Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать (Е. Кожанова, журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2016 г.)

Начальника отдела кадров пригласили в экспертную комиссию: что нужно знать

Е. Кожанова,

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Журнал "Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 11, ноябрь 2016 г., с. 42-47.

Если в организации создается архив, это означает, что очень скоро начальника отдела кадров или директора по персоналу пригласят в экспертную комиссию - специальный совещательный орган при генеральном директоре. Что это за комиссия, каковы ее цели и задачи, на основании каких документов она действует и что, собственно, ждут делопроизводители от главного кадровика компании, рассказывается в этой статье.

Примечание. Подробнее об экспертизе ценности документов читайте в следующем номере.

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (ЭК) в организации создается для проведения экспертизы ценности документов (п. 4.7 Правил работы архивов от 2015 года*(1)). Это совещательный орган при руководителе организации, он создается приказом и действует на основании положения.

Фрагмент документа

Пункт 4.9 Правил работы архивов от 2015 года.

Проще говоря, экспертная комиссия работает в компании для того, чтобы в ней, во-первых, не хранились ненужные документы, а во-вторых, не были случайно уничтожены нужные.

"Центр" правильно организованной ЭК в компании находится в отделе делопроизводства, конкретно - в архиве. Как и всякая комиссия, экспертная имеет председателя, секретаря и несколько других участников.

Состав комиссии

Председателем ЭК обычно назначается топ-менеджер, которому подчиняется отдел делопроизводства, например, административный директор, директор по общим вопросам и т.д. В небольших организациях в ЭК председательствует лично генеральный директор. Секретарем становится работник, ответственный за архив, или руководитель архива. Членами ЭК обычно являются:

- главный кадровик, который отвечает за экспертизу документов по личному составу;

- главный бухгалтер, который отвечает за финансовые документы и документы по налогам;

- главный инженер (строитель, производственник и т.д.), который отвечает за документы по профильной деятельности организации;

- главный безопасник, который следит за соблюдением экономической и информационной безопасности при экспертизе ценности и уничтожении документов в целом.

Примечание. См. статью "Помещение для хранения документов по личному составу" на стр. 29 журнала N 9' 2016.

К сведению. Обратите внимание: в ЭК входят топ-менеджеры по самым важным направлениям деятельности организации. Именно топы, потому что начальник отдела в составе дирекции не имеет достаточных полномочий, а часто и компетенций. Объясним это на примере дирекции по персоналу: если в нее входят отдел учета и движения персонала и отдел труда и заработной платы (ОТиЗ), то в ЭК отправится глава дирекции, потому что начальник отдела учета и движения не может принимать решения за коллегу из ОТиЗ и наоборот.

Главный юрист организации тоже может быть членом комиссии (особенно если в компании большой массив судебной и договорной документации), наблюдая за правовыми аспектами деятельности организации в целом.

Положение об ЭК

Положение об экспертной комиссии разрабатывается делопроизводителями, а члены ЭК знакомятся с ним на стадии согласования.

Обычно данное положение об экспертной комиссии создается на основе примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 N 2 (далее - примерное положение), и упомянутых выше Правил работы архивов от 2015 года. Можно ознакомиться с этими документами заранее, чтобы понять, что потребуется от члена ЭК.

План работы ЭК

В организациях с постоянно действующим архивом или организованной системой хранения документов принято составлять ежегодный план работы экспертной комиссии. Кто утверждает этот план, должно быть написано в Положении об ЭК. Согласно примерному положению это руководство организации (п. 5.2). Однако есть и другой вариант: сама ЭК может утвердить себе план работы на следующий год на последнем в текущем году заседании. В гриф утверждения в этом случае будут помещены регистрационные данные протокола заседания.

С планом, конечно, работать проще: это страховка от того, что во время очередного аврала явится архивариус с сообщением, что начальника отдела кадров ждут на экспертизу ценности документов в какой-нибудь отдел или, что еще интереснее, отдаленный филиал.

Пример. Фрагмент плана работы экспертной комиссии на год

Утвержден

протоколом заседания Экспертной комиссии

от 23.12.2016 N 8

План
работы экспертной комиссии ООО "Олимп"
на 2017 год

N	Наименование мероприятия	Срок проведения	Ответственный
1	Экспертиза ценности документов в ООО "Олимп". Согласование описей документов	01.02.2017-28.02.2017	Председатель ЭК
2	Согласование акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению	15.03.2017-19.03.2017	Председатель ЭК
3	<...>

Председатель ЭК                   Пономарев                В.М. Пономарев

Обратите внимание: в плане не указываются точные даты проведения мероприятий. Члены ЭК являются топ-менеджерами организации и очень занятыми людьми, собрать их в одно время в одном месте непросто. Этим будут заниматься работники архива, а членам ЭК просто нужно иметь в виду, что в указанные периоды им, скорее всего, придется принять участие в заседании.

Что нужно знать члену экспертной комиссии

Член ЭК, ответственный за экспертизу конкретного пласта документов в компании, должен знать особенности и сроки хранения этих документов. Больше от него ничего не требуется, а эти знания не выходят за пределы профессиональной компетенции начальника отдела. Кадровик не обязан знать, сколько хранятся годовые отчеты, за которые отвечает главбух.

Поэтому для эффективной работы в ЭК организации руководитель отдела кадров должен ознакомиться:

1) с обязанностью хранения организацией документов по личному составу независимо от того, есть ли в ней архив (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации");

2) сроками хранения документов по личному составу, установленными Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, далее - Перечень);

К сведению. Обратите внимание: сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для соблюдения. Даже если начальник отдела кадров убежден, что приказы о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска двухлетней давности никому не нужны, уничтожать, а тем более выбрасывать их нельзя. Они хранятся пять лет (ст. 669 Перечня). С другой стороны, если член ЭК считает, что срок хранения "его" документов в компании надо бы продлить относительно установленного Перечнем, то сделать это можно и нужно.

3) Правилами работы архивов от 2015 года. Отметим, что в документе говорится о том, что организация вправе создавать архивы, но к кадровикам это не относится, так как хранить документы по личному составу это обязанность, а не право (п. 4.5-4.13);

4) Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический и подробный документ для всех, кто занимается хранением документов, а не только для архивариусов (раздел 2).

Примечание. См. статью "Сроки хранения документов по личному составу" на стр. 48 журнала N 5' 2016.

ЭК и начальник отдела кадров

Рассмотрим ситуации, когда начальнику отдела кадров (будем называть так главного кадровика организации) придется вспомнить о том, что он является членом экспертной комиссии, и принять участие в архивных делах компании.

Если архив создан только что

Вскоре за созданием архива в организации обычно следует первая в ее истории экспертиза ценности документов. Члены ЭК просматривают документы, накопившиеся за годы существования компании. Начальник отдела кадров отвечает только за документы по личному составу и распределяет их на две категории:

1) те, что будут оформлены на хранение;

2) те, что будут уничтожены.

Возможно, что в результате экспертизы обнаружатся документы, оставшиеся от ликвидированных организаций, притом что компания, проводящая экспертизу ценности, не является их правопреемником. Такие документы могут остаться, например, от прежних владельцев здания, в котором находится офис (склад, архив) организации. Ими должен заняться государственный архив, но не сейчас. Задача-минимум для ЭК - отделить свои документы от чужих и обработать их в первую очередь, а сомнительным наследством можно заняться позднее.

При разработке и ежегодном уточнении номенклатуры дел

Первую в организации номенклатуру дел нужно тщательно проверять в части, за которую несет ответственность член ЭК. Архивариус является специалистом в своем собственном деле, а не в кадровом делопроизводстве. Вполне нормально, что он не понимает назначения части документов, некорректно формулирует заголовки и затрудняется с установлением сроков хранения для дел, не содержащихся в Перечне. А если он сделал это самостоятельно, то за ним нужно проверить и устранить возможные неточности. Они наверняка будут. Это касается не только отдела кадров, а всех подразделений компании. Даже по правилам работы архивов разработкой своей номенклатуры дел занимаются работники подразделения, а архив лишь организовывает эту работу и оказывает посильную помощь. К сожалению, на практике это встречается редко.

Примечание. См. статью "Уничтожение кадровых документов" на стр. 48 журнала N 12' 2015.

Номенклатура дел рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается его протоколом. Но этому предшествует большая работа по выверке проекта номенклатуры, избегать которую нельзя. Ежегодно она уточняется и утверждается заново, в чем члены ЭК тоже принимают участие.

Ежегодная экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов, в сущности, и есть причина создания экспертной комиссии. Обычно она проводится в начале года в соответствии с планом и под руководством архива. Задача начальника отдела кадров - оценить документы по личному составу. Те, которые можно уничтожить, впоследствии будут уничтожены, а остальные внесут в описи и отправят в архив. По результатам экспертизы составляются описи документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также по личному составу. Технически над ними работают сотрудники архива, а над описями дел по личному составу - сотрудники отдела кадров при непосредственном участии своего руководителя. Все описи согласуются на заседании ЭК, а затем утверждаются генеральным директором.

Примечание. См. статью "Взаимодействие отдела кадров с архивом организации" на стр. 64 журнала N 8' 2015.

Фактически участие в ЭК - задача не обременительная. Беспокоить комиссию архив будет всего несколько раз в год, а при должной организации это будет вовсе не беспокойство, а комплекс запланированных заранее мероприятий. Завершим рассказ об участии в экспертной комиссии практической рекомендацией иметь в кабинете комплект рабочей одежды. Подойдет даже самый простой белый халат, главное - защититься от пыли, возраст которой может насчитывать и десятки лет.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526 (здесь и далее - Правила работы архивов от 2015 года).