Вопрос: Работник направляется в командировку. Какие документы работник может представить для документального подтверждения расходов по проживанию, питанию, проезду, оплачиваемому в безналичном порядке? В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июль 2016 г.)

Работник направляется в командировку. Какие документы работник может представить для документального подтверждения расходов по проживанию, питанию, проезду, оплачиваемому в безналичном порядке? В какие сроки должны выплачиваться суточные при направлении работника в командировку и сдаваться авансовые отчеты?

Документами, подтверждающими расходы по проживанию, питанию, проезду работников, направляемых в служебные командировки, оплаченные в безналичном порядке, являются:

1) документы, свидетельствующие о направлении работников в командировки (приказы о направлении работника (работников) в командировки, командировочные удостоверения) - для подтверждения обоснованности расходов;

2) документы, подтверждающие факт оказания соответствующих услуг:

а) проживание: договор на оказание гостиничных услуг, счет на услуги гостиницы (допустимо наличие акта оказанных услуг), счет-фактура (для правомерности вычета предъявленного гостиницей НДС);

б) проезд: проездные билеты, накладная, содержащая сведения о номере проездного документа, ФИО пассажира, маршруте (рейсе), дате и стоимости билета (последняя может служить основанием для признания расходов при отсутствии оригинала проездного билета (письмо УФНС по г. Москве от 31.08.2007 г. N 20-12/083337);

в) питание: договор на оказание услуг питания, акты, подтверждающие факт оказания услуги общественного питания.

Действующим законодательством не установлены четкие сроки выплаты суточных работникам, направляемым в командировки.

Отчитаться о расходах в командировке работник обязан в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пунктом 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Кроме того, в соответствии с п. 11 названного Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), должны возмещаться работнику.

В соответствии с п. 4.4. Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", июль 2016 г.