Вход
Топ-10 ошибок при учете командировок (Е. Шушакова, журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 10, октябрь 2015 г.)
-
Топ-10 ошибок при учете командировок (Е. Шушакова, журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 10, октябрь 2015 г.)
-
1. Неверное определение сроков командировки
-
2. Ошибочное заполнение табеля учета рабочего времени на командированного работника
-
3. Ошибки при определении среднего заработка при командировке
-
4. Ошибки в расчетах выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на период командировки
-
5. Ошибочный учет командировки, в ходе которой командированный работник заболел
-
6. Неверный учет однодневной командировки
-
7. Ошибки при вычете НДС по расходам на проезд и проживание командированного работника
-
8. Ошибочный учет документов, подтверждающих командировочные расходы, на иностранном языке
-
9. Ошибочный учет суточных при отсутствии норматива
-
10. Ошибки при невозвращении неиспользованного аванса, выданного командированному работнику
Топ-10 ошибок при учете командировок
Е. Шушакова,
заместитель главного бухгалтера
издательства "Бизнес-Арсенал"
Журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 10, октябрь 2015 г., с. 54-66.
Пожалуй, нет такой организации, в которой ни разу не возникала необходимость отправления сотрудника в место, отличное от постоянного места работы, для выполнения служебного задания. Однако на практике при учете командировок бухгалтер сталкивается с множеством вопросов, неправильное решение которых влечет за собой ошибки в расчетах с командированным работником, начислении налогов и повышенное внимание со стороны контролирующих органов. Перечислим самые распространенные ошибки.
1. Неверное определение сроков командировки
Срок командировки - это период, длящийся со дня выезда работника в командировку по день возвращения из нее. При этом срок, на который работник отправляется в служебную командировку, устанавливается работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения (абз. 1 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749)).
До вступления в силу новой редакции Положения N 749 особых проблем с установлением срока командировки не возникало, так как данные сроки определялись по отметкам в командировочном удостоверении, которые проставлялись должностным лицом организации, куда был направлен командированный работник. Если такие отметки по какой-либо причине сделать было невозможно, то срок командировки определялся по иным документам (приказы или распоряжения о направлении в командировку, служебное задание и отчет о его выполнении, проездные документы и иные, подтверждающие сроки командировки).
Примечание. См. статью "Подтверждаем командировку в отсутствие командировочного удостоверения" на стр. 54 журнала N 3' 2015.
Однако с 08.01.2015 новой редакцией Положения N 749 отменена обязанность оформления командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку, и с этого момента период командировки определяется по проездным документам, представленным работником по возвращении из командировки. В случае использования личного транспорта для проезда к месту командирования и (или) обратно работнику по возвращении необходимо представить работодателю служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке с приложением документов, подтверждающих использование личного транспорта работника.
Такими документами могут служить путевые листы, счета, квитанции, кассовые чеки. При этом финансовое ведомство подтвердило, что фактический срок командировки можно подтвердить любыми первичными документами, которые свидетельствуют о факте нахождения работника в пути к месту командирования и обратно, оформленными в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (письмо Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-05/30168).
К сведению. Днем начала командировки считается дата отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса или другого транспортного средства) с места постоянной работы командированного работника, а днем окончания командировки - дата прибытия транспортного средства в постоянное место работы. При этом если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, то датой начала командировки признаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Такой же порядок действует и для определения дня окончания поездки.
В случае нахождения станции, пристани или аэропорта за чертой населенного пункта, при определении срока командировки необходимо учитывать время проезда до станции, пристани или аэропорта (абз. 3 п. 4 Положения N 749).
2. Ошибочное заполнение табеля учета рабочего времени на командированного работника
Многие организации пренебрегают обязанностью ведения табеля учета рабочего времени, предусмотренной ч. 4 ст. 91 ТК РФ. А ведь записи в нем служат основанием для начисления суточных и других выплат, которые положены командированному работнику. В случае неведения или неправильного заполнения табеля учета рабочего времени организацию и должностных лиц могут привлечь к административной ответственности за нарушение законодательства о труде в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ путем наложения штрафа:
- для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей,
- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Табель учета рабочего времени на командированного работника заполняется на основании приказа о направлении в командировку, подписанного руководителем организации или другим лицом, которое уполномочено от имени организации принимать решение о направлении работника в служебную командировку.
Дни, приходящиеся на период командировки, отмечаются в табеле учета рабочего времени буквенным ("К") или цифровым кодом ("06"). При этом продолжительность отработанного времени не указывается. Однако важно помнить: если работник привлекается к работе в выходной или нерабочий праздничный день, приходящийся на период командировки, то в табеле помимо буквенного кода "К" (цифрового "06") необходимо указать код "РВ" (или "03").
При этом следует отметить количество отработанных часов в такие дни, если работодатель давал командированному работнику указание о продолжительности работы в выходной день (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-29). Отсутствие в табеле учета рабочего времени кодов, указывающих на работу в выходной или нерабочий праздничный день, может привести к ошибочному расчету с командированным сотрудником.
Пример 1
Менеджер Смирнов Р.А. был направлен в служебную командировку с 7 октября 2015 года по 15 октября 2015 года на 9 календарных дней. При этом 10 и 11 октября 2015 года руководитель поручает Смирнову Р.А. выполнить работу. Согласно рабочему графику организации выходными днями в ней считаются суббота и воскресенье. Обратите внимание, что даже если сотрудник работал только один выходной день в командировке, оплата в двойном размере ему полагается за оба дня. Порядок заполнения табеля в указанных ситуациях не регламентирован, поэтому делайте так, как установлено в вашей организации. Мы рекомендуем заполнить табель учета рабочего времени по командированному работнику так, как показано в образце на стр. 57.
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301008 |
Общество с ограниченной ответственностью |-----------|
"Рассвет" по ОКПО| |
--------------------------------------------------- |-----------|
наименование организации | |
Отдел продаж | |
------------------------------------------------------------------------/
структурное подразделение
/-------------------------\ /-----------------\
| Номер | Дата | | Отчетный период |
| документа | составления | | |
|-----------+-------------| |-----------------|
| 10 | 30.10.2015 | | с | по |
\-------------------------/ |--------+--------|
|01.10.15|31.10.15|
\-----------------/
Табель учета рабочего времени
Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Отработано за | ||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | X | половину месяца (I, II) | месяц | |||
16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | дни | ||||
часы | ||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||||||||||||
1 | Смирнов Р.А., менеджер | 103 | Я | Я | В | В | Я | Я | К | К | К | К/РВ | К/РВ | К | К | К | К | X | 6 | 17 |
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | X | 48 | |||||||||||||
Я | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | 11 | 136 | |||
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 88 | |||||||||
Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат | Неявки по причинам | ||||||||
код вида оплаты | код | дни (часы) | код | дни (часы) | |||||
корреспондирующий счет | |||||||||
код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | ||||
7 | 8 | 9 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЗП | 44 | 17(136) | 06 | 7 | |||||
К | 44 | 7 | 06/03 | 2(16) | |||||
К/РВ | 44 | 2(16) | |||||||
Ответственное лицо менеджер Дивов Д.К. Дивов
------------------- ------------------- ------------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Руководитель
структурного подразделения начальник отдела Кущин Д.И. Кущин
----------------- ---------------- ----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
"30" октября 20 15 г.
-- ------------ --
Работник кадровой службы инспектор по кадрам Лужина О.А. Лужина
-------------------- ---------------- ----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
"30" октября 20 15 г.
--- ----------- --
3. Ошибки при определении среднего заработка при командировке
При направлении работника в командировку законодательством установлены гарантии в виде сохранения места работы (должности) и среднего заработка за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути. При этом средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в организации, где работает командированный сотрудник.
К сведению. Правила расчета среднего заработка командированному работнику отличаются от правил расчета среднего заработка при предоставлении отпуска. Так, при расчете среднего заработка для целей командировки не применяется коэффициент 29,3, а средний заработок рассчитывается за рабочие дни, а не за календарные.
Несмотря на то что порядок расчета среднего заработка закреплен нормативно, на практике возникает много вопросов, связанных с его начислением. Средний заработок, сохраняемый за командированным работником, рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922). При этом в него включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в данной организации, независимо от источников этих выплат. Исключение составляют выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, такие как материальная помощь, оплата проезда, питания, обучения и другие подобные выплаты (п. 2, 3 Положения N 922).
Как уже отмечалось выше, в расчете среднего заработка, сохраняемого за командированным работником, учитываются премии, предусмотренные системой оплаты труда. Однако далеко не все из них можно принять в расчет среднего заработка для оплаты командировки. Для включения ежемесячных, квартальных и полугодовых премий в расчет среднего заработка они должны быть начислены за время, полностью входящее в расчетный период. В противном случае необходимо учитывать одну месячную часть такой премии за каждый месяц расчетного периода. При этом стоит отметить, что премии, которые начислены без учета фактически отработанного времени, входят в расчет в сумме, пропорциональной отработанному в расчетном периоде времени.
Примечание. См. статью: "Типичные ошибки при расчете отпускных" на стр. 11 журнала N 7' 2015.
На практике довольно часто во избежание сложностей, возникающих с расчетом среднего заработка, положенного командированному работнику, бухгалтеры его начисление заменяют начислением заработной платы. Однако, по мнению Роструда, данное замещение противоречит действующему трудовому законодательству (письмо от 05.02.2007 N 275-6-0). На наш взгляд, выплату среднего заработка при командировке можно заменить выплатой заработной платы при условии, что это закреплено в локальных нормативных актах организации и размер такой выплаты будет превышать размер среднего заработка сотрудника. Таким образом, рассчитывать средний заработок для командировки бухгалтеру в любом случае придется.
4. Ошибки в расчетах выходных и нерабочих праздничных дней, приходящихся на период командировки
Если на период командировки попадает выходной или нерабочий праздничный день, то оплата таких дней будет производиться по-другому. Однако на практике организации часто начисляют командировочные расходы в такие дни в том же порядке, как и в рабочие.
В соответствии с законодательством РФ при нахождении работника в служебной командировке в выходные и нерабочие праздничные дни оплата указанных дней производится не менее чем в двойном размере исходя из системы оплаты, установленной для командированного работника. При этом выходным днем считается день, который по графику работы является выходным в командирующей организации. Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению работника ему может быть предоставлен дополнительный день отдыха. В этом случае выходной день, приходящийся на служебную командировку, оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).
Следует отметить, что для включения затрат, связанных с выплатой компенсации командировочных расходов, приходящихся на выходные и нерабочие праздничные дни, в налогооблагаемую базу по прибыли должны выполняться одновременно два условия:
- данные затраты должны соответствовать критериям п. 1 ст. 252 НК РФ;
- в правилах внутреннего распорядка командирующей организации должен быть предусмотрен режим работы в выходные и нерабочие праздничные дни (письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800).
Обратите внимание на то, что суточные за выходные и нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период командировки, начисляются и выплачиваются работнику в обычном порядке.
5. Ошибочный учет командировки, в ходе которой командированный работник заболел
К сожалению, может произойти ситуация, в которой во время служебной командировки работник заболел. Как в этом случае бухгалтеру учитывать командировочные расходы?
Во-первых, как только работодателю стало известно о болезни командированного, первому следует издать приказ о продлении командировки, если в этом есть необходимость. В приказе должна быть отражена причина продления служебной командировки, предполагаемая дата ее окончания, а также сумма оплаты непредвиденных расходов, которые возникли в связи с нетрудоспособностью работника.
Такими расходами могут быть затраты на проживание (наем жилого помещения), обмен или приобретение новых проездных документов и, конечно, суточные. Предполагаемую сумму расходов необходимо перечислить командированному работнику на банковскую карту или отправить банковским (почтовым) переводом. А копию приказа о продлении командировки направить работнику любыми доступными средствами: электронной почтой, факсом, телеграммой.
Стоит обратить внимание на ситуацию с нахождением заболевшего работника на стационарном лечении во время командировки. В этом случае расходы на проживание (наем жилого помещения) за период такого лечения работнику не возмещаются.
Во-вторых, по возвращении из служебной командировки работник должен предъявить больничный лист по установленной форме.
К сведению. В случае если работник заболел во время заграничной командировки, ему необходимо получить за границей документ, подтверждающий его нетрудоспособность, а также осуществить легализованный перевод подобного документа. После возвращения из загранкомандировки работнику необходимо обратиться в российское медицинское учреждение с целью замены данного документа на больничный лист российского образца.
Для отражения в табеле учета рабочего времени дней нетрудоспособности в период служебной командировки необходимо использовать два кода: буквенный "К" (или цифровой "06") и "Б" ("19").
Пример 2
Воспользуемся данными Примера 1. И предположим, что Смирнов Р.А., находясь в служебной командировке, заболел. Период его нетрудоспособности составил 6Q 4 дня с 12 октября 2015 года по 15 октября 2015 года. В этом случае табель учета рабочего времени будет выглядеть следующим образом.
/-----------\
| Код |
|-----------|
Форма по ОКУД| 0301008 |
Общество с ограниченной ответственностью |-----------|
"Рассвет" по ОКПО| |
--------------------------------------------------- |-----------|
наименование организации | |
Отдел продаж | |
------------------------------------------------------------------------/
структурное подразделение
/-------------------------\ /-----------------\
| Номер | Дата | | Отчетный период |
| документа | составления | | |
|-----------+-------------| |-----------------|
| 10 | 31.10.2015 | | с | по |
\-------------------------/ |--------+--------|
|01.10.15|31.10.15|
\-----------------/
Табель учета рабочего времени
Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Отработано за | ||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | X | половину месяца (I, II) | месяц | |||
16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | дни | ||||
часы | ||||||||||||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||||||||||||||
1 | Смирнов Р.А., менеджер | 103 | Я | Я | В | В | Я | Я | К | К | К | К/РВ | К/РВ | К/Б | К/Б | К/Б | К/Б | X | 6 | 17 |
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | X | 48 | |||||||||||||
Я | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | Я | Я | Я | Я | Я | В | 11 | 136 | |||
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 88 | |||||||||
Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат | Неявки по причинам | ||||||||
код вида оплаты | код | дни (часы) | код | дни (часы) | |||||
корреспондирующий счет | |||||||||
код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | ||||
7 | 8 | 9 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ЗП | 44 | 17(136) | 06 | 3 | |||||
К | 44 | 3 | 06/19 | 4 | |||||
К/Б | 44 | 4 | 06/03 | 2(16) | |||||
К/РВ | 44 | 2(16) | |||||||
Ответственное лицо менеджер Дивов Д.К. Дивов
------------------- ------------------- ------------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
Руководитель
структурного подразделения начальник отдела Кущин Д.И. Кущин
----------------- ---------------- ----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
"30" октября 20 15 г.
-- ------------ --
Работник кадровой службы инспектор по кадрам Лужина О.А. Лужина
-------------------- ---------------- ----------------------
должность личная подпись расшифровка подписи
"30" октября 20 15 г.
--- ----------- --
Следует отметить, что в период болезни за командированным работником не сохраняется средний заработок. За эти дни ему положено пособие по временной нетрудоспособности. Однако независимо от того, здоров или болен командированный работник, ему необходимо выплатить суточные за все дни командировки.
6. Неверный учет однодневной командировки
Однодневной командировкой считается служебная командировка, при которой работник может ежедневно возвращаться к месту жительства (п. 11 Положения N 749). При этом важно понимать различия между однодневными командировками и разъездным характером работы. Главное различие между ними в том, что разъездной характер работы зачастую прописывается в трудовом договоре и непосредственно входит в составную часть трудовой функции работника. Однако стоит отметить, что работник, выполняющий разъездную работу, также может быть отправлен в однодневную командировку. Для этого место однодневной командировки должно отличаться от места работы, предусмотренного в трудовом договоре.
В случае командировки в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения N 749). Оно и понятно, ведь суточные - это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, а при однодневных командировках расходов на такое проживание просто нет. Данное правило действует только в отношении однодневных командировок внутри страны. При заграничных командировках, длящихся один день, работнику положено выплатить суточные в размере 50% от суммы суточных, предусмотренных для заграничных командировок в локальных нормативных актах организации (п. 20 Положения N 749).
Однако на практике нередко работодатель выплачивает работнику, направленному в однодневную командировку, определенную сумму денежных средств. В данном случае такие расходы могут быть отнесены к иным командировочным расходам, которые должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Принять к учету для целей налогообложения прибыли данные расходы можно только в том случае, если они экономически обоснованы и документально подтверждены, причем включить их необходимо в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письма Минфина от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916, от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953).
Примечание. См. статью "Учитываем покупку билетов для сотрудников" на стр. 28 журнала N 9' 2014.
Весьма спорная ситуация возникает с обложением НДФЛ тех сумм, которые выплачены работнику, командированному на один день. Так постановлением ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 вышеуказанные выплаты приравнены к иным расходам, связанным со служебными командировками. И в случае документального подтверждения произведенных расходов полностью освобождаются от обложения НДФЛ. Позже финансовое ведомство в своем письме от 01.03.2013 N 03-04-07/6189 указало, что воспользоваться нормами, установленными п. 3 ст. 217 НК РФ можно в случае отсутствия оправдательных документов, подтверждающих факт расходования денежных средств, выплаченных командированному работнику. Однако совсем недавно Минфин России обозначил, что при направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 26.05.2015 N 03-03-06/30062). При этом необходимость подтверждения расходования сумм, выплаченных вместо суточных, в разъяснениях фискалов отсутствует вовсе.
По вопросу обложения страховыми взносами сумм, выплаченных работнику при однодневной командировке, Минтруд России считает, что при отсутствии документального подтверждения целевого использования указанных сумм, они подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке (письмо Минтруда России от 01.04.2015 N 17-3/В-156).
7. Ошибки при вычете НДС по расходам на проезд и проживание командированного работника
В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ вычет сумм НДС производится на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг). При этом суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам, таким как расходы на проезд, наем жилого помещения, подлежат вычету и на основании иных документов, отличных от счетов-фактур. Иными документами являются заполненные бланки строгой отчетности. На таких бланках могут быть оформлены проездные документы, билеты, квитанции и другие документы, приравненные к кассовым чекам.
К сведению. Бланк строгой отчетности должен быть изготовлен типографским способом или формироваться с использованием автоматизированных систем и содержать следующие реквизиты:
- наименование документа, номер и серия;
- наименование организации (физического лица - для индивидуального предпринимателя) и организационно-правовая форма;место нахождения юридического лица;
- ИНН организации (индивидуального предпринимателя);
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении и другие реквизиты, поименованные в п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.
Таким образом, при исчислении НДС к вычету принимаются суммы НДС, выделенные отдельной строкой в бланках строгой отчетности, выдаваемых физическому лицу, находящемуся в служебной командировке (письма Минфина России от 25.02.2015 N 03-07-11/9440, от 30.01.2015 N 03-07-11/3522).
При этом необходимо знать, что по расходам, произведенным за границей, сумма НДС к вычету не принимается, даже при условии выделения такой суммы отдельной строкой, на основании п. 2 ст. 171 НК РФ.
8. Ошибочный учет документов, подтверждающих командировочные расходы, на иностранном языке
При заграничной командировке работник после ее окончания представляет в бухгалтерию организации документы, подтверждающие командировочные расходы, составленные на иностранном языке. При этом бухгалтер зачастую может идентифицировать и фамилию работника, и дату составления документов, и суммы тех или иных расходов.
Однако это не означает, что по таким документам можно принять к учету командировочные расходы. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляются на русском языке.
Поэтому документы, составленные на иных языках, должны иметь подстрочный перевод на русский язык. При этом перевод первичных документов может быть осуществлен как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
9. Ошибочный учет суточных при отсутствии норматива
В 2009 году в ст. 264 НК РФ внесены изменения в порядок налогового учета суточных. Так для целей исчисления налога на прибыль суточные с этого момента не нормируются. Однако это вовсе не означает, что размер суточных можно ничем не подтверждать. На командировочные расходы, в том числе и на суточные, распространяется ст. 252 НК РФ, в которой говорится, что любые расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, должны быть обоснованы и документально подтверждены.
Примечание. О суточных в командировке подробнее читайте на стр. 48.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Также в соответствии со ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749 размеры расходов, в том числе суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Таким образом, принять к учету для целей налогообложения прибыли можно только тот размер суточных, который закреплен в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/206). Также стоит отметить, что представление документов, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется (письмо Минфина России от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).
К сведению. Организация по своему усмотрению может дифференцировать размер суточных в зависимости от места командирования, должности работников или по другим критериям. Главное, предусмотреть данную дифференциацию в локальном нормативном акте организации (письмо Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Однако не стоит забывать о том, что для целей учета НДФЛ суточные нормируются. Так не подлежат обложению НДФЛ суточные в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в размере 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Если организация выплачивает сверхнормативные 65 суточные, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом командированного работника и подлежит удержанию и перечислению в бюджет организацией, выступающей в данной ситуации налоговым агентом (письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6713).
10. Ошибки при невозвращении неиспользованного аванса, выданного командированному работнику
По возвращении из служебной командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет о произведенных расходах, а также вернуть неиспользованный аванс, выданный ему перед отъездом в командировку. Такой аванс командированный сотрудник может вернуть двумя способами:
- путем внесения оставшихся денежных средств в кассу организации;
- путем удержания из заработной платы.
Примечание. См. статью "Удержания из заработной платы: инструкция для бухгалтера" на стр. 16 журнала N 7' 2015.
Для удержания невозвращенного аванса из заработка сотрудника руководителю необходимо издать приказ о таком удержании в произвольной форме. При этом следует помнить, что удержать денежные средства можно не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок для представления авансового отчета, и если работник согласен с размером и основанием такого удержания. Для этого работник должен написать заявление и письменно ознакомиться с приказом об удержании. При невыполнении любого из этих условий взыскать с работника невозвращенную сумму аванса можно только в судебном порядке.
К тому же важно соблюдать лимит, установленный законодательством: общий размер всех удержаний не должен превышать 20% от доходов работника после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Исключения составляют удержания по исполнительным документам.
На практике часто подотчетные суммы, невозвращенные в срок, относят к доходам работника. Однако данный вывод является ошибочным, так как вышеуказанные суммы не что иное, как задолженность работника перед организацией, а не его доход. При этом доходом работника невозвращенные денежные средства могут стать только в случаях прощения долга, истечения срока исковой давности или увольнения задолжавшего работника.
Бесспорно, это далеко не все ошибки, которые допускают бухгалтеры при учете командировок. Однако надеемся на то, что, избежав даже этих десяти самых распространенных ошибок, учет командировок в вашей организации станет более правильным и не привлечет внимание со стороны контролирующих органов.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Справка к журналу "Налоговый учет для бухгалтера"
Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал".
Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37546 от 17.09.2009.
Адрес: 105064, г. Москва, ул. Земляной Вал, д. 7/1-2, стр. 1
Тел.: (495) 482-30-58
E-mail: public@delo-press.ru