Учет расходов, подтвержденных первичными учетными документами (Ю. Лермонтов, газета "Финансовая газета", N 1, январь 2016 г.)

Учет расходов, подтвержденных первичными учетными документами

Ю. Лермонтов,

государственный советник Российской Федерации 3 класса

Газета "Финансовая газета", N 1, январь 2016 г., с. 11.

Организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Руководителем организации форма соответствующего первичного учетного документа не была утверждена. Являются ли такие расходы документально подтвержденными и могут ли они учитываться в целях налогообложения прибыли?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными понимаются затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, в НК РФ указано на такое условие признания расходов в целях налогообложения прибыли, как наличие документов, "оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации".

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 6.12.11 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, обязательными реквизитами которого являются:

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль (например, письмо Минфина России от 19.01.15 г. N 03-03-06/1/879).

На основании части 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом в ранее действовавшем Федеральном законе от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержалось положение, согласно которому первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Как указано в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем ими продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

В письме Минфина России от 6.05.13 г. N 03-03-06/1/15770 рассмотрена ситуация, когда организация приняла решение использовать формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, которые ранее утверждались постановлениями Госкомстата России, но аудиторы рекомендовали убрать из правого верхнего угла ссылку "Утверждена Постановлением Госкомстата..." и заменить ее, например, на "Утверждена приказом от 1.01.13 г. N 1, приложение к учетной политике", мотивируя свое предложение тем, что сейчас формы первичных учетных документов утверждаются не Госкомстатом России, а руководителем организации. Минфин России указал только на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Прямого ответа на вопрос о правомерности считать документально подтвержденными расходы, учтенные в целях налогообложения прибыли на основании первичных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России, Минфин России не дал.

Отметим, что из разъяснений Минфина России прямо не следует, что формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не могут применяться не в обязательном порядке (добровольно).

В постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 6.08.15 г. N А33-787/2015 суд отметил, что положения действующего Закона N 402-ФЗ в части ст. 9 не содержат указания на отмену унифицированных форм первичных документов, а предоставляют право организациям создавать свои формы первичных документов с указанием обязательных реквизитов.

В постановлении Арбитражного суда Московского округа от 10.12.14 г. N Ф05-14129/2014 суд указал, что с 1.01.13 г. организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.

Изложенное не означает, что формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, были отменены. Поэтому нельзя говорить о том, что если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, которая имеется в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, даже при том, что руководителем организации форма соответствующего первичного учетного документа не была утверждена, такие расходы не являются документально подтвержденными надлежащим образом и не могут учитываться в целях налогообложения прибыли.