Вопрос: Обязательно ли распечатывать, подбирать и подшивать первичные документы, сформированные в электронном виде? (журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г.)

Обязательно ли распечатывать, подбирать и подшивать первичные документы, сформированные в электронном виде?

Л. Семина,

эксперт журнала "Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г., с. 72-73.

Обязанность подбирать и подшивать к соответствующим журналам операций документы, сформированные в электронном виде, законодательством не предусмотрена. Причем учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить свои правила хранения электронных первичных документов и создания копий таких документов.

Обоснование. Согласно п. 14 Инструкции N 157н государственные (муниципальные) учреждения обязаны обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При наличии технической возможности учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах.

Согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-Ф3 "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В соответствии с п. 7 Инструкции N 157н учреждение, сформировавшее электронный документ, обязано изготавливать за свой счет копии этого документа на бумажных носителях по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль по законодательству РФ, суда и прокуратуры. В иных случаях изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде и подписанных электронной подписью с использованием системы электронного документооборота, не требуется (Письмо Минфина РФ от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).

Пунктом 11 Инструкции N 157н предусматривается обязанность подбирать и подшивать первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года), относящиеся к соответствующим журналам операций. Но обязанность подбирать и подшивать к соответствующим журналам операций документы, сформированные в электронном виде, законодательством не предусмотрена. Такой вывод сделан в Письме Минфина РФ от 30.09.2013 N 02-06-10/40454. В нем отмечается, что хранение первичных учетных документов, сформированных в виде электронного документа, подписанных простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, порядка формирования их копий, регистров бухгалтерского учета, с приложением копий электронных документов (реестров), находится в компетенции учреждения и реализуется им согласно его учетной политике.

1 марта 2016 г.