Работаем с запросами сведений из архива (Н.В. Пластинина, журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2016 г.)

Работаем с запросами сведений из архива

Н.В. Пластинина,

юрист

Журнал "Делопроизводство", N 2, апрель-июнь 2016 г., с. 83-90.

Знаете ли вы, что архивные сведения выдают не только госархивы, но и действующие организации, в том числе коммерческие. О том, как правильно предоставить архивные сведения, мы и поговорим.

Все организации текущую документацию хранят по-разному: в одних - это строго упорядоченный процесс, у других можно наблюдать порой и хаос. Однако большинство организаций ответственно относятся к документам. Ведь многие из них могут когда-нибудь понадобиться, чаще всего - своим же работникам, правда, уже бывшим.

Чем дольше существует организация, тем вероятнее, что бывшие работники обратятся в нее за архивными сведениями. В основном, это связано с назначением пенсии. Однако не только в этих целях запрашиваются справки о стаже, о выполняемой работе, заработной плате и прочих сведениях. Иногда с согласия владельца персональных данных такой запрос осуществляет его нынешний (или потенциальный) работодатель, запрашивающий, например, сведения о продолжительности работы в конкретной должности и т.д. К архивам организаций нередко обращаются и правоохранительные органы.

Независимо от того, от кого поступил запрос, архивные сведения предоставляются в трех вариантах:

- в виде архивных копий,

- в виде архивных выписок,

- в виде архивных справок*(1).

1. Сведения из архива организации готовим по запросу

Архивные сведения всегда предоставляются по запросу адресанта, в котором тот должен ясно и четко определить, какие именно сведения, а иногда и с уточнением - за какой период, его интересуют.

Согласно п. 5.10 "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме. Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:

- наименование юридического лица - автора запроса (для граждан - фамилии, имени, отчества при наличии последнего);

- почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ;

- сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

- личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

- дату.

Обратите внимание: на основании устного запроса сведения из архива предоставляться не обязаны. Во-первых, в большинстве своем они содержат персональные данные, которые не могут в силу ограничений, установленных законом, быть предоставлены третьим лицам. А без письменного запроса не останется сведений о том, кто обращался в организацию за архивными сведениями, содержащими персональные данные. Хотя копия сопроводительного письма о том, кому и в какой форме, какого содержания они были предоставлены, в организации, несомненно, останется. То есть останутся доказательства только распространения персональных данных, но не останется доказательств того, что они распространены с ведома и согласия их владельца (бывшего работника, например). Во-вторых, без запроса сложно определить объем информации, которую нужно предоставить, и, соответственно, решить, в какой форме это сделать - в виде выписки, справки или же архивной копии. В-третьих, наличие запроса, необходимость его обработки упорядочивает работу делопроизводителя, учитывается при нормировании его труда.

Не всегда в самом запросе указывается, в каком виде нужны архивные сведения адресанту. В этом случае делопроизводителю придется самостоятельно определить форму предоставления этих сведений. Для этого можно воспользоваться предлагаемой памяткой.

Пример такого запроса.

Образец N 1. Запрос на предоставление архивных сведений

Директору ПАО "Тополек"

Иванову И.И.

От Орлова Игоря Ивановича,

проживающего по адресу:

413800, г. Балаково, ул. Ленина,

д. 55, кв. 14

тел. 8(905)327-56-59

Заявление

Прошу выдать архивную справку о начислении заработной платы за период работы в ОАО "Тополек" в должности инженера 1 категории за период с 01.02.2009 по 31.12.2009. Сведения необходимы для назначения пенсии.

      10.12.2015                          Орлов                И.И. Орлов

                                         -------

Памятка
по определению формы предоставляемых архивных сведений

наименование	Архивная копия	Архивная выписка	Архивная справка
определение	дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.	документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.	документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен
Ссылка на нормативный акт	п. 173 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)	п. 174 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)	п. 172 "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
	"Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера", утв. Росархивом
	"Основные Правила работы архивов организаций", одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
	Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"
Когда и где применяется	Если документ-оригинал содержит ТОЛЬКО сведения о лице, на которое сделан запрос (например, приказ о приеме на работу 1 работника, приказ о награждении 1 работника). Или если документ-оригинал касается в целом организации без персонализации данных (например копия устава организации).	Если документ-оригинал содержит несколько разно- или одноплановых сведений о разных лицах (например приказ о переводе 10 работников, приказ о премировании работников цеха и т.д.), а сведения запрошены лишь по одному такому факту (или нескольким, но не всем).	На основе архивных данных (как правило, это несколько документов) требуется предоставить систематизированную информацию (например по заработной плате за разные периоды).

2. Архивная копия

Архивную копию сделать проще всего: нужный документ копируется на ксероксе и заверяется.

Порядок изготовления: документ копируется целиком - с пометками, резолюциями, подписями и прочими реквизитами, то есть в точном соответствии с оригиналом хранящегося в архиве документа.

Порядок заверения: каждый лист архивной копии на обороте (даже если копия имеет двусторонний отпечаток) должен иметь проставленный архивный шифр и номер листа единицы хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется круглой печатью (если таковая имеется)* и подписью руководителя организации.

* Напомним, что Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ" внесены изменения в Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", в соответствии с которыми общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе, но не обязаны иметь печать.

Приводить образец архивной копии в статье нет особого смысла, так как создание ксерокопии при современном развитии оргтехники не представляет труда, в отличие от времен, когда ксерокса не было, и все архивные копии делались вручную.

Кстати, и в настоящее время при отсутствии ксерокса использовать такой вариант составления копии не запрещено. Необходимо только помнить непреложное правило ее составления: полное копирование все реквизитов документа-оригинала. В том числе даже незначительных пометок.

3. Архивная выписка

Более сложным по сравнению с архивной копией является составление архивной выписки.

Отличительные особенности архивной выписки:

1) Уже составляется на официальном бланке организации, а не просто копируется на листах А4.

2) Содержание - усеченное. Приводится только часть текста оригинала архивного документа.

3) Приводимая в выписке часть документа должна быть точной (как при копировании), то есть слово в слово, и ограниченной - касаемо только запрашиваемых в запросе сведений. Предоставление большего объема информации, чем требуется, - ошибка.

Правила формирования архивной выписки:

- Начало документа: официальный бланк организации (как правило - логотип, название, реквизиты).

- Название архивного документа, его номер и дата (воспроизводятся полностью).

- Преамбула архивного документа (приводится не всегда, но, как правило, присутствует).

- Извлечение из архивного документа (точное).

- Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски обозначаются многоточием в скобках.

- Если в тексте оригинала имелись помарки, пометки, неразборчиво написанные слова, исправления в приводимой части архивного документа - об этом указывается в архивной выписке: "Так в тексте оригинала", "Так в документе".

Порядок заверения:

- в конце выписки приводится архивный шифр и номер страницы (или нескольких листов) документов-оригиналов;

- выписка заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и круглой печатью (если имеется).

В качестве примера архивной выписки приводим Образец N 2 (архивная выписка из приказа).

Образец N 2. Пример архивной выписки

Публичное акционерное общество
"Тополек"

413840, г. Балаково, ул. Верхний рынок, д. 5
Телефон (8455) 11-22-33; факс (8455) 44-55-66

Архивная выписка

Открытое акционерное общество
"Тополек"
(ОАО "Тополек")

Приказ

15 июля 2008 г

г. Саратов

N 4-к

О переименовании отделов

В соответствии со структурной реорганизацией ОАО "Тополек", осуществляемой в соответствии с Планом реорганизации, утвержденным Приказом N 314-ОДС от 04.05.2008 г.

[...]

Приказываю:

1. Переименовать Отдел информационного обеспечения в Отдел информационных технологий с "01" октября 2008 года.

[...]

Основание:

Приказ N 314-ОДС от 04.05.2008 г.

Приказ N 401-ОДС от 01.07.2008 г. об утверждении штатного расписания

Штатное расписание ОАО "Тополек" с 01.10.2008 г.

Директор

ОАО "Тополек"

подпись

O.H. Смирнов

Основание: ф. 262, оп. 7, д. 15, л. 112.

Верно:

   Делопроизводитель                    Чункина              И.В. Чункина

                                       ---------

10.12.2015

Печать

К сведению: архивную выписку заверяет должностное лицо, на которое распорядительным актом организации (приказом) возложены обязанности по оформлению архивных выписок, справок и архивных копий. Как правило, в тех организациях, где отсутствует отдел делопроизводства, эту функцию чаще всего возлагают на секретаря, секретаря-делопроизводителя.

4. Архивная справка

Пожалуй, это - самый распространенный вид предоставления архивных сведений. Однако именно он является наиболее сложным в исполнении. Архивная справка - не простое копирование документа-оригинала или его части, а предоставление сведений, содержащихся в этом документе в справочно-информационной форме.

Отличительные особенности:

- краткость документа,

- приводится только запрашиваемая информация со ссылкой на источник - архивный документ без приведения извлечений из оригинала,

- в одной архивной справке может предоставляться информация о разных периодах или разных событиях - в зависимости от текста запроса,

- недопустимы: подчистки, помарки, изменения, исправления, а также комментарии, какие-либо выводы исполнителя запроса по существу предоставляемой информации,

- в необходимых случаях допускается цитирование документа-оригинала.

Правила составления:

- На официальном бланке организации

- Указывается номер и дата архивной справки (регистрируется в журнале исходящих документов)

- Указывается номер и дата запроса, на который архивная справка был подготовлена

Текст справки формируется согласно хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

- Если имеются несовпадения данных в архивном документе и запросе (например, не совпадает точная дата рождения лица, сведения о котором запрашиваются), архивная справка составляется на основании архивного документа-оригинала (при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах). Расхождения, несовпадения оговариваются в тексте архивной справки в скобках с указанием: "Так в документе", "Так в тексте оригинала".

Порядок заверения, подписания:

- После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов. Допускается проставление этих сведений сразу после изложения каждого факта события (обычно такой метод используется при предоставлении в одной справке разноплановых сведений).

- Важно: архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется круглой печатью (если имеется).

- Как на всяком исходящем документе проставляются сведения об исполнителе запроса и реквизитах связи с ним.

- Если архивная справка состоит из нескольких листов, они прошиваются, пронумеровываются, скрепляются круглой печатью (при наличии).

Практический пример того, как правильно составить архивную справку, приведен в Образце N 3)

Образец N 3. Пример архивной справки

Публичное акционерное общество "Тополек" (ПАО "Тополек) 413840, г. Балаково, ул. Верхний рынок, д. 5 Телефон (8455) 11-22-33; факс (8455) 44-55-66

Орлову Игорю Ивановичу 413800, г. Балаково, ул. Ленина, д. 55, кв. 14

Архивная справка

21.12.2015 N 344

На N б/н от 10.12.2015

В соответствии с лицевыми счетами по зарплате работников ОАО "Тополек" за февраль-декабрь 2009 г. инженеру 1 категории Орлову Игорю Ивановичу начислено:

февраль 2009 г. - 12898,24 руб.;

март 2009 г. - 12898,24 руб.;

апрель 2009 г. - 13118,02 руб.;

май 2009 г. - 9444,24 руб.;

июнь 2009 г. - 12898,24 руб.;

июль 2009 г. - 12898,24 руб.;

август 2009 г. - 14698,32 руб.;

сентябрь 2009 г. - 12898,24 руб.;

октябрь 2009 г. - 12898,24 руб.;

ноябрь 2009 г. - 12898,24 руб.;

декабрь 2009 г. - 14531,78 руб.

Основание:

Ф. 587, оп. 9, д. 1, л. 144-223.

Директор ПАО "Тополек"

подпись

О.Н. Смирнов

Печать

Исполнитель: Чункина И.В.

(8455) 11-22-33

5. Оформляем предоставление архивных сведений

Итак, ответ на запрос готов. Независимо от того, в каком виде он подготовлен (в виде архивной копии, архивной выписки или архивной справки), при его направлении адресанту (а теперь - адресату) необходимо составить сопроводительное письмо и зарегистрировать его в журнале исходящей корреспонденции по всем правилам делопроизводства (см. ГОСТ Р 6.30-2003 "Требования к оформлению документов"). Один экземпляр вместе с подготовленной архивной копией/выпиской или справкой направляется в адрес инициатора запроса, а второй экземпляр остается храниться в документах организации. Особых трудностей составление такого сопроводительного письма не вызывает. Тем не менее приводим пример данного документа (см. Образец N 4).

Образец N 4. Сопроводительное письмо

Публичное акционерное общество "Тополек" (ПАО "Тополек) 413840, г. Балаково, ул. Верхний рынок, д. 5 Телефон (8455) 11-22-33; факс (8455) 44-55-66

Орлову Игорю Ивановичу 413800, г. Балаково, ул. Ленина, д 55 кв 14

21.12.2015 N 12-12/345

На N б/н от 10.12.2015

В соответствии с Вашим запросом б/н от 10.12.2015 г. направляем Вам архивную справку о начислениях заработной платы инженеру 1 категории Орлову Игорю Ивановичу за период февраль-декабрь 2009 г.

Приложение: архивная справка от 21.12.2015 N 344 на 1 л.

   Директор

   ПАО "Тополек"                      Смирнов                O.H. Смирнов

                                     ----------

Исполнитель: Чункина И.В.

(8455) 11-22-33

Если же запрашиваемых сведений в организации нет или не сохранилось, вместо составления архивных копий/выписок или архивной справки и сопроводительного письма к ним составляется только один документ - ответ об отсутствии запрашиваемой информации. Он должен быть кратким, емким по содержанию, с сообщением причины, по которой сведения предоставить невозможно (архивные документы не сохранились). Ответ подписывается руководителем организации, регистрируется в обычном порядке как исходящая корреспонденция. Проставление печати на подобном документе не предусмотрено. Однако чаще всего это делают для подтверждения полномочий лица-подписанта (см. Образец N 5).

Образец N 5. Ответ об отсутствии запрашиваемых сведений

Публичное акционерное общество "Тополек" (ПАО "Тополек) 413840, г. Балаково, ул. Верхний рынок, д. 5 Телефон (8455) 11-22-33; факс (8455) 44-55-66

Орлову Игорю Ивановичу 413800, г. Балаково, ул. Ленина, д. 55 кв. 14

21.12.2015 N 12-12/345

На N б/н от 10.12.2015

Об отсутствии запрашиваемых сведений

Сообщаем, что в архивных документах ПАО "Тополек" запрашиваемые сведения о заработной плате инженера 1 категории Орлова Игоря Ивановича за период февраль-декабрь 2009 г. не сохранились ввиду пожара в архиве организации в 2014 году.

   Директор

   ПАО "Тополек"                       Смирнов               O.H. Смирнов

                                     -----------

Исполнитель: Чункина И.В.

(8455) 11-22-33

6. Несколько важных процедурных вопросов

И напоследок не лишним будет выяснить ответы на пару актуальных вопросов, которые непременно возникнут при работе с архивом организации и подготовке ответов на запросы.

Вопрос 1: В какие сроки должны предоставляться архивные копии и выписки?

Ответ: В соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.

Вопрос 2: Если архивные сведения, например, о заработной плате бывшего работника запрашивает третье лицо, чей статус определить из запроса не удается, правомерно ли данные сведения предоставить?

Ответ: Архивные и актуальные сведения, содержащие персональные данные, равно как и иные сведения, имеющие ограниченный доступ в силу закона, организация обязана предоставить только самому владельцу сведений (например бывшему работнику), а также правоохранительным и некоторым иным органам (например прокуратуре, суду) по их официальным запросам в соответствии с полномочиями, предоставленными им законом. Иным третьим лицам возможно предоставление сведений открытого доступа (например данных об организации как о юридическом лице), либо сведений ограниченного доступа (например сведений, содержащих персональные данные) с согласия владельца данных.

В некоторых случаях законом или локальным актом организации установлены ограничения на предоставление определенных сведений третьим лицам. В связи с этим целесообразнее в целях исключения риска несанкционированного разглашения информации третьим лицам в организации утвердить регламент исполнения запросов, в соответствии с которым сам запрос будет проходить некую проверку правомерности его исполнения, а затем и ответ на запрос (включая и архивную выписку/справку/копию и сопроводительное письмо к ним) обязан будет быть согласован с соответствующими должностными лицами организации.

Выводы

- Самым простым документом, предоставляемым по запросу из архива, является архивная копия, самым сложным - архивная справка.

- Архивные копии, выписки и справки составляются только на основании документов-подлинников. Если оригинал документа не сохранился, но сохранились его копии, предоставлять ответ на запрос в каком бы то ни было виде (копии, выписки или справки) нельзя как на основании недостоверного, сомнительного источника информации.

- Предоставление ответа на запрос в виде копии, выписки или архивной справки должно быть только в объеме запроса и только в отношении конкретного лица.

- Если сведения, интересующие адресанта, в организации не сохранились, необходимо дать официальный ответ об отсутствии сведений (возможно, с указанием причины несохранности).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Глава 14 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".