.
Е. Обеспечение сохранности документов при возникновении
чрезвычайных обстоятельств
235. В настоящем Наставлении под чрезвычайными обстоятельствами в деятельности архивов понимаются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями настоящего Наставления и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности документов архива.
К чрезвычайным обстоятельствам относятся:
введение в государстве (регионе, городе) чрезвычайного положения;
пожар или стихийные бедствия, повлиявшие на деятельность архива;
исчезновение или порча документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;
аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;
другие обстоятельства (вооруженное нападение на архив, иные проявления бандитизма и терроризма), вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.
Архив разрабатывает и при необходимости пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в случае возникновения чрезвычайных обстоятельств. Планом мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должны быть предусмотрены:
порядок и место эвакуации и укрытия документов;
перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2 и 3 очереди;
список работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.
Планы мероприятий по эвакуации и укрытию архивных документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должны быть согласованы с соответствующими службами округов, флотов, на территории которых дислоцируются архивы, и утверждены начальником ЦА МО. С указанными планами должны быть ознакомлены все сотрудники архивов под расписку.
При возникновении чрезвычайных обстоятельств начальник филиала ЦА МО немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) докладывает об этом начальнику ЦА МО, а начальник ЦА МО - заместителю начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации (начальнику Архивной службы). По согласованию с ними начальник ЦА МО принимает решение о работе в условиях чрезвычайных обстоятельств, которое оформляется приказом начальника ЦА МО, и осуществляет меры по ликвидации последствий чрезвычайных обстоятельств, о чем периодически докладывает по подчиненности.
Глава VIII. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ
А. Общие положения
236. Документы, хранящиеся в архивах, используются в военных и научных целях, а также для обеспечения социальных прав и законных интересов граждан.
237. Архивы в установленном порядке выполняют запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций по актуальным военным проблемам, а гражданам Российской Федерации и иностранных государств по их запросам выдают архивные справки, архивные выписки и заверенные копии архивных документов, содержащих информацию социально-правового характера, предоставляют документы или их копии для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, готовят документы для опубликования в печати.
Запросы, поступающие в архив, подразделяются на:
запросы социально-правового характера, связанные с обеспечением пенсионных прав граждан, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации, а также соблюдением имущественных прав юридических и физических лиц;
тематические запросы - запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;
биографические запросы о сведениях, необходимых для изучения жизнедеятельности конкретных лиц;
запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода (генеалогические запросы).
238. Командиры воинских частей (руководители организаций), руководители учреждений и предприятий других федеральных органов исполнительной власти, а также исследователи, использующие документы архивов Вооруженных Сил, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за нарушение порядка использования этих документов и содержащейся в них информации.
239. Воинские части, организации и граждане при использовании документов архивов Вооруженных Сил обязаны делать ссылки на место хранения документов.
240. ЦА МО и его филиалы в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе
имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователям платные информационные услуги, заключать с ними договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств без ущерба для реализации основных задач и функций.
Договоры на выполнение платных услуг заключаются в соответствии с правилами и нормами, определенными законодательством Российской Федерации.
Планирование, учет и использование средств, получаемых от приносящей доходы деятельности, осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Поступившие средства отражаются на лицевых счетах ЦА МО, открытых в органах Федерального казначейства, и используются в соответствии с законом о федеральном бюджете на соответствующий год.
241. Бесплатно осуществляются:
подготовка архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов на запросы социально-правового характера: о подтверждении прохождения военной службы в Вооруженных Силах, участии в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов и других военных конфликтах, присвоении воинских званий, награждении государственными и ведомственными наградами, нахождении на излечении, установлении судьбы родственников, подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы, получении образования, о снятии судимости и по другим вопросам; связанным с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
организация работы пользователей в читальном зале архива с предоставлением архивных документов или их копий и имеющихся архивных справочников, за исключением обслуживания по личному заявлению исследователя или договору, в котором оговорены особые условия его работы (предоставление в срочном порядке дел и в количестве больше установленного, оказание помощи при поиске документов по научно-справочному аппарату, выявление дел по теме, предоставление документов в часы, не предусмотренные графиком работы читального зала, и др.);
предоставление документов во временное пользование воинским частям и организациям (фондообразователям или их правопреемникам);
предоставление информации о документах и копий документов органам государственной власти, судебным и прокурорским органам, а также воинским частям и организациям, находящимся на сметно-бюджетном финансировании.
242. Тематические запросы от граждан, воинских частей и организаций, требующие изучения большого количества архивных документов, дополнительных трудозатрат, связанных с их поиском и изучением, архивами исполняются в исключительных случаях, без ущерба для реализации основных задач и функций архивов, на договорной основе.
243 Для исследования документов и получения необходимых сведений заинтересованные воинские части и организации, государственные органы и общественные объединения направляют в архивы своих представителей. Граждане могут работать в архивах лично или через своих представителей. Доступ этих лиц к архивным документам осуществляется в установленном в Министерстве обороны порядке.
244. Публикация и экспонирование документов, хранящихся в архивах Вооруженных Сил, производятся в установленном в Министерстве обороны порядке.
Б. Допуск к архивным документам
245. Допуск пользователей к архивным документам, хранящимся в архивах Вооруженных Сил, разрешают:
А) К носителям сведений, хранящимся в ЦА МО, разработанным за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов:
а) составляющим государственную тайну:
Генерального штаба и ниже (до штабов и управлений фронтов, округов, флотов) - начальник Архивной службы;
Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота - начальник Архивной службы;
штабов и управлений фронтов, округов, флотов и ниже - начальник ЦА МО;
б) к несекретным документам - начальник ЦА МО (начальники соответствующих филиалов);
в) к несекретным документам (хранящимся в ЦА МО) военных трибуналов и военных прокуратур за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов, не имеющим на момент обращения ограничений, установленных действующим законодательством Российской Федерации на право допуска к ним пользователей,- начальник ЦА МО.
Б) К носителям сведений, разработанным после 1945 года:
а) составляющим государственную тайну, хранящимся в ЦА МО и его филиалах:
Генерального штаба - начальник Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первый заместитель Министра обороны Российской Федерации;
главных командований видов Вооруженных Сил Российской Федерации, командований родов войск Вооруженных Сил Российской Федерации - начальники Главных штабов - первые заместители Главнокомандующих видов Вооруженных Сил Российской Федерации, начальники штабов - первые заместители командующих родов войск Вооруженных Сил Российской Федерации соответственно;
департаментов, главных управлений, управлений Мини-стерства обороны - руководители (директора) департаментов, начальники главных управлений, управлений - только в отношении фондов, фондообразователями или правопреемниками которых они являются;
штабов и управлений военных округов - начальник Главного штаба - первый заместитель Главнокомандующего Сухопутными войсками или заместитель начальника Главного штаба Сухопутных войск;
штабов и управлений флотов - начальник Главного штаба - первый заместитель Главнокомандующего Военно-Морским Флотом или заместитель начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;
штабов и управлений армий, флотилий и ниже - начальник Архивной службы;
Главного политического управления Советской Армии и Военно-Морского Флота - начальник Архивной службы;
военных трибуналов, судов, а также высылку судебных дел - заместитель Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
военных прокуратур - заместитель Генерального прокурора Российской Федерации - Главный военный прокурор;
военных следственных органов - заместитель Председателя Следственного комитета Российской Федерации - руководитель Главного военного следственного управления;
личным делам, наградным листам, переписке по награждениям, аттестационным материалам и другим документам персонального учета на высших офицеров, видных политических деятелей, работников искусств - начальник Главного управления кадров Министерства обороны;
личным делам, наградным листам, переписке по награждениям, аттестационным материалам и другим документам персонального учета на старших и младших офицеров - начальник ЦА МО;
б) к носителям сведений, составляющих государственную тайну, хранящимся в филиале ЦА МО (архив ВМФ):
Главного командования Военно-Морского Флота, управлений флотов и ниже - начальник Главного штаба - первый заместитель Главнокомандующего Военно-Морским Флотом или заместитель начальника Главного штаба Военно-Морского Флота;
флотских военных судов - председатели соответствующих флотских военных судов;
военных прокуратур флотов - военные прокуроры соответствующих флотов;
военных следственных органов флотов - руководители соответствующих военных следственных органов флотов;
в) к носителям сведений, составляющих государственную тайну, хранящимся в филиалах ЦА МО в военных округах:
главных командований Сухопутными войсками и Военно-воздушных сил и ниже - начальники Главных штабов - первые заместители главнокомандующих Сухопутными войсками и Военно-воздушными силами, заместители начальников Главных штабов Сухопутных войск и Военно-воздушных сил соответственно;
командования Ракетных войск стратегического назначения, управлений армий и ниже - начальник штаба - первый заместитель командующего Ракетными войсками стратегического назначения;
командования Войск воздушно-космической обороны, командования противовоздушной и противоракетной обороны, космического командования и ниже - начальник штаба - первый заместитель командующего Войсками воздушно-космической обороны;
окружных военных судов - председатели соответствующих окружных военных судов;
военных прокуратур военных округов - военные прокуроры соответствующих военных округов;
военных следственных органов округов - руководители соответствующих военных следственных органов округов;
г) к носителям сведений, составляющих государственную тайну, хранящимся в филиале ЦА МО (военно-медицинских документов) - начальник Главного военно-медицинского управления Министерства обороны.
В) К несекретным документам:
а) хранящимся в ЦА МО (его филиалах, кроме архива военно-медицинских документов), - начальник ЦА МО (начальник соответствующего филиала);
б) к несекретным документам, хранящимся в филиале ЦА МО (военно-медицинских документов):
Главного военно-медицинского управления Министерства обороны - начальник Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации;
военно-медицинских частей и организаций - начальник филиала ЦА МО (военно-медицинских документов).
При отсутствии правопреемников указанных в подпункте "Б" пункта 245 настоящего Наставления архивных документов доступ к ним осуществляется решением начальника Архивной службы.
246. Допуск пользователей к работе с архивными документами ЦА МО и его филиалов производится на основании письменных заявок заинтересованных в их работе воинских частей
и организаций, государственных органов, общественных организаций и личных заявлений граждан.
Заявки на допуск исследователей к работе с секретными документами предоставляются только на лиц, имеющих допуск к секретным документам и работам. Заявки составляются на бланках установленного образца (формы NN 42, 43) и заверяются гербовой печатью.
В заявлении граждан на допуск к работе с несекретными архивными документами должны быть указаны наименование воинской части (организации), к документам которой необходимо оформить допуск, тема, хронологические рамки и цели исследования, а также другие необходимые данные (форма N 44).
247. К заявкам на допуск к архивным документам лиц, исполняющих научно-исследовательские работы (диссертации, дипломные работы, монографии и т.п.), прилагаются утвержденные и заверенные гербовой печатью соответствующих организаций краткие планы-проспекты этих работ.
248. Заявка на допуск исследователя к секретным документам, находящимся на хранении в Центральном архиве и его филиалах, должна поступать в соответствующие организации на рассмотрение не менее, чем за месяц до намеченного срока работы исследователя в архиве.
249. Допуски (разрешения) к работе с документами архива оформляются на бланках с угловым штампом и заверяются гербовой печатью (форма N 41).
250. Пользователь, прибывающий в архив для работы с документами, обязан иметь уведомление о допуске к работе с архивными документами, паспорт гражданина Российской
Федерации и, при необходимости, справку о допуске к носителям сведений, составляющих государственную тайну, по соответствующей форме.
251. Допуск и организация работы с несекретными архивными документами иностранных исследователей и уполномоченных должностных лиц в рамках выполнения Российской Федерацией международных обязательств по договорам, соглашениям и договоренностям осуществляется в соответствии с порядком, установленным в Министерстве обороны. Для создания электронных записей и образов (копий) несекретных архивных документов в не режимных помещениях разрешается использование иностранными исследователями технических средств обработки информации.
252. Заявки на допуск к работе с секретной военной документацией за 1918-1940 годы, хранящейся в Российском государственном военном архиве и Российском государственном архиве Военно-Морского Флота, находящихся в ведении Росархива, должны направляться непосредственно в указанные архивы (форма N 45).
253. В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ограничивается допуск пользователей к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности, в течение 75 лет. Ограничения на доступ к указанным сведениям могут быть отменены с письменного разрешения гражданина ранее чем через 75 лет с момента создания документов (после смерти гражданина - с письменного разрешения его наследников первой очереди).
При осуществлении допуска к архивным документам должностные лица, имеющие право разрешения на допуск, руководствуются положениями пунктов 245-253 настоящего Наставления.
В. Работа пользователей с архивными документами.
Копирование архивных документов
254. Работа пользователей с архивными документами производится только в читальных залах или специально отведенных для этих целей помещениях архивов.
Порядок работы пользователей с документами в читальных залах архивов, их права и обязанности определяются правилами работы пользователей в читальных залах ЦА МО и его филиалов, разработанными в Центральном архиве на основе Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации*.
Распорядок работы в читальных залах ЦА МО, его филиалов утверждается начальником ЦА МО и начальниками филиалов.
255. Пользователи обязаны соблюдать существующие в архивах Вооруженных Сил Российской Федерации правила работы с документами, распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы, технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, микрофильмами.
При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
Пользователь до начала работы с архивными документами заполняет анкету, где дает письменное обязательство соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации (форма N 46).
Пользователи несут ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу ЦА МО и его филиалов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
256. Выдача архивных документов производится по письменным заявкам (требованиям), составляемым лично пользователями. Заявки (требования) составляются на основании
описей. Описи пользователям выдаются только тех фондов, к документам которых они допущены. В заявки включаются только те архивные дела, в которых содержатся документы согласно допуску (разрешению). В заявку включается не более 20 дел одного фонда. При необходимости использования дел другого фонда составляется дополнительная заявка.
257. Пользователям для работы выдаются только те архивные документы, которые указаны в допусках (разрешениях). Выдача документов, не указанных в допусках (разрешениях), и ознакомление пользователей с документами и описями фондов, не относящихся к теме и цели их работы, осуществляются установленным порядком.
Документы следственных, уголовных*, гражданских, персональных и личных дел, содержащие компрометирующие сведения как о лицах, на которые они заведены, так и третьих лицах, а также тайны личной жизни граждан, пользователям не выдаются до истечения 75 лет с момента их создания.
Предоставление документов, затрагивающих охраняемые законом интересы, честь и достоинство лица, на которое заведено дело, возможно при наличии его согласия, а после его смерти - его наследников.
Доступ к другим официальным документам следственных, судебных, персональных и личных дел не ограничивается. В одну заявку включаются до 10 дел суммарным объемом не более 2000 листов или 10 позитивов микрофильмов.
258. Архивные дела, в которых имеются одновременно сведения или описания событий за военный и послевоенный периоды (исторические формуляры, книги учета личного состава и т.п.), могут выдаваться пользователям, имеющим допуск к документам только военного периода. Указанные дела могут быть выданы заведующему (сотруднику) читального зала, который обязан ознакомить пользователя с содержанием только указанных в допуске документов.
259. Одновременно у пользователя может находиться не более 20 выданных ему для работы архивных дел и 10 позитивов микрофильмов и по времени - не свыше одного месяца.
Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов и научно-справочного аппарата к ним допускается в случаях проведения работ по реставрации и микрофильмирова-
нию, использования их на выставочных экспозициях, передачи дел во временное пользование воинским частям и организациям.
При выполнении сотрудниками архива срочных заданий по тематике документов, находящихся у пользователей в читальном зале архива, документы изымаются и возвращаются в соответствующие архивохранилища. По завершении срочных заданий документы возвращаются в читальный зал пользователям.
260. Архивные дела по учету личного состава (приказы по личному составу, книги учета личного состава и др.) выдаются пользователям на срок до 5 рабочих дней.
261. Архивные дела (оригиналы документов), на которые имеются позитивы микрофильмов, пользователям не выдаются. Вместо оригиналов документов для ознакомления выдаются позитивы микрофильмов.
Для обеспечения доступа пользователей к архивным не секретным и рассекреченным документам, входящим в состав архивных дел рассекреченных частично и остающихся на секретном хранении, для читального зала изготавливаются копии, исключающие не рассекреченные документы (листы).
Изготовление копий таких архивных документов периода Великой Отечественной войны 1941-1945 годов осуществляется в первоочередном порядке.
262. Архивные дела на бумажном носителе, выдаваемые пользователям, должны быть проверены полистно и полностью оформлены (документы, как правило, подшиты, листы пронумерованы, заверительные надписи и внутренние описи на них заверены, на обложках дел разборчиво написаны номера фонда, описи и дела или инвентарный номер). Особое внимание при подготовке дел обращается на наличие и физическое состояние имеющихся в деле фотографий, схем и другого иллюстративного материала.
Выдача в читальный зал непроверенных, неоформленных и находящихся в ветхом состоянии архивных дел не допускается.
Состояние позитивов микрофильмов перед выдачей в читальный зал проверяется на аппарате для чтения микрофильмов.
263. В каждом выдаваемом архивном деле (позитиве микрофильма) должны быть лист использования дела (форма N 36) и карточка выдачи (форма N 37).
264. Архивные дела, подлежащие выдаче в читальный зал для обеспечения работы пользователей, вносятся в книгу учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование внутри архива (форма N 35), и вместе с заявками (требованиями) доставляются в читальный зал.
265. Архивные дела выдаются пользователям и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи.
Пользователи, получая архивные дела, должны проверить их состояние в присутствии лица, выдающего дела, и расписаться за их получение в карточке выдачи.
266. Полученные архивные дела, позитивы микрофильмов, а также справочные пособия, рабочие тетради и металлические печати, выдаваемые пользователям, учитываются ими в описи архивных дел (форма N 38).
267. Пользователи несут ответственность за состояние, сохранность и использование полученных ими документов. Об обнаруженных дефектах они обязаны поставить в известность заведующего читальным залом (начальника архива).
Если в архивных делах, принимаемых от пользователей, будет обнаружена недостача или повреждение документов, то об этом сотрудниками читального зала (архива) составляется акт. После рассмотрения и утверждения один экземпляр акта помещается в дело фонда, а другой - докладывается по команде для принятия соответствующих мер. Недостача или повреждение документов оговаривается в заверительных надписях со ссылкой на акт.
Пользователи, допустившие порчу или хищение документов, а также грубо нарушившие правила работы с документами, лишаются права работы в архиве, о чем начальником архива письменно докладывается начальнику, разрешившему допуск. Одновременно начальник архива сообщает воинской части или организации, по ходатайству которой был выдан допуск, о лишении пользователя права работать с архивными документами.
268. В целях обеспечения сохранности документов в процессе использования и исключения разглашения государственной тайны всем работающим с документами запрещается:
а) исправлять и подчеркивать текст, делать какие-либо отметки на документах и описях, загибать листы, закладывать между листами ручки, карандаши и другие предметы, делать проколы листов, смачивать документы при перелистывании;
б) снимать копии документов, чертежей, карт и рисунков через копировальную бумагу, а также использовать для копирования прозрачный материал (кальку);
в) при работе с секретными документами производить записи в неучтенных рабочих тетрадях, блокнотах и на отдельных листах бумаги;
г) держать документы под воздействием прямых солнечных лучей;
д) вносить в читальный зал продукты питания, а также портфели, сумки, папки, свертки, кино-, видео- и фототехнику, газеты, журналы, книги, пользоваться средствами мобильной связи;
е) выносить за пределы читального зала архивные документы, справочную литературу и рабочие тетради;
ж) оставлять дела на столах при выходе из читального зала;
з) передавать документы или сообщать сведения из них другим лицам.
По согласованию с руководством архива пользователи при работе с несекретными архивными документами могут применять собственные технические средства (персональный компьютер, фотоаппарат и т.п.).
269. Для хранения секретных архивных документов и секретных рабочих тетрадей за каждым пользователем на время работы его в читальном зале закрепляется сейф (металлический шкаф). Обращение с секретными документами производится в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Министерства обороны по обеспечению режима секретности.
Для хранения несекретных архивных документов пользователям выдаются специальные коробки или чемоданы.
Выписки из секретных архивных документов и справочной литературы пользователями производятся только в оформленных и учтенных в архиве секретных рабочих тетрадях.
Одновременно у пользователя может находиться не более трех рабочих тетрадей.
270. О характере использования документов архивного дела (позитива микрофильма) пользователи производят соответствующие записи в листе использования дела. Правильность заполнения этого листа проверяют лица, принимающие дела от пользователей.
271. Записи в секретные рабочие тетради должны производиться пользователями с соблюдением следующих требований:
а) записи делаются чернилами (перьевой, шариковой, гелевой ручками), текст должен быть написан только на русском языке, разборчивым почерком и на одной стороне листа;
б) после каждой выписки из документов должна быть сделана ссылка на источники: номера фонда, описи, дела и листа или выходные данные и страницы официальных изданий. При записи в рабочие тетради сведений из микрофильмов ссылки делаются на поисковые данные оригиналов документов и на те архивы, в которых хранятся эти оригиналы;
в) запрещается выписывать в секретные рабочие тетради сведения из архивных документов и справочной литературы, не имеющих отношения к теме исследования, вычерчивать с секретных топографических карт планы и схемы в масштабе с обозначением на них координатной сетки;
272. Записи в секретных рабочих тетрадях, сделанные пользователями, проверяются сотрудниками архивов.
После проверки секретные рабочие тетради, схемы и другие материалы с выписками из архивных документов и справочной литературы высылаются в адрес пользователей установленным порядком.
Секретные рабочие тетради с выписками, сделанными с нарушением требований настоящего Наставления, в адрес
пользователей не высылаются и на руки не выдаются, а уничтожаются в установленном порядке в архиве.
Рабочие тетради и схемы с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей, организаций и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.
Невостребованные секретные рабочие тетради хранятся в читальном зале (архиве) один год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
273. Воинские части, организации, государственные органы, издательства и отдельные лица, опубликовавшие работы, основанные на документах архивов Вооруженных Сил Российской Федерации, представляют (направляют) один экземпляр этих работ или библиографических справок в те архивы, документы которых ими были использованы при написании работ.
274. Архивы в соответствии с техническими возможностями по изготовлению копий документов могут установить объемы, виды изготовляемых копий (микро-, ксеро-, фото), а также сроки работы по их изготовлению.
275. Не производятся выдача и копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии, а также в случаях, когда при копировании может быть нанесен ущерб их физической сохранности.
Вопрос о копировании архивных документов, а также документов и дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.
276. Копирование научно-технической документации производится по разрешению разработчиков проекта (темы) или их правопреемников.
277. Изготовление графических копий с чертежных и иллюстративных материалов (при наличии разрешения в допуске) производится непосредственно пользователями.
В случае необходимости пользователи приглашают для
выполнения этой работы специалистов-исполнителей (чертежников, копировальщиков, художников). Допуск специалистов-исполнителей оформляется в установленном порядке. Ответственность за точность графических копий, изготовленных таким способом, архивы не несут. Не разрешается копирование через кальку.
278. При изготовлении копий на бумажном носителе техническими средствами ЦА МО и его филиалов их аутентичность
подлинным документам удостоверяется архивом. Архивные копии заверяются подписью начальника ЦА МО (начальника отдела, начальника (заведующего) архивохранилища), начальника филиала ЦА МО, начальника архивного отдела на флоте и гербовой печатью ЦА МО, филиала ЦА МО или архивного отдела на флоте соответственно.
На архивных копиях, изготовленных фото-, электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и гербовая печать - на обороте каждого листа документа.
Копии документов, изготовленные по заказам пользователей, проверяются уполномоченными на это сотрудниками архива.
279. После проверки копии документов высылаются в адрес, указанный в допуске (разрешении). Копии документов с грифами секретности высылаются в адрес только тех воинских частей (организаций) и государственных органов, где ведется секретное делопроизводство.
Копии документов, не содержащие секретных сведений, могут быть выданы исследователям на руки или высланы по указанному адресу.
Г. Порядок выдачи дел из архивов (архивохранилищ)
280. Дела выдаются из архивохранилищ:
для использования пользователями - в читальный зал;
для проведения архивных работ с документами (усовершенствование НСА, экспертиза ценности документов и др.) сотрудниками архива - в рабочие помещения;
для исполнения сотрудниками запросов, экспонирования на выставках;
для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов в целях обеспечения их сохранности - в лаборатории архива.
Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из архивохранилищ не выдаются, вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению начальника архива.
281. По запросам государственных органов, воинских частей и организаций им могут быть выданы во временное пользование личные и пенсионные дела офицеров, прапорщиков и мичманов, а также сержантов, старшин, солдат и матросов, проходивших военную службу по контракту в Вооруженных Силах, судебные дела, надзорные производства, уголовные дела и материалы проверок по разрешению:
из ЦА МО, его филиала (архив ВМФ), некоторых других филиалов - начальников ЦА МО, филиала ЦА МО (архив ВМФ), других филиалов соответственно;
из ЦА МО и его филиалов дела военных судов. военных прокуратур и военных следственных органов - заместителя Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, заместителя Генерального прокурора
- Главного военного прокурора Российской Федерации, заместителя Председателя Следственного комитета Российской Федерации - руководителя Главного военного Следственного управления, председателей окружных (флотских) военных судов, военных прокуроров, военных следственных органов соответствующих округов и флотов.
282. Оперативные, боевые, по учету личного состава документы, истории болезней и другие архивные дела в исключительных случаях могут быть выданы во временное пользование на срок не более трех месяцев по разрешению:
из ЦА МО - начальника Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации;
из филиалов ЦА МО - начальника Главного управления кадров и начальника Главного военно-медицинского управления Министерства обороны Российской Федерации, начальника Главного оперативного управления Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации, начальников Главных штабов соответствующих видов Вооруженных Сил Российской Федерации, начальников штабов соответствующих родов войск Вооруженных Сил Российской Федерации и военных округов (флотов), начальника Архивной службы Вооруженных Сил Российской Федерации, а также начальника ЦА МО;
из архивных отделов на флотах - начальников штабов соответствующих флотов, а также начальника филиала (архив ВМФ).
283. Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе военным судам, прокуратурам, военным следственным органам, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения лиц, которым предоставлено право разрешения на выдачу документов.
Выдача из архивов во временное пользование оперативных, боевых, по учету личного состава и других документов оформляется актом о выдаче дел во временное пользование форма N 33), который составляется в двух экземплярах; один остается в архиве, а другой выдается получателю.
284. Учет архивных дел воинских частей (организаций), уголовных и судебных дел, высылаемых за пределы архивов, ведется по книге учета архивных дел (позитивов микрофильмов), высланных во временное пользование за пределы архива (форма N 34). В ЦА МО и его филиалах такие книги ведутся в каждом архивохранилище.
Учет личных (пенсионных) дел офицеров, высылаемых за пределы архива, ведется в книге учета по следующей форме: номер по порядку, дата высылки, инвентарный номер личного (пенсионного) дела, исходящий номер документа, по которому выслано дело, на кого выслано дело (фамилия, имя и отчество), кому и в какой адрес выслано дело, дата возвращения дела и входящий номер документа, расписка ответственного лица в приеме дела.
285. Запрещается выдавать из архивов находящиеся среди документов архивных фондов паспорта, военные билеты, орденские книжки, а также делать с этих документов копии и выписки.
Сведения о наличии указанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным воинским частям и организациям, государственным органам.
Запрещаются изъятие архивных документов из дел для практических и научных целей и высылка их за пределы архивов. В случаях, продиктованных служебной и юридической необходимостью (для приобщения к уголовному делу и др.), разрешается оформление и выдача копий (ксерокопий), заверенных архивом.
С документов по учету материальных средств, с финансовых документов, изъятых для приобщения к уголовному делу, копии не снимаются. Вместо изъятых документов в дело вшиваются справки-заместители.
286. Дела выдаются из архивохранилищ сотрудникам архива, исполняющим запросы (задания), на срок, не превышающий 10 дней, а занимающимся научной работой - до 30 дней.
Описи дел выдаются на срок, не превышающий 5 дней.
Сроки выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяются планами работы архива. Продление установленных сроков выдачи дел и описей допускается в особых случаях с разрешения начальников ЦА МО или его филиалов соответственно.
287. Архивные дела, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища для использования и проведения работ по реставрации, переплету и страховому копированию не выдаются.
Учет архивных дел и позитивов микрофильмов, выдаваемых внутри архива, ведется по книге учета архивных дел (позитивов микрофильмов), выданных во временное пользование внутри архива (форма N 35). В ЦА МО и его филиалах такие книги ведутся хранителями фондов (при наличии в штате) или специально выделенными сотрудниками в каждом архиво-хранилище.
Перед выдачей дел из архивохранилищ проверяется их состояние, соответствие заголовка дела на обложке заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архивохранилища проверяется также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Результаты проверки листажа отмечаются в листах-заверителях.
Каждое выдаваемое из архивохранилища для использования дело должно иметь лист использования дела (форма N 36).
Архивные дела выдаются исследователям и сотрудникам архива и принимаются от них обратно под расписку в карточке выдачи (форма N 37).
На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, сведения о том, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате.
Карты-заместители на возвращенные дела хранятся в архивохранилищах до минования надобности.
288. Состояние дел, возвращаемых в архивы (архивохранилища) после использования, должно быть проверено
в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива (архивохранилища) составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется командиру воинской части (начальнику организации), использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в архиве (архивохранилище).
Д. Исполнение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан и организаций
289. Архивы Вооруженных Сил исполняют запросы (обращения) воинских частей (организаций), государственных органов, общественных объединений, граждан в сроки, установленные законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Министерства обороны*.
290. Архивные справки, выписки и копии архивных документов выдаются по письменному запросу (обращению), в котором содержатся наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилия, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дата и личная подпись.
291. Архивы исполняют запросы (обращения) социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.
292. Запросы (обращения) о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по судебным делам рассматриваются и исполняются в архивах в установленном порядке.
293. Поступившие в архивы запросы (обращения) воинских частей и организаций, государственных органов, общественных объединений и граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение.
Контроль за ходом исполнения запросов (обращений) граждан и нахождения копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) ведутся в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений) и в электронной форме.
294. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу запроса (обращения).
Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу запроса (обращения), оговаривается в тексте справки ("Незаверенная копия").
При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся
к предмету запроса (обращения), с точным и полным указанием источника.
295. Архивные справки составляются по установленной форме
на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе (обращении), не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("Так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.
После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.
К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
296. Архивные копии изготавливаются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.
При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв или слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведены с полным соблюдением текста оригинала.
О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.
Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.
297. Подготовленные архивные справки (выписки) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:
в ЦА МО - начальниками отделов (архивохранилищ);
в филиалах ЦА МО - начальниками филиалов ЦА МО (в архивных отделах филиала ЦА МО (архив ВМФ) на флотах - начальниками архивных отделов).
Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью ЦА МО, филиала ЦА МО или архивного отдела на соответствующем флоте.
298. В соответствии со статьей 6 Гаагской конвенции от 5 октября 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, и постановлением
Правительства Российской Федерации от 14 июля 2008 г. N 523, предоставляющим Министерству обороны Российской Федерации соответствующие полномочия в работе с официальными архивными документами о военной службе (работе) в Вооруженных Силах, архивные справки (выписки) и архивные копии, направляемые в иностранные государства, подписавшие
Конвенцию, заверяются проставлением специального штампа - апостиля. Данная работа организуется в соответствии с установленным в Министерстве обороны порядке.
299. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе
указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.
Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.
При пересылке запросов (заявлений) граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.
Глава IX. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ И РАБОТОЙ АРХИВОВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ
300. Архивная служба совместно с ЦА МО проверяет состояние и работу архивов не реже одного раза в 5 лет.
Органы военного управления, командиры воинских частей и руководители организаций систематически, с участием представителей Архивной службы, ЦА МО и его филиалов (по согласованию), проверяют порядок учета, хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях и организациях.
301. Проверка архивов может быть полной, охватывающей весь комплекс задач, решаемых архивами, или по отдельным видам их работы. Результаты проверки отражаются в акте, составляемом в произвольной форме. Акт докладывается начальнику, по распоряжению которого проводилась проверка. В необходимых случаях по итогам проверки может издаваться приказ.
302. Представители специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти допускаются к проверке состояния и использования документов в ЦАМО по согласованию
с Генеральным штабом и при наличии специальных удостоверений. На тех же основаниях допускается привлечение к проверкам представителей федеральных государственных архивов.
303. Начальник ЦА МО один раз в 3 года к 1 декабря последнего отчетного года представляет в Архивную службу паспорт Центрального архива (форма N 26). Указанный паспорт начальник Архивной службы к 31 декабря последнего отчетного года представляет в Росархив.
304. Начальники филиалов ЦА МО ежегодно к 31 декабря представляют в ЦА МО доклады о состоянии архивов и проделанной работе за истекший год. Начальник ЦА МО доклад о состоянии Центрального архива и его филиалов, проделанной работе за истекший год представляет в Архивную службу ежегодно к 1 февраля.
305. Доклады составляются в произвольной форме, но с обязательным освещением следующих вопросов:
а) состояние ЦА МО и его филиалов (оборудование, пригодность помещений для хранения документов, наличие комнат для приема дел от сдатчиков, площадь и кубатура архивохранилищ, общая емкость архивохранилищ и наличие свободных площадей для приема архивных дел);
б) движение дел за год (наличие архивных дел на 31 декабря отчетного года, сколько и за какие годы принято архивных дел от воинских частей (организаций), передано в другие архивы, уничтожено с истекшими сроками хранения, наличие дел на 1 января наступившего года, из них: постоянного и временного сроков хранения, количество архивных дел, подлежащих передаче в ЦА МО, крайние даты дел, количество фондов);
в) состояние справочной работы (количество поступивших и исполненных писем и запросов, сроки исполнения и характер даваемых ответов, наименования и виды разработанного научно-справочного аппарата);
г) проведенная работа по проверке хранения и уничтожения архивных дел в воинских частях (организациях);
д) устранение недостатков, отмеченных в актах проверки архива;
е) штатная численность и укомплектованность архива личным составом;
ж) предложения по улучшению работы архива.
306. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся на депозитарном хранении в архивах Вооруженных Сил, по истечении 100-летнего срока хранения передаются на постоянное хранение в соответствующие федеральные государственные архивы. Сроки и порядок передачи документов согласовываются с Росархивом.
307. Указанные документы передаются в установленном комплекте по актам приема-передачи в государственные архивы, образцы которых приведены в Приложении к настоящему Наставлению, в упорядоченном состоянии, с соответствующим НСА и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, с приложением исторических справок.
308. Все работы, связанные с подготовкой и передачей дел в федеральные государственные архивы, в том числе изготовление страховых копий, транспортировка документов, производятся силами ЦА МО, филиалов ЦА МО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов) за счет средств Министерства обороны.
309. В соответствии с нормативными правовыми актами, указанными в пункте 30 настоящего Наставления, передача дел в федеральные государственные архивы производится по акту. Акт приема-передачи документов в федеральный государственный архив (форма N 39) составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр акта передается архиву-приемщику, а второй остается у архива-сдатчика.
310. Перед передачей документов из ЦА МО, филиалов ЦА МО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов) в федеральный государственный архив представитель федерального государственного архива проводит в соответствующих архивах Вооруженных Сил проверку физического и санитарно-гигиенического состояния передаваемых документов. При обнаружении дефектов федеральным государственным архивом составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами соответствующего архива Вооруженных Сил.
При передаче документов из ЦА МО, филиалов ЦА МО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов) в федеральный государственный архив передается два экземпляра описи. Передача дел проводится поединично по описям; особо ценные дела передаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов государственным архивом. Один экземпляр описи остается у архива-сдатчика.
Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема - передачи документов в федеральный государственный архив, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке. ЦА МО, соответствующие его филиалы обязаны принять меры к розыску отсутствующих дел.
311. Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут персональную гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Глава X
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ
А. Общие положения
312. Работа архивов Вооруженных Сил организуется в соответствии с положениями об архивах.
Положения об архивах утверждаются:
Положение о Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации - приказом Министра обороны Российской Федерации;
положения о филиалах ЦА МО - начальником ЦА МО.
313. Положения о структурных подразделениях ЦА МО и его филиалов (отделах, отделениях, архивохранилищах, службах и др.) - разрабатываются на основании положений о ЦА МО, его филиалах и утверждаются начальниками ЦА МО и его филиалов соответственно.
314. На имеющиеся в архивах должности согласно штатам (за исключением должности начальника ЦА МО) составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников архивов.
Должностные инструкции утверждаются:
в ЦА МО - начальником ЦА МО, начальниками отделов и служб;
в филиалах Центрального архива: на начальников филиалов ЦА МО - начальником ЦА МО, на работников филиалов ЦА МО - начальниками филиалов ЦА МО и архивных отделов на флотах соответственно.
Б. Методическая работа
315. Методическая работа в архивах Вооруженных Сил заключается в разработке и совершенствовании методов ведения архивного дела, внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.
316. Основными формами методической работы являются:
составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;
проведение инструктивно-методических сборов с сотрудниками архивов;
обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях методической и экспертно-проверочной (экспертных) комиссий;
изучение и обобщение передового опыта;
методическая помощь сотрудникам архива;
методическая помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в воинских частях и организациях, по вопросам формирования и оформления дел, подготовки и сдачи документов в архивы.
317. Методические пособия по направлениям и видам работы архивов Вооруженных Сил создаются на основе нормативных правовых актов Росархива и научных разработок - Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела. При подготовке методических пособий учитывается и обобщается имеющийся в ЦА МО и его филиалах опыт работы.
318. В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В пособиях определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами и обобщениями.
319. Разработка руководящих документов по архивному делу возлагается на Архивную службу и ЦА МО. Указанные документы вводятся приказами Министра обороны Российской Федерации и
директивами начальника Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации - первого заместителя Министра обороны Российской Федерации.
320. Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работы ЦА МО и его филиалов создаются методические комиссии Центрального архива и филиала ЦА МО (архив ВМФ). Состав комиссий и положения о них утверждаются начальником ЦА МО и начальником филиала ЦА МО (архив ВМФ) соответственно.
Методические пособия, разработанные для внутреннего пользования в Центральном архиве и его филиалах, вводятся в действие приказами начальника ЦА МО после рассмотрения и одобрения пособий методической комиссией Центрального архива.
В. Планирование работы
321. В архивах Вооруженных Сил составляются:
годовые планы работы ЦА МО;
годовые и месячные планы работы филиалов ЦА МО;
годовые и месячные планы работы подразделений архивов (отделов, отделений, архивохранилищ, служб и др.).
322. Годовое планирование работы архивов производится на основе определения главных задач архивов на планируемый год. Планы разрабатываются в соответствии с приказами и директивами Министра обороны Российской Федерации по вопросам архивного дела и делопроизводства.
323. Годовой план работы архива составляется с указанием конкретных видов работы (форма N 40). По каждому виду работы определяется его объем.
Годовые и месячные планы работы составляются по единым формам и показателям.
Годовые планы работы ЦА МО утверждаются начальником Архивной службы, филиалов ЦА МО - начальником ЦА МО; месячные планы: отделов и служб ЦА МО - начальником ЦА МО,
других подразделений ЦА МО - начальниками отделов и служб ЦА МО; отделов, отделений и служб филиалов ЦА МО - начальниками филиалов.
НАЧАЛЬНИК АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
полковник Э.Падерин
П р и л о ж е н и е
к Наставлению по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденному приказом Министра обороны Российской Федерации 2015 года N ____
ОБРАЗЦЫ ФОРМ
ДОКУМЕНТОВ И ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В АРХИВАХ
ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Форма N 1
(п. 37)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов на бумажном носителе, находящихся в деле N___, том N___
____________________________________________________________________ _____
(гриф секретности, действительное и условное наименование воинской части, организации)
за 20__ год
|
NN п/п |
Дата посту-пле-ния (отпр.) |
Входящий (исходящий) номер |
Номер экзем-пляра |
От кого поступил (кому направлен) документ или наименование докумен-та, краткое его содержа-ние |
Номера листов дела |
Отметка об изъятии документа из дела и его местонахождении |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего в опись внесено ______________ документов на бумажном носителе на _________
(цифрами и прописью (цифрами и
________________ листах и карточка выдачи дела на __листе(ах). )
прописью)
_________________________________________________________________________ ______
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)
М.П.
"___" ___________ 20___ г.
Пояснение к форме
1. При внесении в опись входящего документа из другой воинской части (организации) в графе 1 необходимо проставлять также его исходящий номер.
Форма N 2
(п. 38)
Образец заполнения обложки (титульного листа) секретного дела на бумажной основе
Хранить постоянно
Ст. 6 __________________ ________________
Инв. N 15 (гриф секретности
по заполнении)
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2-й гвардейский механизированный полк,
с 14.05.1993 г.- 2-й гвардейский мотострелковый полк
(войсковая часть 00000)
___________________________________________
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО N 5
ПРИКАЗЫ КОМАНДИРА ПОЛКА ПО СТРОЕВОЙ ЧАСТИ
NN 1-100
___________________________________________________________
(наименование дела)
|
Архив |
Номер фонда |
Номер| описи |
Номер дела |
Номер коробки |
Начато 1 января 1993 г. Окончено 31 декабря 1993 г. На 100 листах |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
МВО |
171 |
1727с |
5 |
16 |
|
|
ЦА МО |
1725 |
6с |
5 |
3270 |
|
Кроме того, внутренняя опись на 3 листах и 8 приложений к делу на 24 листах.
Верно:
_____________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)
Форма N 2 - 1
(п. 38)
Образец заполнения обложки (титульного листа) несекретного дела на бумажном носителе
Хранить 25 лет, до 2038 года
Ст. 913
МИНИСТЕРСТВО ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Военный госпиталь N 12
___________________________________________
(наименование воинской части, организации)
ДЕЛО N 7
Том 1 (девять томов)
___________________________________________________________
(наименование дела)
|
Архив |
Номер фонда |
Номер| описи |
Номер дела |
Номер коробки |
Начато 1 января 2012 г. Окончено 31 декабря 2012 г. На 100 листах |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
ДВО |
215 |
1527с |
4 |
116 |
|
|
ЦА МО |
1721 |
5с |
3 |
250 |
|
Кроме того, внутренняя опись на 3 листах и 2 приложений к делу в 2 пакетах на 225 листах.
Верно:
______________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)
Форма N 3
(пп. 46, 144)
Лицевая сторона
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА N _________
на личное (пенсионное) дело
ненужное зачеркнуть)
/---------------------------------------------------------------------------\
|1 |Фамилия, имя, отчество | |
|--+--------------------------------------------+---------------------------|
|2 |Воинское звание | |
|--|--------------------------------------------|------------------- -------|
|3 |Год рождения | |
|--|--------------------------------------------|------------------- -------|
|4 |Место рождения | |
|--|--------------------------------------------|------------------- -------|
|5 |За какие годы отражена служба в Вооруженных | |
| |Силах | |
|--|--------------------------------------------|------------------- -------|
|6 |Количество листов ____________, |фотокарточек _____________ |
|--|--------------------------------------------|------------------- -------|
|7 |Личный N _____________ |Коробка N _____________ |
\----------------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
ДВИЖЕНИЕ ЛИЧНОГО (ПЕНСИОННОГО) ДЕЛА
|
Дело выслано |
Дело возвращено |
||||
|
Дата |
Исх. N |
Кому выслано |
Дата |
Вх. N |
Расписка принявшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной картотечной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре авторучкой четким и разборчивым почерком или отпечатаются.
3. Номер карточке присваивается в Центральном архиве, филиале ЦА МО (архиве ВМФ) и является номером личного (пенсионного) дела.
4. Оборотная сторона карточки о движении дела заполняется в ЦА МО, филиале ЦА МО (архив ВМФ).
5. До сдачи в ЦА МО, филиал ЦА МО (архив ВМФ). карточки хранятся в делах под верхней обложкой.
Форма N 4
(пп. 50, 144)
Лицевая сторона
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
на лицо, проходящее по уголовному делу
|
1 |
Фамилия, имя, отчество |
|
|||
|
2 |
Год рождения |
|
|||
|
3 |
Место рождения |
|
|||
|
4 |
Каким военным судом рассмотрено дело или в какой военной прокуратуре велось дело |
|
|||
|
5 |
Дата рассмотрения дела), статья УК РФ |
|
|||
|
Номер описи |
Номер дела по описи |
Количество листов в деле |
Номер коробки |
Отметка об уничтожении |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Оборотная сторона
ДВИЖЕНИЕ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
|
Дело выслано |
Дело возвращено |
||||
|
Дата |
Исх. N |
Кому выслано |
Дата |
Вх. N |
Расписка принявшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Пояснения к форме
1. Бланки карточек изготовляются из плотной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре чернилами (тушью) четким и разборчивым почерком или печатаются на машинке.
При подготовке дел для сдачи в архив заполняются строки 1 - 5 и графа 3 "Количество листов в деле". Остальные графы заполняются в Центральном архиве.
3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.
4. До сдачи в ЦА МО карточки хранятся в делах под верхней обложкой.
Форма N 4-1
(пп.50, 144)
АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
на лицо, проходящее по гражданскому делу
|
1. |
Фамилия, имя, отчество заявителя |
|
||||
|
2. |
Ответчик (должностное лицо) |
|
||||
|
3. |
Дата рассмотрения |
|
||||
|
4. |
Наименование суда, председательствующий (фамилия, инициалы), |
|
||||
|
5. |
Дата вступления судебного акта в силу |
|
||||
|
Номер описи |
Номер дела по описи |
Количество листов в деле |
Номер коробки |
Отметка об уничтожении |
||
|
|
|
|
|
|
||
Оборотная сторона
ДВИЖЕНИЕ ГРАЖДАНСКОГО ДЕЛА
|
Дело выслано |
Дело возвращено |
||||
|
Дата |
Исх. N |
Кому выслано |
Дата |
Вх. N |
Расписка принявшего дело |
|
|
|
|
|
|
|
Пояснение к форме
1. Бланки карточек изготавливаются из плотной бумаги (размер карточки по горизонтали - 14 см, по вертикали - 10 см).
2. Карточки заполняются в одном экземпляре авторучкой четким и разборчивым почерком или отпечатаются. При подготовке дел для сдачи в архив заполняются строки 1 - 5 и графа "Количество листов в деле". Остальные графы заполняются в Центральном архиве.
3. Карточки составляются отдельно на каждое лицо, проходящее по делу, в одном экземпляре.
4. До сдачи в ЦА МО карточки хранятся в делах под верхней обложкой.
Форма N 5
(пп. 54, 61, 65, 152)
Образец заполнения описи секретных дел на бумажном носителе
(гриф секретности
по заполнении)
РАЗРЕШАЮ
сдать в архив дела по данной описи
___________________________________
(начальник штаба воинской части,
руководитель организации)
___________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П.
"__" _________ 20___ г.
ФОНД N 246
ОПИСЬ N 1232
секретных дел 1 гвардейского танкового полка
(войсковая часть 00000)
_________________________________________________________________________ __
(гриф секретности, действительное и условное наименования воинской части, организации)
за _2011 - 2012 годы
|
NN п/п |
Номер дела |
Наименование дела |
Начато (число, месяц) |
Окончено (число, месяц) |
Количество листов |
Срок хранения и номер статьи по перечню |
Отметка о месте хранения (выбытии) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
1
2
3
|
3 т.1 123с
3 т.2 124с
7 112с |
За 2011 год Приказы командира полка по строевой части NN 1-120 То же NN 121-180
За 2012 год Книга алфавитного учета рядового и сержантского состава, проходящего военную службу по контракту |
02.01.11
07.06.11
05.10.11 |
06.06.11
31.12.11
30.12.11 |
185
114
100 |
Пост. 6а
Пост. 6а
Пост. 270а |
|
Всего в опись внесено __________________________________ секретных дел.
___________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)
"__" ___________ 20___ г.
Пояснения по составлению описи
1. Почетные наименования воинской части (организации) пишутся только на описи, в которую вносится выписка из исторического формуляра (журнала) или историческая справка.
2. При внесении в опись дел с приказами и директивами указывается, чьи приказы и директивы в них подшиты и по каким вопросам. Например:
"Приказы командующего войсками Центрального военного округа по боевой подготовке";
"Приказы командующего войсками Центрального военного округа по личному составу";
"Директивы командующего и начальника штаба Центрального военного округа по организационным мероприятиям".
3. При внесении в опись выписки из исторического формуляра (журнала) или исторической справки в описи следует указывать, за какие годы отражено организационное строительство воинской части (организации).
4. Дела с документами, послужившими основанием для издания приказов, при внесении в опись должны иметь в названии ссылку, к каким номерам приказов они относятся. Например: "Материалы к приказам Министра обороны Российской Федерации N 01 - 05 о присвоении воинских званий личному составу".
5. На совершенно секретные и секретные дела в графе 2 описи указывается номер дела, а ниже под чертой - номер дела по инвентарной книге и степень его секретности.
6. В графе 7 описи указывается срок хранения, а ниже под чертой - номер статьи действующего перечня.
7. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в Центральный архив (филиал ЦА МО (архив ВМФ), в строках "Фонд N ____" и "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.
Примечание. Графы бланка формы N 5 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4, 5 и 6 - по 15 мм, графы 2 и 7 - по 20 мм, графа 8 - 30 мм и графа 3 - 60 мм.
Форма N 6
(пп. 54, 62, 65, 152)
РАЗРЕШАЮ
сдать в архив дела по данной описи
___________________________________
(начальник штаба воинской части,
руководитель организации)
____________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П.
"__" _______________ 20___ г.
ОПИСЬ N _________
___________________________________________________________
(наименование дел на бумажном носителе)
_________________________________________________________________________ _______________
(наименование воинской части, организации)
|
Инвентарный номер дела |
Номер дела |
Фамилия, имя и отчество (фамилия, имя и отчество получателя пенсии) |
Количество листов в деле |
Отметка о месте хранения (выбытии) дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Всего в опись внесено _____________________ несекретных дел.
___________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица,
ответственного за делопроизводство)
"__" ___________ 20___ г.
Пояснения по составлению описи
1. Фамилии в описях располагаются в алфавитном порядке.
2. Графа 1 заполняется в Центральном архиве (филиале ЦА МО (архив ВМФ). В графе 2 проставляются номера, за которыми дела были учтены в воинской части (организации).
3. Если опись состоит из 30 листов и более, то каждый экземпляр описи брошюруется или переплетается в твердую обложку.
4. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в ЦА МО (филиал ЦА МО (архив ВМФ), в строке "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.
Примечание. Графы бланка формы N 6 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 40 мм, графа 2 - 20 мм, графа 3 - 85 мм, графа 4 - 15 мм и графа 5 - 30 мм.
Форма N 7
(пп. 54, 63, 65, 152)
УТВЕРЖДАЮ
Председатель__________ военного суда
_________________________________
(подпись, фамилия)
М.П.
"__" __________ 20___ г.
ФОНД N _____
ОПИСЬ N ______
___________________________________________________________
(наименование дел на
бумажном носителе постоянного и временного хранения (нужное подчеркнуть)
____________________________________________________________________ ______
(наименование военного суда)
за 20___ год
|
NN п/п |
Индекс дела |
Заголовок (наименование) дела |
Дата поступления дела |
Срок хранения дела и номер статьи по перечню |
Количество листов в деле |
Примечание |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего в опись внесено _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N_______________________________ по N______________________, в том числе. литерные номера___________________________________________________, пропущенные номера_______________________________________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Лицо, ответственное
за архив Подпись Расшифровка подписи
"___" ___________ 20___ г.
Согласовано - протокол экспертной комиссии
_________________________ от __________ N______
(наименование суда)
Пояснения по составлению описи
1. На первых экземплярах описей, по которым дела будут передаваться в Центральный архив, в строках "Фонд N _____" и "Опись N _____" записи и отметки производить не разрешается.
2. В графе 4 описи на уголовные дела через дробь указывается дата поступления дела и дата погашения судимости.
3. Графа 5 на уголовные дела постоянного хранения не заполняется.
4. Срок хранения для уголовных дел исчисляется с момента:
- погашения судимости;
- вступления в законную силу оправдательного приговора;
- вступления в законную силу постановления (определения) о прекращении дела.
Форма N 7 - 1
(пп. 54, 63, 65, 152)
РАЗРЕШАЮ
сдать в архив дела по данной описи
___________________________________________
(военный прокурор, начальник структурного подразделения военной прокуратуры)
_________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
М.П.
"____" _________________ 20___ г.
ФОНД N _____
ОПИСЬ N ______
___________________________________________________________
(наименование дел на бумажном носителе постоянного и временного хранения (нужное подчеркнуть)
____________________________________________________________________ ______
(наименование структурного подразделения военной прокуратуры)
за ________ годы
|
NN п/п |
Индекс дела |
Заголовок (наименование) дела |
Количество листов в деле |
Срок хранения дела и номер статьи по Перечню |
Отметка о месте хранения (выбытия) дела) |
Примечание |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего в опись внесено _____________________ дел,
(цифрами и прописью)
с N__________________________________ по N_______________________, в том .числе: литерные номера______________________________________________________________, пропущенные номера__________________________________________________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Лицо, ответственное
за архив Подпись Расшифровка подписи
"___" ___________ 20___ г.
Примечание. Графы бланка формы N 7-1 должны иметь следующие размеры:
графа 1 - 15 мм, графа 2 - 30 мм, графа 3 - 70 мм и графы 4, 5, 6 - по 20 мм.
Форма N 8
(п. 87)
ШТАМП,
проставляемый в делах, имеющих дефекты
| Всего листов в деле _____________________________________________________ Дефекты: а) отсутствуют листы ____________________________________________________ б) залиты чернилами листы _______________________________________________ в) порваны листы ________________________________________________________ г) прочие дефекты (дело поражено плесневым грибком и др.) _______________ Проверил: _____________________________________________________ (должность, подпись, фамилия) Сдал: _________________________________________________________ (должность, воинское звание, подпись, фамилия) "___" ___________ 20__ г. |
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 10 см, по вертикали - 8 см.
Форма N 9
(п. 90)
ШТАМП,
проставляемый филиалами ЦА МО в военных округах и Военно-Морском Флоте на делах, подлежащих передаче в ЦА МО
| Наименование архива | Номер фонда | Номер описи | Номер дела | Номер коробки |
| Филиал ЦА МО в__________ военном округе(архив ВМФ |
||||
Центральный архив
|
|
||||
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 3,5 см.
Форма N 10
(п. 90)
ШТАМП,
проставляемый филиалами ЦА МО на делах,
которые не подлежат передаче в другие архивы, а также
ЦА МО при приеме дел непосредственно от воинских частей и организаций
/--------------------------------------\
|ЦА МО,филиал ЦА МО в__________________
|
|--------------------------------------|
|Номер фонда | |
|-------------------+------------------|
|Номер описи | |
|-------------------+------------------|
|Номер дела по описи| |
|-------------------+------------------|
|Номер коробки | |
\--------------------------------------/
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 5,5 см, по вертикали - 5,5 см.
Форма N 11
(п. 91)
ШТАМП,
проставляемый филиалами ЦА МО на описях,
дела по которым подлежат передаче в Центральный архив
/-----------------------------------------------------------------\
|Принято _________________________________________________________|
| (наименование филиала ЦА МО) |
|_________ полистной проверкой ___________________________________|
| (количество дел цифрами и прописью)|
|__________ дел и описи на них в ___________ экземплярах. |
| Принял: начальник филиала ЦА МО_______________________________|
| (подпись, фамилия) |
| |
| Дела проверил: ____________________________ |
| (подпись, фамилия) |
"___" ____________ 20___ г. |
|___________________________________________________________ дел и|
| (количество дел цифрами и прописью) |
|описи на них в ________________ экземплярах. |
| Принял: хранитель фондов ____________________ архивохранилища|
|_________ отдела ____________ архива ____________________________|
| (подпись, фамилия) |
| "___" _____________ 20___ г. |
\-----------------------------------------------------------------/
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.
Форма N 12
(п. 91)
ШТАМП,
проставляемый филиалами ЦА МО на описях, дела по которым не подлежат передаче в Центральный архив
/-----------------------------------------------------------\
|Принято _________________________________________ полистной|
| (наименование филиала ЦА МО)
|проверкой _________________________________________________|
| (количество дел цифрами и прописью) |
|дел и описи на них в ____________ экземплярах. |
| |
| Принял: начальник филиала ЦА МО ______________________|
| (подпись, фамилия)|
| |
| Дела проверил: _______________________________________|
| (подпись, фамилия) |
| |
| "___" _____________ 20__ г. |
\-----------------------------------------------------------/
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.
Форма N 13
(п. 91)
ШТАМП,
проставляемый на описях Центральным архивом, филиалами ЦА МО при приеме дел непосредственно от воинских частей (организаций)
/-----------------------------------------------------------\
|Принято _________________________________________ полистной|
| (наименование архива) |
|проверкой _________________________________________________|
| (количество дел цифрами и прописью) |
|дел и описи на них в ____________ экземплярах. |
| |
| Принял: хранитель фондов ______________ архивохранилища|
| |
|_______________ отдела ____________________________________|
| (подпись, фамилия)
| |
| "___" _____________ 20__ г. |
\-----------------------------------------------------------/
Примечание. Размер штампа: по горизонтали - 9 см, по вертикали - 6 см.
Форма N 14
(п. 132)
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________
(должность, воинское звание,
___________________________________
подпись, фамилия)
"___" __________ 20__ г.
АКТ
"___" _____________ 20__ г. г. _______________________
Экспертная комиссия в составе председателя________________ ___________________________, членов комиссии _______________________________________________,
действуя на основании приказа от _______________ N _______, произвела отбор следующих несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра обороны Российской Федерации от __________ N _______ истекли сроки хранения:
|
NN п/п |
Инвен- тарный номер (номер дела) |
Наименование дел (книг, журналов) |
За какой год |
Количество листов в деле |
Количест- во прило- жений и листов в деле |
Количество листов внутренней описи дела |
Основание к уничто- жению (но- мера статей по перечню) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Внесено в акт и подлежит уничтожению __________________________________несекретных дел.
Записи акта с учетными данными сверены.
Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и документов, представляющих военное, экономическое, научное, социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.
Председатель экспертной комиссии ________________________________________
(воинское звание,подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ______________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии)
После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем_____________
_________________________________________________________________________ ___
(переработаны на фабрике
_________________________________________________________________________ ___
или уничтожены путем сожжения)
Председатель экспертной комиссии _____________________________________
(воинское звание, подпись, фамилия)
Члены комиссии: _____________________________________________________
(воинские звания, подписи, фамилии)
"___" ____________ 20__ г.
Пояснения к форме
1. В графе 2 указывается делопроизводственный номер (числителем) и инвентарный номер (знаменателем).
2. В графе 6 указывается количество приложений, а в скобках - количество листов в них.
3. Графа 7 заполняется только при уничтожении дел, в которых предусмотрено ведение внутренней описи.
4. Дела в акт вносятся в хронологической последовательности (по годам) и в порядке возрастания номеров дел.
5. Дела, состоящие из нескольких томов, в акт вносятся в порядке возрастания номеров томов. В этом случае в графе 3 акта пишется только наименование первого тома, а вместо наименований остальных томов пишется "То же".
6. Самостоятельные акты составляются:
на сов. секретные и секретные дела;
на несекретные дела.
Примечание. Графы бланка формы N 14 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графы 2, 4, 5, 6, 7, 8 - по 15 мм и графа 3 - 90 мм.
Форма N 15
(п. 134)
УТВЕРЖДАЮ
_______________________________
(должность,
_______________________________________
подпись, фамилия)
"___" __________ 20__ г.
АКТ N _____
"___" ____________ 20__ г. г. ________________________
Экспертная комиссия в составе председателя комиссии __________________________________, членов комиссии _________________________________________, действуя на основании приказа от _____________ N _________, произвела отбор несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра обороны Российской Федерации от ___________________ N ____________истекли сроки
(приказ о создании экспертной комиссии)
хранения.
______________________________________
(наименование и номер фонда)
|
NN п/п |
Наименование дел |
За какой год |
Номер описи |
Порядковые номера дел по описи |
Количество дел |
Основание к уничтожению (номера статей по перечню) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего внесено в акт ____________________ несекретных дел.
Записи акта с учетными данными сверены.
Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и документов, представляющих военное, экономическое, научное, социально-культурное и практическое значение, в них не имеется.
Председатель экспертной комиссии ______________________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ____________________________________________
(подписи, фамилии)
"__" ___________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и внутренние
описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем____________________________________________________________________ __
_________________________________________________________________________ __
(переработаны на фабрике
_________________________________________________________________________ _____
или уничтожены путем сожжения)
Председатель экспертной комиссии ____________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ___________________________________
(подписи, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 15 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 95 мм, графы 3, 6, 7 - по 15 мм и графы 4, 5 - по 20 мм.
Форма N 16
(п. 134)
УТВЕРЖДАЮ
___________________________
(должность,
__________________________________
подпись, фамилия)
"___" __________ 20__ г.
АКТ N _________
"___" ___________ 20__ г. г. ______________________
Экспертная комиссия в составе председателя комиссии ____________________________________, членов комиссии _______________________________________, действуя на основании приказа от ______________
(приказ о создании
N __________, произвела отбор несекретных дел для уничтожения, которым согласно приказу Министра
экспертной комиссии)
обороны Российской Федерации от ___________ N ______ истекли сроки хранения.
|
N п/п |
Наименование фондообразователя и номер фонда |
За какой год |
Номер описи |
Порядковые номера дел по описи |
Количество дел |
Основание к уничтожению (номера статей по перечню) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего внесено в акт _____________ несекретных дел согласно прилагаемым описям на ______________ листах.
Записи акта с учетными данными сверены.
Все дела, отобранные для уничтожения, комиссией просмотрены полистно, и документов, представляющих военное, экономическое, научное, социально-культурное и практическое
значение, в них не имеется.
Председатель экспертной комиссии ______________________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ____________________________________________
(подписи, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела, приложения к ним и внутренние описи перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем__________________________
_________________________________________________________________________ __
(переработаны на фабрике
_________________________________________________________________________ __
или уничтожены путем сожжения)
Председатель экспертной комиссии ______________________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ____________________________________________
(подписи, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 16 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 95 мм, графы 3, 6, 7 - по 15 мм и графы 4, 5 - по 20 мм.
Форма N 17
(п. 135)
УТВЕРЖДАЮ
________________________
(должность,
________________________
подпись, фамилия)
"___" ____________ 20__ г.
АКТ N ___________
"__" ____________ 20__ г. г. ______________________
Экспертная комиссия в составе председателя комиссии ___________________________________________, членов комиссии _________________________________, действуя на основании приказа от ______________
(приказ о создании
N _________________, произвела отбор несекретных дел, имеющих неисправимые повреждения.
экспертной комиссии)
|
NN п/п |
Наименование (номер) фонда |
Номер описи |
Номер дела |
Заголовок поврежденного дела |
За какой год |
Количество листов |
Характер неисправимых повреждений |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего внесено в акт _________________________ несекретных дел.
Записи акта с учетными данными сверены.
Перечисленные в акте документы подлежат списанию ввиду __________________
_________________________________________________________________________ __
_________________________________________________________________________ __
_________________________________________________________________________ __
Председатель экспертной комиссии ____________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ___________________________________
(подписи, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением сверили с
записями в акте и полностью уничтожили путем ___________________________
_________________________________________________________________________ __
(переработаны на фабрике
_________________________________________________________________________ __________
или уничтожены путем сожжения)
Председатель экспертной комиссии ______________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии: ___________________________________
(подписи, фамилии)
"___" ___________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 17 должны иметь следующие размеры: графы 1, 4 - по 10 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 6 - по 20 мм и графа 5 - 45 мм, графа 7 - 15 мм и графа 8 - 30 мм.
Форма N 18
(144, 152, 215, 218)
КНИГА
УЧЕТА ОПИСЕЙ И АРХИВНЫХ ДЕЛ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ
Начата "___" ____________ 20__ г.
Окончена "___" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
Наименование (номер) фонда |
Номер описи |
Количество дел, числя- щихся по описи |
Номера дел, ока- завшихся в наличии |
Из них |
Примечание |
|
|
сов. секретных и секретных |
несек- ретных |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма N 19
(пп. 144, 152, 154)
К Н И Г А
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ
________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "___" ____________ 20__ г.
Окончена "___" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
NN п/п |
Дата записи |
От кого поступили или куда выбыли дела |
Наименование и номера документов, по которым поступили или на основании которых выбыли дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
|
|
|
|
Поступило |
Выбыло |
Имеется на хранении |
||||||
|
всего |
из них |
всего |
из них |
всего |
из них |
|||
|
сов. сек- ретных и секретных |
несек- ретных |
сов. сек- ретных и секретных |
несек- ретных |
сов. сек- ретных и секретных |
несек- ретных |
|||
|
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения по ведению книги
1. Книга заполняется авторучкой четким и разборчивым почерком без помарок.
2. В филиалах ЦА МО в военных округах, архивных отделах на флотах запись производится по окончании приема дел от воинской части (организации).
В графу "Выбыло" вносится каждое выбытие дел отдельно с указанием причины выбытия: уничтожено по акту, передано в ЦА МО и т.д.
3. В ЦА МО, филиалах ЦАМО (архивы ВМФ, военно-медицинских документов) основанием для записей служат: в графу "Поступило" - накладная на принятые дела от сдатчиков или других архивохранилищ, в графу "Выбыло" - акт на уничтоженные дела или акт (накладная) на переданные дела.
4. На 1 января каждого года производится подсчет и делается итоговая запись о количестве поступивших и выбывших дел в течение года.
Форма N 20
(п. 145)
__________________
(гриф секретности по
заполнении)
КНИГА
УЧЕТА АКТОВ НА УНИЧТОЖЕННЫЕ АРХИВНЫЕ ДЕЛА
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "__" __________ 20__ г.
Окончена "__" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
NN п/п |
Но- мер акта |
Дата состав- ления акта |
Наиме- нование фонда |
Количество дел, внесенных в акт |
Количество дел, разре- шенных к уничтожению |
Всего уничтожено с начала года |
Дата унич- тожения |
Местона- хождение акта |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
| ||||||||
Пояснения по ведению книги
1. Книга ведется:
в филиалах ЦА МО в военных округах - за филиал;
в ЦА МО, филиалах ЦА МО (архив ВМФ и военно-медицинских документов) - за архив и в каждом архивохранилище.
2. Данные об акте записывается в книгу после подписания его всеми членами комиссии.
3. В конце каждого года производятся итоговые записи о количестве дел, уничтоженных за истекший год и за все годы.
Форма N 21
(п. п. 152, 155, 227)
Хранить _______________
Статья ________________
Инв. __________________
К Н И Г А
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ
СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "____" __________ 20__ г.
Окончена "____" __________ 20__ г.
На _______ листах
--------------------------------------------------------------------------------------------
NN |Дата |Наименова-|Дата |Но- |Но- |Количест-|Сведения о стра- |Сведения о фонде |При-
п/п|поступ-|ние, номер|ко- |мер |мер |во дел, |ховом фонде (ко- |пользования (ко- |меча-
|ления |и дата до-|пиро-|фон-|опи-|включен- |личество единиц |личество единиц |ние
|или вы-|кумента, |ва- |да |си |ных в |хранения) |хранения) |
|бытия |по которо-|ния | | |единицу |-----------------+-----------------|
|единиц |му посту- | | | |хранения |по- |вы-|имеется|по- |вы- |имеется|
|хране- |пили или | | | |страхово-|сту- |бы-|на хра-|сту-|было|на хра-|
|ния |выбыли | | | |го фонда |пило |ло |нении |пило| |нении |
| |единицы | | | | | | | | | | |
| |хранения | | | | | | | | | | |
----+-------+----------+-----+----+----+---------+-----+---+-------+----+----+-------+------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14
----+-------+----------+-----+----+----+---------+-----+---+-------+----+----+-------+------
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | |
Итого поступило в ____ году ___________________________ единиц хранения
(цифрами и прописью)
страхового фонда, ______________________ единиц хранения фонда пользования;
(цифрами и прописью)
выбыло _________________________________ единиц хранения страхового фонда и
(цифрами и прописью)
________________________________ единиц хранения фонда пользования.
(цифрами и прописью)
Форма N 22
(пп. 152, 158)
КНИГА
УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ
___________________________________________________________
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "__" __________ 20__ г.
Окончена "__" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
Номер описи по по- рядку |
На дела какого фонда составлена опись (наимено- вание воинской части, организа- ции) |
Гриф сек- рет- ности описи |
За ка- кой год |
Коли- чество экзем- пляров описи |
Количество листов опи- си во всех экземплярах |
Количество дел по описи |
В какое архиво- храни- лище переда- ны дела и опись |
Приме- чание |
|
|
сов. секрет- ных и секрет- ных |
несек- ретных |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения по ведению книги
1. В книге учета регистрируются описи сов. секретных, секретных и несекретных дел по мере их поступления в архив.
2. В графах 5 и 6 указывается количество экземпляров и листов описи, остающихся в архиве.
3. В филиалах ЦА МО в графе 9 указывается место хранения описей.
Форма N 23
(пп. 152, 156)
___________________
(гриф секретности по
заполнении)
СПИСОК ФОНДОВ
|
Номер фонда |
Название фонда и крайние даты его существования |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
|
|
|
|
Пояснения по ведению списка фондов
1. Список фондов является основным учетным документом архивных фондов за архив в целом, а в ЦА МО, филиале ЦАМО (архив ВМФ), кроме того, - и за каждое архивохранилище.
2. В графе 1 указывается номер, присваиваемый данному архивному фонду, который не повторяется и другим фондам не присваивается.
3. В графе 2 указывается полное действительное (без сокращений) наименование воинской части, организации (фондообразователя) и крайние даты их существования.
Если воинская часть (организация) в процессе своей деятельности переименовывалась или преобразовывалась, а документы ее составляют один фонд, то такая воинская часть (организация) вносится в список всего один раз соответственно ее переименованию или преобразованию по алфавиту или в порядке номеров штатного наименования с перечислением всех наименований в хронологическом порядке. Например, 107 мотострелковая дивизия последовательно подвергалась преобразованию и переформированию во 2 гвардейскую мотострелковую, 49 гвардейскую стрелковую, 33 гвардейскую механизированную и 33 гвардейскую мотострелковую дивизии. Документы этих дивизий в соответствии с требованиями к фондированию документов составляют один фонд, которому присваивается один номер.
4. Отметка о выбытии из архива всех документов фонда производится в графе 3, при этом ссылка делается только на последний документ, на основании которого выбыл фонд.
Форма N 24
(пп. 152, 157, 158)
_______________
(гриф секретности по
заполнении)
ЛИСТ ФОНДА N ____________
Дата первого поступления фонда в архив __________ Категория фонда ___________ Дата посылки карточки
фонда вышестоящему архивному органу ________
Местонахождение фонда _______________________________________
(наименование архива)
|
Крайние даты наименования фонда |
Наименование фонда |
Место хранения документов |
Примечание |
|
|
|
|
|
|
Дата записи |
Но- мер опи- си дел |
От кого поступи- ли или куда вы- были до- кументы, наимено- вание и номер докумен- та |
Наимено- вание описи или анно- тация до- кументов (краткая характе- ристика докумен- тов) |
Гриф секрет- ности |
Край- ние даты дел описи |
Поступило дел |
Выбыло дел |
Имеется на хранении дел |
Смикро- фильми- ровано дел пос- тоянно- го хра- нения |
|||||||||
|
всего |
в том числе |
всего |
в том числе |
всего |
в том числе |
|||||||||||||
|
пос- тоян- ного хра- нения |
вре- мен- ного хра- нения |
по лич- ному сос- таву |
пос- тоян- ного хра- нения |
вре- мен- ного хра- нения |
по лич- ному сос- таву |
пос- тоян- ного хра- нения |
вре- мен- ного хра- нения |
по лич- ному сос- таву |
||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма N 25
(пп. 155, 159, 227)
________________
(гриф секретности)
УТВЕРЖДАЮ
_______________________
(должность,
_____________________________
подпись, фамилия)
М.П.
"__" __________ 20__ г.
ОПИСЬ N ______________
страхового фонда
|
NN п/п единиц хранения страхо- вого фонда |
Дата копиро- вания доку- ментов |
Количество кадров в единицах хранения страхового фонда |
Количество дел, вклю- ченных в единицу хранения |
Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда |
Приме- чание |
||
|
номера фондов |
номера описей |
номера дел |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего в опись внесено _________________________ единиц хранения
(цифрами, прописью)
__________________________________________________________
(должность, воинское звание, подпись и фамилия лица, ответственного за делопроизводство)
"__" ___________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 25 должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 4, 5, 7 - по 20 мм, графы 3, 6, 8 - по 30 мм.
Форма N 26
(п. п. 152, 303)
Кому представляется ______________________
(наименование
_________________________________________________________
и адрес получателя)
Кем представляется _______________________
(наименование и адрес
________________________________________________
отчитывающегося архива)
ПАСПОРТ
__________________________________________________________
(полное название архива и его подчиненность
на 1 декабря 20__ г.)
1. Общие сведения
|
Код строки |
Количество фондов |
Площадь архивохранилищ, кв. м |
Загруженность архивохранилищ, проценты |
|
А |
1 |
2 |
3 |
|
101 |
|
|
|
2. Сведения о документах
|
Показатели |
Код стро- ки |
Количество единиц хранения |
|||||||
|
все- го |
крайние даты |
из них внесено в описи |
хранится сверх установ- ленного срока |
образу- ется в год дел |
|||||
|
на- чаль- ная |
конеч- ная |
все- го |
крайние даты |
||||||
|
началь- ная |
конеч- ная |
||||||||
|
А |
Б |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
Постоянного хранения |
201 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
По личному составу |
202 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Кадры
|
Код строки |
Количество штатных работников |
|
301 |
|
4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Архивохранилища: есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление: центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи: металлические, деревянные; комбинированные;
нет.
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
Начальник Центрального архива (филиала ЦА МО)_________________________
(подпись, фамилия)
"__" ___________ 20__ г.
Форма N 27
(п. 158)
По книге учета ф. N _______
проведено за N ____________
___________________________
(подпись, фамилия)
"__" ______________ 20__ г.
НАКЛАДНАЯ N _______
на передачу архивных дел и описей в __________________
архивохранилище ______________ отдела
_________________________________________________________________________ __
(наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела)
"__" _______________ 20__ г.
----T-----T------T-------T----------T------------T----------------T- -------
NN |Номер|Номер |Гриф |Количество|Количество | Количество дел |Приме-
п/п|фонда|описи |секрет-|экземпля- |листов описи+---------T------+чание
| | |ности |ров описи |во всех эк- |сов. сек-|несек-|
| | | | |земплярах |ретных, |ретных|
| | | | | |секретных| |
----+-----+------+-------+----------+------------+---------+------+- -------
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9
----+-----+------+-------+----------+------------+---------+------+- -------
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
| | | Итого дел | | |
Всего _____________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и описи на них в __________ экземплярах.
Начальник отдела комплектования и использования
____________________________________________
(подпись, фамилия)
Приняли: начальник ________________ архивохранилища ________________ отдела
_________________________________________________________________________ __
(подпись, фамилия)
хранитель фондов __________________________________________________________
(подпись, фамилия)
Пояснения по составлению накладных
1. В ЦА МО, филиалах ЦАМО накладная является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.
2. Накладные на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе комплектования и использования в двух экземплярах, учитываются в книге регистрации накладных и передаются в архивохранилища под расписку в этой книге.
3. По окончании приема документов начальник архивохранилища и хранитель фондов расписываются в накладных о приеме дел и описей. Второй экземпляр накладной оставляется в архивохранилище, а первый экземпляр накладной и последние экземпляры описей на принятые дела сдаются в отдел комплектования и использования.
4. На основании накладных принятые дела учитываются в книге учета поступления и выбытия дел, о чем делается отметка в левом верхнем углу накладной.
5. Накладные на принятые дела и описи на них подшиваются в дело с документами на поступившие и выбывшие дела.
Форма N 28
(п. 207)
Наименование архива
Карточка
пофондового топографического указателя
Фонд N _______________________ Корпус __________________
Наименование фонда ____________ Этаж ____________________
_______________________________ Архивохранилище _________
Комната _________________
|
Номер описи |
Дела с N ________ по N ___________ |
Номер стеллажа |
Номер шкафа |
Номер полки |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 6 - по 30 мм, графа 2 - 40 мм, графы 3, 4, 5 - по 15 мм.
Форма N 29
(п. 207)
Наименование архива
Карточка
постеллажного топографического указателя
Фонд N ________________________ Корпус ___________________
Наименование фонда ____________ Этаж _____________________
_______________________________ Архивохранилище __________
Комната __________________
|
Номер шкафа |
Номер полки |
Номер фонда |
Номер описи |
Дела с N _____ по N _________ |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Примечание. Графы карточки должны иметь следующие размеры: графы 1, 2, 3 - по 15 мм, графы 4, 6 - по 30 мм, графа 5 - 40 мм.
Форма N 30
(п. 215)
ЛИСТ ПРОВЕРКИ
НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОПИСЕЙ ФОНДА
___________________________________________________________
(наименование и номер фонда)
|
Но- мер опи- си |
От- метка о на- личии описи |
Коли- чество дел, числя- щихся по описи |
Номе- ра необ- нару- жен- ных дел |
Номера дел, не от- нося- щихся к дан- ному фонду |
Номера дел, не от- нося- щихся к дан- ной описи |
Литер- ные но- мера дел, не огово- ренные в ито- говой записи |
Пропу- щенные номера, не ого- ворен- ные в итого- вой за- писи |
Количе- ство дел данной описи, оказав- шихся в наличии |
Номера дел, выдан- ных во вре- менное поль- зова- ние |
Номера дел, тре- бующих дезин- фекции и де- зин- секции |
Номера дел, требую- щих рестав- рации и пере- плета |
Номера дел с неис- прави- мыми повре- жде- ниями |
Делопро- изводст- венные номера или ин- дексы дел, не внесенных в опись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Председатель комиссии ________________________________________
(подпись, фамилия)
Члены комиссии: ______________________________________________
(подписи, фамилии)
Форма N 31
(п. п. 217, 221)
УТВЕРЖДАЮ
__________________________________
(должность,
__________________________________
подпись, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
АКТ
проверки наличия и состояния документов и описей
Проверка наличия и состояния документов и описей ______________________
_________________________________________________________________________ __
(номер фонда, наименование фонда или части фонда)
проводилась с "__" ____________ по "__" ___________ 20__ г.
Проверкой установлено:
I. 1. Числится по учету описей __________________________________ шт.
2. Оказалось в наличии описей ________________________________ шт.
3. Недостает описей _________________________________________ шт.
II. 1. Всего числится по описям _________________________________ дел.
2. Не оказалось в наличии ___________________________________ дел.
3. Не относится к данному фонду _____________________________ дел.
4. Не относится к данным описям _____________________________ дел.
5. Имеют литерные номера, не оговоренные в итоговой записи,
___________________________________________________________ дел.
6. Пропущено номеров, не оговоренных в итоговой записи,
___________________________________________________________ дел.
7. Оказалось в наличии по данному фонду и описям _________________
___________________________________________________________ дел.
Из них:
а) выданных во временное пользование за пределы архива ___________
___________________________________________________________ дел;
б) требующих дезинфекции и дезинсекции ______________________ дел;
в) требующих переплета и реставрации ________________________ дел;
г) с неисправимыми повреждениями ____________________________дел.
III. Имеется не внесенных в описи ________________________________ дел.
IV. Всего дел, относящихся к данному фонду, __________________________
V. Характеристика состояния материалов и отрицательные явления
в условиях их хранения ________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
Проверку производили:
_________________________________________________________________________ __
_________________________________________________________________________ __
(должности, подписи, фамилии)
Форма N 32
(п. 220)
КНИГА
УЧЕТА НЕДОСТАЮЩИХ АРХИВНЫХ ДЕЛ И ОПИСЕЙ
Начата "__" __________ 20__ г.
Окончена "__" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
NN п/п |
Наименование и номер фонда |
Номер описи |
Номер дела |
За какой год |
Для отметок |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Форма N 33
(п. 283)
Наименование архива
______________________________
(почтовый индекс, адрес)
АКТ N ______
о выдаче дел во временное пользование
_________________________________________________________________________ __
(наименование воинской части, организации, ее почтовый индекс и адрес)
_________________________________________________________________________ __
Основание: ________________________________________________________________
_________________________________________________________________________ __
Для какой цели выдаются дела: _______________________________________________
_________________________________________________________________________ __
Выдаются следующие дела из фонда: __________________________________________
_________________________________________________________________________ __
(наименование и номер фонда)
|
NN п/п |
Номер описи |
Номер дела |
Заголовок дела |
Дата дела |
Количество листов в деле |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего выдается ______________________________ дел на срок ____________.
(цифрами и прописью)
Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.
Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, посторонним
лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения архива.
Получатель обязуется вернуть дела в архив в указанный срок.
Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения выдаваемых дел.
Выдал дела по указанию
_________________________________________________________________________ __
(должность, фамилия, инициалы)
_____________________________
Начальник Центрального архива (филиала ЦА МО) ______________________________
_________________________________________________________________________ __
(подпись, фамилия)
"__" ____________ 20__ г.
М.П.
Принял дела командир воинской части (руководитель организации)
_________________________________________________________________________ __
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
М.П.
Дела возвращены в полном объеме и сохранности.
Сдал командир воинской части (руководитель организации)
_________________________________________________________________________ __
(должность, воинское звание, подпись, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
Принял начальник Центрального архива (филиала
ЦА МО)______________________________________________
(подпись, фамилия)
"__" _____________ 20__ г.
Форма N 34
(п. 284)
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), ВЫСЛАННЫХ
ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ЗА ПРЕДЕЛЫ АРХИВА
Начата "__" __________ 20__ г.
Окончена "__" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
NN п/п |
Дата вы- сыл- ки |
Номер (на- име- нова- ние) фонда |
Номер описи |
Но- мер дела по опи- си |
Количе- ство листов (коли- чество кадров) |
Номер плен- ки |
Наиме- нование дела |
Кому выслано дело |
На какой срок вы- слано дело |
Дата и исх. N докумен- та, при котором выслано дело |
Дата и вх. N до- кумента, при кото- ром воз- вращено дело |
Распис- ка хра- нителя фондов в прие- ме дела |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения по ведению книги
1. Книга ведется за архив в целом - в ЦА МО, филиалах ЦАМО - в каждом архивохранилище.
2. При высылке архивного дела заполняются все графы, кроме графы 7.
3. При высылке позитивов микрофильмов графы 4 и 5 не заполняются.
4. При высылке дел (позитивов микрофильмов) в графе 9 указывается наименование воинской части (организации), в адрес которой выслано дело, а в графе 11 - номер сопроводительного письма.
Форма N 35
(п. 264, 287)
КНИГА
УЧЕТА АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ),
ВЫДАННЫХ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ ВНУТРИ АРХИВА
Начата "__" __________ 20__ г.
Окончена "__" __________ 20__ г.
На _______ листах
|
N N п/п |
Дата выдачи |
Номер фонда |
Номер описи |
Номер дела по описи |
Количество листов (ко- личество кадров) |
Номер пленки |
Кому выдано |
Дата возвра- щения и рас- писка в прие- ме |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения по ведению книги
1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При выдаче позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
Форма N 36
(п. 263, 287 )
ЛИСТ
использования дела
Фонд N ____________________. Опись N _______________. Дело N ______________
Наименование дела _________________________________________________________
за 20___ г.
|
Дата записи |
Номера использованных листов |
Для какой цели использованы документы |
Характер использования документов |
Фамилия и подпись лица, сделавшего запись |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Форма N 37
(п. 263, 287)
КАРТОЧКА ВЫДАЧИ
Фонд N ________________. Опись N ______________. Дело N _______________
Наименование дела _____________________________________________________
Количество листов _____________________________________________________
|
Дата выдачи (высылки) |
Кому выдано (куда выслано) |
Расписка получившего дело или исходящий номер |
Дата возвращения |
Расписка принявшего дело |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
Форма N 38
(п. 266)
ОПИСЬ
АРХИВНЫХ ДЕЛ (ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ), НАХОДЯЩИХСЯ У ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
_________________________________________________________________________ __
(воинское звание, фамилия,
_________________________________________________________________________ __
имя, отчество исследователя)
|
NN п/п |
Дата записи |
Номер фонда |
Номер описи |
Номер дела по описи |
Количество листов (количество кадров) |
Номер пленки |
Дата возвращения и расписка в приеме |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения по ведению описи
1. При выдаче архивных дел заполняются все графы, кроме графы 7.
2. При учете позитивов микрофильмов графы 4, 5 не заполняются.
3. В этой же описи исследователи учитывают свои рабочие тетради, официальные издания и печати.
Форма N 39
(п. 309)
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
_______________________ ________________________
(начальник ЦА МО-сдатчика) (директор архива-приемщика)
___________________________________ _____________________________
(подпись, фамилия) (подпись, фамилия)
"__" ____________ 20__ г. "__" ____________ 20__ г.
М.П. М.П.
АКТ N ______
о сдаче документов в государственные архивы
Основание сдачи _______________________________________________________
_________________________________________________________________________ __
(наименование и номер передаваемого фонда)
_________________________________________________________________________ __
(название архива-сдатчика)
_____________________________________________________________________ сдал,
____________________________________________________________________ принял
(название архива-приемщика)
документы названного фонда, страховые копии и справочный аппарат к ним:
|
NN п/п |
Номер описи |
Количество экземпляров описи |
Количество дел |
Количество страховых копий |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого принято ___________________________________________________ дел и
(цифрами и прописью)
__________________________________________________________ страховых копий.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонд N _______________.
Передачу произвели: Прием произвели:
______________________________ _____________________________
(должности, подписи, фамилии) (должности, подписи, фамилии)
"__" ___________ 20__ г. "__" ______________ 20__ г.
Форма N 40
(п. 323)
УТВЕРЖДАЮ
____________________________
(должность,
__________________________________________
подпись, фамилия)
"__" _____________ 20___ г
ПЛАН
работы ___________________________ на 20____ год
(название архива)
|
NN п/п |
Название раздела, вида работы и исполнителя (отдела, архивохранилища) |
Единица измерения работы |
Объем работы |
Бюджет рабочего времени |
Срок исполнения |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
Начальник Центрального архива (филиала ЦА МО)_____________________________
_________________________________________________________________________ ___
(подпись, фамилия)
"__" __________ 20__ г.
Примечание. Графы бланка формы N 40 должны иметь следующие размеры: графа 1 - 10 мм, графа 2 - 90 мм, графы 3, 5, 6 - по 20 мм, графа 4 - 30 мм.
Форма N 41
(пп.249)
|
|
Д О П У С К (разрешение) в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации |
|
|
||||||||
|
Допустить |
|
|||||||||||
|
(должность, воинское звание, фамилия, имя и отчество) | ||||||||||||
|
к документам |
|
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
(наименование объединений, соединений, воинских частей и организаций и за какой период) | ||||||||||||
|
| ||||||||||||
|
Цель и тема работы |
|
|||||||||||
|
| ||||||||||||
|
По заданию какой организации работает |
|
|||||||||||
|
| ||||||||||||
|
| ||||||||||||
|
Характер использования документов |
|
|||||||||||
|
| ||||||||||||
|
| ||||||||||||
|
Срок работы в архиве |
|
|||||||||||
|
| ||||||||||||
|
Основание: |
|
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
| ||||||||||||
Начальник Архивной службы
Вооруженных Сил Российской Федерации
М.П.
Форма N 42
(п.246)
(Угловой штамп НАЧАЛЬНИКУ
воинской части ГЕНЕРАЛЬНОГО ШТАБА
(организации) ВООРУЖЕННЫХ СИЛ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации старшего преподавателя Военного учебно-научного центра ВВС "Военно-воздушная академия имени Н.Е.Жуковского и Ю.А.Гагарина" полковника Иванова Ивана Ивановича к архивным документам командующего (Главнокомандующего) ВВС Вооруженных Сил СССР за 1946 - 1991 годы.
Полковник Иванов И.И. разрабатывает докторскую диссертацию на тему "Подготовка летных кадров в послевоенный период".
Тема закрытая.
Желательный срок работы в архиве - июнь-ноябрь 2015 г.
Приложение: план-проспект диссертации на 25 листах.
Начальник ВУНЦ ВВС
(воинское звание) (подпись) (фамилия)
М.П.
Форма N 43
(п.246)
(Угловой штамп НАЧАЛЬНИКУ
воинской части АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ
(организации) ВООРУЖЕННЫХ СИЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Прошу Вашего распоряжения о допуске в Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации старшего преподавателя Военного учебно-научного центра Сухопутных войск "Общевойсковая академия Вооруженных Сил Российской Федерации" полковника Петрова Петра Петровича к архивным документам управления 40 общевойсковой армии за период с декабря 1979 г. по февраль 1989 г. Полковник Иванов И.И. разрабатывает докторскую диссертацию "Совместное планирование и практическое осуществление боевого применения армейской авиации в горно-пустынной местности".
Тема закрытая.
Желательный срок работы в архиве - июнь-ноябрь 2015 г.
Приложение: план-проспект диссертации на 23 листах.
Начальник ВУНЦ СВ
(воинское звание) (подпись) (фамилия)
М.П.
Форма N 44
(п. 246)
Начальнику Центрального архива Министерства обороны
Российской Федерации
142100, г. Подольск, Московская область, ул. Кирова, 74
от гражданина Сидорова Петра Николаевича, проживающего по адресу:
__________________________________
__________________________________
__________________________________
паспорт серия _________номер_______
выдан_____________________________
(кем, когда)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу Вашего распоряжения о допуске меня к архивным документам 10 стрелкового полка за период 1941 - 1945 гг.
Цель исследования: сбор данных об участии личного состава указанного полка в боевых действиях в годы Великой Отечественной войны и оформление музея боевой славы 2 гвардейской армии на базе СШ N 1245 г. Москвы.
Желательный срок работы в архиве - с_____до____________2015 г.
___________________ П.Н.Сидоров
(подпись)
"___" июнь 2015 г.
Форма N 45
(п. 252)
ДИРЕКТОРУ
РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
ВОЕННОГО АРХИВА
125884, г. Москва, ул. Адмирала Макарова, 29
Прошу Вашего указания о допуске в архив старшего преподавателя Военного учебно-научного центра ВВС "Военно-воздушная академия им. Н.Е.Жуковского и Ю.А.Гагарина" полковника Степанова Николая Ивановича к архивным документам Управления командующего (начальника) ВВС РККА за 1936 - 1940 гг.
Полковник Степанов Н.И. разрабатывает докторскую диссертацию "Подготовка авиационных кадров в довоенный период".
Тема закрытая.
Желательный срок работы в архиве - июнь-ноябрь 2015 г.
Приложение: план-проспект диссертации на 24 листах.
Начальник ВУНЦ ВВС
(воинское звание) (подпись) (фамилия)
М.П.
Форма N 46
(п.255)
Образец заполнения анкеты пользователя, работающего в читальном зале
Министерство обороны Российской Федерации
__________________________________________________________________
(название архива)
Дело пользователя N ___________
АНКЕТА
пользователя, работающего в читальном зале
1.Фамилия, имя, отчество_______________________________________________________
2.Дата рождения ______________________________________________________________
3.Гражданство ________________________________________________________________
4.Место воинской службы (работы, учебы), воинское звание, должность____________ __________________________________________________________________
(номер войсковой части, полное название организации, почтовый и электронный адрес, телефон) _________________________________________________________________________ ____
____________________________________________________________________ _________
5.Образование, ученая степень, звание____________________________________________
____________________________________________________________________ _________
6.Основание для проведения работы _____________________________________________
____________________________________________________________________ _________
(направление войсковой части, организации, по личному заявлению)
7.Название темы, хронологические рамки_________________________________________
____________________________________________________________________ _________
8.Цель работы ________________________________________________________________
____________________________________________________________________ _________
9.Адрес места жительства, номер телефона _______________________________________
____________________________________________________________________ _________
10.Серия и номер паспорта, кем и когда выдан_____________________________________
____________________________________________________________________ _________
Обязательство-соглашение.
Я, ________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в архиве и обязуюсь его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
" ______ " __________ 20____ г.
_______________
(подпись)
____________________________ ____________ __________________
(должность сотрудника архива) (подпись) (расшифровка подписи)
" _______ " _________ 20 ____ г.
|
|
Форма N 47 (п.231) |
А К Т
приема-передачи страховых копий
на специальное хранение
Сдатчик ________________________________________________
Приемщик ______________________________________________
Основание ______________________________________________
|
Номера описей страхового фонда |
Количество экземпляров описей |
Количество передаваемых единиц хранения страхового фонда |
Количество кадров Количест- во кадров (метров) |
Количество описей особо ценных документов |
Количество актов техничес-кого состояния |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Всего _______________________________________(цифрами и прописью)
(единиц хранения страхового фонда)
________________________________________(цифрами и прописью)
(кадров, метров)
________________________________________(цифрами и прописью)
(описей особо ценных документов)
________________________________________(цифрами и прописью)
(актов технического состояния)
Сдал:
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял:
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Форма N 48
(п.229)
Хранить _____________
Статья ______________
Инв. ________________
К Н И Г А
УЧЕТА ПОЗИТИВОВ МИКРОФИЛЬМОВ
_________________________________________________________________________ ____
(наименование архива, архивохранилища)
Начата "_____" __________20 ____ г
Окончена "______" __________20 _____ г.
На ___________ листах
|
NN Пп |
Дата и номер накладной |
Номера позити-вов микро-фильмов |
Дата изготовления позитива микрофильма |
Номер фонда |
Наименование фонда (структурной части) |
Номер описи |
Номер дела |
Кол-во кадров |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма N 49
(120, 121, 122.)
УТВЕРЖДАЮ
______________________________________
(должность,
воинское звание, подпись, фамилия)
" " 2015 г.
А К Т N
о рассекречивании архивных дел, находящихся на хранении в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (иных архивах Вооруженных Сил Российской Федерации)
" " 2015 г.
В соответствии с приказами Министра обороны Российской Федерации 2007 года N 181 "О рассекречивании архивных документов Красной Армии и Военно-Морского Флота за период Великой Отечественной войны 1941-1945 годов", 2012 года N 1414 "О рассекречивании архивных документов Советской Армии и Военно-Морского Флота за период 1946-1982 годов" Центральная экспертная комиссией Министерства обороны Российской Федерации (экспертная комиссия органа военного управления, экспертно-проверочная комиссия Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации) в составе председателя______________________________________________________,
членов комиссии _________________________________________________ ,
руководствуясь законодательством Российской Федерации в области защиты, государственной тайны. приказом Министра обороны Российской Федерации" 2011 года N 1995дсп "Об утверждении Положения о порядке рассекречивания архивных документов Министерства обороны Российской Федерации, продления сроков их засекречивания и установления ограничений на доступ к рассекреченным архивным документам", провела экспертную оценку архивных дел фондов N____, находящихся на секретном хранении в Центральном архиве Министерства обороны Российской Федерации (иных архивах Вооруженных Сил Российской Федерации), на предмет их возможного рассекречивания:
|
Номера и название фондов, |
Общее |
Оставлены на |
Подлежат рассекречиванию |
||
|
кол-во |
номера |
кол-во |
номера дел |
||
|
N фонда N описи |
100 |
8 |
1-3. 10-14 |
92 |
4-9. 15-100 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
По заключении комиссии, из 100 архивных дел. находящихся на секретном хранении (в соответствии с перечнем), подлежат рассекречиванию 92 архивных дела как не содержащих сведений, составляющих государственную тайну.
Предлагается оставить на секретном хранении 8 архивных дел как содержащих сведения, составляющие государственную тайну и подпадающие под действие положений нормативных правовых документов Российской Федерации и Министерства обороны Российской Федерации о защите государственной тайны.
Председатель Центральной экспертной комиссии
Министерства обороны Российской Федерации
воинское звание __________________________________
(подпись, фамилия)
Члены экспертной комиссии:
________________________________________
(подписи, фамилии)
"____" _________2015 г.
-------------------------------------------
* Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться: Вооруженные Силы Российской Федерации - Вооруженными Силами, Министерство обороны Российской Федерации - Министерство обороны, Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации - Генеральным штабом, Архивная служба Вооруженных Сил Российской Федерации - Архивной службой.
*Далее в тексте настоящего Наставления органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, военные образовательные учреждения Министерства обороны, военные комиссариаты и другие организации Вооруженных Сил, если не оговорено особо, будут именоваться воинскими частями и организациями.
*Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, для краткости Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации будет именоваться Центральным архивом, ЦА МО, а его филиалы - филиалами, архивами, архивные отделы филиала ЦА МО (архив ВМФ) на флотах - архивными отделами на флотах.
* Далее в тексте настоящего Наставления, если не оговорено особо, обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, именуются стандартными делами или стандартными обложками.
* Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в конце дела указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле. Из книг учета личного состава и вахтенных журналов чистые листы не изымаются. Запись о фактическом количестве листов заверяется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и скрепляется мастичной печатью "Для пакетов". Листы ознакомления с секретными распорядительными документами подшиваются в дела вместе с этими документами и вносятся во внутреннюю опись, например: 173-178 + 1 л. ознакомления. Листы ознакомления не нумеруются.
*Образцы форм документов и штампов, применяемых в архивах Вооруженных Сил, приведены в Приложении к настоящему Наставлению.* Титульный лист должен наклеиваться с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
*Приказ Министра обороны Российской Федерации от 27 августа 2012 г. N 222.
*Утверждено приказом Министра обороны Российской Федерации от 11 апреля 2014 г. N 233
*Данные перечни документов со сроками их хранения утверждаются Министром обороны Российской Федерации по согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива.
*Ведется в тех архивах, где не составляются листы фондов.
*Правила противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2012 г. N 390 "О противопожарном режиме" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 19, ст. 2415).
** Приложение N 14 "Требования пожарной безопасности" к Уставу внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации, утвержденному Указом Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. N 1495, М., Воениздат, 2008.
*Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 14 ноября 2013 г., регистрационный номер N 30386)
*Доступ к уголовным делам в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям и реабилитированным в установленном законом порядке, в том числе к материалам кассационного, надзорного и реабилитационного производств, а также к материалам личного дела заключенного, если таковые приложены к уголовному делу, осуществляется в соответствии с "Регламентом доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федерации", М., Росархив, 1993; приказом Минкультуры России, МВД России и ФСБ России от 25 июля 2006 г. N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел".
*Перечень и адреса организаций и архивов, исполняющих запросы социально-правового характера, изложены в Приложении N 2 к приказу Министра обороны Российской Федерации от 19 октября 2012 г. N 3300 "О порядке ведения справочной работы по личному составу".
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.