НДФЛ: как не допустить ошибок при сдаче форм? (С. Валова, журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г.)

НДФЛ: как не допустить ошибок при сдаче форм?

С. Валова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2016 г., с. 60-67.

Приближается пора сдачи отчетных форм по НДФЛ. В 2016 году налоговые агенты представляют годовые сведения по форме 2-НДФЛ за 2015 год и квартальный расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. В статье рассмотрены основные нюансы, на которые следует обратить внимание при заполнении данных отчетных форм.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, признаются налоговыми агентами по НДФЛ. В свою очередь, налогоплательщиками считаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица - нерезиденты, получающие доходы от источников, находящихся в РФ (п. 1 ст. 207 НК РФ).

В силу п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговую инспекцию:

- сведения о доходах физических лиц, а также о суммах начисленного и удержанного налога. Сведения подаются не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме 2-НДФЛ и в порядке, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ (далее - Приказ N ММВ-7-11/485@, Порядок N ММВ-7-11/485@);

- расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за I квартал, полугодие, девять месяцев. Расчет представляется не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 1 апреля года, идущего за истекшим налоговым периодом, по форме 6-НДФЛ, форматам и в порядке, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@ (далее - Приказ N ММВ-7-11/450@, Порядок N ММВ-7-11/450@).

Таким образом, налоговым агентам следует представить:

- не позднее 1 апреля 2016 года - сведения по форме 2-НДФЛ за 2015 год;

- не позднее 30 апреля 2016 года - расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. Однако с учетом того, что 30 апреля 2016 года приходится на субботу, срок сдачи указанной формы переносится на ближайший следующий за ним рабочий день, и поэтому ее следует представить не позднее 4 мая 2016 года (Письмо ФНС РФ от 21.12.2015 N БС-4-11/22387@).

Обратите внимание! Расчет по форме 6-НДФЛ по итогам 2015 года не представляется (письма ФНС РФ от 24.11.2015 N БС-4-11/20483@, от 03.12.2015 N БС-3-11/4605@).

Представление отчетности по НДФЛ

Отчетность по НДФЛ (сведения по форме 2-НДФЛ и расчеты по форме 6-НДФЛ) представляется налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи налогового агента или его представителя (п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС РФ от 05.11.2015 N БС-4-11/19263).

Пунктом 3.1.3 Приказа ФНС РФ от 09.11.2010 N ММВ-7-6/535@ "Об утверждении унифицированного формата транспортного контейнера при информационном взаимодействии с приемными комплексами налоговых органов по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи" установлено, что транспортный контейнер может содержать не более 2 500 файлов. При этом размер контейнера не должен превышать 72 мегабайтов, а размер любого файла в нем - 60 мегабайтов. Исходный объем файла, zip-архив которого содержится в контейнере, не может быть больше 1 024 мегабайтов (см. Письмо ФНС РФ от 24.11.2015 N БС-4-11/20483@).

В то же время необходимо отметить, что НК РФ позволяет представлять отчетную форму на бумажном носителе в случае, если количество физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, не превышает 25 человек.

Как отмечается в Письме ФНС РФ от 30.12.2015 N БС-4-11/23300@, с 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны представлять формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета, в отношении сотрудников обособленных подразделений - в налоговый орган по месту учета таких подразделений.

Если у налогового агента несколько обособленных подразделений, то расчет по форме 6-НДФЛ заполняется по каждому обособленному подразделению, независимо от того, что данные обособленные подразделения состоят на учете в одном налоговом органе (см. Письмо ФНС РФ от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@).

Заполнение формы 2-НДФЛ

Как уже было отмечено, сведения по форме 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены Приказом N ММВ-7-11/485@. Дополнительно к данному приказу ФНС утвердила коды видов доходов и вычетов (см. Приказ от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@), которые используются при заполнении формы.

Форма справки состоит из заголовка и пяти разделов. Заполнению подлежат все реквизиты и суммовые показатели формы, если иное не предусмотрено Порядком N ММВ-7-11/485@. При отсутствии значения по суммовым показателям ставится ноль (0).

В Письме от 28.12.2015 N БС-3-11/4997@ чиновники ФНС напомнили, что согласно п. 6 ст. 52 НК РФ сумма налога исчисляется в полных рублях. Таким образом, сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а сумма налога 50 коп. и более округляется до полного рубля. В этой связи в Порядке ММВ-7-11/485@ отсутствует абзац о том, что сумма налога исчисляется в полных рублях.

Ниже приведем основные положения, на которые следует обратить внимание при заполнении разделов сведений по форме 2-НДФЛ.

Заголовочная часть. В ней следует указать тип подаваемых сведений.

Сведения с признаком 1 налоговый агент представляет по каждому физическому лицу в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ. Признак 2 указывается по тем физическим лицам, с доходов которых учреждение не смогло удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Напомним, что информацию о невозможности удержать налог за 2015 год налоговый агент обязан сообщить не позднее 1 марта 2016 года (Письмо ФНС РФ от 19.10.2015 N БС-4-11/18217).

Обратите внимание! В силу разъяснений чиновников по тем физическим лицам, по которым не удержан НДФЛ, налоговый агент представляет сведения по форме 2-НДФЛ дважды - с признаками 1 и 2 (см. письма Минфина РФ от 01.12.2014 N 03-04-06/61283, УФНС по г. Москве от 07.03.2014 N 2015/021334).

Заполнение разд. 1 справки. В данном разделе отражается информация о налоговом агенте. Указываются его реквизиты - ИНН, КПП, приводится сокращенное наименование налогового агента (в случае отсутствия - полное наименование) согласно учредительным документам. Как и ранее, проставляется код ОКТМО.

Если физическое лицо получало доходы от головного подразделения организации, то указываются коды ОКТМО и КПП организации. Если доход физическим лицом получен от обособленного подразделения - коды ОКТМО и КПП обособленного подразделения.

Заполнение разд. 2 справки. В разделе 2 налоговый агент указывает данные о физическом лице - получателе дохода. Такие сведения заполняются на основании документов, подтверждающих личность физического лица. Код вида документа, удостоверяющего личность, приводится в соответствии со справочником "Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика" (приложение 1 к Порядку N ММВ-7-11/485@). Например, паспорт гражданина РФ имеет код 21.

Отметим, что при представлении сведений по форме 2-НДФЛ налоговый орган осуществляет проверку на наличие обязательности заполнения поля "ИНН в Российской Федерации" при указании наличия у физического лица гражданства РФ (643 "Гражданство (код страны)"). Однако при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется (письма от 02.02.2016 N БС-3-11/358@, от 02.02.2016 N БС-3-11/360@, от 27.01.2016 N БС-4-11/1068@).

Автоматической проверке подлежат поля "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Серия и номер документа", "ИФНС (код)", "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом", "Дата рождения" справки 2-НДФЛ (письма ФНС России от 23.11.2015 N 11-2-06/0733@, N БС-4-11/1068@).

Особое внимание следует уделить заполнению поля "Статус налогоплательщика". От статуса налогоплательщика зависит ставка, по которой будут облагаться налогом доходы физического лица. Для лиц, находящихся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (налоговых резидентов), ее размер будет составлять 13% (п. 2 ст. 207 НК РФ). Если физическое лицо является налоговым резидентом, то в данном поле следует указать 1.

Заполнение разд. 3 справки. В этом разделе отражаются сведения о доходах, полученных физическим лицом в течение 2015 года. Виды доходов, облагаемых НДФЛ, указаны в ст. 208 НК РФ, в то же время перечень выплат, с которых данный налог не удерживается, приведен в ст. 217 НК РФ. Обратите внимание, что при заполнении разд. 3 следует использовать коды видов доходов, которые приведены в приложении 1 к Приказу N ММВ-7-11/387@.

Самые распространенные коды доходов:

- 2000 "Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей (кроме выплат гражданско-правового характера)";

- 2012 "Отпускные";

- 2300 "Пособие по временной нетрудоспособности".

Коды вычетов в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ, в силу разъяснений, приведенных в Порядке N ММВ-7-11/485@, проставляются в соответствии со справочником "Коды вычетов" (приложение 2 к Приказу N ММВ-7-11/387@). Самый распространенный код вычетов - 503 "Вычет из суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту" (вычет из суммы материальной помощи до 4 000 руб. в год).

Заполнение разд. 4 справки. В данном разделе отражаются сведения о предоставлении физическому лицу стандартных, социальных, инвестиционных и имущественных налоговых вычетов (ст. 218, 219, 219.1, 220 НК РФ).

Коды вычетов отражаются в соответствии с требованиями справочника "Коды вычетов" (приложение 2 к Приказу N ММВ-7-11/387@). Наиболее распространенными стандартными налоговыми вычетами являются вычеты на детей:

- 114 - "Вычет на первого ребенка";

- 115 - "Вычет на второго ребенка";

- 116 - "Вычет на третьего и каждого последующего ребенка".

При отражении данных об имущественных вычетах следует учитывать Письмо Минфина РФ от 22.08.2014 N 03-04-06/42092, Определение ВС РФ от 13.04.2015 N 307-КГ15-324. В разъяснениях как финансистов, так и высшей судебной инстанции сказано, что работодатель как налоговый агент обязан предоставить налогоплательщику вычет с начала календарного года независимо от того, в каком месяце налогоплательщик получил уведомление налогового органа и представил его совместно с заявлением о получении вычета.

Заполнение разд. 5 справки. В данном разделе справки отражаются общие суммы дохода и НДФЛ по итогам налогового периода по ставке, показанной в заголовке раздела.

Обращаем внимание, что, если налоговый агент начислял физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, разд. 3-5 заполняются для каждой из ставок.

Заполненная справка подписывается в поле "Налоговый агент (подпись)". При этом обратите внимание, что справка печатью учреждения не заверяется. Данное поле в новой форме отсутствует. Дополнительно в поле "Налоговый агент" следует указать цифру:

- 1 - если справку представляет налоговый агент;

- 2 - если справку подает его уполномоченный представитель.

Поле "Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя" заполняется в случае направления справки уполномоченным представителем.

Заполнение формы 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ и порядок его заполнения утверждены Приказом N ММВ-7-11/450@. Как уже было отмечено выше, данную форму налоговый агент представляет по итогам I квартала 2016 года. При заполнении отчетной формы следует руководствоваться Порядком N ММВ-7-11/450@, а также Письмом ФНС РФ от 20.01.2016 N БС-4-11/591@, которым доведены контрольные соотношения показателей форм налоговой и бухгалтерской отчетности.

Расчет по форме 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов. Заполнение титульного листа не вызывает вопросов, поэтому остановимся только на заполнении основных разделов. Однако стоит обратить внимание, что форма расчета сумм НДФЛ заполняется по каждому ОКТМО отдельно. Данное правило закреплено в п. 1.10 Порядка N ММВ-7-11/450@

Заполнение разд. 1 расчета. В данном разделе отражаются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, рассчитанного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления расчета) доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, разд. 1, за исключением строк 060-090, заполняется отдельно для каждой из ставок налога.

При заполнении строк 070 и 080 необходимо обратить внимание на следующие нюансы:

1. По строке 070 отражается общая сумма удержанного налога по организации нарастающим итогом с начала налогового периода (напомним, в данном случае это будут данные за I квартал 2016 года). Строка должна быть равна сумме строк 140 разд. 2. Если сумма по строке 070 больше суммы по строке (строкам) 140 или, наоборот, меньше, то, возможно, завышена (занижена) общая сумма удержанного налога (см. Письмо N БС-4-11/591@).

2. По строке 080 проставляется общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. Обратите внимание, что в случае списания безнадежной задолженности физических лиц с баланса организации данная сумма в форме 6-НДФЛ отражается по строке 020 разд. 1; сумма налога, не удержанная налоговым агентом, - по строке 080 разд. 1 (при этом разд. 2 не заполняется) (см. Письмо N БС-4-11/20483@).

Заполнение разд. 2 расчета. В этом разделе указываются даты и суммы фактически полученных физическими лицами доходов, а также приводятся сведения по удержанному и перечисленному налогу в целом по учреждению. Как разъясняет ФНС в Письме N БС-4-11/23129@, в разд. 2 формы 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период по строкам 100-140 отражаются только те операции, которые относятся к данному отчетному периоду. В рассматриваемом случае имеется в виду, что сведения за 2015 год в названном разделе не приводятся.

Рассмотрим подробнее правила заполнения отдельных строк разд. 2.

Номер строки	Основания для заполнения	Комментарий
100	По данной строке указывается дата фактического получения доходов в соответствии со ст. 223 НК РФ, отраженных по строке 130 (см. письма ФНС РФ от 13.11.2015 N БС-4-11/19829@, N БС-4-11/20483@). В силу норм названной статьи при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход	По доходам, полученным в виде заработной платы (денежного содержания), по строке 100 формы 6-НДФЛ казенные учреждения укажут следующие даты: 31.01.2016, 29.02.2016, 31.03.2016
110	По данной строке проставляется дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате	Следовательно, казенные учреждение по строке 110 укажут даты удержания НДФЛ, совпадающие с датами перечисления заработной платы (денежного содержания) за текущий месяц
120	По данной строке указывается дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. В Письме ФНС РФ от 20.01.2016 N БС-4-11/546@ сказано, что дата отражается в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, не позднее нее должна быть перечислена сумма НДФЛ	В общем случае перечисление налога производится не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода

* * *

Сформулируем основные выводы:

1. В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны не позднее 1 апреля 2016 года представить сведения по форме 2-НДФЛ за 2015 год. Расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 года должен быть представлен не позднее 4 мая 2016 года.

В силу ст. 126 НК РФ за непредставление сведений по форме 2-НДФЛ предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждую непредставленную справку, за непредставление расчета по форме 6-НДФЛ штраф составит 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его подачи.

2. При заполнении расчета по форме 6-НДФЛ следует применять контрольные соотношения, доведенные Письмом N БС-4-11/591@. Нужно учитывать, что представление налоговым агентом налоговому органу документов, предусмотренных НК РФ, содержащих недостоверные сведения, приводит к взысканию штрафа в размере 500 руб. за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения.