Вопрос: Сотрудник казенного учреждения был отправлен в командировку, ему был выдан аванс на проезд и проживание. После приезда работником представлен авансовый отчет. Для получения компенсации стоимости перелёта сотрудник представил маршрут/квитанцию электронного билета, в которой указана только форма оплаты - банковской картой, и посадочный талон. Сотрудник приобретал авиабилет самостоятельно, но выписку из банка или иной подтверждающий оплату документ представлять отказывается. Является ли маршрут/квитанция электронного билета с такой формулировкой по оплате основанием для признания расходов, произведенных сотрудником по проезду? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2016 г.)

Сотрудник казенного учреждения был отправлен в командировку, ему был выдан аванс на проезд и проживание. После приезда работником представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы по проживанию и проезду.

Для получения компенсации стоимости перелёта сотрудник представил маршрут/квитанцию электронного билета, в которой указана только форма оплаты - банковской картой, и посадочный талон. Сотрудник приобретал авиабилет самостоятельно, но выписку из банка или иной подтверждающий оплату документ представлять отказывается.

Является ли маршрут/квитанция электронного билета с такой формулировкой по оплате основанием для признания расходов, произведенных сотрудником по проезду?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Расходы организации в виде компенсации работнику стоимости проезда к месту командировки и обратно могут быть приняты к учету на основании перевозочных документов, предоставленных работником и подтверждающих его расходы на проезд, которыми являются маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий факт перелета работника по указанному в электронном авиабилете маршруту. При этом дополнительного подтверждения оплаты электронного билета не требуется, если иной порядок не предусмотрен локальным документом учреждения. Однако в целях минимизации рисков возникновения претензий в ходе мероприятий финансового контроля учреждению целесообразно обеспечить подтверждение факта оплаты сотрудником электронного билета дополнительными документами.

Обоснование вывода:

Согласно п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники применяются маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок), которые являются документами строгой отчетности.

Как видим, приведенная норма недвусмысленно указывает, что маршрут/квитанция является бланком строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники (смотрите также постановление ФАС Волго-Вятского округа от 12.09.2012 N Ф01-3877/12 по делу N А11-927/2011).

Подтверждение факта предоставления услуги воздушной перевозки может осуществляться на основании посадочных талонов, выдаваемых пассажирам при регистрации на рейс (п. 84 Федеральных авиационных правил, утвержденных приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, а также письма Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424).

В то же время некоторые специалисты уполномоченных органов власти до сих пор полагают, что факт оплаты электронных билетов необходимо подтверждать путем предоставления дополнительных документов*(1), а именно:

- чеков контрольно-кассовой техники;

- выписок из электронных систем платежа;

- слипов, чеков электронных терминалов, через которые оплата производилась с использованием банковских карт;

- справок кредитных организаций, подтверждающих совершение операций по оплате стоимости электронных билетов с использованием средств определенных физических лиц;

- бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом или с использованием специальных автоматизированных систем.

При этом на уровне отдельных публично-правовых образований необходимость дополнительного подтверждения оплаты электронного билета устанавливается нормативными актами*(2). Положением о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам муниципальных учреждений муниципального образования город Краснодар, утвержденным постановлением администрации муниципального образования город Краснодар от 10.06.2015 N 4554, подобных требований не установлено.

Безусловно, предоставление подотчетным лицом документа, подтверждающего понесенные им расходы по оплате авиабилета, в добровольном порядке позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны проверяющих органов в рамках мероприятий по финансовому контролю. Однако обоснованность решения должностных лиц учреждения об обязательном истребовании такого документа при предоставлении авансового отчета весьма сомнительна, если такой порядок не установлен локальным документом учреждения (к примеру, Положением о командировках и (или) порядке расчетов с подотчетными лицами).

Между тем вопрос о подтверждении факта оплаты электронного билета, приобретенного командированным сотрудником, может стать предметом рассмотрения в ходе контрольных мероприятий. И несмотря на то, что сами по себе требования о предоставлении дополнительных документов, подтверждающих оплату электронного билета посредством банковской карты, не вполне обоснованы, мы считаем, что учреждению целесообразно принять меры по минимизации рисков возникновения претензий проверяющих. Для этого конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, произведенные работником на приобретение электронного (авиа-, железнодорожного) билета, может быть установлен в локальном нормативном акте учреждения.

При этом следует иметь в виду, что оплата за электронный билет может быть осуществлена также картой другого лица. В таком случае (если держателем такой карты подотчетное лицо не является) стоит предусмотреть условие о приложении к авансовому отчету документов, подтверждающих оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

- договора поручения;

- доверенности в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

- расписки в произвольной форме на передачу сотрудником денег на оплату электронного билета доверенному лицу;

- документов, подтверждающих внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например справки, оформленной в кредитной организации).

В рассматриваемой ситуации, при которой подотчетное лицо отказывается представить дополнительные документы, подтверждающие оплату им (или третьим лицом) электронного билета, было бы не лишним получить от него письменное пояснение (в произвольной форме) о произведенной оплате.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов;

- Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

26 января 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В частности, аналогичная позиция отражена в письме Минфина РФ от 05.06.2009 N 02-06-10/2282 и вышеназванном письме от 26.03.2014 N 02-07-10/13424.

*(2) Смотрите, например:

- п. 21 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам муниципальных учреждений муниципального образования город-курорт Геленджик, утвержденного постановлением Администрации муниципального образования город-курорт Геленджик от 16.03.2015 N 955;

- пп. 13 п. 53 распоряжения Комитета по физической культуре, спорту и туризму Ленинградской области от 11 ноября 2011 г. N 1111-р "О порядке подготовки и согласования правовых актов и иных документов в комитете по физической культуре, спорту и туризму Ленинградской области";

- п. "б" раздела 9 распоряжения Администрации Уссурийского городского округа Приморского края от 8 августа 2011 г. N 163 "Об утверждении Положения об учётной политике администрации Уссурийского городского округа".