Электронная переписка. Техника безопасности (В. Скворцова, журнал "Практический бухгалтерский учет", N 3, март 2016 г.)

Электронная переписка. Техника безопасности

В. Скворцова,

юрист

Журнал "Практический бухгалтерский учет", N 3, март 2016 г., с. 78-80.

Скайп, вибер, электронные письма, переписка в соцсетях - как много вопросов решается именно таким образом! Вряд ли кто-то будет спорить с тем, что электронные сообщения - это современный, удобный, надёжный и широко распространённый способ передачи информации, в том числе и в суды (решение Арбитражного суда г. Москвы от 26-27.01.06 по делу N А40-20963/05-77-181). Обратная сторона удобства - сложность, а порой и невозможность доказать договорённости, достигнутые "электронным" путём. В некоторых случаях суды принимают такие доказательства - при определённых условиях. Формально препятствий для непризнания электронной переписки нет, поскольку:

- договор может быть заключён в том числе и посредством электронной связи, при условии что можно достоверно установить, что документ исходит от конкретного лица (п. 2 ст. 434 ГК РФ);

- перечень доказательств, которые вправе принять суды, является открытым (ч. 2 ст. 64 АПК РФ).

Электронным сообщением согласно статье 2 Федерального закона от 27.07.06 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" признаётся информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронный документ - это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Устанавливая возможность заключить договор путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ), закон устанавливает главное условие: необходима железная возможность установить, что документ исходит именно от контрагента (его представителя).

Примечание. Электронные сообщения - это современно, быстро, удобно, надёжно, и т.д., и т.п. Но у удобства есть и обратная сторона - проблема идентификации. Минимизировать риски можно, или оформив цифровую подпись, или, презрев удобство, использовав для передачи информации "старую добрую" почту.

Вопрос о принадлежности ящика (аккаунта)

В этой связи возникает вопрос практического характера: как решить вопрос с достоверностью, например, при использовании электронной почты? Известно, что сам процесс регистрации, после которого можно пользоваться бесплатной почтой "Яндекс" или "Гугл", занимает пару минут и особой идентификации личности при этом не требуется. На практике в самом договоре, в реквизитах, прописывают и адреса электронной почты - и используют совершенно другие адреса. Скажем, указывается корпоративная почта, а переписка идёт из ящиков менеджеров или секретариата. Итог закономерен: в случае если переписка ведётся с адресов иных, чем указанные в договоре, сторона действует на свой страх и риск и партнёр её никак не связан обязательствами, подтверждёнными данными сообщениями. Ведь считается, что сообщения отправляются с неизвестного, неоговорённого адреса. Так, суд установил, что адрес электронной почты партнёра был указан непосредственно в договоре поставки, в то время как переписка велась с другого адреса. Доверившись данным электронным сообщениям, ответчик действовал исключительно на свой риск, и истец не может быть признан каким-либо образом связанным сообщениями, полученными ответчиком по электронной почте от другой организации. К тому же каких-либо дополнительных письменных соглашений об изменении порядка расчётов, реквизитов, участников соответствующих обязательств заключено не было (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.12.11 по делу N А32-17545/2011).

При правильном подходе недоказанность принадлежности электронного адреса тому или иному субъекту хозяйственных отношений может оказаться полезной. Например, если уведомление контролирующего органа отправлено не на тот адрес, который указывается в реквизитах, то можно смело утверждать, что никакого уведомления никто не получал. В суде контролёрам вряд ли удастся доказать получение проверяемым указанного документа. Имейте это в виду, когда ведёте переписку с партнёрами через "неофициальные" почтовые ящики, аккаунты и т.п.: ничто, кроме совести, не помешает контрагенту заявить, что никаких извещений, уведомлений, претензий он в глаза не видел.

В любом случае, если вы допускаете обмен электронными сообщениями, рекомендуется закрепить это условие в договоре. Например, в такой форме: "Стороны признают юридическую силу электронных документов и переписки, направленных по адресам, указанным в разделе "Реквизиты сторон".

Примечание. Направляя письмо по адресу, указанному в реквизитах, целесообразно дублировать его на официальный ящик, который указывается на сайте контрагента (разумеется, если сайт есть).

Вопрос идентификации отправителя

Хорошо, в договоре прописано, что электронный ящик - официальный. Однако, как правило, к корпоративному ящику имеют доступ многие лица. Как определить, что ключевой документ исходил именно от лица, которое вправе принимать решения? Тем более что письмо отправить может кто угодно. Стопроцентную гарантию может дать лишь электронная подпись под каждым документом. Исходя из этого тезиса, суды часто не принимают неподписанную электронную переписку, хотя против этого есть как минимум два возражения.

Возражение N 1: такое требование не установлено ГК РФ (п. 2 ст. 434 ГК РФ), который является основным документом в области договорного права.

Возражение N 2: перечень допустимых доказательств является открытым (ч. 2 ст. 64 АПК РФ).

Надо сказать, что на практике суды признают электронную переписку, если при согласовании условий сделок лицо действует в пределах своей компетенции. Так, суд указал, что если полномочия лица, согласовывавшего условия, вытекали из обстановки, в которой он действовал (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ), при этом сами услуги в определённый период были оказаны и это не отрицается, то обмен простыми электронными сообщениями является легитимным, даже если отправитель писем не являлся руководителем организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.02.11 N А33-3344/2010).

И всё-таки рассчитывать на понимание арбитров мы бы не советовали. Гораздо разумнее дублировать электронную переписку на бумаге.

Конечно, если речь идёт о внушительных суммах, имеет смысл подумать о привлечении к делу нотариуса. Протоколы осмотра, заверенные нотариусом, суды принимают без вопросов. Впрочем, положительного решения этот протокол не гарантирует, да и стоит это недёшево (от 10 000 руб.). Как альтернативный эконом-вариант можно посоветовать составить акт осмотра с привлечением двух свидетелей, которые должны быть готовы подтвердить в суде наличие в электронном ящике писем, содержащих необходимую информацию, а также заверить своими подписями распечатку.

Впрочем, ни нотариус, ни свидетели не смогут определить подделку, а ведь электронное сообщение так легко подделать. В этом можно убедиться, посмотрев папку "Спам" в вашем ящике: там наверняка есть письма и от вашего банка, и от друзей, и от президентов всех мастей - свергнутых африканских или швейцарского банка. Электронную подделку выявить без специальных знаний вряд ли получится, не говоря уже о том, что в подавляющем большинстве случаев электронные письма предоставляются в суд просто распечатанными на принтере. Для того чтобы внести в них изменения, достаточно элементарного графического редактора. Исключить сомнения в подлинности может только экспертиза, но это и время, и деньги, причём даже если суд назначает экспертизу по собственной инициативе (ч. 1 ст. 82 АПК РФ), придётся всё равно внести энную сумму на его депозит. Разумеется, если дело разрешится в вашу пользу, деньги вернутся (правда, когда это произойдёт, предсказать затруднительно). С другой стороны, если признаков подделки не будет обнаружено, то нельзя исключать, что именно эти электронные письма решат исход дела.

Примечание. При заключении сделок путём обмена электронными документами обязательно продублировать все отправки традиционным, бумажно-почтовым, способом. И, разумеется, ни в коем случае не совершать значимых действий до получения документов-подлинников.

Выводы

Обязательно включайте в договоры условия об обязательной юридической силе документов, переданных по электронной почте. Необходимо также указывать непосредственно в разделе "Реквизиты сторон" правильные адреса электронной почты и именно с них вести переписку. Не будет лишним реанимировать идеи журналов фиксации сообщений (конечно, если позволяет объём переписки), а также ежемесячных актов сверки переданной-полученной корреспонденции (если объём документооборота велик).

Если велика вероятность судебного разбирательства, то, скорее всего, контрагент "пойдёт в отказ", начисто отрицая получение электронной корреспонденции. Следует вспомнить о том, что возможно и допустимо использование иных доказательств, подтверждающих условия, согласованные сторонами в переписке, в том числе совершение конклюдентных действий, свидетельствующих об одобрении условий, согласованных в переписке (отгрузка, предоплата, частичная оплата, деловая переписка, показания свидетелей и т.п.).