Что вы знаете о хранении документов? (С.В. Булаев, журнал "Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г.)

Что вы знаете о хранении документов?

С.В. Булаев,

редактор журнала "Промышленность:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2015 г., с. 44-51.

Не все финансовые работники уделяют сохранности документов должное внимание, считая, что чем труднее найти документ, тем меньше будет проблем. На самом деле это не так - отсутствие нужных подтверждающих документов создает еще больше осложнений, особенно когда спорная ситуация разрешается в суде, где голословные утверждения не принимаются во внимание. Не так давно Минфин в обзоре практики применения законодательства (от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015) напомнил бухгалтерам о необходимости обеспечить сохранность первичных и отчетных документов.

О чем сообщили финансисты?

Они дали практические рекомендации для бухгалтеров, а именно рассказали о применении установленных Минкультуры правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков. Отправной точкой в рассуждениях чиновников стали нормы Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которым:

- первичные документы, регистры бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью;

- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года;

- хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем экономического субъекта;

- требования к документам и документообороту в бухгалтерском учете устанавливаются в федеральных стандартах бухучета.

От норм бухгалтерского законодательства финансисты перешли к положениям Налогового кодекса, в соответствии с которым налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Хранение налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, регистров налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организуется руководителем организации-налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента). При этом до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете, для организации хранения таких документов, в том числе первичных учетных документов, регистров, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (в части, не противоречащей законодательным правовым актам, изданным позднее);

- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526.

На этом разъяснение чиновников заканчивается, но автор хотел бы продолжить разговор и выделить более ценный из названных выше документов.

Что актуально в наши дни?

Как догадался читатель, имеется в виду Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Многое в нем устарело, однако нормы о хранении документов вполне отвечают сегодняшним реалиям, в которых хозяйствующий субъект наделен самостоятельностью в решении данного вопроса.

Итак, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Но до этого момента они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. За это несут ответственность лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения. Выдача их из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, но в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин этого. Созданная комиссия должна не только выявить, но и документально подтвердить причину утраты документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, визируемым руководителем. После завершения мероприятий по фиксированию факта утраты (гибели) документов проводится работа, направленная на их восстановление.

На заметку. Руководитель не обязан иметь в личном хранении документы по деятельности организации, а должен лишь организовать их хранение по месту ее нахождения (Постановление ФАС МО от 27.06.2014 N Ф05-6444/2014).

Как советует хранить документы Минкультуры?

Чиновники советуют применять правила архивного дела, часть которых изложена в Приказе Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. У коммерческих организаций документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

- структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

- хронологический (по периодам (датам), к которым относятся единицы хранения);

- функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

- номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям бумаг);

- корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

- географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, авторы, корреспонденты).

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения, исключающим хищение и утрату и поддерживающим нормальное физическое состояние этих документов.

О сроках хранения документов

Согласно Закону об архивном деле*(1) Минкультуры уполномочено утверждать перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней. Пока их всего два - один для государственных органов и органов местного самоуправления, другой для организаций научно-технической и производственной деятельности. Именно последний (утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182) могут взять на заметку промышленные предприятия. А в подтверждение этого приведем в таблице ряд документов предприятия с указанием сроков их хранения согласно обозначенному акту.

Виды документов производственных предприятий	Срок хранения
Расчеты, таблицы, справки оценки эффективности производства	До ликвидации производства
Сведения о выпуске и отгрузке продукции на экспорт	1 год
Отчеты о расходе сырья и материалов на производстве	10 лет
Лимитные карты на продукцию и сырье	До минования надобности
Журналы учета отходов производства	3 года
Журналы, картотеки учета изделий, продукции	5 лет
Акты, справки об учете незавершенного производства	3 года
Журналы первичного учета сырья и готовой продукции	1 год
Картотеки учета полуфабрикатов	1 год
Анализ расхода сырья и материалов	3-5 лет
Книги ведомости об учете расхода различной энергии и топлива	3 года
Нормы износа и расхода инструмента	До замены новыми
Документы на запасные части и ремонт оборудования	3 года
Приказы о привлечении к ответственности лиц, виновных в выпуске некачественной продукции	5 лет

Это лишь малая доля документооборота производственного предприятия. Выделены наиболее интересные бухгалтерской службе документы. Все они имеют разный срок хранения, но наиболее распространенный интервал - от 3 до 5 лет, что согласуется с указаниями финансистов о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов.

Как быть, если документы утрачены?

Нужно попробовать их восстановить. Подробные указания на этот счет есть в постановлениях АС МО от 06.11.2015 N Ф05-15026/2015, от 25.09.2014 N Ф05-10578/14. Кстати, с последним судебным актом согласилась надзорная инстанция (Определение ВС РФ от 27.11.2014 N 305-ЭС14-4145).

Итак, для восстановления документации должно быть назначено ответственное лицо, которое может получить дубликаты (копии) документов от клиентов, контрагентов, обслуживающего банка, налоговой инспекции. Если восстановить все документы не представляется возможным, ответственное лицо оформит соответствующий акт, в котором излагаются причины невозможности либо нецелесообразности продолжать дальнейшие действия по восстановлению документов. Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии.

Руководитель организации должен уведомить налоговую инспекцию об утрате бухгалтерских документов и о невозможности их полного восстановления, приложив к уведомлению акт комиссии, установившей факт утраты (гибели) документов, а также акт о прекращении работ по восстановлению утраченных документов. На основе восстановленной документации бухгалтер должен заново сформировать регистры бухгалтерского учета и на их основе составить финансовую отчетность. Казалось бы, все просто и понятно... но только в теории арбитров.

На практике восстановление документов происходит не так быстро. Перечислим способы восстановления первичных учетных документов в зависимости от ситуации:

- исправление путем дополнения необходимых данных;

- сбор утраченных документов вновь;

- составление утраченных документов заново.

Первый из способов несложен. Практически все документы (кроме банковских) можно дополнять рукописно, проставляя в них отсутствующие данные. И не имеет значения, как изначально составлялся документ: рукописным, печатным или смешанным способом. Даже если в акте проверки был зафиксирован факт наличия не заполненного полностью первичного документа, это не препятствует его исправлению.

Сбор утраченных документов необходим, если они не могут быть восстановлены должностными лицами, то есть сотрудники, подписавшие их, уже не работают в организации или документы были получены от контрагентов. Когда просто отсутствует часть первичной документации - точно известны количество и реквизиты утраченных документов и есть шанс, что по сделанным запросам их удастся восстановить.

Безусловно, рассылка запросов контрагентам - очень трудоемкий процесс, и не все из них смогут и захотят помочь вам. Главному бухгалтеру следует сохранить тексты писем, квитанции и другие свидетельства, подтверждающие факт направления запросов. Если на запросы и не пришло ответов, у бухгалтера останутся доказательства того, что меры по восстановлению документов действительно были приняты.

Наиболее сложной является ситуация одновременной утраты первичной документации и регистров бухгалтерского учета. В таком случае руководству организации остается надеяться на память бухгалтера или помощь аудитора. Более действенного совета мы, к сожалению, дать не можем.

Оформление утраченных документов заново возможно, если они были составлены должностными лицами самой организации. Имеются в виду некоторые первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета (в бумажном или электронном виде), технические, товаросопроводительные и аналогичные документы, на основе которых "первичка" еще не была составлена. Информация в восстановленных документах должна соответствовать данным бухучета.

Бухгалтеру нужно учесть, что наиболее серьезные последствия для хозяйствующего субъекта влечет не позднее составление утраченных документов, а их невосстановление. В случае отсутствия документов при решении споров в судебном порядке арбитры принимают к рассмотрению и оценивают, наряду с другими доказательствами по делу, документы, представленные ответчиком, независимо от того, были ли они до этого показаны ревизорам во время проверки или при рассмотрении возражений.

На руку ли проверяющим отсутствие документов?

Сразу отметим, что под проверяющими мы понимаем сотрудников налоговых органов.

С одной стороны, хранение документов, особенно налоговых, - не та процедура, к которой стоит относиться поверхностно. Если не была обеспечена сохранность документов, то в ходе проверки налоговый орган потребует их восстановить, в противном случае за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов или иных сведений налогоплательщик может быть оштрафован по ст. 126 НК РФ. Также при отсутствии первичных документов в ходе проверки налоговый орган вправе, руководствуясь пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, определить суммы налогов расчетным путем, исходя из данных об аналогичных налогоплательщиках (в том числе в случаях непредставления более двух месяцев необходимых для расчета налогов документов) (Постановление ФАС МО от 12.02.2014 N Ф05-2554/2013).

С другой стороны, налоговый инспектор в данной ситуации, как это ни покажется странным, недостаточно защищен. Налогоплательщик может принести или восстановить отсутствующие документы в любой момент налоговой проверки и после нее, подтвердив совершенные хозяйственные операции и оспорив соответствующие разделы акта проверки. И не важно, что написано в акте налоговой проверки, что налоговый инспектор добросовестно провел ее. Судебные инстанции принимают доказательства в процессе рассмотрения дела.

И еще. При несоблюдении требований к хранению документов организации в случае их утраты весьма сложно доказать свою невиновность в совершении вменяемых правонарушений. В некоторых ситуациях обстоятельства утраты документов учитываются судом не как освобождающие от ответственности, а как смягчающие ее. А если не были приняты меры по восстановлению документов, это может трактоваться как противоправное бездействие, приведшее к совершению налогового правонарушения по неосторожности (Постановление ФАС УО от 07.09.2011 N Ф09-5500/11).

* * *

В заключение напомним, что первичные документы являются тем информационным фундаментом, на котором строится бухгалтерский учет и составляется финансовая отчетность. Поэтому обеспечению сохранности бухгалтерских и налоговых документов в пределах установленных законодательством об архивном деле сроков следует уделить должное внимание, чтобы потом не оказаться в ситуации, когда придется заниматься очень нелегким и трудоемким делом - восстановлением утраченного.

Добавим, что при отсутствии документации организация, а точнее, руководитель, не имеет права оставить все как есть. Руководитель обязан не только принять меры по восстановлению утраченных документов, но и обеспечить ведение текущей бухгалтерской отчетности и бухучета согласно Закону о бухгалтерском учете (Определение ВС РФ от 04.02.2015 N 307-ЭС14-7786). Понятно, что сам руководитель этим заниматься не будет, он отдаст распоряжение бухгалтерии, в обязанности которой входит не только ведение бухгалтерского учета и составление качественной финансовой отчетности, но и обеспечение надлежащих доказательств фактов совершения хозяйственных операций.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ.