Комментарий к письму Минфина России от 15 января 2016 г. N 03-03-07/803 (С.В. Львовский, журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2016 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 15 января 2016 г. N 03-03-07/803

С.В. Львовский,

налоговый консультант

Журнал "Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2016 г., с. 4-5.

В данном письме Минфин России разъяснил, что в составе расходов на командировки можно учесть затраты на аренду квартиры. Даже в случае, когда работник не представил копии документов, подтверждающих право собственности арендодателя на сдаваемое помещение.

Учет командировочных расходов

Статья 264 Налогового кодекса РФ содержит перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываемых при налогообложении прибыли. Среди них расходы на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в состав которых входят расходы на наем жилого помещения.

Командировочные расходы учитываются в составе прочих расходов в сумме фактических затрат, порядок и размер возмещения которых определены организацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это может быть и полная сумма фактических затрат, если в Положении о командировках записано, что расходы возмещаются в размере, фактически произведенном и документально подтвержденном, что согласуется с требованиями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ об обоснованности и документальном подтверждении затрат.

Документы, подтверждающие расходы на проживание

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).

Экономическая направленность затрат на командировку подтверждается приказом по организации, в котором указано место командирования, сроки командировки, служебное задание и цель командировки. То есть из содержания приказа следует, что работник отправляется в командировку для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (в производственных целях).

Таким образом, наличие самого приказа является документальным подтверждением понесенных расходов. Но одного приказа, разумеется, недостаточно. Так, для подтверждения расходов по найму помещения нужны документы, подтверждающие факт пребывания в нем данного работника. Такими документами могут быть, например, проездные документы (по ним можно установить населенный пункт - место пребывания), договор аренды жилого помещения, в котором указаны реквизиты сторон договора, вид помещения, адрес местонахождения, срок аренды и ее стоимость.

Документы (или их копии), подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую в аренду квартиру, для обоснования затрат, по мнению Минфина, не нужны.

Обязанность проверки производственной направленности, экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308). Если при наличии приказа работодателя командированный работник представит проездные билеты и договор об аренде помещения на период командировки, полагаем, что командировочные расходы по найму жилья будут соответствовать требованиям Налогового кодекса РФ, и их можно будет учесть в составе прочих расходов.

Если в квартире никто не живет

Учитывать можно расходы по аренде квартиры только за период фактического проживания командированного работника. Расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось, не могут быть признаны в целях налогообложения прибыли (письма Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58). Об этом же говорят и специалисты УФНС России по г. Москве в письме от 16.04.2010 N 16-15/040653@.

Свет, газ, вода...

При аренде квартиры работнику часто приходится платить не только за проживание. Он несет и дополнительные расходы. Например, это может быть оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода), которая производится на основании отдельных квитанций. Работодатель впоследствии возмещает сотруднику такие затраты и учитывает их в составе прочих расходов. Минфин России считает это правомерным при условии, что расходы соответствуют критериям статьи 252 Налогового кодекса РФ (письмо от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).