Предоставляем отпуск по правилам (Т.В. Шадрина, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г.)

Предоставляем отпуск по правилам

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2016 г., с. 46-55.

Горячая пора для работодателя, когда большинство сотрудников уходят в отпуска, приходится на лето. В преддверии массовых отпусков мы решили рассказать о нюансах предоставления ежегодного отпуска, чтобы было время кому-то изучить, а кому-то освежить в памяти основные моменты предоставления и оформления отдыха работников. Конечно же, мы рассмотрим некоторые интересные ситуации и дадим ответы на актуальные вопросы.

Основные положения Трудового кодекса об отпуске

Согласно ст. 107 ТК РФ отпуск относится к времени отдыха.

То есть в это время работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и он может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ).

Предоставление отпуска регламентировано гл. 19 ТК РФ. В частности, работнику гарантировано предоставление ежегодных отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ).

Напомним, что ежегодный отпуск состоит из ежегодного основного и ежегодных дополнительных отпусков.

Продолжительность отпуска

Статьей 115 ТК РФ гарантирована минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска - 28 календарных дней. Однако для некоторых категорий работников Трудовым кодексом и иными федеральными законами установлена другая минимальная продолжительность основного отпуска. Например, в силу ст. 267 ТК РФ несовершеннолетним работникам предоставляется отпуск не менее 31 календарного дня, причем в удобное для них время. А педагогическим работникам на основании ст. 334 ТК РФ предусмотрен ежегодный основной удлиненный оплачиваемый отпуск продолжительностью от 42 до 56 календарных дней*(1) (в зависимости от занимаемой должности и типа образовательной организации).

Спортсмены и тренеры также имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск: согласно ст. 348.10 ТК РФ им предоставляется ежегодный дополнительный отпуск, продолжительность которого определяется коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами, но должна составлять не менее четырех календарных дней.

Продолжительность отпуска для отдельных категорий работников, установленную законами, приведем в таблице.

Категория работников	Нормативный акт	Продолжительность отпуска
Муниципальные служащие	Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (ст. 21)	30 календарных дней
Сотрудники Следственного комитета	Федеральный закон от 28.12.2010 N 403-Ф3 "О Следственном комитете Российской Федерации" (ст. 25)	30 календарных дней
Гражданские служащие, замещающие высшие и главные должности гражданской службы	Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (ст. 46)	35 календарных дней
Гражданские служащие, замещающие должности гражданской службы иных групп		30 календарных дней
Инвалиды	Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (ст. 23)	30 календарных дней
Граждане, занятые на работах с химическим оружием	Федеральный закон от 07.11.2000 N 136-Ф3 "О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием" (ст. 5)	49-56 календарных дней в зависимости от вида работ
Спасатели	Федеральный закон от 22.08.1995 N 151-ФЗ "Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей" (ст. 28)	30-40 календарных дней

Конечно, это не все категории, которым законодательством установлена увеличенная минимальная продолжительность отпуска, но мы не будем называть все: оставшиеся категории относятся к организациям, финансируемым из бюджетов различного уровня.

Заметим одну особенность: судьям отпуск предоставляется в рабочих днях, его продолжительность варьируется от 30 до 45 дней (ст. 19 Закона РФ от 26.06.1992 N 3132-1 "О статусе судей в Российской Федерации").

Обратите внимание! Для работников, заключивших срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев, оплачиваемые отпуска предоставляются из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ). По этим же правилам в силу ст. 295 ТК РФ рассчитывается продолжительность ежегодного отпуска для работников, заключивших трудовые договоры на сезон.

Поскольку ежегодный отпуск состоит из двух частей (основного и дополнительного отпусков), при определении общей продолжительности отпуска, полагающейся работнику, необходимо суммировать количество дней ежегодного основного отпуска и количество дней ежегодного дополнительного отпуска. Помните, что максимальным пределом продолжительность ежегодного отпуска не ограничена (ст. 120 ТК РФ) и если работнику полагается, например, 42 календарных дня отпуска, то их нужно предоставить.

К сведению. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются. Например, работник уходит в отпуск 25.04.2016 на 21 день. Днем окончания отпуска для него будет 17.05.2016, поскольку 1 и 9 мая являются нерабочими праздничными днями (ст. 112 ТК РФ). То есть на работу ему необходимо явиться 18.05.2016.

Скажем несколько слов о дополнительных ежегодных отпусках. Согласно ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:

- занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- имеющим особый характер работы;

- трудящимся в режиме ненормированного рабочего дня;

- работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

- в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Как можно делить отпуск?

По общему правилу, установленному ст. 125 ТК РФ, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей данного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

В коммерческих структурах отпуск чаще всего делится на две части - по 14 дней. Но если работодателю деление отпуска на части неудобно, он может отказать работнику, ведь в ст. 125 ТК РФ говорится о разделении отпуска именно по соглашению сторон трудовых отношений.

Возможность разделения отпуска и порядок такого деления обычно прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка.

Мы рекомендуем четко регламентировать количество частей, на которые может дробиться отпуск, и их продолжительность. Например, можно установить, что отпуск может делиться только на две части по 14 календарных дней каждая или на три части по 14, 7 и 7 дней соответственно.

Конечно, бывают исключения из правил. Даже если при условии закрепления порядка разделения отпуска в правилах внутреннего трудового распорядка работник и работодатель договорятся о предоставлении, например, одного дня отпуска, необходимо издать приказ о предоставлении такого отпуска и ознакомить с ним работника.

Отпуск надо заработать?

По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Однако по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Отметим, что есть случаи, когда работодатель не может отказать работнику в предоставлении отпуска до истечения шести месяцев работы и обязан предоставить его, даже если сотрудник отработал всего лишь месяц или два (см. схему ниже). Для этого работнику достаточно подать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

/---------------------\    /--------------------------------------------\

| До истечения шести  |    |Женщинам перед отпуском по беременности и   |

| месяцев непрерывной |---|родам или непосредственно после него (ч. 3  |

| работы оплачиваемый |    |ст. 122 ТК РФ)                              |

| отпуск по заявлению |    \--------------------------------------------/

|работника должен быть|

|    предоставлен     |    /--------------------------------------------\

|                     |---|Работникам в возрасте до 18 лет (ч. 3       |

|                     |    |ст. 122 ТК РФ)                              |

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Работникам, усыновившим ребенка (детей) в   |

|                     |---|возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК   |

|                     |    |РФ)                                         |

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Одному из родителей (опекуну, попечителю,   |

|                     |---|приемному родителю), воспитывающему         |

|                     |    |ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет       |

|                     |    |(ст. 262.1 ТК РФ)                           |

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |---|Мужу в период нахождения его жены в отпуске |

|                     |    |по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ)|

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Работнику-донору (Федеральный закон от      |

|                     |---|20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее |

|                     |    |компонентов")                               |

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Ветеранам (Федеральный закон от 12.01.1995  |

|                     |    |N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее - Закон N 5-ФЗ))|

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Чернобыльцам (Закон РФ от 15.05.1991        |

|                     |    |N 1244-1 "О социальной защите граждан,      |

|                     |    |подвергшихся воздействию радиации вследствие|

|                     |    |катастрофы на Чернобыльской АЭС")           |

|                     |    \--------------------------------------------/

|                     |    /--------------------------------------------\

|                     |    |Супругам военнослужащих (Федеральный закон  |

|                     |    |от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе            |

|                     |    |военнослужащих")                            |

\---------------------/    \--------------------------------------------/

Помимо минимального стажа работы кадровым работникам важно уметь считать стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Периоды, подлежащие включению в такой стаж, названы в ч. 1 ст. 121 ТК РФ:

- время фактической работы;

- периоды, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- периоды отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;

- время предоставляемых отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

К сведению. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ, а также время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Продолжительность рабочего дня и рабочей недели при исчислении стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск, значения не имеет. Лица, работающие в режиме неполного рабочего времени, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск на тех же условиях, что и выполняющие аналогичную работу с нормальной продолжительностью рабочего времени.

Почему важен стаж для предоставления отпуска? Такой стаж в большинстве случаев важен при расчете компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении. Если правильно посчитать стаж, может получиться так, что работодатель ничего не должен работнику. Например, Ч. обратился в суд с иском к ООО о взыскании компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении. Свои требования истец мотивировал тем, что за период работы с 07.11.2013 по 16.01.2015 он не использовал 14 дней отпуска, а ООО выплатило ему компенсацию лишь за 10 дней. Отказав Ч. в удовлетворении требований, суд отметил, что за период работы с 07.11.2013 по 06.11.2014 он полностью использовал свой отпуск. Также с 15.09.2014 он реализовал право на предоставление отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 35 дней, гарантированное ему Законом N 5-ФЗ. Поскольку только 14 дней из 35 могут быть включены в стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, использование истцом неоплачиваемого отпуска переносит начало рабочего года с 07.11.2014 на 28.11.2014. При таких обстоятельствах с 28.11.2014 по день увольнения Ч. полагалась компенсация за неиспользованный отпуск в количестве 10 дней, а не 14, как того требует истец (Апелляционное определение Камчатского краевого суда от 18.06.2015 по делу N 33-1007/2015).

Кстати, период, за который предоставляется ежегодный отпуск, указывают и в приказе о предоставлении отпуска.

К сведению. В стаж работы с вредными и (или) опасными условиями труда, дающий право на дополнительный оплачиваемый отпуск, входит только фактически отработанное в таких условиях время (ст. 121 ТК РФ).

Отметим, что согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. С первым годом работы мы разобрались. А вот за второй и последующие годы отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя. Напомним, что очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ).

Порядок предоставления отпуска

Процедура предоставления отпуска достаточно простая. По общему правилу она состоит из двух этапов.

1. Извещение работника о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Законодатель не установил, как это сделать, поэтому полагаем, что работодатель вправе сам определить способ оповещения работника. Например, Роструд в Письме от 30.07.2014 N 1693-6-1 указал несколько способов выполнения данного требования законодательства: это могут быть отдельные извещения, вручаемые работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также ведомство считает допустимым внести изменения в форму Т-7, дополнив ее графами 11 и 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска.

Кроме названных Рострудом способов, полагаем, известить работника об отпуске можно путем издания приказа о предоставлении отпуска не менее чем за две недели до его начала с обязательным ознакомлением с ним работника под подпись.

Нужно ли требовать от работника заявление о предоставлении отпуска?

Заявление работника о предоставлении отпуска требуется лишь в случае переноса отпуска на другой срок, уточнения даты начала отпуска (если в графике отпусков запланирован лишь месяц) или при предоставлении отпуска до истечения шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя. В остальных случаях заявление не требуется.

Отметим, что можно уведомить дистанционного работника о начале отпуска и получить от него подтверждение об уведомлении путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными электронными подписями обеих сторон (ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ).

2. Издание приказа о предоставлении отпуска. В приказе следует указать номер и дату его составления, табельный номер, Ф. И. О., должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, период работы, за который предоставляется отпуск (рабочий год).

Приказ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Работник обратился с заявлением о предоставлении ему отпуска с понедельника по пятницу. Можно ли отказать ему в таком отпуске?

Законодательство ограничивает минимальную продолжительность лишь одной части отпуска при его разделении - 14 дней. Следовательно, оставшийся отпуск можно предоставить как полностью, так и любым другим способом, о котором работник с работодателем пришли к соглашению (хоть по два дня). Однако если работодатель против разделения отпуска на части, то работник не может самостоятельно уйти в отпуск на то время, которое он сам для себя определил.

Дополнительно отметим, что иногда в подобных случаях работодатели автоматически присоединяют два выходных дня к пяти заявленным работником. Такое действие работодателя рассматривается как нарушение договоренности и является неправомерным.

Когда отпуск должен быть продлен или перенесен?

Статьей 124 ТК РФ определены случаи, когда оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен:

- если работник заболел;

- при исполнении работником во время ежегодного отпуска государственных обязанностей (если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы).

Срок, на который будет перенесен отпуск в данных случаях, определяет работодатель с учетом пожеланий работника.

Однако есть случаи, когда работодатель обязан перенести отпуск, причем срок, когда отпуск будет предоставлен, ему придется согласовывать с работником. В частности, срок переноса отпуска нужно согласовывать, когда:

- работнику не были своевременно выплачены отпускные;

- работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

Обратите внимание! В силу ч. 3 ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год, но должен быть использован им не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Чтобы перенести отпуск, необходимо совершить действия, представленные на схеме.

Оформление переноса отпуска

/---------------------\     /-------------------\     /------------------\

|1. Получаем заявление|     |2. Издаем приказ о |     |   3. Оформляем   |

|     работника о     |     |    перенесении    |     | личную карточку  |

| перенесении отпуска |     |    ежегодного     |     |    работника     |

|                     |     |   оплачиваемого   |     |                  |

|                     |     |      отпуска      |     |                  |

|---------------------|     |-------------------|     |------------------|

|     В заявлении     |     |Приказ составляется|     |   Если отпуск    |

| указываются причины |     |  в произвольной   |     |переносится после |

|  переноса отпуска,  |     |   форме. В нем    |     |заполнения личной |

|количество дней, даты|     |отражаются причины |     |     карточки     |

| начала и окончания  |     |перенесения и даты |     |    работника,    |

|отпуска. К заявлению |     |начала и окончания |     |информация требует|

|   нужно приложить   |     |   отпуска. Если   |     |корректировки для |

|    документы, на    |     |    работник не    |     |   правильного    |

|  основании которых  |     |   определился с   |     |     подсчета     |

| отпуск должен быть  |     | датами, в приказе |     | неиспользованных |

|      перенесен      |     | указывается, что  |     |  дней отпуска.   |

|                     |     |новые даты отпуска |     |   Поэтому надо   |

|                     |     |будут определены на|     |указать количество|

|                     |     |     основании     |     |    фактически    |

|                     |     |  дополнительного  |     |  использованных  |

|                     |     |заявления работника|     |   дней отпуска   |

\---------------------/     \-------------------/     \------------------/

Если работник решил продлить отпуск, он продлевается на количество дней больничного листа. Дополнительный приказ при этом издавать не нужно. Просто в табеле учета рабочего времени при продлении отпуска отмечаются дни временной нетрудоспособности (буквенный код "Б", цифровой код "19") и дни, на которые продлевается отпуск (буквенный код "ОТ", цифровой код "09").

Подведем итог

В заключение скажем, что предоставление ежегодного отпуска - это не особо сложная процедура, хотя, конечно, есть свои нюансы. Периодически на страницах журнала мы освещаем темы, касающиеся отпусков, поэтому решить возникшие вопросы вам не составит труда.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466 "О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках".