Проверяем зимний расход бензина
Е. Горохова,
главный бухгалтер компании "НАФКО-Консультанты"
Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г., с. 57-59.
Компания вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки. Однако если фактический расход ГСМ превысит нормы расхода топлива, утвержденные в организации, то проверяющие расценят эти расходы как необоснованные.
С июля 2015 года действуют новые нормы расхода топлива*(1). Изменения позволяют выгодно пересмотреть нормы расхода топлива на машины компании.
Минтранс России добавил в список новые марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.
Уточнены условия повышения норм расхода топлива, а также условия, при которых нормы расхода топлива могут снижаться.
Также произошли изменения и в коэффициентах к нормам расхода топлива. С 14 июля 2015 года, если в городе проживают:
- свыше 5 миллионов человек - норму можно увеличить до 35 процентов;
- от 1 до 5 миллионов человек - до 25 процентов;
- от 250 тысяч до 1 миллиона человек - до 15 процентов;
- от 100 до 250 тысяч человек - до 10 процентов;
- до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.
Раньше максимальный коэффициент был равен 25 процентам - при населении свыше 3 миллионов человек.
В последней редакции документа Минтранса России о нормах расхода топлива также компаниям разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.
Налоговый учет расходов на ГСМ
По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса России, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин*(2). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы*(3) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта*(4).
Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает прописанные Минтрансом нормы. Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.
Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных нормативов следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов*(5). Так, для Москвы Минтранс России установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.
Период применения зимних надбавок к норме расхода ГСМ и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.
Образец приказа о нормах расходования ГСМ в компании
Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ
ООО "Анкор"
Приказ
г. Москва 31 декабря 20 15 г.
-- ------- --
На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2015 N 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 N НА-80-р),
Приказываю:
1. Ввести в действие с 01.01.2016 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" в период с 1 апреля по 31 октября - 13 литров на 100 км пробега.
2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент - 10%. Итоговая "зимняя" норма расхода топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" составляет 14,3 литра на 100 км пробега.
3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор Иванов И.И.
--------------------
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:
- путевого листа (списывают используемое топливо);
- акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).
С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.
К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.
Списание ГСМ может производиться следующими методами:
- по средней себестоимости;
- по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).
Способ списания по себестоимости каждой единицы для горючесмазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.
Приход отражают проводками:
Дебет 10-3 Кредит 71
- оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;
Дебет 10-3 Кредит 60
- оприходовано приобретенное через поставщика топливо;
Дебет 19 Кредит 60
- принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;
Дебет 68 Кредит 19
- принят НДС к зачету.
Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44, 91) Кредит 10-3
- списано израсходованное топливо.
Пример
Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.
Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.
Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.
В соответствии с учетной политикой организации
