Списание депонированной заработной платы с учета (М.Р. Зарипова, журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Списание депонированной заработной платы с учета

М.Р. Зарипова,

эксперт журнала "Оплата труда в государственном

(муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 25-32.

Близится завершение финансового года, и в преддверии составления годовой бухгалтерской отчетности в учреждениях проводится инвентаризация активов и обязательств. В рамках выполнения данного мероприятия проверке подвергаются и расчетные обязательства с персоналом. В статье обратим внимание на порядок списания депонированной заработной платы, не полученной работниками в срок.

Инвентаризация расчетов с персоналом по счету 302 11

В силу п. 1, 2 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ*(1) активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Минфин в Письме от 15.07.2014 N 02-06-10/34544 указал, что о достоверности представленной отчетности можно судить, только если проведена инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается в рамках сформированной учетной политики с учетом положений законодательства РФ (п. 6, 20 Инструкции N 157н*(2)).

Общие правила проведения инвентаризации предусмотрены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49), которые распространяются и на организации государственного сектора. Таким образом, инвентаризация проводится учреждением в порядке, определенном его учетной политикой, с учетом положений законодательства РФ, а также особенностей осуществляемых им видов деятельности и инвентаризируемых объектов (Письмо Минфина РФ от 30.04.2015 N 02-07-10/25594).

Что касается инвентаризации расчетов с персоналом, в соответствии с п. 3.44 Методических указаний N 49 она должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Следовательно, при проведении контрольного мероприятия инвентаризационная комиссия должна только подтвердить фактические суммы кредиторской или дебиторской задолженности по счетам учета зарплаты и иных выплат, числящиеся в регистрах бухгалтерского учета.

Для этого необходимо проверить документы, на основании которых задолженность возникла и, возможно, была частично погашена.

Напомним, что начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного сотрудниками времени. Таким документом является табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). В качестве первичных учетных документов, отражающих начисление заработной платы, используются:

- расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);

- расчетная ведомость (ф. 0504402);

- платежная ведомость (ф. 0504403);

- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения применяется карточка-справка (ф. 0504417). Аналитический учет расчетов по пособиям ведется учреждением в журнале по прочим операциям либо карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 257 Инструкции N 157н).

Примечание. Учет расчетов по заработной плате и денежному довольствию осуществляется на счете 302 11 "Расчеты по заработной плате".

Таким образом, обобщенные данные, отраженные в журнале по прочим операциям, сверяют с данными, указанными в расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости.

Результаты инвентаризации по счету 302 11 "Расчеты по заработной плате" оформляются инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089).

Заметим, что аналогичным образом инвентаризируются расчеты по другим счетам учета расчетов с персоналом: 302 12 "Расчеты по прочим выплатам", 302 13 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда".

Обратите внимание! Все перечисленные выше формы учетных документов утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н*(3). До этого применялись формы, утвержденные Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н. В соответствии с разъяснениями, приведенными в Письме Минфина РФ от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, новые формы применяются учреждением исходя из его организационно-технической готовности.

Перенос не выданной работникам заработной платы на счет 304 02

После проведения инвентаризации расчетов по счету 302 11 "Расчеты по заработной плате" (а также по счетам 302 12, 302 13) необходимо обратить внимание на суммы кредиторской задолженности, числящиеся на данном счете (счетах). Напомним, что не полученные в срок заработная плата, стипендии, пособия должны быть депонированы. Такое требование закреплено в п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций*(4).В силу этого пункта в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "Депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Он подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер.

В соответствии с п. 270 Инструкции N 157н депонированная заработная плата отражается с использованием счета 304 02 "Расчеты с депонентами". Таким образом, кредиторская задолженность по сотрудникам, имеющаяся на счете 302 11, не должна превышать месячную задолженность, образованную за последний месяц текущего финансового года. Суммы превышения должны быть отражены на счете учета депонентов, то есть на счете 304 02.

Пример 1

В ходе проведения инвентаризации в казенном учреждении была обнаружена не полученная бывшими работниками заработная плата в сумме 18 456 руб. на счете 302 11. На основании бухгалтерской справки она была перенесена на счет 304 02 - счет учета депонентов.

В соответствии с Инструкцией N 162н*(5) в бюджетном учете будет составлена проводка:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Депонирована сумма по не выданной заработной плате при расчете с увольняющимися работниками	1 302 11 830	1 304 02 730	18 456

Списание сумм со счета 304 02

Далее в ходе проведения инвентаризации следует обратить внимание на кредитовый остаток средств на счете 304 02 "Расчеты с депонентами", который числится в учете учреждения в течение довольно длительного периода времени. Причины могут быть разными, иногда это небольшие суммы, за которыми бывшие работники не имеют возможности приехать.

Примечание. Президиум ВАС в Постановлении от 15.07.2008 N 3596/08 указал: отсутствие перечисленных выше документов означает, что оснований для списания задолженности нет.

Обозначим нюансы, касающиеся учета депонированной заработной платы, которая числится в учете длительное время.

В соответствии с п. 371 Инструкции N 157н задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Напомним, что для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами".

Основанием для списания неполученной депонированной заработной платы являются результаты инвентаризации, проведенной учреждением в рамках подготовки к составлению годового отчета. Для списания задолженности учреждению потребуются несколько документов.

Название документа	Краткие пояснения
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)	Порядок проведения инвентаризации разъяснен в Методических указаниях N 49, порядок заполнения акта регламентирован Приказом Минфина РФ N 52н
Бухгалтерская справка (ф. 0504833)	В справке нужно указать время и причину образования задолженности, а также отметить, что срок исковой давности истек, поэтому есть основание для списания задолженности в соответствии с результатами проведенной инвентаризации
Приказ руководителя учреждения	На основании акта о результатах инвентаризации и бухгалтерской справки руководитель издает приказ о списании кредиторской задолженности по депонированным суммам

Списание суммы кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражается по кредиту счета 1 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Пример 2

По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном учреждении, была выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте по О.И. Куликовой в сумме 2273 руб. по коду вида финансового обеспечения 2 "Приносящая доход деятельность". Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.

В соответствии с Инструкцией N 174н*(6) в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана задолженность учреждения перед кредитором	2 304 02 830	2 401 10 173	2273
Одновременно учтена кредиторская задолженность за балансом*	Забалансовый счет 2		2273
Произведено закрытие счета (в конце года)	2 401 10 173	2 401 30 000	2273
* Аналитический учет по забалансовому счету 20 организуется в разрезе видов выплат, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием полного наименования кредитора и иных реквизитов (п. 372 Инструкции N 157н).

Списание депонированной заработной платы с забалансового счета 20

Как уже было отмечено, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности. Таким образом, списать ее с забалансового учета учреждение вправе, когда истечет срок исковой давности.

Напомним, что исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Как отмечено в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 N 3-2-06/109, срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Именно по истечении этого срока работодатель вправе списать суммы невостребованной кредиторской задолженности.

В соответствии с п. 371 Инструкции N 157н списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных учреждений главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета), для бюджетных и автономных учреждений, если иное не установлено бюджетным законодательством, - актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, определенном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств (п. 371 Инструкции N 157н).

Пример 3

По результатам инвентаризации, проведенной в автономном учреждении, на забалансовом счете 20 была выявлена невостребованная кредиторская задолженность по заработной плате в сумме 2273 руб., срок исковой давности по которой истек. На основании приказа руководителя данная задолженность была списана со счета.

Согласно Инструкции N 183н*(7) в бухгалтерском учете будет сделана запись:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списана задолженность учреждения перед кредитором по истечении срока исковой давности		Забалансовый счет 20	2273

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. В соответствии с п. 1, 2 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ активы и обязательства подлежат инвентаризации с целью выявления фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Порядок проведения инвентаризации для государственных (муниципальных) учреждений установлен Методическими указаниями N 49.

2. Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами".

3. Списать с забалансового учета невостребованную кредиторскую задолженность учреждение вправе, когда истечет срок исковой давности, равный трем годам.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(3) Приказ зарегистрирован Минюстом 02.06.2015, дата опубликования на официальном интернет-портале правовой информации - 08.06.2015.

*(4) Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У.

*(5) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(6) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

*(7) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.