Новый электронный формат СЗВ-М (Е. Березина, журнал "Налоговый вестник", N 11, ноябрь 2016 г.)

Новый электронный формат СЗВ-М

Е. Березина,

заместитель начальника Управления ПФР г. Томска,

к.ю.н.

Журнал "Налоговый вестник", N 11, ноябрь 2016 г., с. 10-15.

Недавно Пенсионный фонд утвердил новый электронный формат СЗВ-М (распоряжение Правления ПФР от 31.08.2016 N 432р). Он обязателен к применению начиная с отчета за октябрь. Отчет за сентябрь можно сдавать как в новом, так и старом формате. Внимательное изучение нового документа поможет сдать отчет по форме СЗВ-М без ошибок. При этом в новом формате сократилось количество ошибок, из-за которых фонд не примет СЗВ-М.

Правильно прочитать сообщение об ошибках поможет таблица N 7 распоряжения Правления ПФ РФ от 31.08.2016 N 432р "Об утверждении формата данных сведений застрахованных лиц (форма СЗВ-М)" (ранее это было распоряжение Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р). Уметь работать с сообщениями об ошибках очень важно, ведь ответственность за нарушения, связанные с СЗВ-М достаточно серьезная. По закону N 27-ФЗ наказать страхователя Пенсионный фонд должен не только за нарушение срока представления сведений, но и за представление неполных сведений и за представление недостоверных сведений. Размер штрафа за каждое из вышеперечисленных нарушений определяется в отношении каждого застрахованного лица и поэтому при значительной численности организации может вылиться в крупную сумму. Так, за нарушение срока представления СЗВ-М, установленного законом, за каждого работника будет взыскиваться штраф в размере 500 рублей. Соответственно, за подобное нарушение компания численностью 1 000 человек может пострадать на 500 000 рублей. Такой же базовый размер штрафа установлен и за представление недостоверных сведений. Необходимо помнить, что действующие законы не позволяют органам Пенсионного фонда РФ устанавливать какие-либо смягчающие обстоятельства. Поэтому размер штрафа не может быть уменьшен органом ПФР при вынесении решения о привлечении к ответственности. Именно поэтому нужно внимательно относиться к проверке содержания сведений, представляемых страхователем, ведь даже простая описка в имени или фамилии работника - это представление недостоверных сведений, за что и предусмотрено наказание Законом N 27-ФЗ. Поэтому рекомендуем вдумчиво перепроверить сведения о работниках (в том числе на предмет правильности написания). Отдельно следует проверить, чтобы данные работодателя соответствовали паспортным данным и данным анкеты, представленной в ПФР при присвоении страхового номера индивидуального лицевого счета. Выявленные ошибки и описки необходимо исправить, иначе они могут стать основанием для вывода о недостоверности сведений. Учитывая, что период представления отчетности в течение каждого месяца составляет всего несколько рабочих дней, нужно особо внимательно подойти и к соблюдению срока, и к точности заполнения сведений.

Избежать ошибок страхователю поможет применение проверочных программ ПФР А вот правильно прочитать сообщение об ошибках поможет Таблица N 7 распоряжения Правления ПФ РФ от 31.08.2016 N 432р "Об утверждении формата данных сведений застрахованных лиц (форма СЗВ-М)" (ранее это было распоряжение Правления ПФР от 25.02.2016 N 70р).

Недавно появившийся новый документ ПФР принципиально для плательщиков ничего не изменил. Будет ли принят отчет территориальным органом ПФР, зависит от кода допущенной ошибки. Как и ранее при наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодом 50 формируется отрицательный протокол со статусом "Документ не принят". В этом случае в протоколе будет указано: "Требуется повторное предоставление СЗВ-М". Такой отчет не считается принятым. Страхователю необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность.

При наличии в протоколе проверки СЗВ-М ошибок с кодами 30 и 40 формируется положительный протокол со статусом "Документ принят частично". В протоколе будет указано, что требуется повторное предоставление сведений на застрахованное лицо. В этом случае СЗВ-М считается частично принятым. При прочтении протокола необходимо обратить внимание, что данные по застрахованным лицам, в отношении которых в протоколе сформированы ошибки с указанными типами, не будут приняты и учтены на индивидуальных лицевых счетах. Страхователю по этим застрахованным лицам необходимо устранить ошибки и представить на них отчетность.

При отсутствии ошибок СЗВ-М или при наличии в протоколе проверки СЗВ-М предупреждений с кодом 10 или 20 формируется положительный протокол проверки СЗВ-М со статусом "Документ принят" и текстом "Повторное предоставление сведений на застрахованное лицо не требуется". СЗВ-М считается принятым.

Итак, как и раньше, ошибки, которые может выявить проверочная программа фонда, оцениваются по-разному. Каждому недочету программа присваивает соответствующий код от 10 до 50. Именно данный код определит, пропустит Пенсионный фонд ваш отчет или нет. А от этого, соответственно, будет зависеть порядок исправления ошибок в СЗВ-М.

К первой категории относятся так называемые критичные ошибки. Это может быть некорректный формат отчета, некорректная электронная подпись, неверные реквизиты страхователя. Таким ошибкам присваивается код 50.

Неверный формат файла

В отчетах, направляемых в электронной форме по ТКС, фонд сначала проверяет соответствие формату XML, электронную подпись, затем сверяет реквизиты страхователя с данными в ПФР. Если страхователь ошибся в формате либо закончилось действие сертификата электронной подписи, программа присваивает ошибкам код 50. Это значит, что будет сформировано и направлено в адрес плательщика уведомление об отказе в приеме СЗВ-М. В этом случае страхователю необходимо сдать заново отчет с типом "исхд".

К категории критичных ошибок также относится ситуация, когда при предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы "исходная" в тероргане ПФР имеется ранее представленные сведения с типом "исходные" за отчетный период, за который представляются сведения.

Ошибки в реквизитах страхователя (раздел 1 СЗВ-М)

Код 50 присвоит программа и за неверный регистрационный номер в ПФР, а также за неправильное указанный ИНН. Если в отчете неверный КПП - код 30. Поэтому, если ваш территориальный орган ПФР прислал уведомление об отказе, необходимо пересдать отчет с типом "исхд".

Если при заполнении отчета допущены ошибки в данных работников, это будет оцениваться в разных случаях по-разному.

Требование	Какая ошибка возникнет, если его нарушить
Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом	50 - ПФР не примет отчет
Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме
Электронная подпись должна быть корректной
Элемент "Регистрационный номер". Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР
Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР
При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы "исходная" не должно быть ранее представленных сведений с типом "исходные" за отчетный период, за который представляются сведения
Период представления СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 года
Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка
Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве	30 - ПФР примет СЗВ-М частично, сведения на сотрудников с такой ошибкой приняты не будут
Указываются Ф.И.О., содержащиеся в страховом свидетельстве
Статус ИЛС в реестре "Застрахованные лица" на дату проверяемого документа не должен быть равен значению "УПРЗ"
Должен быть указан хотя бы один из элементов "Фамилия" или "Имя"
Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН	20 - предупреждение, ПФР примет СЗВ-М
Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен

Так, например, за ошибки в сведениях о застрахованных лицах проверочная программа ПФР присваивает разные коды: 30 или 40. Если плательщик указал только имя или фамилию сотрудника либо при заполнении формы появились лишние символы: точка в фамилии, два дефиса подряд или дефис после Ф.И.О. и др., протокол ошибок будет направлен плательщику.

Несмотря на то, что ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным (Федеральный закон от 01.05.2016 N 136-ФЗ), с этим реквизитом в СЗВ-М нужно быть внимательным. Если бухгалтер не знает ИНН сотрудника или по каким-либо другим причинам ставят нули в этом реквизите, это неправильно. Проверочная программа не пропустит такой отчет, потому что это поле проверяется по алгоритму правильности формирования ИНН налоговых органов. Такой недостаток в СЗВ-М придется исправить. Поскольку сведения не пройдут только на конкретных сотрудников, необходимо сдать дополняющую СЗВ-М на работников, по которым обнаружены недочеты.

К ошибкам, требующим дополнения, относится и несоответствие Ф.И.О. и СНИЛС. Такая ошибка будет "стоить" 20-30 баллов.

Фонд не примет сведения только на конкретного сотрудника, у которого Ф.И.О. не соответствуют СНИЛС. Это возможно, например, если фонд еще не присвоил работнику СНИЛС, а компания записала чужой номер. Чтобы исправить такие ошибки в СЗВ-М, необходимо подать в орган ПФР дополняющую форму. В нее следует включить только сотрудников, в данных по которым имеются ошибки в СЗВ-М.

Программа фонда пропускает СЗВ-М с кодами ошибок 10-20. По сути это предупреждения. С такими недочетами отчет считается сданным. Например, если компания записала Ф.И.О. латинскими буквами, оставила пустым ИНН, не указано отчество в графе Ф.И.О; в Ф.И.О. использована буква ё; в Ф.И.О. символы - апостроф или кавычки, открывающие и закрывающие скобки, дефис; Ф.И.О. заполнены латинскими буквами; смешаны русские и латинские буквы; в имени или отчестве стоит точка. Таким ошибкам присваивается код 10-20. Они влекут предупреждение от Пенсионного фонда. Чтобы не исправлять СЗВ-М, лучше отследить недочеты до сдачи сведений в фонд. Для этого достаточно проверить СЗВ-М в бесплатной программе CheckPFR на сайте ПФР pfrf.ru. Если в СЗВ-М есть ошибка, программа фонда выдаст сообщение.

Разберемся, как правильно прочитать сообщения об ошибках.

Если вы отправили СЗВ-М без данных работников. Сообщение программы будет выглядеть следующим образом: "<СписокЗЛ/> Debug code: - 1072898031, Строка: 15, Позиция: 14. Согласно DTD и схеме, элемент "{1~1йр://пф.рф/ ВС/СЗВ-М/2016-04-01}СписокЗЛ" не может быть пустым".

Это означает, что в форме СЗВ-М плательщик не указал ни одного "Ф.И.О. и СНИЛС работников". Здесь необходимо учитывать, что, по мнению Пенсионного фонда, отчет по форме СЗВ-М не может быть пустым (см., например, письмо ПФР от 06.05.2016 N 08-22/6356). В СЗВ-М должны быть сведения как минимум на директора.

Допущенная ошибка в ИНН работника приведет к следующему сообщению программы: "Контрольные цифры ИНН должны быть числом, подсчитанным по Алгоритму формирования контрольного числа ИНН". Эта ошибка показывает, что указанный страхователем ИНН сотрудника не соответствует правилам его формирования, установленным приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@. Идентификационный номер состоит из 12 знаков. Первые четыре - это код налоговой, следующие шесть - порядковый номер записи, а два последних - контрольные числа. Эти числа инспекция присваивает по специальному алгоритму. Необходимо указать правильный ИНН. Если поставить случайный набор чисел, программа для проверки СЗВ-М выдаст ошибку. Помните, что на сайте ФНС в сервисе "Узнать ИНН" вы сможете уточнить ИНН своего работника.

Возможно, что будет обнаружена ошибка в имени файла. В таком случае программа выдаст сообщение: "Имя файла ПФР_087-103-127678_087103_СЗВ_М_20160426_ B65D3E0C-387C-408D-9BD2-E2DBBC583FEC. XML не соответствует утвержденному формату". Такое может произойти, потому что иногда программа учета может сохранить отчет в файле с неправильным названием. Верный файл выглядит так: "ПФР_Регистрационный номер_код ПФР_СЗВ-М_Дата формирования файла_ уникальный идентификатор.хт1." На практике встречаются две ошибки в имени файла. Первая - неверное название формы. Например, СЗВ_М вместо СЗВ-М. Вторая - латинские буквы в названии файла. Например, PFR вместо ПФР. Если в файле ошибка, переименуйте его. Запишите заглавными русскими буквами ПФР и СЗВ-М.

Иногда программа учета неправильно записывает в xml-файле дату и время, когда компания формирует отчет СЗВ-М. В этом случае сообщение программы будет таким: "<АФ: ДатаВремя>2016-05-05Т12:00:00 03:00 Debug code: - 1072897535, Строка: 66, Позиция: 44 Ошибка разбора "2016-05-05Т12Ш00 03:00'' как типа данных dateTime. Не удалось проанализировать элемент "{1пИр://пф.рф/АФ}ДатаВремя" со значением "2016-05-05Т12:00:00 03:00". В данном случае в файле разделительная буква Т между датой и временем на кириллице. В файле нужно исправить русскую букву Т на английский аналог.

Сообщение программы "<СНИЛС> Debug code: - 1072897687, Строка: 31, Позиция: 14 "не соответствует шаблону "\d{3}-\d{3}-\d{3}\d{2}|\d{3}-\d{3}-\d{3}-\d{2}". Не удалось проанализировать элемент "{1пИр://пф.рф/ВС/ СЗВ-М/2016-04-01}СНИЛС" со значением "".

Эта ошибка означает, что страхователь не указал СНИЛС сотрудника в СЗВ-М. В отличие от ИНН СНИЛС - это обязательный реквизит. Его необходимо заполнить.

Могут ли оштрафовать при представлении уточняющих СЗВ-М?

На практике страхователи столкнулись с тем, что при сдаче отменяющих или дополняющих СЗВ-М территориальные органы ПФР начали предъявлять штрафы за недостоверные сведения. Ведь само представление дополняющих или отменяющих форм означает, что в первичном отчете была ошибка.

Такая практика сложилась в Нижегородской, Новосибирской, Самарской областях, Краснодарском, Пермском краях. Есть регионы, где за дополняющие и отменяющие сведения не штрафуют: в Архангельской, Кировской, Курской, Свердловской областях, Удмуртии, Ставропольском крае, Москве. Здесь наказывают только тех, кто нарушил сроки представления отчета.

Необходимо помнить, что при привлечении к ответственности за недостоверные сведения индивидуального персонифицированного учета сотрудники Пенсионного фонда должны руководствоваться своей инструкцией, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н. Согласно п. 41 этой Инструкции при выявлении ошибок терорган ПФР должен направить страхователю уведомление. В свою очередь у страхователя есть две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М.

Таким образом, вне зависимости от наличия протокола об ошибках терорган ПФР обязан направить страхователю уведомление об ошибках и дождаться "реакции" страхователя в двухнедельный срок.

Если, получив "отрицательный" протокол, страхователь, исправив ошибку, направил корректирующую форму, а в ответ от Пенсионного фонда получил акт о привлечении к ответственности, как быть?

Если страхователь уложился в срок, установленный инструкцией, штрафа быть не должно.

Следовательно, при получении Акта от ПФР необходимо направить возражения со ссылкой на п. 41 инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития N 987н, и указать на отсутствие оснований для привлечения к ответственности.

Если единственный учредитель является директором, нужно ли сдавать отчет по форме СЗВ-М?

По мнению Пенсионного фонда, отчет по форме СЗВ-М не может быть "нулевым". В нем указываются Ф.И.О., СНИЛС и ИНН каждого застрахованного лица, работающего в организации (в т.ч. по гражданско-правовому договору).

Если руководителем является единственный учредитель, это означает, что он также выполняет трудовую функцию, даже если не оформлен трудовой договор. Об этом сообщил ПРФ в письме от 27.07.2016 N ЛЧ-08-19/10581.

Сведения по форме СЗВ-М на таких работников необходимо представлять независимо от того, начислены ли ему какие-то выплаты в конкретном месяце или нет.

Итак, ПФР настаивает, что СЗВ-М надо представлять в ПФР за каждый месяц, даже если:

- организация фактически не ведет деятельность и не начисляет выплаты работникам (например, они все находятся в отпуске за свой счет);

- в организации есть только руководитель (который является единственным учредителем), трудовой или гражданско-правовой договор с ним не заключался;

- зарплата работникам начислялась, но не выплачивалась (см. письма ПФР от 13.07.2016 N ЛЧ-08-26/9856, от 06.05.2016 N 08-22/6356).

Непредставление отчета по форме СЗВ-М во всех вышеперечисленных ситуациях приведет к ответственности по ст. 17 Закона N 27-ФЗ.

Итак, после того, как сдадите СЗВ-М за сентябрь, открывайте каждый протокол приема. Теперь даже отчеты с критическими ошибками программа отмечает "зеленой галочкой". Но это не значит, что фонд принял форму. Когда получите протокол о приеме СЗВ-М за сентябрь, то увидите "зеленую галочку". Она означает лишь то, что вы направили форму в срок. Но в отчете возможны грубые ошибки, и его надо переделать. Откройте протокол. Лишь после этого можно понять, принял ли фонд СЗВ-М.

Если отчет прошел, то в протоколе зеленым цветом будет написано "Документ принят!". Если отчетность не прошла или прошла частично, то красным цветом будет написано "Документ не принят!" или "Документ принят частично!". В протоколе будут коды результатов проверки. Если в протоколе коды 10 и 20, то все в порядке. Коды 30 и 40 означают, что надо исправить ошибки. Код 50 значит, что ПФР вообще не принял отчет.