Правила расчета отпускных (В.Д. Тарасов, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г.)

Правила расчета отпускных

В.Д. Тарасов,

эксперт журнала "Отдел кадров

государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 12, декабрь 2015 г., с. 64-72.

Трудовым законодательством закреплена обязанность работодателя по предоставлению работникам не только ежегодного оплачиваемого, но и дополнительного отпуска. В статье напомним, чем руководствоваться и на что обратить внимание при предоставлении оплачиваемых отпусков, какой продолжительности они бывают. Кроме того, обратим внимание на нормы законодательства, регулирующие вопросы исчисления стажа работы, дающего право на отпуск. Также разберемся с наиболее сложными моментами, возникающими при его расчете, приведя соответствующие примеры.

Отпуска бывают двух видов:

- ежегодный основной оплачиваемый (ст. 114 ТК РФ);

- дополнительный оплачиваемый (ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ч. 2 ст. 120 ТК РФ). При их предоставлении за работником сохраняется место работы (должности), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ).

Обратите внимание! Непредоставление ежегодных оплачиваемых отпусков работникам в течение двух лет подряд запрещено (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Работодателям за непредоставление отпуска грозит административная ответственность, предусмотренная ст. 5.27 КоАП РФ.

Продолжительность основного отпуска

По общему правилу ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. При этом обратите внимание, что работа на условиях неполного рабочего времени не влечет каких-либо ограничений продолжительности основного отпуска (ч. 3 ст. 93 ТК РФ). Кроме того, есть работники, которым гарантируется два дня отпуска за каждый месяц работы. Это лица, заключившие срочные трудовые договоры на срок менее двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или на выполнение сезонных работ (ст. 295 ТК РФ). А для некоторых категорий работников установлен удлиненный основной отпуск. Так, продолжительность ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусков педагогических работников, руководителей образовательных организаций и их заместителей, руководителей структурных подразделений этих организаций и их заместителей определена Постановлением Правительства РФ от 14.05.2015 N 466 "О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках" (ст. 334 ТК РФ).

Ежегодный основной отпуск муниципального служащего согласно ч. 3 ст. 21 Федерального закона N 25-ФЗ*(1) составляет 30 календарных дней, но для отдельных групп должностей муниципальной службы законами субъектов РФ может устанавливаться ежегодный основной отпуск большей продолжительности.

А для гражданских служащих в силу ч. 3 и 4 ст. 46 Федерального закона N 79-ФЗ*(2) установлена следующая продолжительность основного отпуска:

- 35 календарных дней - замещающим высшие и главные должности гражданской службы;

- 30 календарных дней - замещающим должности гражданской службы иных групп.

Работающим инвалидам (независимо от группы инвалидности) также полагается удлиненный отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона N 181-ФЗ*(3)). Указанная норма обязательна для соблюдения всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности.

Продолжительность дополнительного отпуска

В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются: сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; в других случаях, предусмотренных законами.

Однако подчеркнем, что работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия предоставления этих отпусков должны определяться коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Что касается установленных законами дополнительных отпусков, их продолжительность может быть разной. Например, продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет гражданского служащего исчисляется из расчета 1 календарный день за каждый год гражданской службы (ч. 5 ст. 46 Федерального закона N 79-ФЗ). Также гражданским служащим, имеющим ненормированный служебный день, предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или служебным распорядком государственного органа и который не может быть менее 3 календарных дней (ч. 4 ст. 45 Федерального закона N 79-ФЗ).

Муниципальным служащим ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за выслугу лет предоставляются продолжительностью не более 15 календарных дней, но порядок и условия предоставления такого отпуска определяются законом субъекта РФ (ч. 4, 5 ст. 21 Федерального закона N 25-ФЗ).

Врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый 3-дневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше 3 лет (Постановление Правительства РФ N 1588*(4)).

А продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда медицинским работникам, участвующим в оказании психиатрической помощи, непосредственно участвующим в оказании противотуберкулезной помощи, осуществляющим диагностику и лечение ВИЧ-инфицированных, а также лицам, работа которых связана с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека, установлена Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 N 482 "О продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляемого отдельным категориям работников".

Следует отметить, что согласно ст. 14 ТК РФ кроме предусмотренных законодательством дополнительных отпусков, предоставляемых на общих основаниях, лицам, работающим в северных районах России, устанавливается также в качестве компенсации ежегодный дополнительный отпуск продолжительностью:

- в районах Крайнего Севера - 24 календарных дня;

- в приравненных к ним местностях - 16 календарных дней;

- в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, - 8 календарных дней.

Кроме того, отметим п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.1994 N 1440 "Об условиях оплаты труда и предоставлении дополнительных льгот работникам, находящимся в Чеченской Республике", согласно которому работникам территориальных органов, а также работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 2 календарных дня за каждый полный месяц работы.

Также дополнительный отпуск предоставляется тем, кто работает в режиме ненормированного рабочего дня, причем он возникает у работника независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного дня (ст. 119 ТК РФ, Письмо Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1).

Стаж работы, дающий право на отпуска

Чтобы правильно исчислить стаж работы, дающий право на основной отпуск, необходимо руководствоваться ст. 121 ТК РФ. В этом случае вопросов возникнуть не должно.

Но часто возникают вопросы по ч. 3 указанной статьи, согласно которой в стаж, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Иными словами, стаж, дающий право на дополнительный отдых, следует рассчитывать отдельно. Как же это сделать правильно? Необходимо обратиться к разд. II "Дополнительный отпуск" Инструкции N 273/П-20*(5), где подробно прописаны различные ситуации подсчета стажа и приведены примеры. Кроме того, небезынтересным будет Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0.

На практике чаще всего спрашивают: предоставляется ли дополнительный отпуск совместителю, если он работает во вредных условиях труда меньше половины нормы рабочего времени?

Допустим, работник выполняет обязанности по совместительству на 0,25 ставки (что составляет 1,5 часа в день) во вредных условиях труда. По данной должности на основании проведенной специальной оценки условий труда предусмотрен дополнительный отпуск продолжительностью 14 календарных дней, норма рабочего времени - 30 часов в неделю. В этом случае совместитель трудится во вредных условиях труда менее половины рабочего времени (0,25 ставки), соответственно, права на дополнительный отпуск он не имеет (п. 12 Инструкции N 273/П-20).

Определяем расчетный период

Согласно ст. 139 ТК РФ и п. 4, 10 Положения N 922 независимо от режима работы (неполное, сокращенное рабочее время и т.п.) расчет среднего заработка сотрудника осуществляется исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за последние 12 календарных месяцев. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Например, если отпуск предоставляется в декабре 2015 года, то расчетный период - с 01.12.2014 по 30.11.2015.

Следует подчеркнуть: в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, действующем в организации, могут быть предусмотрены иные периоды для расчета средней заработной платы - при условии, что это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). То есть если в коллективном договоре установлен расчетный период, например, 6 месяцев, расчет средней заработной платы для отпускных придется сделать за 6 и за 12 месяцев соответственно и из полученных сумм выбрать наибольшую.

Рассчитываем отпускные

Сумма отпускных определяется исходя из среднего заработка работника (ст. 114, 139 ТК РФ, Положение N 922*(6)).

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Однако средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (п. 11 Положения N 922).

Для расчета суммы отпускных средний дневной заработок умножается на количество дней отпуска (п. 9 Положения N 922).

Пример 1

С работником заключен срочный трудовой договор на период с 01.06.2015 по 31.12.2015 на выполнение сезонных работ. В учреждении установлен режим 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье.

Должностной оклад работника составляет 20 000 руб. В сентябре ему выплачена премия в размере 5 000 руб.

С 10.08.2015 по 13.08.2015 (4 кал. дн.) работник был на больничном.

31.08.2015 работнику по его заявлению предоставлен отпуск без сохранения заработной платы на 1 рабочий день.

С 08.12.2015 по 23.12.2015 (12 раб. дн.) работнику предоставят оплачиваемый отпуск. Как рассчитать сумму для оплаты дней отпуска?

Работник отработал полностью 6 месяцев, то есть учреждение в силу ст. 295 ТК РФ должно предоставить ему отпуск продолжительностью 12 рабочих дней (6 мес. х 2 дн.), если из этих 6 месяцев не исключались периоды, указанные в ч. 2 ст. 121 ТК РФ.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения N 922).

Время неоплачиваемого отпуска (не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года) и временной нетрудоспособности не исключается из стажа, дающего права на отпуск в силу ч. 1 ст. 121 ТК РФ, но при расчете среднего заработка эти периоды (а также начисленные работнику за эти периоды суммы среднего заработка) не учитываются (пп. "б", "е" п. 5 Положения N 922).

Поскольку в рассматриваемом случае в расчетном периоде есть исключаемые периоды, средний дневной заработок работника определяется по формуле:

Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка

-----------------------------------------------

      Количество рабочих       Количество

      дней по календарю   -   исключаемых

      6-дневной рабочей       рабочих дней

      недели в расчетном

           периоде

Для расчета выплат, включаемых в расчет среднего заработка, сначала необходимо определить сумму начисленной заработной платы за август. Она составит 15 238,1 руб. (20 000 руб. х 16 раб. дн. / 21 раб. дн.), где 16 рабочих дней - это 21 день в августе по производственному календарю на 2015 год за вычетом дней временной нетрудоспособности (4 раб. дн.) и неоплачиваемого отпуска (1 раб. дн.).

То есть сумма заработной платы, включаемая в расчет среднего заработка, составит 120 238,1 руб. (20 000 руб. х 5 мес. + 15 238,1 руб. + 5 000 руб.).

Рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели в расчетном периоде 148 (153 дн. - 1 день отпуска за свой счет - 4 дня временной нетрудоспособности). Таким образом, средний дневной заработок для расчета отпускных составит 812,42 руб. (120 238,1 руб. / 148 раб. дн.)

Сумма начисленных отпускных будет равна 9 749,04 руб. (812,42 руб. x 12 дн.).

Пример 2

На основании заявления работника ему предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 18.12.2015 по 31.12.2015 (14 кал. дн.).

В расчетном периоде (с 01.12.2014 по 30.11.2015) работник был в основном отпуске 5 календарных дней (с 16.02.2015 по 20.02.2015) и 3 дня болел (с 07.09.2015 по 09.09.2015).

В 2014 году оклад работника составлял 20 000 руб. Помимо оклада ему выплачены квартальные премии за I, II и III кварталы 2015 года в размере 30% начисленной заработной платы за квартал (пропорционально фактически отработанному времени).

С 01.01.2015 повышены оклады на 10% в целом по учреждению. То есть с этой даты работнику установлен оклад в размере 22 000 руб. Иных выплат, кроме оклада и указанных премий, работнику не производилось.

Как рассчитать сумму отпускных?

К выплатам, учитываемым при расчете среднего заработка, относится зарплата, начисленная сотруднику по должностному окладу за отработанное время, а также квартальные премии, предусмотренные системой оплаты труда, которые установлены в процентах к должностному окладу и начислены пропорционально фактически отработанному сотрудником времени за соответствующий квартал (пп. "а", "н" п. 2 Положения N 922).

Из расчетного периода исключаются время, проведенное работником в основном отпуске, и период его временной нетрудоспособности. Начисленные за это время суммы также не учитываются при исчислении среднего заработка (пп. "а", "б" п. 5 Положения N 922).

Заработная плата за не полностью отработанные месяцы расчетного периода, учитываемая при расчете среднего заработка, составляет:

- за февраль 2015 года - 16 210,53 руб. (22 000 руб. / 19 раб. дн. x 14 раб. дн.);

- за сентябрь 2015 года - 19 130,43 руб. (22 000 руб. / 23 раб. дн. x 20 раб. дн.).

Квартальные премии начислены в размере:

- 18 063,2 руб. за I квартал 2015 года ((22 000 руб. х 2 мес. + 16 210,53 руб.) х 30%);

- 19 800 руб. за II квартал 2015 года ((22 000 руб. х 3 мес.) х 30%);

- 18 939,13 руб. за III квартал 2015 года ((22 000 руб. х 2 мес. + 19 130,43 руб.) х 30%).

Поскольку квартальные премии начислены пропорционально фактически отработанному работником времени за соответствующий квартал, они учитываются при расчете среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм (абз. 5 п. 15 Положения N 922).

Так как повышение окладов в целом по учреждению произошло в течение расчетного периода, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода (п. 16 Положения N 922).

В нашем случае коэффициент для выплат за декабрь 2014 года равен 1,1 (22 000 руб. / 20 000 руб.).

В итоге оклад работника за декабрь 2014 года учитывается при расчете среднего заработка в размере 22 000 руб. (20 000 руб. x 1,1).

Таким образом, при исчислении среднего заработка выплаты работнику за расчетный период учитываются в общей сумме 312 143,29 руб. (22 000 руб. х 10 мес. + 16 210,53 руб. + 19 130,43 руб. + 18 063,2 руб. + 19 800 руб. + 18 939,13 руб.).

Поскольку из расчетного периода исключаются периоды основного отпуска и временной нетрудоспособности, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (абз. 2 п. 10 Положения N 922).

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

То есть количество календарных дней в неполных месяцах расчетного периода составило:

- в феврале 2015 года - 24,07 дня (29,3 / 28 х (28 - 5)):

- в сентябре 2015 года - 26,37 дня (29,3 / 30 х (30 - 3)).

Общее количество календарных дней для исчисления среднего дневного заработка составляет 343,44 дня (29,3 дн. x 10 мес. + 24,07 дн. + 26,37 дн.).

Средний дневной заработок соответственно равен 908,87 руб. (312 143,29 руб. / 343,44 дн.).

Сумма отпускных составит 12 724,18 руб. (908,87 руб. x 14 кал. дн.).

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

*(2) Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

*(3) Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

*(4) Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 "Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях".

*(5) Постановление Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20 "Об утверждении Инструкции о порядке применения Списка производств цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день".

*(6) Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.