Учет хозяйственного инвентаря (С.А. Верещагин, журнал "Бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2015 г.)

Учет хозяйственного инвентаря

С.А. Верещагин,

эксперт по методологии

бухгалтерского учета и налогообложения

Журнал "Бухгалтерский учет", N 10, октябрь 2015 г., с. 41-44.

Как отразить в бухгалтерском учете приобретение комплекта мебели или оборудования? Всегда ли нужно составлять акт о ремонте хозяйственного инвентаря? Когда следует обязательно требовать от увольняемого сотрудника сдать на склад ранее выданное ему оборудование, а когда этим можно пренебречь?

Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете по статье "Материальные расходы" отражается не только стоимость сырья и материалов, но и средств труда с небольшим сроком полезного использования - хозяйственного инвентаря.

К хозяйственному инвентарю можно отнести инструменты (необходимые для производства работ или оказания услуг), недорогую оргтехнику, средства связи, мебель и пр.

Подобные активы, в отличие от сырья или материалов, при их использовании не меняют свои физические свойства и эксплуатируются в течение длительного срока времени. Но для упрощения учета (как бухгалтерского, так и налогового) их стоимость списывается на затраты по производству продукции (выполнению работ, оказанию услуг, хозяйственные расходы) на дату начала использования.

Лимит их стоимости равен 40 тыс. руб. (п. 5 ПБУ 6/01, п. 1 ст. 256 НК РФ). Важный момент: в целях бухгалтерского учета лимит является рекомендательным (организация вправе установить и меньший лимит, при превышении которого средство труда будет учитываться как внеоборотный актив). Для целей налогообложения прибыли граница стоимости в размере 40 тыс. руб. обязательна, налогоплательщик в любом случае должен учитывать инвентарь, приобретенный за меньшую цену, как оборотные средства.

В регистрах бухгалтерского учета средства труда со сроком полезного использования менее 12 месяцев могут учитываться в составе оборотных активов (подп. "б" п. 4 ПБУ 6/01). Аналогичный срок полезного использования установлен и для целей налогообложения (п. 1 ст. 256 НК РФ).

Нужно сказать, что некоторые бухгалтеры пытаются вести скрупулезный учет, например, каждой отвертки, выданной электрику, с отнесением ее стоимости в течение 16 (или 23) месяцев на затраты по ремонту конкретной розетки. На наш взгляд, такой учет не дает никакого реального результата и эффективной экономии.

Раньше на практике обычно применялись три метода (по каждой группе МБП).

По действительно недорогому и недолговечному инвентарю износ при отпуске его в эксплуатацию начислялся в размере 100% стоимости.

По инвентарю, стоимость которого превышала какой-то установленный организацией (или отраслевыми инструкциями) предел, а срок полезного использования был менее года, отпуск его в эксплуатацию сопровождался начислением износа в размере 50% стоимости. Остальные 50% начислялись уже при физическом выбытии этого инвентаря (естественно, документально оформленного).

При начале использования инвентаря со сроком полезного использования более года организация имела право начислять износ по нему аналогично амортизации по объектам основных средств - равными долями в течение срока нормативного использования. И после того, так инвентарь действительно выбывал из организации (терялся, ломался, демонтировался, продавался и пр.), первоначальная стоимость его списывалась со счета 12, и начисленный износ - со счета 13. Насколько хорош был этот метод, сейчас судить трудно. В чем-то проблем было больше, в чем-то - меньше.

С 2002 г. весь недорогой инвентарь (в пределах лимита, утвержденного нормативно-правовыми актами, или самой организацией), и сроком полезного использования до 12 месяцев включительно был лишен права учитываться на отдельном балансовом счете и включен в состав материальных запасов (на отдельном субсчете).

Приобретение инвентаря

Хозяйственный инвентарь чаще всего приобретается по договору купли-продажи, поэтому каких-либо особенностей по сравнению с покупкой иных оборотных активов не имеется.

На основании первичного документа продавца (ф. М-11, ТОРГ-12 и пр.) и подписи материально-ответственного лица организации о получении товара, а также счета-фактуры продавца бухгалтерия примет к учету полученное имущество.

Производятся следующие записи:

Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Инвентарь и хозяйственные принадлежности",

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

отражена стоимость малоценного и быстроизнашивающегося инвентаря;

Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

отражен НДС;

Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",

К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

НДС принят к вычету.

Учет хозяйственного инвентаря, на наш взгляд, целесообразно вести поштучно. Это не должно составлять большого труда, поскольку во всех товарных накладных (или других спецификациях) продавцы указывают количество проданных инструментов (столов, стульев и пр.) именно в штуках, а не в единицах массы или объема.

Отметим, что на практике иногда возникают затруднения при приобретении комплектов какого-либо оборудования или мебели. Допустим, куплен дорогостоящий мебельный гарнитур в кабинет руководителя (стоимостью, например, 350 тыс. руб.), при этом договор заключен на приобретение "набора офисной мебели в количестве 1 (одного) комплекта". В подобных случаях возникает вопрос: как принять мебель к учету - комплектом или отдельными предметами.

При оприходовании гарнитура (набора) в количестве 1 комплекта придется учесть его как объект основных средств организации, со всеми вытекающими последствиями. Дальше могут появиться, к примеру, такие проблемы: необходимо докупить два стула - следует ли считать это модернизацией; как учесть переданные в другой кабинет приставной столик и кресло и т. п.

В сопроводительных документах к такому гарнитуру (набору) продавец (изготовитель) обязательно указывает его состав: стол руководителя - 1 шт., приставной стол для совещаний - 1 шт., книжные шкафы - 2 шт., стулья для посетителей - 8 шт. и пр. Нередко в спецификации указывается и цена каждого предмета.

С нашей точки зрения, целесообразно принять к учету не "набор офисной мебели в составе 1 (одного) комплекта" стоимостью, предположим, 350 тыс. руб., а отдельные предметы: стол за 25 тыс. руб., восемь стульев по 3 тыс. руб. каждый и т.д. В учете будет отражено не одно основное средство неясной комплектности, а конкретные виды мебели. В зависимости от стоимости они могут быть оприходованы как инвентарь или как основные средства.

При приобретении инвентаря за наличный расчет нередко деньги выдаются сотруднику организации под отчет, что в учете оформляется записью по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".

Следует отметить, что порядок принятия к учету приобретенного инвентаря зависит от того, от чьего имени он приобретается.

Если сотрудник организации предъявляет при покупке товара доверенность, выписанную на его имя, то товар продается не физическому лицу, а организации. Продавец в этом случае, кроме кассового чека и сопроводительных документов, обязан выдать покупателю (организации) и счет-фактуру.

Поступление активов в организацию оформляется учетными записями:

Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Инвентарь и хозяйственные принадлежности",

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

оприходован приобретенный инвентарь;

Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

отражена сумма НДС в стоимости приобретенного имущества;

Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",

К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

НДС в стоимости приобретенного имущества принят к вычету.

Если сотрудник приобрел инвентарь, не имея на руках доверенности, то торговая организация не обязана выдавать ему вместе с кассовым чеком счет-фактуру (п. 7 ст. 168 НК РФ). В этом случае все зависит от того, выделен ли НДС в кассовом чеке, поскольку продавец не обязан указывать в чеке сумму налога (п. 6 ст. 168 НК РФ).

При наличии чека с выделенной в нем суммой налога организация имеет право принять ее к вычету. Ведь вычет производится не только на основании счета-фактуры, но и иных документов, подтверждающих уплату НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ, постановление Президиума ВАС РФ от 13.05.08 N 17718/07). Если же в чеке НДС не выделен, то сумма налога включается в стоимость приобретенного инвентаря.

Использование хозяйственного инвентаря

Поступивший инвентарь до передачи его непосредственно работникам, которые и будут его использовать (применять), должен где-то храниться.

На практике в организации с хорошо налаженной системой "внутреннего обеспечения", как правило назначается сотрудник, отвечающий за инвентарь, его сохранность, своевременную замену, ремонт, списание и пр.

Выдача инвентаря конкретному сотруднику должна быть оформлена соответствующим первичным документом. Форма документа разрабатывается организацией и фиксируется в учетной политике. За образец, на наш взгляд, можно взять карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. МБ-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а).

Получивший инструмент (инвентарь) сотрудник подтверждает этот факт своей подписью, после чего становится ответственным за его эксплуатацию и сохранность.

Когда сведения о первой выдаче инвентаря в эксплуатацию поступят в бухгалтерию, то последняя спишет его стоимость на затраты. Это отражается записью по дебету счета учета затрат (23, 25, 26, 44) и кредиту счета 10, субсчет "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Подчеркнем: при отпуске инвентаря в эксплуатацию списывается только его стоимость. Сами же активы никуда не исчезают и продолжают использоваться вплоть до их физического износа. При этом фактический срок их эксплуатации может быть как меньше установленного (при поломке, потере и пр.), так и существенно больше.

Выданный сотруднику в пользование инвентарь в зависимости от его ценности (стоимости) и других свойств может быть как подлежащим обязательному возврату, так и безвозвратным. Например, настольный канцелярский набор стоимостью 300-600 руб. выдается офисному сотруднику при начале его работы, а затем, допустим, раз в год. Все входящие в его состав принадлежности (степлеры, ножницы, линейки и пр.) часто теряются, ломаются и т.д. Поэтому далеко не каждый руководитель организации требует от увольняющегося сотрудника сдать назад на склад когда-то полученные канцелярские принадлежности. Однако если сотрудник при увольнении не может ответить, куда делись компьютер или офисная мебель, целесообразно требовать возмещения нанесенного организации ущерба.

Возврат исправного инвентаря завхозу (кладовщику, офис-менеджеру) подтверждается его подписью в учетной карточке. Последующее движение сданного имущества в регистрах бухгалтерского учета уже не отражается.

В случае поломки инвентаря или инструмента сам работник не имеет права его выбросить и потребовать новый (исключая лишь что-то совсем недорогое, например, пластмассовую линейку), а должен сдать его обратно. Оформление возврата оформляется соответствующим первичным учетным документом, в качестве образца которого можно рекомендовать акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов по ф. МБ-4.

Если ремонт поломанного инвентаря обойдется дешевле, чем приобретение нового, целесообразно произвести ремонт. Затраты на проведение ремонта (как силами организации, так и с привлечением сторонних специалистов) учитываются в составе расходов организации.

Зачастую мелкий ремонт, выполненный силами работников, не оформляется первичными документами. Например, на закрепление расшатавшейся петли в дверце шкафа уйдет гораздо меньше времени, чем на оформление акта выполненных работ по этому поводу.

В случае когда для ремонта приглашаются специалисты со стороны, акт выполненных работ с подписями двух сторон должен быть оформлен в обязательном порядке.

Бухгалтерия эти затраты отнесет на расходы, произведя записи:

Д-т сч. учета затрат,

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

отражены расходы на оплату исполнителю стоимости ремонтных работ;

Д-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям",

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

отражен НДС в стоимости ремонтных работ;

Д-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС",

К-т сч. 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

НДС в стоимости ремонтных работ принят к вычету.

Если инвентарь ремонту не подлежит, то его целесообразнее утилизировать (оставив пригодные к использованию детали), чтобы он не занимал место в офисе или на складе. Утилизацию следует оформить первичным документом. За образец такового можно взять акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. МБ-8). Акт составляется комиссией в одном экземпляре. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика представляется в бухгалтерию.

Пригодный к использованию, но ставший ненужным инвентарь можно продать как другой организации, так и своим сотрудникам или иным физическим лицам. Важная деталь: любая цена, по которой такое имущество согласятся купить, должна быть признана рыночной, поскольку вряд ли где-то можно найти информацию о средней стоимости бывшей в употреблении мебели или старого электроинструмента и пр.

Стоимость продаваемого инвентаря (как в регистрах бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения прибыли) равна нулю. Следовательно, вся сумма, по которой его удалось продать, признается прочими доходами в бухгалтерском учете и доходами от реализации для целей налогообложения.

Продажу инвентаря, на наш взгляд, целесообразно оформлять накладной на отпуск материалов на сторону по ф. М-15. Этот документ послужит основанием и для списания проданного инвентаря из-под отчета соответствующего материально ответственного лица. Продажа инвентаря отражается записями:

Д-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками",

К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие доходы"

отражена продажа инвентаря;

Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсч. "Прочие расходы",

Кт сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсч. "Расчеты по НДС"

начислен НДС по проданному инвентарю.

Литература

1. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая: [принят Государственной Думой 5 августа 2000 г., N 117-ФЗ, с изменениями и дополнениями].

2. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 31 октября 2000 г. N 94н.

3. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2001 г. N 26н.