Вопрос: Какой установлен порядок списания и уничтожения архивной медицинской документации по истечении сроков ее хранения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Какой установлен порядок списания и уничтожения архивной медицинской документации по истечении сроков ее хранения?

Прежде всего необходимо отметить, что какой-либо единый нормативно-правовой документ, содержащий понятие и перечень видов медицинской документации, отсутствует. Исходя из анализа законодательства в сфере здравоохранения можно сделать вывод о том, что к медицинской документации относятся: медицинская карта пациента, получающего амбулаторную помощь, медицинская карта стационарного больного, медицинская карта студента ВУЗа, медицинская карта ребенка, различного рода медицинские справки, выписки из амбулаторной медицинской карты и т.д.

Тем не менее следует обратить внимание, что приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 г. N 1030 "Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения" был утвержден Перечень форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения с указанием сроков ее хранения. Приказом Минздрава СССР от 5 октября 1988 г. N 750 упомянутый выше документ признан утратившим силу, однако, поскольку впоследствии Минздравом РФ в него неоднократно были внесены изменения, он фактически продолжает свое действие. Поэтому при ведении медицинской документации можно руководствоваться и данным приказом.

В соответствии со ст. 79 Федерального закона от 21 ноября 2011 года N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации" медицинская организация обязана вести медицинскую документацию в установленном порядке и представлять отчетность по видам, формам, в сроки и в объеме, которые установлены уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, а также обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.

Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Общие требования к комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов определены в ст. 17-26 Закона N 125-ФЗ. Так, согласно ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Подробно же деятельность медицинских архивов регламентируется приказом Минздрава СССР от 30.09.1949 N 718 "О введении в действие Положения о медицинском архиве лечебного учреждения, Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР".

Для определения сроков хранения наиболее часто используемых видов медицинской документации необходимо руководствоваться Перечнем основных учетных документов со сроками их хранения, содержащимся в письме Минздрава России от 07.12.2015 N 13-2/1538. Кроме того, сохраняет свое действие и приказ Минздрава СССР от 30 мая 1974 г. N 493 "О введении в действие "Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения" (далее - Перечень N 493).

С целью организации и проведения отбора документов на хранение и уничтожение проводится экспертиза их научной и практической ценности.

Согласно разд. IV Перечня N 493 под экспертизой ценности документов понимается всестороннее их изучение для определения политического, научного и практического значения в целях отбора на хранение и установления сроков хранения.

Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документальных материалов для хранения и уничтожения во всех организациях системы здравоохранения создаются постоянно действующие экспертные комиссии (не менее трех человек), состав которых утверждается приказом руководителя организации. В состав экспертной комиссии должны входить лица, ответственные за архив учреждения, и квалифицированные специалисты данного учреждения.

В задачи экспертной комиссии входит организация отбора документов на хранение и уничтожение, а именно:

а) отбор документов на постоянное хранение, имеющих научно-историческое значение;

б) отбор на долговременное хранение документов, не утративших оперативно-справочного значения для дальнейшей практической деятельности учреждений;

в) отбор к уничтожению документальных материалов временного срока хранения, утративших практическое значение;

г) участие в разработке номенклатуры дел, описей и методических указаний по делопроизводству.

Описи материалов по учету личного состава так же, как и описи постоянного и долговременного хранения, рассматриваются на заседаниях экспертных комиссий учреждений и представляются на согласование ЭПК архивного органа одновременно с представлением на утверждение описей дел постоянного хранения. После утверждения описей архивным органом учреждению (организации, предприятию) разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям. Уничтожение документальных материалов оформляется актами, которые подписываются председателем, членами экспертной комиссии и утверждаются руководителем учреждения (организации, предприятия).

Акты на уничтожение документальных материалов составляются в одном экземпляре.

Уничтожение документов, для которых в перечне вместе со сроками хранения поставлены отметки "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), необходимо также согласовывать с архивным органом.

Особенно тщательно должна проводиться экспертиза научной и практической ценности основной медицинской документации (карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и т.д.). Эта документация в учреждениях здравоохранения хранится обособленно, составляя большую часть документов медицинского архива.

Экспертная комиссия учреждения с участием ведущих специалистов по истечении сроков хранения, предусмотренных настоящим перечнем, принимает решение об отборе на государственное хранение или выделении к уничтожению после всестороннего изучения этой медицинской документации. В процессе изучения должны учитываться как общие критерии отбора, так и специфические критерии экспертизы ценности медицинской документации. При отборе на государственное хранение карт стационарных и амбулаторных больных, историй болезни и др. документов прежде всего ставится задача сохранить те документы, которые имеют существенное значение для изучения новых эффективных методов диагностики, профилактики, лечения и для изучения истории медицины.

Уничтожение документальных материалов без надлежащего оформления и согласования, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения является незаконным.

Помимо этого, можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) (далее - Правила). Так, согласно п. 2.4.1 Правил по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного (приложение 1), временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

В силу п. 2.4.5 Правил дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1995 г.

Как следует из п. 2.4.7 Правил, дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Отметим, что согласно ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Парасоцкая Елена

Ответ прошел контроль качества

12 января 2017 г.