Новые правила хранения электронных документов (Н.А. Варт, журнал "Зарплата", N 12, декабрь 2015 г.)

Новые правила хранения электронных документов

Н.А. Варт,

специалист по трудовому праву

Журнал "Зарплата", N 12, декабрь 2015 г., с. 94-99.

Из этой статьи вы узнаете:

- сколько лет нужно хранить документы;

- в каком виде хранить документы;

- как передать документы на хранение в архив;

- как получить копии документов из архива;

- как уничтожить документы.

Осенью 2015 года вступили в силу новые Правила хранения, комплектования, учета и использования документов, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила хранения документов).

Мы подскажем, что изменилось в работе бухгалтера.

Какие документы сколько хранить

В процессе деятельности компании оформляется масса документов. Их нужно хранить в течение установленных сроков (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ).

Но бывает так, что в разных нормативных актах указаны разные сроки хранения одних и тех же документов. Например, нормативные акты предписывают хранить расчет по форме РСВ-1 ПФР:

- в течение 6 лет - пункт 6 части 2 статьи 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ);

- 75 лет (в части индивидуальных сведений) - статья 905 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень).

Для вашего удобства мы подготовили таблицу (см. ниже). В ней приведен перечень документов, наиболее часто встречающихся в работе бухгалтера, и максимальные сроки их хранения.

Таблица

Сроки хранения некоторых документов компании

Документ	Срок хранения	Основание
Страховые взносы
Отчетность по форме РСВ-1 ПФР	Годовая - 75 лет Квартальная - 6 лет	- Пункт 905 Перечня - Пункт 6 части 2 статьи 28 Закона N 212-ФЗ
Формы СЗВ-1, СЗВ-З, СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, СЗВ-6-4, утвержденные постановлением Правления ПФР N 192п	75 лет	Пункт 905 Перечня
Отчетность по форме 4-ФСС	Годовая - постоянно Квартальная - 6 лет	- Пункт 390 Перечня - Пункт 6 части 2 статьи 28 Закона N 212-ФЗ
Платежные поручения на перечисление страховых взносов	6 лет	Пункт 6 части 2 статьи 28 Закона N 212-ФЗ
Документы, используемые для начисления и уплаты взносов в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС
Расчет пособий
Больничные листы	6 лет (пособия уменьшают сумму взносов в ФСС РФ)	Пункт 6 части 2 статьи 28 Закона N 212-ФЗ
Сведения о зарплате и иных выплатах, полученные из ПФР в целях расчета пособия
Справки о сумме заработка у предыдущих работодателей, на основании которых рассчитано пособие
Материалы по расследованию несчастного случая на производстве	75 лет	Пункт 632 Перечня
НДФЛ
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов	5 лет	- Пункт 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ - Пункт 394 Перечня - Пункт 396 Перечня - Пункт 362 Перечня
Данные бухгалтерского и налогового учета
Налоговые карточки
Сведения о доходах по форме 2-НДФЛ
Авансовый отчет
Трудовые отношения
Трудовые договоры	75 лет	Пункт 657 Перечня
Приказы по личному составу	75 лет	Пункт 19 Перечня
Табели учета рабочего времени	5 лет	Пункт 586 Перечня
Табели учета рабочего времени при вредных или опасных условиях труда	75 лет

Что будет, если не соблюдать сроки хранения документов

Хранение документов должен организовать руководитель компании (п. 2 информации Минфина России N ПЗ-13/2015). Он вправе назначить работника компании ответственным за хранение документов.

За нарушение правил и сроков хранения документов предусмотрен штраф для должностных лиц в размере от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Размер административного штрафа будет больше, если в результате такого нарушения:

- были занижены суммы начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% из-за искажения данных бухучета;

- в бухгалтерской отчетности искажена любая статья (строка) формы не менее чем на 10%.

В этом случае размер штрафа для должностного лица составит от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

В бумажном или электронном виде хранить документы

Если документы составлены в электронном виде, их можно хранить в электронном виде. Распечатывать на бумаге и хранить документы в таком виде не нужно (письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202).

Какой бы способ вы ни выбрали, нужно руководствоваться новыми Правилами хранения документов.

Где хранить документы

Способ хранения документов зависит от установленного срока хранения.

По срокам хранения различают три типа документов:

- временного срока хранения (до 10 лет включительно);

- временного срока хранения (свыше 10 лет);

- постоянного срока хранения.

Документы первого типа хранятся в бухгалтерии (п. 2.3 и 4.2 Правил хранения документов).

Чтобы обеспечить сохранность документов второго и третьего типа, компания вправе:

- создать собственный архив (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 1.4 Правил хранения документов);

- воспользоваться услугами профессионального архива.

Какой способ предпочтительней, компания решает самостоятельно.

Как хранить электронные документы

Рассмотрим порядок хранения электронных документов, если у компании есть собственный архив.

В каких условиях хранить электронные документы

В отличие от документов в бумажном виде, для хранения электронных документов должны соблюдаться три условия (п. 2.30 Правил хранения документов).

Два экземпляра. Электронные документы должны храниться в двух экземплярах. Один - основной, второй - рабочий. Их нужно хранить на разных физических устройствах.

Бухгалтер должен передать на хранение не менее двух экземпляров электронного документа на разных носителях.

Наличие технической базы. В архиве компании должны быть технические и программные средства для воспроизведения и копирования электронных документов. Кроме того, такие средства нужны для их перезаписи и контроля физического и технического состояния.

Гарантия сохранности. В архиве должен быть установлен режим хранения, обеспечивающий сохранность электронных документов. Нельзя допустить, чтобы они были утрачены или попали в несанкционированную рассылку. Хранить электронные документы нужно так, чтобы они не были уничтожены или на них исказилась информация.

В каком виде передать электронный документ в архив

В пункте 4.34 Правил хранения документов указан алгоритм действий по передаче документов в архив. Соблюдение этого порядка поможет избежать утраты электронного документа.

Основной единицей хранения электронных документов является электронное дело (п. 3.3 Правил хранения документов).

Схема. Алгоритм действий по передаче электронного документа в архив

Шаг 1. Подготовка документов к передаче в архив 1. Перевести его в формат PDF/A 2. Проверить на наличие вредоносных компьютерных программ 3. Проверить его воспроизводимость 4. Проверить подлинность электронной подписи, которой он подписан

Шаг 2. Передача документов в архив 1. Составить два вида описей электронных дел*: - для документов постоянного хранения; - для документов временного хранения (свыше 10 лет) 2. Передать электронный документ по сети Интернет или на физических носителях 3. Поставить подписи на описи о сдаче и приеме документов в архив

Шаг 3. Хранение 1. Присвоить каждому электронному делу учетный номер 2. В журнале архива указать номер учетного дела и список документов, которые в него входят

    *  Унифицированные  формы описей приведены в приложениях N 17 и 18 к

Правилам хранения документов.

Как контролировать хранение электронного документа

Если в компании меняется техника, программное обеспечение и т.п., они должны быть синхронно заменены и в архиве компании.

С появлением новых носителей и новых форматов нужно своевременно перезаписывать электронные архивные документы на такие носители и форматы (п. 2.32 Правил хранения документов).

Кроме того, не реже одного раза в пять лет нужно проверять (п. 2.32 и 2.40 Правил хранения документов):

- физическое состояние носителей;

- воспроизводимость электронных документов.

Если что-то окажется не в порядке, электронные документы следует перезаписать на новые носители. При этом важно, чтобы при перезаписи была обеспечена полнота и достоверность информации.

Во всех случаях нужно проводить проверку на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил хранения документов).

Если электронный документ содержит вредоносные компьютерные программы, его следует изъять для антивирусной обработки (п. 2.41 Правил хранения документов).

Как получить электронный документ из архива

Электронный документ из архива можно получить в виде электронной копии или копии на бумажном носителе (п. 2.47 Правил хранения документов).

Электронные копии архивных документов можно получить из архива в электронной форме или по сети Интернет. Их заверяет электронной подписью руководитель компании или уполномоченное им должностное лицо (п. 5.14 Правил хранения документов).

При выдаче копии документа на бумаге на обороте каждого листа проставляют архивный шифр, заверяют надписью и печатью на обороте последнего листа копии (п. 5.14 Правил хранения документов).

Как уничтожить электронный документ

Если у электронного документа истек срок хранения, его можно уничтожить. Отбор документов проводит экспертная комиссия, состоящая из сотрудников компании.

Список документов к уничтожению пишут в акте. Его форма приведена в приложении N 21 к Правилам хранения документов.

После этого проводят физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами (п. 4.13 Правил хранения документов).