Служебные поездки: о чем не стоит забывать? (Т.Ю. Комиссарова, журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 10, октябрь 2015 г.)

Служебные поездки: о чем не стоит забывать?

Т.Ю. Комиссарова,

эксперт журнала

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения"

Журнал "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 10, октябрь 2015 г.

Практически каждый работодатель хоть раз направлял своих сотрудников в командировки. Кто-то из сотрудников отказывается, а кто-то с удовольствием едет в маленькое путешествие. Вне зависимости от того, как к служебной поездке относятся подчиненные, работодателю нужно помнить о правилах оформления и направления в командировки. Сегодня расскажем об этих правилах и укажем на распространенные ошибки, совершаемые работодателями.

В силу ст. 166 ТК РФ командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом не признаются командировками служебные поездки лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Работники могут направляться в служебные поездки и по территории РФ, и за ее пределы (при так называемых заграничных командировках).

Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Именно данным Положением и нормами Трудового кодекса нужно руководствоваться работодателям при необходимости служебных поездок.

Процедура направления в командировку

Направление в командировку и оформление командировочных документов происходит в несколько этапов.

1. Проверяем, можно ли направить сотрудника в командировку. В частности, согласно ч. 1 ст. 259 ТК РФ запрещено направлять в командировку беременных женщин, а в силу ст. 268 ТК РФ - несовершеннолетних сотрудников. Исключениями будут несовершеннолетние:

- творческие работники средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (см. перечни, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 N 252);

- профессиональные спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Кроме этого, нельзя направлять сотрудника в командировку в период действия ученического договора, если она не связана с обучением (ст. 203 ТК РФ).

2. Получаем согласие (если требуется). Отдельные категории работников разрешено отправлять в командировку только с их письменного согласия. К таким категориям относятся:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без матери;

- работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Отметим, что для командирования названных сотрудников недостаточно их согласия - необходимо проверить, не противопоказаны ли им служебные поездки по состоянию здоровья. Документом, подтверждающим наличие или отсутствие противопоказаний к командировкам, может быть только медицинское заключение. Никакие справки тут не подойдут.

Запросить согласие следует письменно, составив документ в произвольной форме. Рекомендуем включить в него информацию о праве работника отказаться от командировки. Иначе потребуется уведомить об этом работника отдельным документом или включить данную информацию непосредственно в приказ о направлении в командировку. (Обязанность работодателя письменно уведомить работника о его праве отказаться от направления в командировку установлена ч. 2 ст. 259 ТК РФ.) Приведем пример.

Управление Федеральной службы исполнения наказаний

по Владимирской области

(УФСИН по Владимирской области)

Исх. N 25-10/к от 01.10.2015

Начальнику отдела делопроизводства Н.И. Ивановой

О направлении в командировку

Уважаемая Наталья Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 07.10.2015 по 09.10.2015 в ФКУ ИК-4, находящееся по адресу Владимирская область, г. Вязники, ул. Железнодорожная, д. 35.

Уведомляем Вас о том, что Вы как работник, имеющий ребенка в возрасте до трех лет, в силу ст. 259 ТК РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку.

Начальник отдела кадров                 Петрова              А.И. Петрова

Согласна на направление в командировку.

С правом отказаться от командировки ознакомлена.

Начальник отдела делопроизводства       Иванова, 01.10.2015  Н.И. Иванова

                                        -------------------

3. Издаем приказ о направлении в командировку. В соответствии с п. 3 Положения сотрудники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. Здесь напомним, что с 08.01.2015 процедура документирования командировки упрощена: теперь не обязательно составлять служебное задание и оформлять командировочное удостоверение. Некоторые работодатели воспользовались этим и внесли коррективы в локальные нормативные акты, перейдя на упрощенный порядок оформления, а некоторые до сих пор придерживаются прежнего порядка (никто не запрещает). Таким образом, первые именно в приказе должны обозначить цель и период направления в командировку.

Напомним, что с данным приказом сотрудник должен ознакомиться под роспись.

4. Выдаем аванс. Перед отъездом в командировку в силу п. 10 Положения работодатель обязан выдать работнику аванс - денежные средства на оплату проезда, найма жилья и иных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

Для этого бухгалтерия составляет примерную смету расходов сотрудника, связанных со служебной поездкой, и согласовывает данный документ с главным бухгалтером и руководителем организации.

Выдача аванса может быть осуществлена:

- наличными в кассе организации;

- на зарплатную банковскую карту сотрудника.

5. Заполняем журнал учета командировок. Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 N 771*(1) с 08.08.2015 п. 8 Положения, устанавливающий необходимость ведения учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, признан утратившим силу. Поэтому, с одной стороны, организация с указанной даты не обязана вести журналы учета таких сотрудников. С другой стороны, порядок учета названных работников и формы соответствующих журналов учета, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н, не отменены и не признаны утратившими силу. Следовательно, у контролеров могут все-таки возникнуть вопросы об отсутствии учета командированных сотрудников, если прекратится ведение журналов учета.

6. Отражаем командировку в табеле. Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником, отражая в том числе периоды командировок. Для обозначения периода отсутствия в связи со служебной поездкой применяется буквенный код "К" или цифровой "06".

7. Возмещаем сотруднику расходы. В силу п. 26 Положения по возвращении из командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К такому отчету работник должен приложить документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

К сведению. Форма авансового отчета 0504505 утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственным (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".

Если по результатам отчета сотрудника будет установлено, что он израсходовал больше суммы выданного аванса, работодатель обязан возместить недостающие суммы. А если потрачено меньше, чем выдали, то сотрудник должен вернуть остаток работодателю.

Нечасто, но все-таки бывает, что работник не возвращает выданные ему в связи с командировкой и неизрасходованные денежные средства. Как быть работодателю в данном случае? Нужно просто удержать соответствующую сумму из заработной платы сотрудника. Такое право работодателю дает ч. 2 ст. 137 ТК РФ.

Некоторые сложные ситуации

Сроки командировки. Первый вопрос, который может возникнуть, - как рассчитать срок командирования. Почему это важно сделать еще до отправления сотрудника? Потому что от продолжительности поездки зависит сумма аванса, срок командировки отражается в приказе и т.д.

Итак, в силу п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и иных особенностей служебного поручения. Тем не менее, работодатель не может отправить сотрудника в бессрочную командировку, так как это уже будет направлением на работу в другую местность, а не выполнением конкретного служебного поручения.

Чтобы рассчитать срок служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в место командирования и день приезда из командировки в место постоянной работы.

Например, как установить дату начала командировки, если самолет улетает 1 октября в 23.50? Обратимся к п. 4 Положения, согласно которому днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении ТС до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - последующие сутки. Таким образом, несмотря на то, что до окончания 1 октября остается 10 минут, именно эта дата и будет началом командировки. А значит, работнику полагаются за день суточные.

Как определить день выезда в командировку, если поезд отправляется 7 октября в 01.20, но чтобы добраться до вокзала, работнику нужно выехать 6 октября в 22.30?

Согласно п. 4 Положения, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до них. Соответственно, днем начала командировки в данном случае будет 6 октября, несмотря на то, что в билете указана иная дата.

А что если сотрудник выполнил поручение раньше, чем закончился срок командировки? Полагаем, что придется пересчитать командировочные расходы и оформить документы по досрочному выполнению поручения, например, издать приказ о том, что срок командировки изменен в связи с досрочным выполнением задания работодателя.

Гарантии. Предоставление гарантий работнику, направляемому в командировку, тоже вызывает немало вопросов. По общему правилу, установленному ст. 167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В частности, работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения сотрудникам федеральных государственных органов, внебюджетных фондов или учреждений определены следующими нормативными актами:

- Постановлением Правительства РФ от 12.10.2013 N 916 "О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета";

- Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений";

- Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 "О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих".

Если речь идет о работе в госоргане, госучреждении, органе местного самоуправления, муниципальном учреждении субъекта РФ, порядок и размеры возмещения расходов определяются соответственно нормативными актами государственной власти субъекта РФ или органов местного самоуправления.

Как оплачивать работу в выходной день во время командировки - сохранять средний заработок или как-то иначе?

Действительно, командированный сотрудник может привлекаться к работе в выходной день в месте, куда он прибыл для выполнения служебного задания.

Согласно п. 9 Положения средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. То есть средний заработок работнику выплачивается за все рабочие дни, предусмотренные графиком работы командирующей организации.

Если командированный был привлечен к работе в выходной или нерабочий праздничный день, в силу п. 5 Положения такая работа подлежит оплате в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Это значит, что средний заработок за названный день не сохраняется, а работа оплачивается не менее чем в двойном размере. Отметим, что по желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В данном случае работа в выходной оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (письма Минтруда РФ от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415, от 25.12.2013 N 14-2-337).

К сведению. В аналогичном порядке оплачиваются дни отъезда (приезда) в командировку, а также дни нахождения в пути в период командировки, которые приходятся на выходные или нерабочие праздничные дни (Письмо Минтруда РФ от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415).

Вопрос о возмещении совместителям расходов на командировку работодатели задают достаточно часто. Они считают, что возмещение полагается только по основному месту работы, однако это ошибочная позиция. По общему правилу при командировании совместителя средний заработок за ним сохраняет тот работодатель, который командировал сотрудника. Но согласно п. 9 Положения, если такой сотрудник направлен в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

Случай внутреннего совместительства разберем подробнее. Например, Иванов, работая врачом в ГБУЗ по основному месту работы и по совместительству, направляется в командировку на курсы повышения квалификации в рамках трудового договора по основному месту работы. Понятно, что в таком случае за Ивановым по основному месту работы будет сохранена и должность, и средний заработок. А что с должностью по внутреннему совместительству? По этому трудовому договору могут оформить административный (если пожелает работник), а могут на основании ст. 155 ТК РФ время командировки по совместительству оплатить в размере средней заработной платы как период невыполнения трудовых (должностных) обязанностей по вине работодателя. Ведь, принимая решение о направлении в командировку по одной должности, работодатель одновременно лишает работника возможности выполнить норму труда (должностные обязанности) по совместительству. Другими словами, невыполнение норм труда (неисполнение должностных обязанностей) по совместительству в рассматриваемой ситуации случилось по вине работодателя.

Должна ли организация оплатить сотруднику, который вернулся из командировки на день позже в связи с задержкой авиарейса, этот день?

Действительно, иногда сотрудники задерживаются в пути в связи с переносом рейса, допустим, из-за плохих метеоусловий или по другим уважительным причинам. В таком случае работник должен представить документ, подтверждающий причину задержки, например, справку ж/д вокзала или аэропорта о задержке поезда или рейса.

Если сотрудник предоставляет подобный документ, работодатель обязан оплатить дополнительный день (день задержки) - сохранить средний заработок и суточные.

А как быть работодателю, если сотрудник в командировке заболел? Ответ на этот вопрос дан в п. 25 Положения. В частности, в случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, сотруднику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме ситуаций, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается соответствующее пособие в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством".

В заключение

Итак, вопросы о порядке командирования сотрудников были, есть и будут актуальны для работодателей. Документальное оформление, возмещение расходов и предоставляемые гарантии - три основных момента, вызывающих затруднения. И даже при условии упрощенного оформления документов многие работодатели не отказываются от ранее действовавших командировочных удостоверений и служебных заданий, потому что им так проще установить фактическое пребывание командированного в нужном месте, проверить, выполнено задание или нет.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта "б" пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. N 257".