Проверяем зимний расход бензина (Е. Горохова, журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г.)

Проверяем зимний расход бензина

Е. Горохова,

главный бухгалтер компании "НАФКО-Консультанты"

Журнал "Актуальная бухгалтерия", N 2, февраль 2016 г., с. 57-59.

Компания вправе самостоятельно установить нормы расхода топлива, а также сезонные надбавки. Однако если фактический расход ГСМ превысит нормы расхода топлива, утвержденные в организации, то проверяющие расценят эти расходы как необоснованные.

С июля 2015 года действуют новые нормы расхода топлива*(1). Изменения позволяют выгодно пересмотреть нормы расхода топлива на машины компании.

Минтранс России добавил в список новые марки легковых и грузовых автомобилей отечественных и зарубежных стран с 2008 года выпуска и значения зимних надбавок к нормам расхода топлива в части, касающейся Крымского федерального округа.

Уточнены условия повышения норм расхода топлива, а также условия, при которых нормы расхода топлива могут снижаться.

Также произошли изменения и в коэффициентах к нормам расхода топлива. С 14 июля 2015 года, если в городе проживают:

- свыше 5 миллионов человек - норму можно увеличить до 35 процентов;

- от 1 до 5 миллионов человек - до 25 процентов;

- от 250 тысяч до 1 миллиона человек - до 15 процентов;

- от 100 до 250 тысяч человек - до 10 процентов;

- до 100 тысяч человек (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения) - до 5 процентов.

Раньше максимальный коэффициент был равен 25 процентам - при населении свыше 3 миллионов человек.

В последней редакции документа Минтранса России о нормах расхода топлива также компаниям разрешено применять повышающие коэффициенты, если у машины большой пробег или если она находится в эксплуатации свыше пяти лет. До этого повышенные нормы применялись только для старых автомобилей с большим пробегом.

Налоговый учет расходов на ГСМ

По общим правилам компания не обязана применять нормы расхода топлива Минтранса России, так как в Налоговом кодексе нет требования о нормировании расходов на бензин*(2). Затраты на горюче-смазочные материалы компания может учитывать как материальные расходы*(3) или включать в прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта*(4).

Однако зачастую установленные нормы больше подходят для идеальных условий, чем для реальных, поскольку фактический расход топлива зачастую превышает прописанные Минтрансом нормы. Тем не менее компании используют рекомендованные нормы, а не собственно разработанные.

Если компания примет решение учитывать фактические расходы на топливо, то ей следует утвердить, каким образом она будет контролировать обоснованность расходов на списание ГСМ. Для этого достаточно составить приказ, в котором сослаться на распоряжение Минтранса России, записать марки автомобилей и рассчитать лимиты. При разработке собственных нормативов следует отталкиваться от транспортных условий (качества дорог, скорости движения), учитывать загруженность машины, ее техническое состояние. Также следует учитывать климатические условия, наличие кондиционера или климат-контроля в машине. Например, в зимнее время расход топлива будет значительно выше, и к установленным базовым нормам следует применять надбавки, которые зависят от климатических районов*(5). Так, для Москвы Минтранс России установил предельную величину зимней надбавки не более 10 процентов на период с 1 ноября по 31 марта.

Период применения зимних надбавок к норме расхода ГСМ и их величина должны быть оформлены распоряжением региональных органов власти. Если такого распоряжения нет, то период применения зимних надбавок, а также их величину должен установить руководитель компании своим приказом.

Образец приказа о нормах расходования ГСМ в компании

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

ООО "Анкор"

Приказ

г. Москва                                             31 декабря 20 15 г.

                                                      -- -------    --

На основании контрольных замеров расхода топлива (акт от 21.12.2015 N 1) и руководствуясь распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (в редакции распоряжения от 14.07.2015 N НА-80-р),

Приказываю:

1. Ввести в действие с 01.01.2016 следующую норму расхода дизельного топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" в период с 1 апреля по 31 октября - 13 литров на 100 км пробега.

2. В зимний период (с 1 ноября по 31 марта) применять повышающий коэффициент - 10%. Итоговая "зимняя" норма расхода топлива для автомобиля "Мерседес-Бенц" составляет 14,3 литра на 100 км пробега.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор       Иванов И.И.

                      --------------------

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ списывают на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий. Списание выполняют на основании первичных документов:

- путевого листа (списывают используемое топливо);

- акта на списание ГСМ (списывают прочие смазочные материалы).

С помощью путевых листов можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

К учету горюче-смазочные материалы принимают по фактической стоимости.

Списание ГСМ может производиться следующими методами:

- по средней себестоимости;

- по себестоимости первых по времени приобретения запасов (ФИФО).

Способ списания по себестоимости каждой единицы для горючесмазочных материалов на практике не применяется. Используется в основном способ по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Для отражения на счетах бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов используют аналитический счет 10, к нему отрывают субсчет 10.3.

Приход отражают проводками:

Дебет 10-3 Кредит 71

- оприходовано приобретенное топливо через подотчетное лицо на основании авансового отчета;

Дебет 10-3 Кредит 60

- оприходовано приобретенное через поставщика топливо;

Дебет 19 Кредит 60

- принят НДС к учету на основании счета-фактуры от поставщика;

Дебет 68 Кредит 19

- принят НДС к зачету.

Списание горюче-смазочных материалов может производиться из расчета использованного количества (фактического или нормативного). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученную сумму списывают проводкой:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44, 91) Кредит 10-3

- списано израсходованное топливо.

Пример

Московская компания в январе закупила бензин в количестве 200 л по стоимости 38 руб.

Остаток бензина на начало месяца у организации был 70 л по средней себестоимости 45 руб.

Бензин в количестве 20 л был использован для заправки автомобиля марки Lada Granta 219060 1.6 (ВАЗ-11183). Организация использует автомобиль только для служебных перевозок управленческого персонала.

В соответствии с учетной политикой организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Рассчитаем среднюю себестоимость списания за январь:

(70 л x 45 руб. + 200 л x 38 руб.) : (70 л + 200 л) = 39,81 руб.

1) Рассмотрим вариант списания по факту.

В соответствии с путевым листом за январь сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса - 50 л, выдано - 30 л, осталось после рейса - 51 л.

Рассчитаем фактическое использование:

50 + 30 - 51 = 29 л.

Сумма к списанию:

29 л x 39,81 руб. = 1154,49 руб.

Дебет 26 Кредит 10

- 1154,49 руб. - списание бензина на основании бухгалтерской справки-расчета.

2) Рассмотрим вариант списания по норме.

В путевом листе сделаны отметки о пробеге: на начало рейса - 7600 км, в конце - 7850 км. Пройдено 250 км.

Для списания бензина по норме используем формулу:

= 0,01 х х S х (1 + 0,01 х D),

где: - нормативный расход топлива, л;

- базовая норма расхода топлива, л/100 км;

S - пробег автомобиля, км;

D - поправочный коэффициент (его значения приведены в п. 5 Методических рекомендаций и в приложении N 2 к ним).

По таблице в подп. 7.1 Методических рекомендаций по марке автомобиля находим . Он равен 8,4 л.

Для Москвы поправочный коэффициент D = 35%.

За работу в зимнее время D = 10%.

При использовании климат-контроля при движении автомобиля D = 7%.

Считаем расход бензина:

0,01 x 8,4 л x 250 км x (1 + 0,01 x 52) = 31,92 л.

Сумма к списанию: 31,92 л x 39,81 руб. = 1270,74 руб.

Дебет 26 Кредит 10

- 1270,74 руб. - списание бензина.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, в рамках налогового учета в обоих случаях расходы на ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Напоследок хочется напомнить, что, прежде чем списать горюче-смазочные материалы и правильно отразить их данные в бухгалтерском и налоговом учете, необходимо помнить следующее.

Расходы должны быть экономически обоснованы. В случае со списанием на производство ГСМ нормы расходования должны быть установлены приказом руководителя предприятия и отражены в учетной политике.

Расходы должны быть документально подтверждены, то есть применительно к данной теме расход топлива должен быть подтвержден путевыми листами автомобильного транспорта.

Необходимо соблюдать все правила в части учета ГСМ начиная с момента их приобретения, определения фактической себестоимости при приобретении и списании на производство.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) распоряжение Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р

*(2) письмо Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875

*(3) подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ

*(4) подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(5) приложение N 2 к Методическим рекомендациям, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Методические рекомендации)