Приложение. Регламент подготовки Центральным объединенным архивом Департамента здравоохранения г. Москвы архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма в режиме "одного окна"

Приложение
к постановлению Правительства Москвы
от 30 января 2007 г. N 56-ПП

Регламент
подготовки Центральным объединенным архивом Департамента здравоохранения города Москвы архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма в режиме "одного окна"

I. Общие положения

1. Настоящий регламент определяет порядок подготовки Центральным объединенным архивом Департамента здравоохранения города Москвы (далее - ЦОА) архивных справок, архивных копий, архивных выписок и информационных писем в режиме "одного окна".

2. ЦОА готовит и выдает непосредственно через службу "одного окна" по запросам заявителей архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, а также мотивированный отказ от выдачи требуемых документов.

3. Служба "одного окна" ЦОА осуществляет свою деятельность, руководствуясь следующими документами:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

- Уставом города Москвы;

- Уставом ЦОА;

- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.;

- Регламентом организации работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна", утвержденным постановлением Правительства Москвы от 30 мая 2006 г. N 352-ПП "О мерах по дальнейшему развитию и совершенствованию работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы в режиме "одного окна", а также настоящим регламентом.

4. В настоящем регламенте используются основные понятия и определения:

Заявители - физические лица, юридические лица, обратившиеся в службу "одного окна" ЦОА с запросом о выдаче запрашиваемого документа лично или по почте.

Держатель "одного окна" - Центральный объединенный архив Департамента здравоохранения города Москвы.

Режим "одного окна" - организация работы, позволяющая заявителям получить запрашиваемые им документы (архивные справки, архивные выписки, архивные копии и информационные письма) в службе "одного окна" ЦОА в установленные сроки без непосредственного взаимодействия с должностными лицами, принимающими участие в подготовке документов.

Заявители, желающие получить необходимые им запрашиваемые документы:

- сдают в указанную службу "одного окна" документы, необходимые для осуществления работ по подготовке и оформлению запрашиваемых документов, в соответствии с перечнями, определенными регламентами подготовки документов.

- получают готовый документ в службе "одного окна" ЦОА.

Служба "одного окна" ЦОА - отдел архива, являющийся структурным подразделением ЦОА и расположенный по адресу: г. Москва, ул. Кубанская, д. 25, непосредственно осуществляющий деятельность по приему запросов и выдаче заявителям запрашиваемых документов в режиме "одного окна".

Внутренний регламент работы в режиме "одного окна" - порядок организации работы ЦОА по приему документов, имеющих непосредственное отношение к заявителю, подготовке и выдаче запрашиваемого документа заявителю.

Запрашиваемый документ - архивная справка, архивная выписка, архивная копия и информационное письмо, включенные в Единый реестр документов, выдаваемых заявителям на территории города Москвы органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы, утвержденный постановлением Правительства от 31 октября 2006 г. N 856-ПП "О дальнейшем совершенствовании деятельности органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы по оформлению и выдаче документов заявителям".

5. Процедура подготовки запрашиваемых документов в режиме "одного окна" не требует согласования с другими организациями.

6. Подготовка документов осуществляется в срок не более 30 рабочих дней на безвозмездной основе.

7. Служба "одного окна" ЦОА осуществляет прием граждан в понедельник с 10.00 до 19.00, среду, четверг с 10.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Дополнительно допускается возможность технических перерывов для специалистов службы "одного окна", осуществляющих непосредственный прием заявителей. Общая длительность таких перерывов для каждого специалиста службы "одного окна" не должна превышать 45 минут в течение рабочего дня.

II. Порядок работы службы "одного окна" при приеме заявления на подготовку запрашиваемого документа заявителю

1. Перечень документов, необходимых для получения запрашиваемого документа:

1.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца;

- документы, удостоверяющие личность;

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование (для получения справки об учебе);

- документ, подтверждающий полномочия представителя физического лица действовать от имени третьего лица (доверенность, оформленная в установленном порядке и документ, удостоверяющий личность);

- документы о государственной регистрации актов гражданского состояния.

1.2. Для юридических лиц:

- заявление или запрос в произвольной форме (на бланке организации с угловым штампом и подписью руководителя);

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование запрашиваемого лица (для получения справки об учебе);

- документ, подтверждающий личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица (доверенность или удостоверение работника отдела кадров, работника Управления социальной защиты населения Российской Федерации или Управления пенсионного фонда Российской Федерации).

1.3. Для физических и юридических лиц, приславших заявление по почте:

1.3.1. Для физических лиц:

- заявление установленного образца (приложение к регламенту);

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование (для получения справки об учебе);

1.3.2. Для юридических лиц:

- запрос установленного образца на бланке организации с угловым штампом и подписью руководителя;

- копия трудовой книжки (для получения справки о трудовом стаже) или копия документа, подтверждающего образование запрашиваемого лица (для получения справки об учебе).

ГАРАНТ:

См. также информационное письмо Департамента здравоохранения г. Москвы от 9 марта 2007 г. N 40-И-134

2. Порядок приема документов у заявителя:

2.1. Прием и регистрация заявлений о подготовке документов осуществляется в день обращения заявителя.

2.2. При приеме документов сотрудник службы "одного окна":

2.2.1. Проверяет правильность оформления заявления, комплектность представляемых заявителем документов, необходимых для выдачи запрашиваемого документа. При обнаружении несоответствий представленных документов запрос не принимается. Сотрудник службы "одного окна" осуществляет возврат комплекта принятых документов. Письменный мотивированный отказ заявителю с указанием причин возврата комплекта документа выдается только по требованию заявителя.

2.2.2. Регистрирует заявление в электронной базе документооборота службы "одного окна". Из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" (далее - электронный журнал) автоматически формируется электронная выписка установленного образца на все документы, заказываемые одним заявителем, с указанием регистрационных номеров запросов. Учет заявлений осуществляется в электронном журнале регистрации и контроля за обращениями заявителей в службу "одного окна" в соответствии с постановлением Правительства Москвы от 14 марта 2006 г. N 168-ПП "О единых требованиях к информационным стендам и к организации ведения учета обращений заявителей в службы "одного окна".

2.2.3. На оригинале заявления о выдаче документов ставит штамп службы "одного окна" ЦОА установленного образца.

2.2.4. Первый экземпляр выписки из электронного журнала заверяет своей подписью и выдает на руки заявителю после регистрации заявления. Второй экземпляр выписки заверяет своей подписью после подписи заявителя, подшивает к заявлению и оставляет в службе "одного окна".

2.2.5. По требованию заявителя оказывает необходимые консультационные услуги по разъяснению порядка приема и выдачи документов службой "одного окна".

2.3. Заявитель может быть ознакомлен с нормативными документами, регламентирующими работу данной службы в режиме "одного окна".

3. Порядок оформления заявлений, полученных по почте:

3.1. Письменный запрос, полученный по почте, регистрируется в день поступления корреспонденции.

3.2. Сотрудник службы "одного окна" регистрирует заявление в электронной базе документооборота службы "одного окна", проверяет правильность оформления заявления установленного образца, комплектность представляемых заявителем документов. При оформлении запроса, полученного по почте, выписка из электронного журнала на бумажном носителе не формируется.

3.3. На оригинале заявления о выдаче документов ставится штамп службы "одного окна" ЦОА установленного образца.

3.4. При обнаружении несоответствий представленных документов сотрудник службы "одного окна" передает запрос в отдел оформления документов для составления письменного мотивированного отказа заявителю с указанием причин возврата комплекта документов.

4. Причины и порядок отказа заявителю в приеме заявления на выдачу требуемого документа:

4.1. Обращение заявителя о выдаче документов, оформление которых не осуществляется ЦОА.

4.2. Наличие у заявителя неполного комплекта документов, определенных настоящим регламентом подготовки запрашиваемого документа.

4.3. Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов.

4.4. Отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности в случае подачи заявки на оформление запрашиваемого документа, подлежащего выдаче третьему лицу.

4.5. Обращение заявителя с требованием о выдаче документов, не соответствующих профилю или направлению деятельности ЦОА, а также отсутствие в базе данных ЦОА запрашиваемых документов.

4.6. По требованию заявителя отказ в приеме документов должен быть оформлен в письменном виде.

4.7. Отказ в приеме документов в службе "одного окна" может быть обжалован у руководителя службы "одного окна", у директора ЦОА, в Департаменте здравоохранения города Москвы или суде.

III. Порядок работы службы "одного окна" при подготовке запрашиваемого документа для заявителя

1. Служба "одного окна" осуществляет передачу обращений заявителей и прилагаемых комплектов документов на бумажных носителях (оригиналах) в соответствующие структурные подразделения (архивохранилища ЦОА).

Срок передачи документов на исполнение - 2 рабочих дня.

2. Специалисты архивохранилищ обрабатывают запрос, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Формируют документы по запросу, на основании материалов, находящихся на хранении в ЦОА.

Срок работы с архивными документами в архивохранилищах - 13 рабочих дней.

3. Сотрудники архивохранилищ передают сформированный пакет документов в отдел подготовки и оформления архивных справок.

Срок передачи документов - 2 рабочих дня.

4. Работники отдела подготовки и оформления архивных справок осуществляют оформление документа на бумажном носителе на бланках установленного образца.

Срок оформления - 10 рабочих дней.

5. Директор ЦОА подписывает готовые документы и передает специалисту службы "одного окна".

Срок подписания - 2 рабочих дня.

6. Работник службы "одного окна" делает отметку о дате фактической готовности документов в электронной базе документооборота с указанием исполнителя и результативности ответа.

Срок регистрации ответа и информирование заявителя - 1 рабочий день.

7. Ответственность за своевременную подготовку и выдачу в режиме "одного окна":

7.1. Ответственность за соблюдение общего срока подготовки запрашиваемого документа возлагается на специалистов службы "одного окна" ЦОА, директора ЦОА и руководителя службы "одного окна".

7.2. За нарушения при подготовке и выдаче документов виновные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Порядок работы службы "одного окна" при выдаче запрашиваемого документа заявителю

1. Порядок выдачи запрашиваемого документа:

1.1. Запрашиваемый документ, выдаваемый в режиме "одного окна", оформляется на бланке ЦОА за подписью руководителя.

1.2. Выдача запрашиваемого документа или мотивированного отказа производится заявителю:

1.2.1. Физическому лицу - при наличии документа, удостоверяющего личность либо представителю заявителя при наличии оформленной в установленном порядке доверенности на право получения документа и документа удостоверяющего личность.

1.2.2. Представителю юридического лица - при наличии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица.

1.2.3. Физическому и юридическому лицу, приславшему запрос по почте, документ отправляется по почте.

1.3. При выдаче запрашиваемого пакета документов либо мотивированного отказа сотрудники службы "одного окна" обязаны:

1.3.1. Выдать запрашиваемый документ или мотивированный отказ в установленные сроки.

Заявитель подтверждает получение документов личной подписью с расшифровкой в соответствующей графе второго экземпляра выписки из электронного журнала. В случае отправки по почте, сотрудник службы "одного окна" обязан поставить штамп установленного образца на подлиннике заявления.

1.3.2. Ввести информацию о выдаче документа или мотивированного отказа заявителю в электронную базу документооборота службы "одного окна".

2. Причинами мотивированного отказа в выдаче запрашиваемого заявителем документа является:

2.1. Представление заявителем неправильно оформленных документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа.

2.2. Отсутствие права у заявителя на запрашиваемый им документ.

2.3. Невозможность подготовки запрашиваемого документа в силу обстоятельств, ранее не известных при приеме документов.

2.4. Требование заявителя выдать документ в срок меньший, чем установлено для данного вида документа в Едином реестре документов.

2.5. Отказ в выдаче запрашиваемого документа заявителю должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для получения запрашиваемого документа.

2.6. Отказ в выдаче запрашиваемого документа может быть обжалован у руководителя службы "одного окна", у директора ЦОА, в Департаменте здравоохранения города Москвы или суде.

3. Порядок извещения заявителя о готовности документа:

3.1. Отметка о сроке выдачи заявителю запрашиваемого документа указывается специалистом службы "одного окна" на выписке из электронного журнала, выдаваемой заявителю при приеме запроса о выдаче требуемого документа в режиме "одного окна", и на заявлении, передаваемом в структурное подразделение.

3.2. При обращении заявителя по телефону в справочную службу "одного окна" предоставляется информация о досрочной готовности конечного документа. Телефон справочной службы указан в выписке из электронного журнала, выдаваемой заявителю.

3.3. Ответы на запросы, полученные по почте, отправляются в день фактической готовности документа, но не позднее 30 рабочих дней. При обращении заявителя по телефону в справочную службу "одного окна" предоставляется информация о дате отправки и результативности документов.

V. Хранение документов

1. Невостребованный документ или мотивированный отказ хранится в службе "одного окна" и может быть получен заявителем в течение года с момента поступления запроса. Затем передается в установленном порядке в архив держателя "одного окна" (ЦОА).

2. Срок хранения в ЦОА документов, полученных от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, иных документов по исполненным заявлениям и невостребованных запрашиваемых документов пять лет с момента поступления запроса.

Основанием является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г.

3. По истечении пяти лет указанные документы считаются недействительными и подлежат уничтожению в установленном порядке.