Кадровые документы: уничтожение по правилам (А.И. Сувернева, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2016 г.)

Кадровые документы: уничтожение по правилам

А.И. Сувернева,

эксперт журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

Журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2016 г., с. 42-50.

Хорошо, если в компании имеется отдел делопроизводства, ну или хотя бы человек, ответственный за это (например офис-менеджер или секретарь): документы с истекшими сроками хранения уничтожаются своевременно и в соответствии с требованиями законодательства. Но как быть, если специалиста, знающего тонкости хранения и уничтожения документов, нет? Придется кадровику самостоятельно заняться уничтожением не нужных больше документов и дел. Как сделать все правильно? Читайте в статье.

Нормативная база

На основании ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.

Сроки хранения кадровых документов, в том числе регламентирующих деятельность кадрового подразделения, определены в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Кроме Закона об архивном деле, при организации хранения документов и их уничтожения (оно является неизбежным итогом хранения документов) необходимо руководствоваться:

- Основными правилами работы архивов организаций (далее - Основные правила), одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.

Что будем уничтожать?

Самое важное, что нужно уяснить кадровику, - уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек. Как определить, когда он истекает? По общему правилу срок хранения документа начинается 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен делопроизводством. Уничтожить документ можно после 1 января года, следующего за тем, когда истек срок его хранения. Например, согласно п. 586 Перечня срок хранения табеля учета рабочего времени составляет 5 лет*(1). Этот срок для табелей за 2015 год пошел с 01.01.2016 и завершится 31.12.2020. Значит, уничтожить табели учета рабочего времени за 2015 год можно будет лишь в 2021 году.

Зная основные сроки хранения кадровых документов, можно сделать вывод, что в 2016 году кадровик может уничтожить документы за 2005 год, если срок их хранения составлял 10 лет. Также в этом году нужно уничтожить документы отдела кадров и документы по личному составу:

- за 2010 год - если срок хранения составлял 5 лет;

- за 2012 год - если срок хранения составлял 3 года;

- за 2014 год - если срок хранения составлял 1 год.

Однако не стоит сразу брать папку с приказами за 2010 год и рвать их, отправляя в мусорную корзину, или "скармливать" шредеру. Истечение срока хранения - всего лишь повод для проведения экспертизы ценности документов. В результате, вполне возможно, они будут сочтены более не нужными. Тогда их можно уничтожить.

Примечание. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В идеале в компании должна быть создана экспертная комиссия, которая ежегодно осуществляет экспертизу ценности документов, отбирает и подготавливает их для постоянного хранения (п. 2.2 Основных правил).

Если в компании есть такая комиссия, то начальник отдела кадров входит в число ее членов. Одна из целей экспертизы ценности - выявить документы с истекшим сроком хранения. Затем, возможно, их стоит просмотреть и определить подлежащие уничтожению. Отметим, что комиссия при проведении экспертизы может продлить срок хранения тех или иных документов, посчитав, что они представляют собой какую-либо научно-историческую ценность или до сих пор имеют практическое значение.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется

/----------------------\/----------------------\/-----------------------\

|Отбор дел постоянного ||Отбор дел с временными||Выделение к уничтожению|

| и временного (свыше  ||   сроками хранения,  ||дел за предыдущие годы,|

| 10 лет) хранения для ||подлежащих хранению в ||сроки хранения которых |

|   передачи в архив   ||     структурных      ||        истекли        |

|                      ||    подразделениях    ||                       |

\----------------------/\----------------------/\-----------------------/

Одновременно с экспертизой документов проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Заседания экспертной комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, а решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

Если же экспертной комиссии в организации нет, начальник отдела кадров самостоятельно и силами подчиненных сотрудников изучает дела, сроки хранения которых истекли. Если принято решение о продлении срока хранения отдельных документов, оно закрепляется в номенклатуре дел. Но ведь и номенклатуры дел может не быть в компании. В данном случае продленные сроки хранения отражаются в распорядительном документе.

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Такое требование введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

К сведению. Если при экспертизе выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт на уничтожение.

Если принято решение об уничтожении документов, составляется акт и в нем перечисляются документы, которые решено уничтожить.

Как проводить экспертизу ценности документов, если в компании нет отдела кадров, а все функции выполняет один специалист - менеджер по персоналу?

Если кадры в компании ведет один специалист, не рекомендуем ему единолично принимать решение об уничтожении документов, поскольку один и тот же документ может оказаться совсем не нужным кадровику и очень нужным, например, бухгалтерии. Поэтому акт о выделении документов к уничтожению нужно согласовать с другими должностными лицами компании, чтобы сохранить принцип коллегиальности в принятии решения. В идеале согласующим лицом должен выступить руководитель юридической службы или юрисконсульт (если нет отдела). Но в таком качестве может выступить и начальник службы безопасности, и главный бухгалтер. Утверждать акт будет руководитель компании.

Составляем акт о выделении документов к уничтожению

Повторим, что документы, не подлежащие хранению в связи с истечением срока хранения, уничтожаются. Для этого составляется специальный акт о выделении к уничтожению документов. Такой акт должен быть составлен вне зависимости от того, кто принимал решение об уничтожении - члены экспертной комиссии или кадровик. Единственное различие - если акт является результатом экспертизы ценности, то он составлен централизованно и представляет собой единый документ для всей организации. Если же акт - плод труда исключительно работников отдела кадров, то и войдут в него документы только этого отдела.

Форма акта о выделении документов к уничтожению унифицирована. Найти ее можно в приложении 4 к Основным правилам. Заметим, что эта форма рассчитана на компании, где делопроизводство - налаженный процесс (проводится экспертиза ценности, составляются описи, имеется номенклатура дел). Если же в вашей компании не все так ладно, кадровый работник может использовать унифицированную форму, проставляя прочерки в некоторых графах, или составить свой собственный акт - на основе унифицированной формы с обязательным включением всей необходимой информации. Полагаем, что такое действие кадровика не должно повлечь за собой никаких санкций, ведь главная функция акта - отразить факт уничтожения документов.

Наибольшая сложность для человека, не подготовленного в области архивного дела, - подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но стоит погрузиться в работу - и с этим тоже нетрудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески подойти к решению вопроса о том, к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Приведем пример такого акта, составленного единолично кадровым работником, на стр. 47.

Индивидуальный предприниматель Кубышкин Игорь Валентинович
(ИП Кубышкин И.В.)

Акт

Утверждаю

от 11.03.2016

N 1

Индивидуальный предприниматель

о выделении

Кубышкин

Кубышкин И.В.

к уничтожению документов, не подлежащих хранению

11.03.2016

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы отдела кадров:

N п/п	Заголовок документов	Крайние даты	Количество	Сроки хранения и номера статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках	22.01.2010- 24.12.2010	41	5 лет, п. "б" ст. 19
2	Приказы о дисциплинарных взысканиях	03.03.2010-07.11.2010	3	5 лет, п. "б" ст. 19
3	Табели учета рабочего времени	01.02.2010- 31.12.2010	18	5 лет, ст. 586
4	Переписка о переводе работников в другие организации	21.05.2012- 19.09.2012	2	3 года, ст. 651
...	...	...	...	...	...

Итого 218 документов за 2010 и 2012 годы.

Менеджер по персоналу

Ковалева 02.03.2016

И.Е. Ковалева

Согласовано. Юрисконсульт

Веденин 09.03.2016

И.П. Веденин

Отметим, что в нашем примере документы считались поштучно. Однако это не принципиально: в качестве единиц измерения могут быть и тома, если документы ежегодно сшивались. Если же хранение производится в обычных папках-регистраторах и файлах, сшивать их для того, чтобы уничтожить, не нужно, и считать следует каждый документ в отдельности.

Уничтожаем документы

Мало провести экспертизу ценности и установить документы, подлежащие уничтожению: необходимо их физически уничтожить. Сделать это надо так, чтобы не осталось ни малейшей возможности их восстановить, - сжечь (чревато проблемами с пожарной службой) или измельчить в шредере (в этом случае надо составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения (пример см. ниже)).

Индивидуальный предприниматель Кубышкин Игорь Валентинович
(ИП Кубышкин И.В.)

16.03.2016

N 2

Акт
об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Мною, менеджером по персоналу И.Е. Ковалевой, в присутствии юрисконсульта И.П. Веденина и секретаря А.Р. Веселовой составлен настоящий акт об уничтожении не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение следующих документов, образовавшихся в деятельности кадровой службы ИП Кубышкина И.В.:

N п/п	Заголовок документов	Крайние даты	Количество	Сроки хранения и номера статей по Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
1	Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках	22.01.2010- 24.12.2010	41	5 лет, п. "б" ст. 19
2	Приказы о дисциплинарных взысканиях	03.03.2010-07.11.2010	3	5 лет, п. "б" ст. 19
3	Табели учета рабочего времени	01.02.2010-31.12.2010	18	5 лет, ст. 586
4	Переписка о переводе работников в другие организации	21.05.2012-19.09.2012	2	3 года, ст. 651

Итого 218 документов за 2010 и 2012 годы.

Указанные документы были уничтожены 16 марта 2016 года в офисном помещении, занимаемом ИП Кубышкиным И.В. и расположенном по адресу г. Вологда, ул. Ленина, д. 31, при помощи шредера.

Менеджер по персоналу

Ковалева, 16.03.2016

И.Е. Ковалева

Юрисконсульт

Веденин, 16.03.2016

И.П. Веденин

Секретарь

Веселова, 16.03.2016

А.Р. Веселова

Изредка организации применяют закапывание и химическую обработку документов. Однако эти способы не слишком эффективны: в первом случае документы достаточно хорошо сохраняются и нет гарантии, что они не попадут в чужие руки, а второй способ достаточно дорогостоящий, так как требуются химические реактивы и специальное оборудование.

К сведению. Шредер (англ. shredder - измельчитель, кромсатель) используется для измельчения бумаги в очень мелкие полоски или крошечные кусочки. Организации и частные лица используют шредеры для уничтожения частных или конфиденциальных документов: счетов, кредитных карт, банковских выписок и других документов, которые могут быть использованы для мошенничества или кражи личных данных. Поэтому никак нельзя выбрасывать ненужные документы на свалку, сдавать в макулатуру или использовать в качестве черновиков.

Кто занимается непосредственным уничтожением документов? Если организация небольшая и объем документов невелик, уничтожить их ответственный сотрудник может самостоятельно - тот же шредер с легкостью справится с парой-тройкой томов дел. Если же объем документов значительный, предназначенные для уничтожения дела лучше передать на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

После этого акт о выделении к уничтожению документов передается на утверждение генеральному директору и регистрируется. Срок хранения этого акта по Перечню - постоянно (ст. 246).

Пару слов об ответственности

Статьей 27 Закона об архивном деле определено, что организации, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Например, в силу ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов возможно привлечение к административной ответственности в виде штрафа в размере до 500 руб. Вы скажете - что это за сумма, легче заплатить, чем организовать делопроизводство на должном уровне. Однако ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрены гораздо большие штрафы. К примеру, неисполнение акционерным обществом, обществом с ограниченной ответственностью обязанности по хранению документов, определенной законодательством об акционерных обществах и об обществах с ограниченной ответственностью, нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 200 000 до 300 000 руб.

То есть организация вряд ли будет оштрафована за отсутствие номенклатуры дел или экспертной комиссии, а вот если раньше времени уничтожены документы (в случае отдела кадров - документы по личному составу) или это уничтожение ничем не подтверждено, штраф вполне возможен.

Подведем итог

Как видим, отсутствие в организации архива или сотрудника, ответственного за делопроизводство, - совсем не повод пренебрегать качественным и выстроенным в соответствии с требованиями законодательства процессом хранения документов, пусть даже и внутри одного структурного подразделения (отдела кадров). Уничтожение документов - неотъемлемая часть этого процесса и очень важно провести данную процедуру правильно. Ведь гораздо удобнее, когда вместо нескольких огромных папок с документами на полке появляется один грамотно составленный акт.

Полагаем, что работа по ведению архива организации по силам любому сотруднику (можно оформить это как совмещение, а можно ввести эту обязанность в должностную инструкцию, например, секретаря). Тогда компания избежит значительных дополнительных трат, поскольку организации, осуществляющие уничтожение документов с истекшими сроками хранения, берут примерно 40 руб. за дело. Отдельно стоит составление акта об уничтожении документов (около 2 000 руб. или 30-40 руб. за позицию в акте).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда срок хранения табелей рабочего времени составляет 75 лет.