Транспортная накладная как подтверждение расходов на перевозку (Е.И. Горбачева, журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.)

Транспортная накладная как подтверждение расходов на перевозку

Е.И. Горбачева,

эксперт журнала

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

Журнал "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2015 г.

После вступления в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" уполномоченным лицам Минфина приходилось отвечать на многочисленные вопросы налогоплательщиков о применении тех или иных первичных документов в связи с отменой их обязательных форм. Были разъяснения и об использовании транспортной накладной. С тех пор прошло время, многие оценили удобство применения первичных документов, разработанных самостоятельно, и стали забывать, что из этого приятного правила есть исключения. И снова финансовое ведомство высказало свою позицию по вопросу "форменных" и "самодельных" документов в недавнем Письме от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407. О чем же нам, налогоплательщикам, напомнили в министерстве?

Действительно, п. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ гласит, что первичные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. Но существует ряд документов, которые будут подтверждать расходы для налогообложения только в случае, если их форма соответствует определенным установленным образцам. Об этом было сказано в Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете": формы, установленные на основании отдельных федеральных законов, являются обязательными к применению. И это касается не только кассовых документов, о которых, конечно, все помнят.

В Письме от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407 финансисты указали, что к таким документам относится транспортная накладная, заменять ее самостоятельно разработанной формой нельзя!

На чем основана эта позиция? На положениях ГК РФ и Правил перевозок грузов автомобильным транспортом*(1), разработанных во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". Этот закон, а также п. 2 ст. 785 ГК РФ называют транспортную накладную документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза.

Интересно, что в ранних письмах Минфина ссылки на Гражданский кодекс не было (Письмо от 21.06.2012 N ЕД-4-3/4681@). На вопрос о подтверждении расходов организации на перевозку грузов в целях исчисления налога на прибыль был дан ответ, что в этих целях можно применять и транспортную накладную, и товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. А уже в 2013 году в многочисленных письмах по данному вопросу Минфин занял позицию с опорой на ГК РФ - причем и в аналогичном вопросе о замене транспортной накладной на товарно-транспортную в качестве первичного документа. В Письме от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014 заявлено, что организация не вправе подтверждать затраты на перевозку груза только товарно-транспортной накладной, поскольку Гражданский кодекс прямо указывает на необходимый вид первичного документа.

Налогоплательщики предлагали еще один вариант подтверждения транспортных расходов - путем предоставления сведений в своем адаптированном аналоге формы 1-Т с приложением акта об оказании услуг на перевозку груза - и спрашивали, правомерно ли такое предоставление. Ответ финансистов тоже был отрицательным: нужна товарная накладная, поскольку документально подтвержденными являются затраты по документам, оформленным в соответствии с законодательством РФ, а в данном случае существуют закон, содержащий требование о составлении транспортной накладной (Устав автомобильного транспорта), и официально установленная форма (Письмо от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36).

Так есть ли случаи, когда транспортную накладную составлять не нужно? Да, есть. Во-первых, она не нужна при доставке груза самовывозом, поскольку при этом договор на перевозку не заключается. Ведь, как мы помним, основная задача товарной накладной - подтвердить факт существования договорных отношений. В данной ситуации организация принимает расходы на основании путевого листа, где зафиксированы цель и место назначения осуществленной поездки служебного автомобиля.

Во-вторых, если составлен договор купли-продажи, по которому доставка товара входит в цену и отдельно не оплачивается, транспортные расходы отдельной строкой не выделяются и договора перевозки нет - ни юридически, ни фактически. Подтверждением затрат в этой ситуации также будет служить путевой лист как внутренний документ продавца.

В остальных случаях перевозки груза транспортная накладная - обязательный документ, в том числе при заключении договора транспортной экспедиции на услуги перевозчика.

Претензии по оказанным услугам экспедитора были рассмотрены ФАС СЗО, который в своем решении опирался в том числе на корректное оформление первичных документов (Постановление от 20.12.2012 N А-45-12968/2012). Суть спора заключалась в том, что покупатель отказался оплачивать услуги по доставке груза, который оказался некомплектным, мотивируя свой отказ тем, что услуги фактически оказаны не были, поскольку документы на перевозку не были оформлены: отсутствовали товарно-транспортная накладная и акт выполненных работ. Однако судом аргументация не принята, потому что в материалах дела имелась надлежащим образом оформленная товарная накладная как доказательство факта оказания услуг, в которой указан груз, предусмотренный спецификацией к договору. Заявление покупателя о том, что этот документ должен содержать перечень характеристик товара, признано не соответствующим нормам права. Таким образом, отмечено, что между сторонами существуют отношения, регулируемые нормами ГК РФ о транспортной экспедиции, и постановлено взыскать с покупателя задолженность за оказанные услуги по перевозке. Суд высказал точку зрения, совпадающую с позицией финансового ведомства, об оформлении транспортной накладной как первичного документа, подтверждающего оказание транспортных услуг.

В рамках рассмотрения темы оформления первичных документов упомянем о необходимости их заверения печатью организации.

Федеральный закон N 402-ФЗ не называет печать в качестве обязательного реквизита первичного учетного документа, есть лишь требование подписи его уполномоченным лицом. Однако если организация сама утвердила для использования в учете форму документа, которая предусматривает реквизит "Место печати", такие документы следует заверять.

В последнее время этот вопрос вновь стал актуален после вступления в силу изменений в федеральные законы от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

С 07.04.2015 организации, созданные в форме АО или ООО, могут не иметь печати, поскольку требование об обязательности наличия круглой печати теперь отсутствует как в первом, так и во втором законе. Для разъяснения ситуации с оформлением налоговых деклараций, первичных документов и заверением копий Минфин выпустил Письмо от 06.08.2015 N 03-01-10/45390, где отметил, что налоговые органы не могут требовать проставление печати на налоговых декларациях и копиях документов, которые налогоплательщик представляет по их требованию. Что касается "первички", финансисты снова сделали акцент на том, что организация вправе установить обязательность проставления печати на некоторых формах по своему выбору. Логично, что, если такая обязанность установлена, ее следует соблюдать. К слову, форма транспортной накладной, которая является предметом нашего рассмотрения, заверения печатью не требует.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.