Представление документов в ФНС на бумажном носителе (А.К. Попов, журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Представление документов в ФНС на бумажном носителе

А.К. Попов,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 41-47.

Рассматривая вопрос об истребовании документов налоговыми органами, авторы часто уделяют внимание правомерности истребования, срокам представления и ответственности за непредставление истребуемых документов.

Однако не менее важной является проблема соблюдения порядка заверки документов, представляемых контролерам.

НК РФ об истребовании документов

В силу пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе требовать в соответствии с законодательством о налогах и сборах от налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента документы по формам и (или) форматам в электронном виде, которые установлены государственными органами и органами местного самоуправления, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Порядку истребования документов при проведении налоговой проверки посвящена ст. 93 НК РФ. Положения данной статьи закрепляют право должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы.

НК РФ предоставляет проверяемому лицу право самостоятельно выбирать способ представления документов в налоговый орган: истребуемые документы могут быть поданы в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

     /--------------------------------------------------\

     |Способы представления документов в налоговый орган|

     \--------------------------------------------------/

                             |

               /-------------------------------------\

               |                                     |

     /---------------------\        /---------------------------------\

     |На бумажном носителе |        |  В виде электронного документа  |

     \---------------------/        \---------------------------------/

       /---------------\                 /--------------------------\

       |               |                 |                          |

/---------------\  /--------\ /-----------------------\  /--------------------\

|Лично или через|  |По почте| |По телекоммуникационным|  |Через личный кабинет|

|представителя  |  |заказным| |каналам связи          |  |налогоплательщика   |

\---------------/  |письмом | \-----------------------/  \--------------------/

                   \--------/

Что касается представления документов на бумажном носителе, в налоговом законодательстве есть оговорка, что представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Отдельно отмечено, что не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, подаваемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Как заверить копию документа?

В соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера (пп. 14, 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"*(1)) (письма Минфина РФ от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336).

Согласно п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2) при заверке соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, приводятся расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверки.

В Письме от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 финансисты отдельно отметили, что необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

В Постановлении ФАС МО от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09*(3) судьи рассмотрели вопрос о том, какое должностное лицо может заверить истребуемые документы.

Так, арбитры указали, что в соответствии со ст. 40, 41 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом (генеральным директором, президентом) и коллегиальным исполнительным органом (правлением, дирекцией) общества.

Единоличный исполнительный орган общества действует от имени общества без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества.

Следовательно, в п. 2 ст. 93 НК РФ под заверкой проверяемым лицом копий понимается удостоверение исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, то есть печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу.

В связи с тем, что заявитель представил в инспекцию копии первичных бухгалтерских документов без печати и подписи полномочного должностного лица, налоговый инспектор правомерно отказал в их принятии (документы, не имеющие юридической силы).

Если истребовано значительное количество документов...

При представлении истребуемых документов на бумажном носителе существует проблема заверки значительного количества документов. Нередко количество истребуемых документов составляет несколько тысяч единиц. Можно ли в таком случае заверять не каждый документ, а их подшивку? Финансисты и налоговики едины в данном вопросе: заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Следует отметить, что указанного мнения чиновники придерживаются на протяжении длительного времени.

Реквизиты письма	Позиция чиновников
Письмо Минфина РФ от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122	Исходя из положений ст. 93 НК РФ, заверена должна быть каждая копия документа, а не их подшивка
Письмо ФНС РФ от 02.10.2012 N АС-4-2/16459
Письмо Минфина РФ от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374	Каждая представляемая в налоговый орган копия документа должна быть заверена уполномоченным лицом и иметь иные необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

В данном вопросе судьи солидарны с налоговиками и финансистами. Так, в Постановлении от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 ФАС МО рассмотрел ситуацию, когда заявитель представил в налоговый орган и в материалы дела подшивку документов, содержащую на оборотной стороне одного из документов следующую запись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО "Тривиум-ХХ1" экономист Е.Г. Лазуткина. 05.08.2008". Арбитры расценили данный факт как свидетельство представления обществом копий документов, не заверенных должным образом.

Если истребован многостраничный документ...

При необходимости представления многостраничного документа возникает вопрос: нужно ли заверять каждую страницу документа или весь документ как единое целое?

Налоговики в Письме от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ отметили, что налоговым законодательством не предусмотрен порядок представления в налоговые органы копий документов, как и право ФНС устанавливать какой-либо отдельный порядок по данному вопросу.

Вместе с тем, по словам налоговиков, необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны в качестве существующих в деловой практике способов заверки многостраничных документов как заверка каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверка его в целом. При этом в случае заверки копии документа в целом необходимо учитывать толщину пачки и материал прошития (шпагат, бечевка и т.д.).

Кроме того, при прошивке многостраничного документа нужно:

- обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, резолюций и т.п.;

- исключить возможность механического разрушения (расшития) пачки при изучении копии документа;

- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);

- осуществить последовательную нумерацию всех листов в пачке и при заверке указать общее количество листов в пачке.

Аналогичные разъяснения представлены в Письме Минфина РФ от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142. Финансисты также указали, что на оборотной стороне последнего листа (отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

- подпись;

- надпись "Верно";

- должность лица, заверившего копию;

- личная подпись лица, заверившего копию;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата заверки.

Данный лист должен содержать надпись "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___________ листов". При этом количество листов указывается словами.

Также с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля за соблюдением налоговыми органами ограничения в части повторного истребования документов, предусмотренного п. 5 ст. 93 НК РФ, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью подаваемых документов.

Одно из последних разъяснений финансистов - Письмо от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 - также посвящено вопросу представления сшивов истребуемых документов. Чиновники разъяснили, что впредь до нормативного правового урегулирования указанного вопроса при формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

- сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с цифры "1";

- все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна полностью закрывать место скрепления прошивки, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;

- на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой отражается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;

- заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверки.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основания для их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Ответственность за непредставление документов

В своих разъяснениях (письма Минфина РФ от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, ФНС РФ от 02.10.2012 N АС-4-2/16459) чиновники напоминают налогоплательщикам об ответственности за непредставление документов в установленные сроки.

Налоговым законодательством предусмотрены следующие виды ответственности.

Норма НК РФ	Состав правонарушения	Ответственность
Статья 126 "Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля"	Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, определенных ст. 119, 129.4 и 129.6, а также п. 1.1 ст. 126 НК РФ	Взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ
Статья 129.1 "Неправомерное несообщение сведений налоговому органу"	Неправомерное несообщение (несвоевременное сообщение) лицом сведений, которые в соответствии с НК РФ это лицо должно сообщить налоговому органу, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного ст. 126 НК РФ	Взыскание штрафа в размере 5000 руб.
	Те же деяния, совершенные повторно в течение календарного года	Взыскание штрафа в размере 20 000 руб.

* * *

В статье рассмотрены проблемы заверки документов, истребуемых налоговыми органами и представляемых налогоплательщиками в бумажном виде.

Особое внимание уделено вопросу заверки многостраничных документов и случаям, когда количество истребуемых документов значительно.

Приведенный материал содержит подробный анализ норм законодательства, разъяснений Минфина и ФНС, арбитражной практики по данному вопросу.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.

*(2) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

*(3) Определением ВАС РФ от 17.02.2010 N ВАС-946/10 отказано в передаче в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора данного постановления.