Допустим ли административный отпуск? (М.П. Калачева, "Зарплата", N 4, апрель 2009 г.)

Допустим ли административный отпуск?

В период экономического спада направление работников в неоплачиваемый отпуск стало распространенным способом снижения расходов на оплату труда. В статье обсудим правомерность его применения.

По данным Международной организации труда, в связи с углублением кризиса в экономически развитых странах работу могут потерять до 20 млн. человек. Такая перспектива настораживает не только работников, но и многих работодателей. Во избежание сокращения численности или штата своих предприятий они используют другой, щадящий, по их мнению, метод уменьшения производственных затрат - отпуск без сохранения заработной платы по инициативе работодателя (административный отпуск).

Работник знает о последствиях

Согласно трудовому законодательству неоплачиваемый отпуск - это особая форма социальных гарантий работникам.

Права и выгоды работника

Работник получает свободное время. Основанием для отпуска без сохранения заработной платы является просьба работника. Работодатель может согласиться предоставить сотруднику такой отпуск, если сочтет, что отсутствие последнего не окажет негативного влияния на производственный процесс, либо отказать ему в этом, если работник не относится к одной из категорий, перечисленных в таблице, представленной ниже.

Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одиноким матери и отцу, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет, положены дополнительные ежегодные отпуска без сохранения заработной платы сроком до двух недель. Их предоставляют только в случае, если это предусмотрено коллективным договором.

Таблица. Категории работников, которым отпуск за свой счет предоставляется в обязательном порядке

Категории работников	Нормативный акт	Продолжительность отпуска в течение календарного года (календарных дней или месяцев)
1	2	3
Участники Великой Отечественной войны	Часть 2 статьи 128 ТК РФ	До 35 дней
Работающие пенсионеры по старости (возрасту)	Часть 2 статьи 128 ТК РФ	До 14 дней
Родители и жены (мужья) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы	Часть 2 статьи 128 ТК РФ	До 14 дней
Работающие инвалиды	Часть 2 статьи 128 ТК РФ	До 60 дней
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников	Часть 2 статьи 128 ТК РФ	До 5 дней
Работники, совмещающие работу с учебой в высших учебных заведениях, и работники, поступающие в вузы	Часть 2 статьи 173 ТК РФ	15 дней
Работники, совмещающие работу с учебой в средних, профессиональных учебных заведениях, и работники, поступающие в заведения среднего профессионального образования, в том числе: - для прохождения промежуточной аттестации; - подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов; - сдачи итоговых экзаменов	Часть 2 статьи 174 ТК РФ	10 дней 10 дней Два месяца Один месяц
Совместители, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы*	Часть 2 статьи 286 ТК РФ	Весь период, составляющий разницу между продолжительностью отпусков
Работники - Герои Советского Союза, Герои РФ, Герои Социалистического Труда, полные кавалеры ордена Славы	Пункт 3 статьи 8 Закона РФ от 15.01.93 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза и полных кавалеров ордена Славы", пункт 2 статьи 6 Федерального закона от 09.01.97 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Славы"	До трех недель
Ветераны боевых действий, военнослужащие, служившие не менее шести месяцев в воинских частях, учреждениях, военно-учебных заведениях, не входивших в состав действующей армии в период ВОВ; лица, награжденные орденами и медалями за участие в ВОВ; лица, награжденные знаком "Житель блокадного Ленинграда"; лица, работавшие во время ВОВ на военных объектах в тылу действующих фронтов	Подпункт 11 пункта 1 статьи 16, пункт 9 статьи 17, подпункт 9 пункта 1 статьи 18, подпункт 10 пункта 1 статьи 19 Федерального закона от 12.01.95 N 5-ФЗ "О ветеранах"	До 35 дней
Супруги военнослужащих	Пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.98 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих"	Часть отпуска, превышающая продолжительность ежегодного отпуска военнослужащего по основному месту работы
Члены избирательной комиссии с правом совещательного голоса	Пункт 4 статьи 22 Федерального закона от 18.05.2005 N 51-ФЗ "О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"	Со дня регистрации ЦИК РФ федерального списка кандидатов и до дня официального опубликования результатов выборов депутатов Госдумы
Члены избирательной комиссии с правом совещательного голоса	Пункт 3 статьи 16 Федерального закона от 10.01.2003 N 19-ФЗ "О выборах Президента Российской Федерации"	Со дня регистрации кандидата ЦИК РФ до дня официального опубликования результатов выборов Президента РФ
Гражданские служащие	Пункт 15 статьи 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"	До одного года
*Работник может взять неоплачиваемый отпуск как на весь период, составляющий разницу между продолжительностью отпусков, так и на более короткий срок. Отпуск большей продолжительности в этом случае может быть предоставлен лишь по соглашению с работодателем.

Дополнительный отпуск работник может взять в удобное для него время. Если сотрудник захочет присоединить его к ежегодному оплачиваемому отпуску или разделить на части, он должен написать соответствующее заявление. Дополнительный отпуск нельзя перенести на следующий год (ст. 263 ТК РФ).

Продолжительность неоплачиваемого отпуска определяется по соглашению работника и работодателя (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Сохраняется рабочее место. Во время отпуска без сохранения заработной платы работодатель не имеет права уволить работника по собственной инициативе. Об этом говорится в части 6 статьи 81 Трудового кодекса. Во время неоплачиваемого отпуска за сотрудником сохраняется место работы (должность).

Средний заработок не уменьшается. Отпуск без сохранения заработной платы полностью исключается из расчетного периода при расчете среднего заработка (подп. "е" п. 5 Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). То есть уменьшается количество календарных дней, на которое делится заработная плата, начисленная за расчетный период и учитываемая при исчислении среднего заработка, а средний дневной заработок увеличивается.

Отпуск по беременности и родам оплачивается. Если на время неоплачиваемого отпуска пришелся отпуск по беременности и родам, он будет оплачен работнице в соответствии с пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ.

Вычеты предоставляются. Предоставление стандартных налоговых вычетов за каждый месяц налогового периода (календарного года) не связано с получением или неполучением ежемесячного дохода (письмо Минфина России от 06.05.2008 N 03-04-06-01/118).

За те месяцы, когда работник находился в неоплачиваемом отпуске, он имеет право на стандартные налоговые вычеты в размере:

- 400 руб. - вычет предоставляется до месяца, в котором доход работника, облагаемый по ставке 13%, достигнет 40 000 руб. (подп. 3 п. 1 ст. 218 НК РФ);

- 1000*(1) руб. на каждого ребенка - вычет предоставляется до месяца, в котором доход работника, облагаемый по ставке 13%, достигнет 280 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Пример 1. Работница ООО "Светлый путь" А.К. Райская находилась в неоплачиваемом отпуске с 1 января по 31 марта 2009 года. В апреле она приступила к работе. Ее заработок за апрель составил 9800 руб. Других доходов с начала 2009 года А.К. Райская не имела. В какой сумме нужно предоставить стандартный налоговый вычет в апреле 2008 года, если у работницы есть сын-инвалид 1998 года рождения?

Решение. При исчислении НДФЛ с заработной платы в апреле А.К. Райская имеет право на стандартный налоговый вычет в размере 1600 руб. (400 руб. х 4 мес). Вычет на сына А.К. Райской положен в двойном размере - 2000 руб. в месяц (1000 руб. х 2), так как ребенок является инвалидом. Его общая сумма составит 8000 руб. (2000 руб. х 4 мес). Облагаемая база для исчисления НДФЛ в апреле 2009 года - 200 руб. (9800 руб. - 1600 руб. -8000 руб.).

Последствия отпуска за свой счет для работника

Работник должен осознавать, что неоплачиваемый отпуск имеет и негативные последствия.

Смещается дата начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Периоды предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающие 14 календарных дней в течение рабочего года, включаются в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ч. 1 ст. 121 ТК РФ). А время, превышающее 14 календарных дней, из отпускного стажа исключается. Из этого следует, что дата окончания рабочего года, за который работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, отодвинется на количество дней неоплачиваемого отпуска, превышающее 14 календарных дней.

Пример 2. К.И. Дубов поступил на работу в ООО "Снеговые вершины" 1 марта 2007 года. Ежегодный оплачиваемый отпуск за первый рабочий год он использовал полностью. С 1 октября по 31 декабря 2008 года сотрудник находился в административном отпуске продолжительностью 92 календарных дня. В какой момент у работника возникнет право на ежегодный оплачиваемый отпуск за второй рабочий год?

Решение. Если бы К.И. Дубов не уходил в отпуск за свой счет, такое право он получил бы с 1 марта 2009 года. Но поскольку продолжительность неоплачиваемого отпуска в течение второго рабочего года превысила 14 календарных дней, дата его окончания сместилась на 78 календарных дней (92 календ. дн. - 14 календ. дн.). Право на ежегодный оплачиваемый отпуск за второй рабочий год сотрудник получит 18 мая 2009 года.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до завершения очередного рабочего года. При этом оплачивать следует все дни отпуска. Но часть из них будет оплачена авансом.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 2. К.И. Дубов обратился с просьбой предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск с 1 апреля 2009 года. Сколько дней ежегодного отпуска будет оплачено?

Решение. К началу отпуска отпускной стаж за второй рабочий год составил 318 календарных дней (с 1 марта по 14 октября 2008 года и с 1 января по 31 марта 2009 года). Обратите внимание: в отпускной стаж попадают первые 14 календарных дней административного отпуска (с 1 по 14 октября 2008 года). Оплате подлежат 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска (28 календ. дн. : 365 календ. дн. х 318 календ. дн.). Из них 4 календарных дня оплачивается авансом.

Больничный не оплачивается. Пособие по временной нетрудоспособности за период освобождения сотрудника от работы без оплаты не назначается. Об этом говорится в подпункте 1 пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию". Если работник заболел во время отпуска без сохранения заработной платы и выздоровел только после его окончания, больничный лист выдается и оплачивается начиная с первого календарного дня, следующего за днем окончания отпуска (письмо ФСС России от 09.08.2007 N 02-13/07-7422).

Пример 4. Работница ООО "Василиса" Э.Э. Блаженова находилась в неоплачиваемом (административном) отпуске с 1 февраля по 31 марта 2009 года. 9 февраля она заболела и обратилась в поликлинику. Сотрудница вышла на работу 3 апреля 2009 года.

С какого числа врач выпишет листок нетрудоспособности? Какое количество дней временной нетрудоспособности будет оплачено?

Решение. Больничный лист будет выписан с 1 апреля 2009 года. Э.Э. Блаженовой оплатят два дня временной нетрудоспособности.

Пенсионный стаж не идет. Согласно пункту 1 статьи 10 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" в страховой стаж для назначения пенсии включаются периоды работы, за которые уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд.

Объектом обложения пенсионными взносами является объект налогообложения ЕСН (ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации"). Это выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателем в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг (п. 1 ст. 236 НК РФ).

Если сотрудник находился в отпуске за свой счет, он не работал, не получал зарплату и работодатель не может начислять и уплачивать страховые пенсионные взносы. Таким образом, период неоплачиваемого отпуска не может быть включен в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии. Факт предоставления неоплачиваемого отпуска работодатель обязан отразить в индивидуальных сведениях о застрахованных лицах, подаваемых в Пенсионный фонд.

Работодатель - инициатор неоплачиваемого отпуска?

Поскольку отпуск за свой счет - это право, а не обязанность работника, он может его и не использовать, осознавая негативные последствия. Работодатель не должен влиять на решение работника: обращаться или не обращаться с просьбой о таком отпуске. Он не имеет права предлагать работнику уйти в неоплачиваемый отпуск. Это личное дело работника. Тем более работодатель не вправе настаивать на использовании неоплачиваемого отпуска.

Ответственность работодателя за принуждение к административному отпуску

Принудительное направление в административный отпуск - нарушение законодательства о труде. Согласно статье 5.27 КоАП РФ оно влечет наложение административного штрафа:

- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;

- лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);

- юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. (или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергавшимся административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Правильная альтернатива административному отпуску

В ситуации, когда работодатель не имеет возможности обеспечить трудовой коллектив работой, он обязан зафиксировать простой. Время простоя согласно статье 157 Трудового кодекса работнику должно быть оплачено. Если простой случился по вине работодателя, оплата рассчитывается исходя из 2/3 среднего заработка сотрудника, а если по причинам, не зависящим от работодателя и работника, - исходя из 2/3 тарифной ставки (должностного оклада), рассчитанной пропорционально времени простоя. Подробнее об оформлении и оплате простоя читайте в ближайших номерах журнала.

Коллектив изъявил желание отдохнуть, или Нюансы массового оформления отпусков за свой счет

Возможны ситуации, когда несколько работников одновременно хотят использовать свое право на неоплачиваемый отпуск. Как в данном случае соблюсти требования трудового законодательства?

Во-первых, в архиве работодателя не могут храниться письменные предложения администрации к работникам уйти в отпуск за свой счет.

Во-вторых, согласно статье 128 Трудового кодекса отпуск за свой счет, как правило, связан с личными (семейными) обстоятельствами работника. Поэтому просьбу он излагает в заявлении произвольной формы на имя руководителя с указанием причины (основания). По возможности прилагаются подтверждающие документы. Обратите внимание: в тексте заявления не должно фигурировать выражение "в связи со снижением объема производства" или "в связи с невозможностью выплаты зарплаты". Причины должны быть только личного характера. Также в нем указывается продолжительность отпуска. Заявление визирует непосредственный начальник работника, а руководитель предприятия резюмирует: "В отдел кадров, оформить". Образец заявления смотрите ниже.

В-третьих, необходимо оформить приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. С приказом об отпуске работника нужно ознакомить под роспись. На его основании работник кадровой службы должен сделать соответствующую отметку в разделе IX личной карточки работника (форма N Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Обратите внимание: недопустимо оформление приказов о направлении в отпуск без сохранения заработной платы всего коллектива подразделения или предприятия в целом. Например, фраза из приказа: "отправить в отпуск без сохранения заработной платы работников транспортного управления" свидетельствует о прямом нарушении трудовых прав работников.

Образец заявления о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

Генеральному директору

ООО "Любава"

Коршунову Н.Н.

от старшей укладчицы

кондитерского цеха N 2

Лебединской Л.Л.

Заявление

В связи с необходимостью ухода за моей престарелой родственницей прошу предоставить мне отпуск за свой счет с 1 апреля 2009 года продолжительностью 91 календарный день.

Приложение: копия медицинского заключения о необходимости постоянного ухода за З.З. Хиловой.

      Лебединская                                       Л.Л. Лебединская

                                                     30 марта  2009 года

Образец приказа о предоставлении неоплачиваемого отпуска (см. в приложениях к статье).

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                            |-----------|

 Общество с ограниченной ответственностью "Любава"   по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

                  наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |        128        |    30.03.2009    |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

             Лилии Леонардовне Лебединской            |   2465          |

------------------------------------------------------------------------/

                         фамилия, имя, отчество

                          кондитерский цех N 2

-------------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                          старшая укладчица

-------------------------------------------------------------------------

                  должность (специальность, профессия)

за период работы с "  "________ 20   г.  по "  "__________ 20    г.

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |       |календарных ней

                                             \-------/

с "  "__________________ 20  г.  по "  "______________ 20  г.

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

          ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

_________________________________________________________________________

            без сохранения заработной платы и другие (указать)

                            /------------\

на                          |     91     | календарных     дней

                            \------------/

с " 1"      апреля      2009 г. по "30"   июня        2009 г.

   -- -----------------   --        -- --------------   --

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     91     |  календарных     дней

                            \------------/

с " 1"      апреля      2009 г. по "30"   июня        2009 г.

   -- -----------------   --        -- --------------   --

Руководитель организации   генеральный директор Коршунов Н.Н. Коршунов

                           -------------------- -------- -------------

                                должность        личная   расшифровка

                                                 подпись    подписи

С приказом (распоряжением)

работник ознакомлен         Лебединская    " 30"   марта     2009 г.

                           --------------   --- -----------    --

                           личная подпись

М.П. Калачева

"Зарплата", N 4, апрель 2009 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о размерах и правилах предоставления стандартных налоговых вычетов в 2009 году читайте в статье "НДФЛ: стандартные налоговые вычеты в 2009 году" // Зарплата, 2009, N 1. - Примеч. ред.