О представлении документов, истребуемых налоговиками (Н.В. Фирфарова, журнал "Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2015 г.)

О представлении документов, истребуемых налоговиками

Н.В. Фирфарова,

к. э. н., редактор журнала "ЕНВД: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Единый налог на вмененный доход: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, ноябрь-декабрь 2015 г., с. 62-67.

С 12 июня этого года вступил в силу Приказ ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@, которым утверждены формы документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в соответствии с налоговым законодательством и применяемых при взаимодействии с налогоплательщиками. Среди них - требование о представлении документов (информации) (приложение 15 к названному приказу).

Каким образом истребуемые документы могут быть представлены налогоплательщиком в ИФНС? Какие обязательные условия должны быть им соблюдены? Что рекомендуют при этом учесть компетентные органы?

В соответствии со ст. 93 НК РФ должностное лицо ИФНС, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Истребуемые документы могут быть представлены:

- лично или через представителя (направлены по почте заказным письмом);

- переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (или через личный кабинет налогоплательщика).

Представление документов на бумажном носителе

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Копия документа - это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа признается его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера*(1).

Порядок представления в ИФНС копий документов Налоговым кодексом не установлен.

Ранее контролирующие органы настаивали на том, что налогоплательщик должен заверить каждый запрошенный документ, а не подшивку документов (Письмо Минфина России от 30.11.2010 N 03-02-07/1-549). Чиновники делали исключение лишь для заверения многостраничных документов. Они допускали как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом (Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341 доведено до нижестоящих налоговых органов, а также до налогоплательщиков), п. 21 Письма ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@).

Аналогичного мнения придерживается ФАС МО (Постановление от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 по делу N А41-18214/08 (Определением ВАС РФ от 17.02.2010 N ВАС-946/10 в передаче данного дела в Президиум ВАС отказано)).

Однако имеется и положительная для налогоплательщика арбитражная практика. Так, ФАС ЦО в Постановлении от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012 пришел к выводу, что своевременная подача копий истребованных ИФНС документов, оформленных в виде подшивки, не является отказом от их представления и не может быть расценена как непредставление документов (сведений) вообще. При представлении налогоплательщиком документов, перечисленных в выставленном в его адрес требовании, в виде единой сшивки основания для вывода о ненадлежащем заверении этих документов, а тем более о нарушении процедуры и порядка их представления, не имеется (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.07.2013 N 09АП-18496/2013 по делу N А40-164721/12, ФАС ЗСО от 16.10.2012 по делу N А75-10185/2011).

На сегодняшний день Минфин изменил свою позицию. В Письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 чиновники отметили, что вопрос правомерности представления в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе законодательно не урегулирован. Следовательно, по их мнению, следует соблюдать рекомендации, изложенные в указанном письме. Так, при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, необходимо обеспечить сохранность целостности копий документов в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования. При этом следует:

- формировать сшив объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами их сплошной нумерации, начиная с единицы;

- прошивать все листы в сшиве на 2-4 прокола прочной нитью, при этом концы нити выводить на оборотную сторону последнего листа и связывать;

- на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеить бумажную наклейку (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм), которая должна закрывать место скрепления прошивки полностью (за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см);

- на бумажной наклейке проставить заверительную надпись, в которой указать количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов;

- руководителю (иному представителю) организации подписать заверительную надпись с отражением его фамилии и инициалов, должности, даты подписания, опечатать печатью организации (при наличии); при этом печать должна частично захватить бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего данные копии документов, дату их заверения.

Что касается проставления печати, здесь следует напомнить об изменениях, внесенных в федеральные законы от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", в соответствии с которыми данные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ).

В рассматриваемой ситуации, как указало высшее налоговое ведомство в Письме от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@, до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС документы, представляемые (направляемые) в налоговые органы, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них.

Минфин в Письме от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 с целью обеспечения прав налогоплательщиков рекомендует представлять истребуемые сшивы копий документов с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве (на том же сделан акцент налоговой службой в Письме N 03-02-РЗ/62336). Это необходимо в целях контроля выполнения налоговиками ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ. Напомним, что в силу названной нормы инспекция не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные ей при проведении налоговых проверок данного лица, а также документы, поданные в виде заверенных копий в ходе налогового мониторинга.

Представление документов в электронной форме

Понятие электронного документа закреплено в Федеральном законе от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации": электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В силу ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (за исключением случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе).

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ установлено, что если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи или через свой личный кабинет (п. 24 Порядка ведения личного кабинета налогоплательщика*(2)). Это также следует из п. 20 Порядка направления требования и представления документов*(3).

К сведению. Перечень электронных сервисов ФНС содержится на ее официальном сайте - http://www.nalog.ru/rn77/about_fts/el_usl/. В указанном разделе расположены сервисы, предусматривающие электронный документооборот, такие как: представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде; личный кабинет налогоплательщика - юридического лица; подача электронных документов на государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

На основании сказанного допускается представление документов в ИФНС в электронном виде лишь в случае, если они составлены в соответствии с установленным форматом.

Согласно официальной позиции, изложенной в письмах Минфина России от 07.07.2011 N 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 N 03-02-07/1-190, если истребуемый у налогоплательщика документ оформлен в электронном виде не по установленным форматам, его представление производится на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью) (см. также Письмо от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Обратите внимание! Законодательством о бухгалтерском учете предусмотрено равенство первичных учетных документов на бумажном носителе и документов в электронном виде, подписанных электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете)*(4).

Высшее налоговое ведомство придерживается аналогичного мнения (письма от 09.09.2015 N СА-4-7/15871, от 07.09.2015 N ЕД-4-2/15669). Свои выводы чиновники подкрепили арбитражной практикой.

Так, в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2012 по делу N А40-124838/11-75-497 (оставлено без изменений Постановлением АС МО от 11.07.2012) судьи, сославшись на Порядок направления требования и представления документов, указали, что ни его положениями, ни иными нормативными документами ФНС не установлены форматы для представления регистров учета в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Учитывая данное обстоятельство, налогоплательщик не вправе представлять в инспекцию истребованные документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. При этом суд обращает внимание на действующий Справочник периодов применения форматов представления в электронном виде налоговых деклараций, уточненных налоговых деклараций, расчетов, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов (СППФД)", который размещен на сайте ФНС и актуализируется по мере утверждения новых форматов электронных документов.

* * *

Новое требование о представлении документов, форма которого изменилась с 12.06.2015, не решает вопрос о возможности подачи в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе. До того момента, пока он не будет законодательно урегулирован, допускается представление документов в виде единой сшивки, но при соблюдении рекомендаций компетентных органов, изложенных в Письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336.

Что касается электронного формата, он допустим лишь для документов, составленных в электронном виде по установленным форматам. Неформатные документы направляются в ИФНС на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подпункты 14, 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.

*(2) Утвержден Приказом ФНС России от 30.06.2015 N ММВ-7-17/260@.

*(3) Утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

*(4) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.